Zaplanuj udane targi

Powody, dla których Twoja firma powinna wystawiać się na targach

Targi to świetny sposób na generowanie nowych potencjalnych klientów i poznawanie potencjalnych dostawców i partnerów. Wystawianie na targach wymaga znacznej ilości czasu planowania, dobrego zarządzania projektami, umiejętności planowania i zarządzania budżetem oraz pracy z różnymi osobami. Ponieważ targi są inwestycją, należy dokładnie rozważyć lokalizację, publiczność i innych wystawców.

Jeśli wiesz, że Twoi klienci i potencjalni klienci uczestniczą w poszczególnych targach każdego roku, a masz produkt, usługę lub rozwiązanie, które wyraźnie wyróżniają Cię na tle konkurencji, zarejestruj się, aby wystawiać. W zależności od branży i oferty usług nie spodziewaj się zawarcia transakcji na swoim stoisku. Raczej potraktuj to jako początek budowania nowych relacji z potencjalnymi partnerami, dostawcami i agencjami.

Powody, dla których Twoja firma nie powinna wystawiać się na targach

Jeśli Twoja firma wystawia się na tej samej imprezie rok po roku i nie pozyskuje nowych zleceń, powinna odbyć się dyskusja, czy kontynuować wystawianie na tej imprezie.

Jeśli publiczność się nie zmienia, wystawcy się nie zmieniają, a jeśli nie masz nic nowego do zaoferowania, prawdopodobnie możesz znaleźć bardziej efektywny sposób na wydanie tych pieniędzy z budżetu. Na przykład możesz przeznaczyć te pieniądze na kampanie typu PPA lub reklamy remarketingowe. Reklamy remarketingowe mają na celu utrzymanie Twojej marki i propozycji wartości przed użytkownikami witryny.

Jeśli planujesz uczestniczyć, ponieważ chcesz mieć dostęp do cenników i tajnego sosu konkurencji, nie znajdziesz go na targach. Jeśli nie jesteś zainteresowany budowaniem relacji, to prawdopodobnie targi nie są dobrą inwestycją.

Pytanie ankiety

Planowanie wystawiania się na dorocznych targach i konferencjach

Planowanie dużych targów może zająć kilka miesięcy i ważne jest, aby kierownik projektu kierował tego typu planowaniem wydarzeń. Zapewni to dotrzymanie terminów, utrzymanie budżetów i dokładną weryfikację wszystkich możliwości.

Większość branżowych targów odbywa się po roku kalendarzowym, ale różni się w zależności od lokalizacji. Na przykład targi odbywają się zwykle jesienią każdego roku, ale daty mogą się zmieniać o tydzień lub dwa. Może się tak zdarzyć ze względu na harmonogram miejsca lub po prostu dlatego, że pokaz zawsze zaczyna się w niedzielę i zawsze kończy w środę.

Zarządzanie budżetem na targi wymaga od menedżera wyboru targów, na których mogą one wywrzeć największy wpływ. Przejrzyj materiały online, aby dowiedzieć się, jakie firmy sponsorują wydarzenie. Dowiedz się, kim będą prelegenci i określ, czy temat pasuje do Twojej strategii na ten rok.

Jeśli nie ma kompatybilności, sprawdź inne konferencje, które będą zgodne dla Twojej marki, odbiorców i będą miały odpowiedni typ potencjalnych klientów.

Możliwości przemawiania są zazwyczaj częścią dużego pakietu sponsorskiego. Jeśli jednak dyrektor w Twoim zespole może mieć wpływ, zastanów się, w jaki sposób sponsorowanie przyniesie korzyści Twojej firmie.

Układ kabiny powinien mieć miejsca siedzące

Uczestnicy z pewnością docenią możliwość usiąść na kilka minut.

Jak wybrać najlepszą przestrzeń wystawienniczą dla swojej firmy

Wybór przestrzeni wystawienniczej wymaga starannego planowania. Jeśli konkurent z długą historią na dorocznych targach jako pierwszy wybrał swoją przestrzeń, możesz nie chcieć przebywać za przejściem lub obok niego. Firma zarządzająca przestrzenią wystawienniczą zazwyczaj umieszcza na swojej stronie internetowej układ pięter, z wybraną powierzchnią stoiska i nazwami firm innych wystawców. Nie sposób konkurować z firmą, która ma duże wyświetlacze LED i dwa tuziny sprzedawców. Dlatego bardzo ważne jest, aby dokładnie wybrać przestrzeń. W przeciwnym razie Twoja budka zaginie w hałasie.

Przechowywanie eksponatów to koszt prowadzenia działalności

Łatwiej jest zapłacić za przechowywanie i pozwolić profesjonalistom zarządzać kabinami ze skrzyniami.

Korzyści z płacenia za przechowywanie w kabinie

Stoisko 20 x 30 zostało zapakowane w kilka dużych skrzyń i do przeniesienia wymagało użycia wózka widłowego. Był zbyt duży, aby pomieścić lub zarządzać w biurze firmy. Mogliśmy przywieźć 6 'stoisko na miejscu i zarządzać wysyłką do iz różnych wydarzeń. Zaleta umieszczenia go w firmie wystawienniczej oznaczała, że ​​panele stoiska i ramy były sprawdzane pod kątem zużycia i uszkodzeń za każdym razem, gdy były zwracane do magazynu. Jeśli panel został uszkodzony, mogli go wydrukować i wymienić przed zwróceniem budki do magazynu.

Po wprowadzeniu informacji do portalu internetowego i wybraniu pozycji menu „a la carte” w ramach wysyłki firma wystawiająca przesłała mi propozycję pocztą elektroniczną. Propozycja dotyczyła szacunków dotyczących wysyłki w obie strony. Propozycja obejmowała zapakowanie, wysyłkę i zwrot budki.

Prospekt targowy i zestaw usług dla wystawców

Firma, która będzie gospodarzem targów, będzie miała prospekt emisyjny i zestaw usług dla wystawców. Prospekt zawiera informacje o terminach, lokalizacji, przydziale miejsc na stoiskach oraz informacje o rezerwacjach hoteli. Będzie również zawierać informacje o programach partnerskich, statystyki dotyczące poprzedniego roku, dane demograficzne uczestników oraz możliwości reklamy i sponsorowania wydarzenia.

Zestaw serwisowy dla wystawców zawiera więcej szczegółów i jest bardziej dostosowany do konkretnych kosztów i możliwości na targach. Zestaw będzie zawierał również informacje o dostawcach pokazu. Jeśli Twoja budka ma oświetlenie, musisz zamówić prąd. Jeśli planujesz używać skanerów na swoim stoisku do przechwytywania informacji o gościach na ich identyfikatorze, będziesz potrzebować bezprzewodowego Internetu lub Wi-Fi. Jeśli planujesz wykorzystać zieleń w postaci sztucznych roślin, dekorator pokazu będzie miał do wyboru wiele opcji.

Jeśli targi odbywają się w centrum kongresowym, musisz zrozumieć oczekiwania dotyczące pracowników na miejscu. Wiele dużych programów wykorzystuje związkową siłę roboczą do montażu i rozkładania kabin. Jeśli tak jest, bardzo ważne jest, aby wiedzieć, co możesz, a czego nie możesz zrobić w formie konfiguracji i awarii.

Reklama na targach jest droga

Wydawaj pieniądze na reklamę tam, gdzie będą widoczne dla Twoich odbiorców.

Możliwości sponsorowania i reklamy

Podczas planowania setek szczegółów dotyczących Twojego stoiska na targach, będziesz otrzymywać wiele e-maili i telefonów dotyczących możliwości bycia sponsorem i reklamowania się.

Różnica między sponsorowaniem a reklamą może wynosić od 10 000 do 25 000 USD. Korzyści ze sponsorowania programu będą oferowane w formie wielopoziomowych wydatków. Sponsorowanie w wysokości 25 000 USD może przynieść korzyści w postaci wiadomości e-mail przed pokazem oraz umieszczenia logo firmy w różnych miejscach w sali kongresowej lub hotelowej sali balowej.

Możesz mieć możliwość reklamowania się w magazynie organizacji, a także możesz otrzymać przestrzeń cyfrową na stronie internetowej targów (wraz ze swoim poziomem sponsoringu) oraz na stronie internetowej organizacji. Reklamy niesponsorowane są oczywiste. Po prostu płacisz za przestrzeń drukowaną lub cyfrową bez korzyści wynikających ze sponsorowania.

Listy e-mailowe targów i wezwanie do działania

Musisz zrozumieć swoją publiczność i uczestników wydarzenia. Firma przyjmująca zwykle przesyła e-mailem listę wystawców 30 dni przed wydarzeniem. Jednak lista będzie zwykle ograniczona do następujących elementów: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, miasto i stan. Warunki, które zgadzasz się przestrzegać z firmą przyjmującą, zwykle zawierają zastrzeżenie, że Ty (firma) nie będziesz wysyłać e-maili do innych wystawców. Ale może istnieć zastrzeżenie do umowy, jeśli jesteś firmą sponsorującą.

Jedną z korzyści bycia firmą sponsorującą może być dostęp do e-maili wdrożonych przed pokazem. Z mojego doświadczenia jako firmy sponsorującej otrzymaliśmy możliwość przesłania tekstu wiadomości e-mail i linków do zatwierdzonej firmy zewnętrznej. Firma miała dostęp do adresów e-mail i wdrożyłaby dwa e-maile w naszym imieniu. Ściśle współpracowałem z firmą, aby zaplanować daty i godziny oraz przetestować wiadomości e-mail w wielu kanałach, aby upewnić się, że wiadomość działa jako responsywny projekt dla różnych urządzeń i różnych przeglądarek. Dodałbym temat, treść wiadomości e-mail, wezwanie do działania i link do naszej strony docelowej dla obu wiadomości e-mail.

Celem obu e-maili było przekierowanie odbiorcy na konkretną stronę docelową w naszej witrynie. Temat miał na celu wzbudzenie zainteresowania odbiorcy, aby otworzył wiadomość e-mail. Wezwanie do działania było zaproszeniem do rejestracji w celu wygrania nagrody high-tech na losowaniu, które odbędzie się po koncercie. Trzy różne linki w e-mailu kierowałyby odbiorcę na stronę docelową konkursu. Podanie ich informacji, w tym adresu e-mail i numeru telefonu, automatycznie wprowadziłoby ich do naszego konkursu i mogliby odebrać kartę Starbucks o wartości 5 USD w godzinach wystawienniczych.

Drugim wezwaniem do działania było zaproszenie do umówienia się na spotkanie na stoisku w godzinach pracy hali wystawienniczej. W pierwszym roku, w którym stosowałem tę taktykę, otrzymaliśmy 24 prośby o spotkanie. W drugim roku otrzymaliśmy 48 próśb o spotkanie. Każdego ranka podczas wydarzenia wysyłałem spersonalizowane e-maile do osób, które prosiły o spotkanie, jako przypomnienie o żądanej godzinie. W obu latach mieliśmy dobre występy, ale nie wszyscy pojawili się zgodnie z planem. Jednak te nieodebrane spotkania zostały przekazane naszemu zespołowi sprzedaży w celu monitorowania po koncercie.

Wiele konferencji nie udostępnia listy e-mailowej uczestników

Wiele konferencji korzysta z usług firm zewnętrznych do wdrażania wiadomości e-mail na liście uczestników. Aby wysłać wiadomość e-mail do uczestników, zazwyczaj musisz kupić pakiet targowy, który obejmuje korzyści z marketingu e-mailowego.

Z mojego doświadczenia wynika, że ​​Ty (marka) napiszesz wiadomość e-mail i będziesz współpracować z partnerskim dostawcą usług poczty elektronicznej. Partner zaoferuje zestaw dat i godzin na wysłanie wiadomości e-mail na listę uczestników targów, dostawców i innych partnerów.

Przetestuj wiadomość e-mail przed datą wdrożenia

Testowanie poczty jest absolutnie krytyczne. Niektóre z najgorszych e-maili, jakie otrzymałem, zostały wysłane przez partnera, ale marka nie przetestowała e-maila. Otrzymałem e-maile zaczynające się od;

- Szanowni Państwo, - Witaj {First_Name}

wraz z wieloma innymi katastrofami marketingu e-mailowego, których można było uniknąć.

Moja najlepsza rada to współpraca z partnerem pocztowym i dokładne testowanie e-maili, aby upewnić się, że marka jest odpowiednio reprezentowana i poważnie traktowana przez odbiorcę.

Użyj przemyślanego i angażującego tematu wiadomości e-mail

Celem Twojego e-maila jest przyciągnięcie innych uczestników do Twojego stoiska. Istnieje wiele różnych sposobów, aby je tam dostać, ale najpierw musisz je zdobyć, aby otworzyły pocztę e-mail.

Dołącz wezwanie do działania w wiadomości e-mail

Konkursy to świetny sposób na przyciągnięcie ludzi do Twojego stoiska. Jednak konkursy przyciągają ludzi, którzy po prostu chcą wygrać konkurs, więc musisz być na to przygotowany.

Pierwszym celem Twojego e-maila jest przyciągnięcie odpowiednich osób do Twojego stoiska. Drugim celem wiadomości e-mail jest przyciągnięcie osób, które mogą zostać zakwalifikowane w czasie rzeczywistym przez decydentów lub zespół sprzedaży. Wykwalifikowani uczestnicy to ci, z którymi chcesz się skontaktować wkrótce po koncercie, aby Cię zapamiętali i abyś mógł kontynuować relację.

Materiały na targi a prezenty produktowe

Drukowane zabezpieczenia są drogie i natychmiast opatrzone datą. Jedyne osoby, które otrzymały drukowane zabezpieczenia, to osoby, które pojawiły się na spotkanie lub poprosiły o spotkanie, gdy zatrzymały się przy budce. Dołączyliśmy folder zawierający broszurę firmy, białe księgi, studia przypadków oraz arkusz z zespołem wykonawczym. Daliśmy im również bardzo ładne markowe pióro Balmain, które zawierało logo firmy, numer telefonu i stronę internetową. Daliśmy im również pasujący dysk USB. Mieliśmy inne rzeczy do rozdania ludziom, którzy chcieli tylko podpisać swoją mapę szlaku. Każdego roku rozdawaliśmy dziesiątki tańszych markowych długopisów, setki kart Starbucks o wartości 5 dolarów i wiadra cukierków.

Chodzi o to, aby drukowane materiały były wydawane tylko tym osobom, które są naprawdę zainteresowane rozwiązaniem firmy. W przeciwnym razie cały wydrukowany materiał zostanie wyrzucony do śmieci i zajmie miejsce na naszych wysypiskach. Celem tańszych długopisów było dostarczenie odwiedzającym stoisko czegoś na tyle małego, aby mogli zabrać do domu, które było oznakowane i miało adres URL witryny i numer telefonu. Przedmiot był czymś, czego mogli używać na co dzień i był wystarczająco fajny do domu lub biura.

Funkcje personelu i wielkość kabiny

Rozmiar stoiska	# Pracownicy stoisk	Funkcjonować
10x10	1-2	Obroty
10x30	2	Obroty
20x30	6-8	Sprzedaż i Marketing

Wnioski wyciągnięte z wystawiania

Jedną z wielu lekcji jest zaprzestanie robienia tego, co zawsze robiłeś, jeśli to nie działa. Oceń sukcesy i porażki każdej imprezy targowej i wykorzystaj te lekcje, aby określić, czy warto zainwestować w następnym roku.

Wypróbuj nowe taktyki, takie jak bycie sponsorem firmy. Sponsoring jest bardzo drogi, ale może zapewnić widoczność i korzyści, których wcześniej nie miałeś.

Nie udostępniaj drukowanych materiałów wszystkim, ponieważ nie każdy jest potencjalnym klientem.

Dalsze działania po koncercie są ważne. Podczas występu spotkasz dziesiątki ludzi, więc pamiętaj, aby kontynuować w ciągu tygodnia lub dwóch, zanim cię zapomną. Zaplanuj czas na wysłanie e-maili do potencjalnych klientów i partnerów lub zadzwoń.

A przede wszystkim poświęć kilka chwil na zastanowienie się nad perfekcyjnym wykonaniem imprezy, zanim zaczniesz planować kolejny rok.

© 2017 Michelle Orelup