Spotkaj i powitaj gości: procedury, cel i obowiązki

Kiedy goście wchodzą do środowiska biznesowego, należy ich powitać i powitać grzecznie.

Zdjęcie Heleny Lopes na Unsplash

Spotykając się i witając gości / klientów w środowisku biznesowym, masz kilka pierwszych sekund na wywarcie dobrego wrażenia, które będzie miało długotrwały wpływ.

Goście wchodzą do środowiska biznesowego z różnych powodów; mogą to być klienci (obecni lub nowi), przedstawiciele, dostawcy, partnerzy biznesowi, osoby z różnych działów / obszarów / organizacji itd.

Pierwszy kontakt z gościem zależy od struktury organizacji. W środowisku biurowym lub przemysłowym prawdopodobnie znajduje się recepcja, w której pracownik administracyjny recepcji będzie pierwszym punktem kontaktowym, podczas gdy w handlu detalicznym pierwszym punktem kontaktowym może być każdy personel.

Jest wiele rzeczy, o których należy pamiętać podczas spotkań i witania klientów. Jeśli jesteś świadomy i masz dobrą wiedzę na temat praktyk biznesowych, polityk, przepisów, przepisów i, co najważniejsze, umiejętności interpersonalnych i komunikacyjnych, będziesz w stanie wywrzeć pierwsze najlepsze wrażenie.

Treść tutaj oparta jest na jednostce NVQ poziomu 2 w biznesie i administracji, a ta jednostka ma wartość kredytową 3. Będziemy omawiać różne procedury, których należy przestrzegać oraz gościnność, jakiej oczekuje się podczas spotkania, powitania i witanie gości w środowisku biznesowym.

Urządzenie składa się z dwóch części. Pierwsza część zostanie oceniona na podstawie wiedzy i zrozumienia, jakie kandydat posiada w zakresie procedur spotkań i powitania gości, a druga część - na podstawie wyników kandydata; to jest poprzez obserwację, osobiste zeznania, zeznania świadków itp. Obie części można również ocenić poprzez przesłuchanie i profesjonalne dyskusje.

1. Zrozum procedury dotyczące spotkań i powitania gości

1.1. Opisz różne powody, dla których ludzie odwiedzają firmę, ich wymagania i sposoby zaspokojenia ich potrzeb

Biorąc pod uwagę otoczenie biznesowe i rodzaj prowadzonej działalności, można spodziewać się odwiedzających z różnych powodów odwiedzających lokal firmy. Obowiązkiem organizacji jest sprawić, by odwiedzający poczuli się mile widziani, spełnić ich wymagania i potrzeby oraz zapewnić im informacje i usługi związane z wizytą.

Różne powody, dla których ludzie mogą odwiedzać lokal biznesowy, to:

• Zapytania dotyczące produktów i usług
• Porozmawiaj z członkiem personelu o istniejących usługach
• Uskarżanie się
• Marketing
• Różne spotkania, w tym posiedzenia zarządu / komitetu, spotkania dotyczące poważnych problemów, dyskusje w grupach itp
• Odbiory i dostawy
• Naprawy i konserwacji
• Audyty

Różne wymagania dla odwiedzających odwiedzających firmę mogą być:

• Podaj poprawny adres, w tym kody pocztowe, a także punkty orientacyjne, jeśli istnieją.
• Parkingi - upewnij się, że w rozsądnej odległości jest wystarczająco dużo miejsc parkingowych, a także że są miejsca przeznaczone dla osób niepełnosprawnych
• Niektórzy klienci mogą mieć specjalne potrzeby, a zatem udogodnienia związane z typem klientów lub gości, których organizacja oczekuje, że będą musiały być dostępne.
• Widoczne znaki, które bez zamieszania prowadzą odwiedzających we właściwe miejsce. Znaki też muszą być profesjonalne. Sprawdź, czy wejścia są jasne, czyste i przytulne oraz czy odzwierciedlają charakter firmy.
• Upewnij się, że w recepcji jest ktoś, kto wita i wita gościa, że ​​jest wystarczająca liczba miejsc do siedzenia, toalety, broszury, czasopisma, czasopisma itp.

Różne sposoby zaspokajania potrzeb gości odwiedzających firmę to:

• Zawsze miej łatwy dostęp do recepcji za pomocą drogowskazów i innych informacji, jeśli to konieczne.
• Wejście powinno być zadbane i czyste, ponieważ odzwierciedla organizację.
• Należy zapewnić wszystkie podstawowe potrzeby i udogodnienia - parking, siedzenia, toalety, gazety / czasopisma w poczekalni, wodę pitną.
• Przygotuj się na udzielenie odpowiedzi na wszelkie pytania związane z firmą, w miarę możliwości dostarcz ulotki / broszury lub inne źródła informacji.
• Obszary dostępne dla odwiedzających muszą spełniać normy BHP.

1.2 Szybko i uprzejmie wyjaśnij cel postępowania z gośćmi

Kiedy goście wchodzą do środowiska biznesowego, należy ich powitać i powitać grzecznie. Jeśli organizacja serwuje coś do jedzenia lub picia, zapytaj ich, czy chcieliby coś zjeść, jeśli nie, możesz zapytać, czy chcieliby napić się wody. Zajmij się każdym gościem tak szybko, jak to możliwe i odpowiadaj na jego pytania szybko i uprzejmie.

Może się zdarzyć, że recepcja jest zajęta, a goście muszą czekać przez jakiś czas. Nie zapomnij przeprosić za opóźnienie i podziękować za cierpliwość.

Celem szybkiego i uprzejmego postępowania z odwiedzającymi jest:

• Zwiedzający będą wiedzieć, że są szanowani, przywiązani do wagi, a firma uważa, że ​​są ważni.
• Zwiedzający zachowają w zamian profesjonalne podejście i zachowanie.
• Odwiedzający będą ufać firmie, a także będą mieli dobrą uwagę i wrażenie na temat organizacji.
• Każdy pracownik i jego zachowanie będzie odzwierciedleniem organizacji, stąd szybka i uprzejma reakcja pozostawi dobry wizerunek organizacji.
• Odwiedzający będą polecać organizację innym i rozpowszechniać dobre słowo, a także będą korzystać z tej organizacji w przyszłości.

1.3 Wyjaśnij cel przedstawienia pozytywnego obrazu siebie i organizacji

Kiedy odwiedzający odwiedzają środowisko biznesowe, ich pierwszym punktem kontaktowym będzie osoba w recepcji (większość organizacji ma taką) lub przynajmniej osoba, która spotyka się i wita. Jak wszyscy wiemy, pierwsze wrażenie zawsze robi różnicę, dlatego bardzo ważne jest przedstawienie pozytywnego wizerunku Ciebie i organizacji. Ubierz się i schludnie zaprezentuj. Przestrzegaj ubioru obowiązującego w organizacji. Uśmiechaj się, utrzymuj kontakt wzrokowy, słuchaj, bądź pozytywny i rób wszystko, co w twojej mocy, aby pomóc im w ich pytaniach.

Celem tego jest:

• W tym konkretnym momencie reprezentujesz organizację dla gościa. Zatem twoje zachowanie i podejście będą miały wpływ na organizację jako całość. Ty i organizacja będziecie oceniani lub oceniani na podstawie Twojego podejścia i usług.
• Tworzy u gościa poczucie pewności.
• Zwiedzający mają pozytywne wrażenie na temat organizacji.
• Pomaga budować zaufanie między organizacją a jej klientami i pracownikami.
• Przyciąga wysokiej jakości klientów, którzy usprawnią biznes dla organizacji, zwiększając tym samym zyski organizacji.

1.4 Wyjaśnij cel przestrzegania procedur BHP w kontaktach z gośćmi, w tym własnych obowiązków

W każdej organizacji obowiązują różne procedury BHP / ochrony. Pracownicy muszą zawsze odpowiedzialnie przestrzegać tych procedur, co obejmuje również kontakt z gośćmi.

nioh.ac.za

Celem wykonywania tych procedur jest:

• Aby organizacja i jej otoczenie były bezpieczniejszym miejscem do odwiedzania i pracy
• Posiadać wszystkie wymagane urządzenia pierwszej pomocy w odpowiednich warunkach.
• Aby zapobiec zagrożeniom dla zdrowia pracowników i gości.
• Zapewnienie, że maszyny i wszelkie urządzenia lub sprzęt, które działają na terenie organizacji, są bezpieczne w użyciu.
• Pomoc w podejmowaniu środków zapobiegawczych lub tworzeniu planów operacyjno-ratowniczych w razie potrzeby.
• Rejestrowanie i zgłaszanie wypadków, urazów i innych kwestii związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem.
• Aby upewnić się, że praktyki robocze są bezpieczne, a środki BHP zostały wdrożone i są przestrzegane.
• Podłogi, schody i inne obszary muszą być bezpieczne w użyciu

• Potwierdzenie, że jeśli materiały niebezpieczne, jeśli są używane, są przechowywane w bezpieczny sposób, w bezpiecznym miejscu oraz że są obsługiwane i używane w bezpieczny sposób, ponieważ mogą powodować szkody na wiele sposobów
• Aby mieć pewność, że w miejscach, do których mają dostęp goście i gdzie pracują pracownicy, jest odpowiednia wentylacja
• Utrzymanie temperatury miejsc pracy i wizyt na odpowiednim poziomie, a także zapewnienie dobrego stanu sanitariatów, myjni i toalet, tak aby odwiedzający mogli z nich korzystać bez problemów i trudności
• Miejsca wizyt i pracy muszą być wolne od materiałów łatwopalnych, wybuchowych i innych szkodliwych materiałów radioaktywnych.

• Ogromne maszyny i sprzęt muszą być trzymane z dala od odwiedzanych miejsc, aby uniknąć wypadków
• Znaki ostrzegawcze należy umieścić w wymaganych miejscach.
• Upewnij się, że nie ma ciągnących się przewodów i uważaj, aby uniknąć zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa
• Przejdź odpowiednie szkolenie, jeśli korzystasz z jakiegokolwiek sprzętu w miejscu pracy i postępuj zgodnie z polityką BHP organizacji oraz procedurami wypadkowymi.
• Upewnij się, że zarejestrowałeś gości zgodnie z procedurami organizacyjnymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa.

Mam nadzieję, że te informacje okazały się przydatne i interesujące. Nie wahaj się i podziel się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami.

Dziękuję za zatrzymanie się.

Livingsta.

Uprzejma uwaga dla kandydatów do NVQ: jest to tylko w celach informacyjnych i nie należy jej powielać. Prosimy również o odniesienie się do otoczenia biznesowego i opisu stanowiska podczas spisywania jednostek. Wszystkiego najlepszego!