Zrozumienie, jak zarządzać budżetami

Aby efektywnie i efektywnie zarządzać budżetami, konieczne jest…

• monitorować, kontrolować i rejestrować wszystkie finanse (dochody i wydatki),
• wiesz jak minimalizować koszty w obszarach, za które odpowiadasz,
• być w stanie zbadać lub zidentyfikować problematyczne obszary i je naprawić, oraz
• sprawnie zarządzaj i autoryzuj wydatki.

Ten artykuł dotyczy jednostki NVQ Level 4 „Zarządzanie budżetami”. Aby uzyskać jasny obraz i zrozumienie celu budżetów, przeczytaj ten artykuł. Zrozumiesz przeznaczenie budżetów, w tym korzyści płynące z efektywnego i efektywnego zarządzania zasobami finansowymi; wymogi prawne, regulacyjne i organizacyjne dotyczące zarządzania budżetem; oraz różne rodzaje systemów budżetowych i ich cechy.

Teraz będziesz potrzebować dokładnego zrozumienia, jak zarządzać budżetami. Za proces budżetowy odpowiadają zazwyczaj kadra kierownicza wyższego szczebla i personel finansowy. Ci pracownicy muszą mieć dokładne i aktualne informacje oraz wiedzę na temat skutecznych procedur budżetowania.

Budżety są opracowywane na każdy rok budżetowy. Zaangażowani menedżerowie i pracownicy będą musieli opracować budżety dla swoich obszarów odpowiedzialności, a następnie przekazać je działowi finansów. Te projekty budżetów są następnie przeglądane przez kierownictwo wyższego szczebla, a następnie zatwierdzane przez komitet lub coś podobnego, w zależności od organizacji.

Metody monitorowania, kontrolowania i rejestrowania dochodów i wydatków

Znasz cel budżetów. Teraz Twoim obowiązkiem jest zarządzanie nimi. Zarządzanie budżetami wymaga ciągłego monitorowania, kontrolowania i rejestrowania dochodów i wydatków w celu śledzenia każdego ruchu finansowego i jego wyniku. Jak to osiągniesz? Spójrzmy na kilka sposobów lub metod.

Monitorowanie dochodów i wydatków

Monitorowanie budżetu ma na celu zapewnienie, że zasoby są wykorzystywane zgodnie z planami przedstawionymi w budżecie. Śledzenie lub monitorowanie sposobu wykorzystania środków finansowych jest bardzo ważne dla każdego działu i organizacji. Jest to ciągły proces zapewniający osiągnięcie celów określonych w budżecie. To właśnie dzięki temu monitorowaniu będziesz w stanie podejmować decyzje budżetowe i podejmować odpowiednie działania zawsze i wszędzie.

Dochody i wydatki muszą być monitorowane, aby znaleźć wszelkie zmiany we wzorcach, aby można było podjąć odpowiednie działania. Ta procedura monitorowania może być wykonywana w regularnych odstępach czasu, na przykład co miesiąc. Monitorując dane, weź pod uwagę, że budżet był zaplanowany na następny rok oraz dotychczasowe wydatki i dochody.

Spójrz na saldo pozostałe do końca okresu w bieżącym roku finansowym i przeprowadź prognozę, jaka będzie sytuacja po tym poziomie do końca roku finansowego. Przyjrzyj się wszelkim odchyleniom, zarówno pozytywnym, jak i negatywnym, i podejmij niezbędne działania, aby je naprawić. Na każdym etapie ważne jest, aby dokumentować (rejestrować) wszystkie fakty i działania.

Najlepiej monitorować dochody i wydatki budżetowca i wyższego kierownictwa poprzez regularne spotkania. Musi istnieć skuteczne zarządzanie przepływami pieniężnymi, ponieważ jest to bardzo ważne dla usług i produktów, które firma dostarcza.

Budżety można podzielić według miejsc powstawania kosztów lub innych kodów lub poziomów, aby łatwiej było je monitorować. Pomoże to zidentyfikować obszary, w których osiągane są cele z nadwyżką i słabością.

Powinieneś być w stanie przeanalizować i wyjaśnić wszelkie odchylenia od proponowanych wydatków, zarówno pozytywne, jak i negatywne. Musi temu towarzyszyć plan działania. Zapewni to oszczędne, wydajne i efektywne wykorzystanie zasobów.

Kontrolowanie dochodów i wydatków

Kolejną ważną kwestią jest kontrola dochodów i wydatków. Bez tego kroku będzie można wydawać pieniądze poza torem. W celu kontroli dochodów i wydatków najlepiej jest zaangażować bezpośrednio osobę odpowiedzialną za kontrolę finansów i wyników działu przy opracowywaniu budżetu. O dostępnym budżecie należy poinformować cały odpowiedni personel.

Mogą istnieć różne sekcje budżetu, które będą kontrolowane przez różnych pracowników, dlatego najlepiej jest przydzielić i udzielić uprawnień osobom, które są bezpośrednio zaangażowane - na przykład osobie zatwierdzającej budżet i zarządzającej budżetem. Działy lub zespoły powinny zostać poinformowane o osobie odpowiedzialnej za kontrolowanie dochodów i wydatków.

Całkowita kwota środków dostępnych na dany rok powinna odzwierciedlać łączne wydatki planowane na ten konkretny rok.

Rejestrowanie dochodów i wydatków

Rejestrowanie przychodów i wydatków może odbywać się ręcznie lub elektronicznie. Nagrywanie musi być wykonywane natychmiastowo i codziennie. Wszystkie rachunki związane z dochodami i wydatkami, wszelkie należne dochody, wszelkie otrzymane płatności, pokwitowania i wystawione faktury, długi itp. Muszą być jasno zapisane, z podaniem daty i celu.

Rejestrowanie dochodu to sposób na ustalenie, czy firma osiąga zysk, czy nie, ponieważ zawiera szczegółowe informacje na temat otrzymanych i wydanych pieniędzy.

5 świetnych narzędzi do śledzenia wydatków biznesowych

Zapisz szczegóły dotyczące obszarów działalności w kolejności, zaczynając od najbardziej dochodowych do najmniej dochodowych. Pomoże to automatycznie analizować i podejmować działania w obszarach, które powodują ogromne straty.

W przypadku niewielkich wydatków dobrze jest skorzystać z konta drobnej gotówki do wykorzystania i śledzenia małych wydatków. Ich zarejestrowanie pomoże w sprawnym zwrocie pieniędzy, a zwrotowi podlegają tylko zarejestrowane pieniądze. Jest to skuteczny sposób rejestrowania niewielkich wydatków, które w przeciwnym razie mogłyby pozostać niezauważone.

Sposoby minimalizacji kosztów w obszarze odpowiedzialności

Obniżenie kosztów w biznesie to skuteczny sposób zarządzania budżetami lub dostępnymi środkami. Jeśli każdy zminimalizuje koszty w swoim obszarze odpowiedzialności, w sumie przyniesie to firmie ogromne oszczędności. Trzeba wiedzieć, aby dokonywać właściwych wyborów, jeśli chodzi o wydawanie pieniędzy na określone obszary działalności.

Sposoby minimalizacji kosztów we własnym obszarze odpowiedzialności to:

Efektywne wykorzystanie technologii

Obecnie dostępnych jest wiele zaawansowanych technologii, od zakupów online po opłacanie rachunków itp. Efektywnie wykorzystuj poniższe technologie, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

• Spotkania mogą odbywać się za pomocą telekonferencji, co oznacza oszczędność pieniędzy na podróżach, aranżowaniu sal / miejsc, oszczędzaniu czasu na organizowaniu i planowaniu sal spotkań itp.
• Możesz efektywnie wykorzystać technologię, nie drukując na papierze i korzystając z elektronicznego przechowywania plików i innych danych biznesowych. Oszczędza to czas, pieniądze i środowisko.
• Niektóre firmy mogą być zarządzane online, w zależności od ich charakteru, a przynajmniej marketing może odbywać się online. Pomoże to zaoszczędzić sporo pieniędzy wydanych na personel marketingowy, przestrzeń biurową, sprzęt itp.

Długi

Karty kredytowe mają wysokie oprocentowanie, dlatego należy je jak najszybciej spłacić. Pomoże to biznesowi na dłuższą metę.

Budżet

Zawsze opracuj budżet dla swojego obszaru odpowiedzialności i stosuj się do niego. Wszelkie odstępstwa od niego mogą być dość szkodliwe, ale da ci jasny plan tego, co robić, a czego nie robić i czego unikać.

Zmniejszanie kosztów

Kupuj tylko niezbędny sprzęt stacjonarny, sprzęt, meble, oprogramowanie niezbędne do codziennego prowadzenia działalności. Ogranicz wszelkie inne niechciane wydatki. Kupuj energooszczędne maszyny i używaj żarówek, aby zaoszczędzić na rachunkach za energię. Używaj odpowiednio izolowanych drzwi i okien. Czasami producenci sprzedają odnowione przedmioty po znacznie niższych cenach i jeśli wydają się być dobrej jakości, idź na nie.

Praca z domu

Jest to skuteczny sposób na zaoszczędzenie pieniędzy na powierzchni biurowej i kosztach paliwa. Podczas cięcia kosztów rozsądnie jest ciąć je we właściwych obszarach, ponieważ cięcie kosztów w niewłaściwych obszarach może mieć katastrofalne lub negatywne skutki. Zawsze szukaj dobrego stosunku jakości do ceny, a można to osiągnąć utrzymując dobre relacje z dostawcami i organizacjami partnerskimi.

Jak rozpoznać sytuacje, w których może być konieczne podjęcie działań naprawczych

Działania naprawcze są wymagane w obszarach, które nie są zgodne z politykami, procedurami lub procesami organizacji. Należy zidentyfikować przyczyny tych niezgodności i podjąć środki zapobiegawcze w związku z tymi, które wystąpią w przyszłości, i nazywa się to działaniami naprawczymi. Działania naprawcze mogą być podjęte w wyniku reklamacji, audytu lub negatywnego wpływu na finanse firmy itp. Aby podjąć właściwe działania, należy przeprowadzić dochodzenie w konkretnej sprawie.

Niektóre sytuacje, które mogą wymagać działań naprawczych, to:

• Budżety projektów wymykają się spod kontroli. Można tego uniknąć, jeśli ściśle nadzorujesz budżet, a także jeśli pracownicy wiedzą, że nadzorujesz budżet. Sprawdzaj i ponownie prognozuj budżet co tydzień.
• Praca, która zajmuje więcej czasu niż planowano, a tym samym wymaga dodatkowego budżetu, wysiłku i czasu.
• Gdy jeden lub więcej członków zespołu zrzuci projekt.

• Gdy zadanie lub projekt wykracza poza harmonogram lub przekracza budżet z powodu ograniczeń technicznych lub finansowych.
• Brakuje ważnego zadania, projektu lub celu.
• Gdy praca lub wykonywane zadania nie spełniają celów.
• Klienci nie są zadowoleni z usług lub produktów, ponieważ nie spełniają one specyfikacji lub oczekiwań.
• Gdy zasób lub sponsor zawodzi.
• Podczas ocen ryzyka, audytów lub kontroli zapewnienia jakości.

Działania naprawcze mogą obejmować na przykład ponowne planowanie projektów, realokację zasobów, reorganizację zespołów, inne zarządzanie projektami, przeprojektowanie procesów lub produktów itp. Zidentyfikuj pierwotną przyczynę i podejmij niezbędne działania.

Zakres kompetencji własnych w zakresie zarządzania budżetem i zatwierdzania wydatków

Zarządzanie budżetem to nie tylko utrzymanie prawidłowych danych finansowych, ale także zarządzanie zaangażowanymi osobami. Na przykład pracownicy lub członkowie zespołu. Trzeba mieć dobre umiejętności zarządcze, aby zarządzać budżetami i autoryzować wydatki. Posiadacz budżetu ponosi odpowiedzialność za środki przeznaczone na określony budżet, dlatego musi sprawdzić, czy wydatki są uzasadnione, a następnie zatwierdzić budżet. Uprawnienie do wydawania nie oznacza, że ​​można po prostu wydać przyznane mu pieniądze, tak po prostu; oznacza to, że pieniądze należy wydawać odpowiedzialnie i mądrze. Można wpaść w kłopoty, jeśli wystąpią błędy w zarządzaniu budżetem, a także zostać nagrodzonym, jeśli odniesie sukces w zarządzaniu budżetem.

Zarządzając budżetami i wydatkując pieniądze budżetowe, posiadacz budżetu musi mieć na uwadze cele i zadania organizacji. Będą określone cele i obowiązki, które należy wziąć pod uwagę, aby osiągnąć cele lub zamierzenia. Należy również pamiętać o regulacjach prawnych i wymaganiach organizacyjnych przy obsłudze / zarządzaniu budżetami. Zawsze podejmuj niezbędne działania, aby zminimalizować koszty, a także odpowiednie działania w przypadku przekroczenia budżetu.

Monitoruj, kontroluj i rejestruj dochody i wydatki. Twórz dokumenty, które przedstawiają wyniki organizacji w kontekście budżetu. Dbaj o aktualność i dokładność wszystkich zapisów.

Mam nadzieję, że te informacje okazały się przydatne. Nie wahaj się i zostaw swoje myśli i doświadczenia. Wszystkiego najlepszego i dziękuję za zatrzymanie się.