Spisu treści:
- 5 sposobów na walkę z pełzaniem
- 1. Zbierz jasne wymagania
- 2. Podpisanie się przez interesariuszy
- 3. Proces kontroli zmian
- Jak przeprowadzić zintegrowaną kontrolę zmian w projekcie
- 4. Negocjuj
- 5. Fazy przyszłe
Nie pozwól, aby pełzanie zakresu zaszkodziło Twojej firmie. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak rozwiązać ten problem.
Canva.com
Pełzanie zakresu, powszechnie określane również jako złocenie, występuje, gdy wymagania, które nie były wcześniej brane pod uwagę podczas fazy planowania, zaczynają być wdrażane do projektu po rozpoczęciu opracowywania. W miarę narastania tych dodatkowych wymagań projekty i zespoły projektowe zaczną się rozpadać pod ciężarem dodatkowej pracy. Chociaż istnieją uzasadnione wymagania, które mogą pojawić się w planie projektu podczas opracowywania, odpowiedzialność spoczywa na barkach kierownika projektu za prowadzenie rozmów i wdrażanie procesów, które zapobiegną rozszerzeniu zakresu pracy poza to, co jest uważane za krytyczne po uzgodnieniu wstępnego zakresu. W poniższym artykule przedstawiono pięć narzędzi, za pomocą których kierownicy projektów mogą kontrolować pełzanie zakresu.
5 sposobów na walkę z pełzaniem
- Zbierz jasne wymagania.
- Poproś wszystkich interesariuszy o podpisanie wymagań.
- Zmień proces sterowania.
- Negocjować
- Zaplanuj przyszłe fazy.
1. Zbierz jasne wymagania
Pierwszą częścią zbierania dobrych wymagań jest upewnienie się, że wszyscy kluczowi gracze są podłączeni do projektu od samego początku. Gdy jesteś pewien, że masz wszystkich kluczowych graczy zaangażowanych, dobrym sposobem na rozpoczęcie zbierania wymagań jest wstępna rozmowa ze sponsorem wykonawczym projektu, aby zebrać jej przemyślenia na temat wymagań i pozwolić jej poprowadzić Cię po tym, do kogo porozmawiaj z następnym. Podczas tych rozmów udokumentuj wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne, a także, które wymagania są wymagane, a które fajnie byłoby mieć. Po osiągnięciu punktu, w którym czujesz się komfortowo, masz solidny początek w tworzeniu wymagań, zaplanuj sesje z większym zespołem, aby przejrzeć wymagania i upewnić się, że wszystko zostało uwzględnione. Dodatkowo,aby upewnić się, że wszystko zostało uwzględnione na początku projektu, może spróbuj przeprowadzić sesję burzy mózgów lub zmapować przebieg procesu na wysokim poziomie, aby upewnić się, że wszystko zostało uwzględnione. Kontynuuj uspołecznianie wymagań, dopóki nie będziesz mieć pewności, że zostały one prawidłowo opracowane, dając zakresowi projektu solidną podstawę.
Żelazny trójkąt w zarządzaniu projektami ilustruje, jak zmieni się którykolwiek z elementów zakresu, harmonogramu lub kosztu projektu, wówczas zmieniają się również pozostałe dwa elementy.
2. Podpisanie się przez interesariuszy
Po pełnym opracowaniu wymagań projektu, innym dobrym sposobem zapobiegania pełzaniu zakresu jest podpisanie tych wymagań przez wszystkich interesariuszy projektu. Jeśli nigdy wcześniej nie robili tego interesariusze, możesz być zaskoczony liczbą wymagań, które są dodawane lub modyfikowane, gdy zaczniesz prosić ich o złożenie na nich podpisu i potwierdzenie, że czują, że wszystko zostało przechwycone. Może to wydłużyć projekt na początku, ale pozwoli zaoszczędzić wiele bólu na dalszych etapach, ponieważ wymagania dotyczące czystości zmniejszą ryzyko pełzania lunety. Dodatkową korzyścią płynącą z podpisania wymagań przez interesariuszy jest to, że jeśli przychodzą do Ciebie, gdy projekt jest w fazie rozwoju i próbują rozszerzyć zakres projektu poprzez dodanie wymagań,możesz przypomnieć im o dokumencie, na którym wcześniej się podpisali, i przypomnieć im, że nie mogą zmienić zakresu projektu bez wpływu na harmonogram i koszt projektu.
3. Proces kontroli zmian
Dobry proces kontroli zmian nakłada na zespół prowadzący projekt odpowiedzialność za zatwierdzenie wszystkich zmian w początkowym zakresie projektu jako grupa. Jedną z zalet procesu kontroli zmian jest to, że służy on jako sprawdzenie i zrównoważenie, czy kierownik projektu nie działa w próżni. Kolejną zaletą procesu kontroli zmian jest to, że odpowiedzialność za podejmowanie decyzji jest dzielona, ponieważ wszystkie wnioski o odstępstwo od początkowego zakresu projektu zawierają szczegółowe wnioski, które są weryfikowane przez kierownictwo projektu. W ramach weryfikacji kierownictwo projektu powinno nie tylko przeanalizować podstawowe pytania, ale także ryzyko, koszty i zasoby związane z wykonywaniem tej pracy.
Jak przeprowadzić zintegrowaną kontrolę zmian w projekcie
4. Negocjuj
Nie bój się negocjować z interesariuszami, którzy chcą zmienić uzgodniony zakres projektu. Będzie to wymagało pewnej kreatywności z Twojej strony. Dobrą taktyką do zastosowania może być stwierdzenie, że z przyjemnością uwzględnisz ten wymóg w zakresie projektu, ale tylko wtedy, gdy inne elementy istniejącego zakresu zostaną przycięte, aby zwolnić zasoby, pieniądze i czas na dostosowanie się do zmiany. Alternatywnie, jeśli wnioskodawca czuje się silnie związany z wprowadzeniem konkretnego wymagania, może napisać wniosek o kontrolę zmian i przedstawić go komitetowi. Alternatywnie, inną opcją jest zbadanie alternatywnych sposobów budowania tego, czego szuka żądający, w sposób, który nie miałby dramatycznego wpływu na istniejący zakres.
5. Fazy przyszłe
Inną taktyką jest praca z osobą, która chce rozszerzyć zakres projektu i sprawdzić, czy istnieje możliwość wykonania tej pracy w ramach przyszłej fazy. Jest to szczególnie łatwa sprzedaż, jeśli zleceniodawca ma dużo pracy, którą chciałby wykonać. Być może największą zaletą tego podejścia jest to, że daje więcej czasu na odpowiednią analizę żądań i opracowanie najlepszego planu do wykonania po dodaniu tej funkcji.
© 2016 Max Dalton