Pisanie listu biznesowego w celu przekazania złych wiadomości (z przykładami)

Kaitlyn Baker przez Unsplash.com

Czasami w biznesie po prostu nie można uniknąć napisania listu zawierającego złe wieści. Możesz jednak spróbować napisać list w taki sposób, aby utrzymać dobre relacje z odbiorcą, a także jak najłatwiej przekazać złe wieści. Nie chcesz palić mostów w biznesie, więc napisanie skutecznego listu ze złymi wiadomościami jest naprawdę korzystne.

Cele, na których należy się skupić podczas pisania listu

1. Minimalizowanie szkód w związku: złe wieści nie powinny definiować związku.
2. Pokazanie, że decyzja jest sprawiedliwa i rozsądna: Wyobraź sobie siebie w skórze czytelnika i spróbuj przedstawić jak najlepsze wyjaśnienie.
3. Jasne i stanowcze przekazanie złych wiadomości:

• Otwór powinien mieć bufor, aby zminimalizować wszelkie uszkodzenia relacji. Użyj pozytywnego lub neutralnego otwarcia, aby utrzymać dobrą wolę.
• Treść powinna zawierać powody, które pomogą czytelnikowi zobaczyć to z Twojego punktu widzenia. Chcesz pokazać, że postępujesz uczciwie i rozsądnie. Mów jasno i stanowczo o złych wiadomościach, ale też mów o nich zwięźle, pozytywnie i skromnie.
• Zamknięcie powinno zawierać odpowiedni gest dobrej woli i być może potencjalne rozwiązanie problemu czytelnika.

Przykład listu biznesowego ze złymi wiadomościami nr 1

List był prosty i uprzejmy. Pisarz dał doskonały powód do odmowy przyjęcia stanowiska, ale zostawił też otwarte drzwi do przyszłego związku. Na koniec pisarz podał również możliwe rozwiązanie.

Przykład listu biznesowego ze złymi wiadomościami nr 2

Ten zły newsletter informuje o tym, że wok zamówiony przez panią Hodges nie jest dostępny po ulepszeniu go do lepszego, większego wok. Ponadto jest tak pozytywny w tonie, że czytelnik może nie zdawać sobie sprawy, że cały zamówiony przez nią zestaw nie dotarł na czas, ponieważ dwa egzemplarze dotrą później. Ten zły biuletyn nie skupiał się wcale na negatywach, ale przekazał swój przekaz w pozytywny sposób. Harry Figby stworzył również okazję do przyszłego związku, informując panią Hodges o nadchodzących wyprzedażach i wydarzeniach.