Spisu treści:
Co robi audytor wewnętrzny? Odkryć!
Co robisz?
Przez lata bardzo przyzwyczaiłam się do rodziny i przyjaciół, którzy mówili mi, że nie mają pojęcia, czym się zajmuję. Interesujące było dla mnie to, że kiedy ubiegałem się o stanowisko audytora w firmach księgowych, niektóre opinie, które otrzymałem, obejmowały: `` Nie wiemy, gdzie pasowałbyś do tego, co robimy '', A teraz, proszę, nie traktuj tego tak, jak ja, gdy zajmuję się księgowymi, szanuję ich i pracę, którą wykonują. Ich rola ma cel i wartość dla organizacji, z którymi współpracują, podobnie jak moja rola. Po prostu cel i wartość naszych ról są bardzo różne.
Wspomniałem wcześniej, że nie jestem księgowym. Na pytanie, czym się zajmuję, zazwyczaj odpowiadam: „Specjalizuję się w audytach zgodności i audytach operacyjnych” lub „Uwalniam się od zmartwień i stresu, które ludzie biznesu często odczuwają, gdy zajmują się kwestiami zgodności”.
Ale co to dokładnie oznacza?
Audyty zgodności i operacyjne
Po pierwsze, oto małe wyjaśnienie dotyczące audytów zgodności w porównaniu z audytami operacyjnymi.
Audyty zgodności to wszelkie audyty związane z dokumentem zewnętrznym. Może to obejmować:
- ustawodawstwo, takie jak ustawa o agentach nieruchomości
- standardy, takie jak ISO 9001 lub Dobra Praktyka Wytwarzania
- umowa lub akt prawny umożliwiający dostarczenie towarów
- usługi - takie jak kontrakty rządowe na świadczenie usług zatrudnienia
Zasadniczo odnoszą się do każdego dokumentu, którego sam nie napisałeś i którego musisz przestrzegać, co oznacza, że jesteś z nim zgodny, abyś mógł kontynuować działalność w wybranej dziedzinie i móc dostarczać swoje towary lub usługi.
Większość branż ma wiele różnych dokumentów zewnętrznych, z którymi muszą być zgodne, więc czasami może się to skomplikować.
Podczas gdy audytor wewnętrzny może pomóc w przygotowaniu się do audytu zgodności, faktyczny audyt jest przeprowadzany przez audytora zewnętrznego. Audytorzy zewnętrzni są zatrudniani przez organ zarządzający odpowiedzialny za dokument, na podstawie którego przeprowadzają audyt.
Na przykład audytor z Consumer Affairs przeprowadzi audyt w agencji nieruchomości, aby ustalić, czy przestrzegają one wymagań ustawy. Audytor z Departamentu Zatrudnienia przeprowadzi audyt dostawcy usług zatrudnienia, aby upewnić się, że postępuje zgodnie z wytycznymi określonymi w Umowie i indywidualnej umowie.
Kiedy organizacje mówią o gotowości do audytu, mówią o audytach zgodności. Chcą mieć pewność, że przejdą audyt zewnętrzny i będą mogli kontynuować handel.
Natomiast audyty operacyjne dotyczą Twoich własnych wewnętrznych zasad, procedur, instrukcji roboczych i niezliczonych innych dokumentów, które stworzyłeś dla swojej firmy.
Lubię myśleć, że te dokumenty tworzą kulturę Twojego biznesu.
Twój interes
Rozpoczynając działalność, opracowujesz biznesplan, który określa strukturę lub to, jak powinna wyglądać Twoja firma, np. Jednoosobowa działalność gospodarcza kontra firma, wytwarzanie produktów lub świadczenie usług.
Twoje wewnętrzne dokumenty tworzą atmosferę Twojej firmy, w istocie są sercem Twojej firmy. Określają, w jaki sposób chcesz, aby Twoi pracownicy wchodzili w interakcje ze sobą i klientami, a także poziom jakości i spójności, jaki chcesz, aby Twoje produkty lub usługi miały.
Dobry audytor wewnętrzny nie tylko będzie wiedział, jak czytać te dokumenty, ale będzie wiedział, jak zmusić ich do rozmowy!
Każdy z tych dokumentów składa się na historię Twojej firmy. Mogą ci powiedzieć, gdzie był biznes, gdzie jest teraz, dokąd chcesz go zabrać i co cię powstrzymuje przed osiągnięciem tego celu.
Dobrze zaplanowany harmonogram audytu wewnętrznego może również dostarczyć większości informacji potrzebnych do planowania strategicznego na nadchodzące lata.
Biorąc pod uwagę wymagania audytu zgodności podczas tworzenia dokumentów wewnętrznych, takie jak odwoływanie się do odpowiednich dokumentów zewnętrznych i dostosowywanie zasad i procedur do ich wymagań, możesz upewnić się, że wszelkie audyty operacyjne również pomagają w utrzymaniu gotowości do audytu.
Gdzie pasuję
Wracając więc do pytania, czym się zajmuję.
Krótka odpowiedź - wszystkie powyższe i więcej!
Mogę wejść na dowolnym etapie, na przykład:
- Tworzenie dokumentów wewnętrznych
- Stworzenie programu audytów wewnętrznych
- Szkolenie nowych audytorów
- Tworzenie harmonogramu audytów i przeprowadzanie związanych
z nim ocen ryzyka
- Prowadzenie i raportowanie audytów operacyjnych
- Przygotowanie do audytów zgodności
- I tak, nawet przeprowadzaj audyty zgodności
samodzielnie
Jest to zawód złożony, musisz umieć zrozumieć i zinterpretować szeroką gamę dokumentów prawnych, często dotyczących branż, w których nie masz doświadczenia. Poza tym zawsze pojawiają się wyzwania.
Do tej pory moim ulubionym wyzwaniem było całkowite zrewidowanie
programu audytu wewnętrznego:
- Twórz wszystkie nowe zasady, procedury,
instrukcje pracy i formularze,
- Stworzyć narzędzia do oceny ryzyka i przeprowadzić
wstępne oceny,
- Stwórz i przeprowadź pakiet szkoleń zarówno dla
audytorów wiodących, jak i audytorów wspierających
Miałem sześć tygodni na zrobienie tego wszystkiego i uruchomienie programu - hej, kto i tak potrzebuje snu! Ale szczerze, nie chciałbym tego inaczej.
Uwaga: powyższy artykuł nie jest przeznaczony do użytku jako samodzielna porada audytowa.
© 2017 Katrina McKenzie