6 Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania czasem dla pracowników i właścicieli firm

Czy uważasz, że masz zbyt wiele rzeczy do zarządzania jednocześnie?

Zdjęcie Roberta Bye na Unsplash

1. Przeanalizuj sytuację

Wypełnianie harmonogramu czynnościami i ciągłe zajęcie nie musi oznaczać, że efektywnie zarządzasz swoim czasem. Ciągłe poruszanie się z dużą prędkością ma swoje wady, między innymi stres.

W rzeczywistości nie jesteśmy w stanie kontrolować ani zarządzać czasem per se. Możemy sobie poradzić ze sobą. Zwolnienie jest konieczne, aby uchwycić cały obraz.

Zadaj sobie pytania: czy to najbardziej produktywne wykorzystanie mojego czasu? Czy istnieje mądrzejszy sposób na osiągnięcie tego, co muszę dzisiaj zrobić, bez spędzania tyle czasu?

Samo zajęcie może stanowić problem. Są chwile, kiedy zajęcie staje się podejściem wymijającym - sposobem na uniknięcie innych ważnych spraw w życiu.

Dlatego cofanie się do rozważań zamiast ciągłego angażowania się w działania może zaoszczędzić czas i uczynić same wysiłki bardziej wydajnymi i dochodowymi.

Posiadanie jasnej wizji ma kluczowe znaczenie

Zdjęcie: You X Ventures na Unsplash

2. Miej jasność co do swojej roli

Nawet w normalnym miejscu pracy problemy związane ze złym zarządzaniem czasem mogą skutkować sytuacją zarządzania kryzysowego, w której pierwotne role i obowiązki pracownika są przyćmione, a on sam spędza cały swój czas na tym, czego nie było w pierwotnym opisie stanowiska.

Dlatego tak ważne jest, aby mieć jasną wizję tego, co należy osiągnąć oraz jaka jest Twoja rola i obowiązki. Jeśli nie wiesz, dokąd się wybierasz, każda droga cię tam zaprowadzi. Musisz mieć standard, którego będziesz mógł używać w sposób ciągły jako punkt odniesienia dla swoich postępów.

Jeśli jesteś zatrudniony, być może będziesz musiał spotkać się ze swoim przełożonym, aby jasno określić, jakie są Twoje priorytety. Otwarcie tej dyskusji mogłoby również przynieść korzyści z innych względów. Może pomóc zreorganizować Twój harmonogram, aby uniknąć wypalenia i ułatwić delegowanie dodatkowych zadań innym członkom zespołu.

Miej świadomość, że ze względu na zmieniający się charakter świata biznesu zmieniają się priorytety, a wraz z nimi obowiązki. Jest to szczególnie ważne dla osób samozatrudnionych. Zorganizuj zarządzanie czasem tak, aby uwzględniało takie zmiany.

Chroń swój czas

3. Chroń swój harmonogram

Czas jest najcenniejszym zasobem, jaki posiadasz. Większość innych rzeczy w życiu można wymienić, ale czasu nie. Już nigdy nie odzyskasz zużytych lat swojego życia. To samo dotyczy każdej tykającej sekundy.

Dlatego uważne pilnowanie czasu jest nie tylko konieczne, ale wręcz konieczne. Zachowaj listę działań, a gdy już zidentyfikujesz swoje priorytetowe zadania i zarezerwujesz niezakłócony czas na ich wykonanie, postaraj się, aby nie było żadnych zakłóceń.

Obejmuje to takie środki, jak aktywacja poczty głosowej, wyłączanie powiadomień e-mail, ograniczanie połączeń przychodzących, wykorzystywanie spotkań wirtualnych zamiast spotkań na żywo, wymaganie spotkań w kalendarzu, używanie znaków „Nie przeszkadzać”.

Na przykład, jeśli zaplanowałeś spotkanie na 15 minut, upewnij się, że wszyscy uczestnicy przestrzegają limitu czasu i trzymają się pod ręką tematu. Odrębne ustalenia mogą zostać wprowadzone w przypadku jakichkolwiek dodatkowych kwestii, których nie można rozwiązać w wyznaczonych ramach czasowych.

Oprócz powyższego, nieustannie szukaj sposobów na uwolnienie czasu. Dzięki temu będziesz bardziej wydajny. Wszystkie te kilka minut zaoszczędzonych na każdej czynności, gdy zostaną połączone razem na koniec dnia, może mieć znaczące znaczenie.

4. Wykorzystaj zasadę 80/20

Im większa firma, tym więcej obowiązków i większa potrzeba efektywnego zarządzania czasem.

To, co mogło zacząć się jako jednoosobowa operacja, może szybko stać się tak ogromne, z tak niesamowitymi wymaganiami, że sprawy wymkną się spod kontroli, jeśli nie zostanie wprowadzone odpowiednie zarządzanie.

Typowe obowiązki, do których będziesz musiał się wcześniej przygotować, obejmują tworzenie strategii biznesowych i zarządzanie nimi, nadzorowanie pracowników, żonglowanie kontami, pozyskiwanie większej liczby możliwości biznesowych.

Dlatego ważne jest, aby znaleźć skuteczny sposób na załatwienie wszystkich zadań i nadal żyć. Jako biznesmen możesz tak ciężko pracować nad dotrzymywaniem terminów, że nie potrafisz określić, jakie są priorytety i co faktycznie kradnie Twój czas, chwila po chwili.

Zgodnie z zasadą 80/20 80% wyników uzyskuje się z 20% zainwestowanego czasu i wysiłku. Ta zasada podkreśla znaczenie nadawania priorytetu czasowi tego, co jest najbardziej produktywne. Zidentyfikuj konkretne zadania, które mają największy wpływ na Twój biznes i zarezerwuj czas na codzienną pracę nad nimi.

Jeśli 80% wyników Twojej firmy jest wynikiem 20% czasu i wysiłku, jaki włożyłeś, to jest to procent, na którym powinieneś skupić większość swojej uwagi.

Wielu właścicieli firm waha się, jeśli chodzi o outsourcing i delegowanie zadań, ponieważ uważają, że służy to jedynie zwiększeniu ich bazy kosztowej.

Ale kiedy biznes się rozwija i nadszedł czas, aby zatrudnić ludzi do pracy dla Ciebie, przeszkol ich w 20% i przydziel im te zadania. W ten sposób firma będzie w stanie wygenerować wystarczająco dużo, aby pokryć koszty zatrudnienia nowych pracowników. Replikowanie się w ten sposób sprawi, że operacje będą bardziej efektywne i opłacalne.

Śledź, jak spędzasz czas

5. Przeprowadź audyt siebie

Zarezerwuj jeden tydzień, w którym będziesz prowadzić szczegółowy rejestr swoich działań i czasu spędzonego na każdym z nich. Im bardziej jesteś szczegółowy, tym dokładniejsza będzie analiza.

Najlepszym sposobem na to jest podzielenie dnia na 15- lub 30-minutowe fragmenty, a następnie zanotowanie tego, co robisz w tych przedziałach czasowych. To ćwiczenie pomoże ci liczyć każdą sekundę.

Arkusze czasu pracy są potrzebne nie tylko korporacjom. Są przydatne dla firm na wszystkich poziomach, w tym dla freelancerów i jednoosobowych właścicieli. Możesz zdecydować się na prowadzenie dziennego grafiku komputerowego lub papierowego grafiku.

Alternatywnie możesz po prostu mieć zeszyt lub pamiętnik, który wszędzie ze sobą zabierasz i ustawić przypomnienia, które pomogą Ci zachować prawidłowy dziennik wykorzystania czasu.

Kiedy już zaczniesz kontrolować siebie w ten sposób, będziesz potrzebować dyscypliny, aby ją utrzymać. Celem tego ćwiczenia jest uzyskanie rekordu, który można przeanalizować. Prowadzenie ciągłego dziennika swoich działań i spędzonego czasu pomoże ci określić, dokąd zmierza twój czas i pozbyć się marnowania czasu.

Takie marnowanie czasu obejmuje niepotrzebne spotkania, wykonywanie pracy, którą powinni wykonywać inni, przerwy w rozmowie telefonicznej lub e-mailowej, powielanie zadań, czynności o niskim priorytecie, gaszenie pożarów, złe planowanie i dezorganizacja.

Będziesz w stanie określić, co jest bezproduktywne, uciążliwe i niepotrzebne w Twoim typowym dniu. Wszystko, co bezpośrednio nie przyczynia się do wypełniania Twoich ról i obowiązków lub nie wspiera ich wykonywania, jest oznaką ostrzegawczą.

Proces ten umożliwi również zidentyfikowanie produktywnych czynności, dzięki czemu będziesz mógł określić, czy przydzielony im czas jest naprawdę odpowiedni. Będziesz mógł mieć jasny obraz tego, ile inwestuje się w 20% działań, które generują 80% wyników w Twoim życiu i biznesie.

6. Podejmij kroki wspierające

Planować naprzód

Zaplanuj swój dzień, tydzień i miesiąc z góry. Twoje planowanie powinno uwzględniać cele krótko-, średnio- i długoterminowe. Brak ustrukturyzowanej metody zarządzania czasem prowadzi do trudności, w tym przekroczenia terminów, niezrównoważonych zobowiązań biznesowych i osobistych oraz presji ze strony zaangażowania innych osób.

Powoduje to zepsucie. Wpływa to negatywnie na wyniki i zamiast przynosić zyski, działania stają się uciążliwe. Z drugiej strony planowanie z wyprzedzeniem i konsekwentne stosowanie odpowiednich zasad zarządzania czasem sprawia, że ​​stają się one nawykiem. Zaczynają płynąć naturalnie jako część twojego codziennego życia.

Porozumieć się

Zaangażuj interesariuszy w decyzje, które podejmujesz. Komunikuj się ze swoimi współpracownikami, menedżerami, dostawcami, innymi zespołami i klientami, którzy mają żywotne interesy i na których wpłyną wprowadzone zmiany.

Udostępnij te informacje członkom swojego gospodarstwa domowego, aby mogli wspierać i zapewnić przestrzeń potrzebną do kontynuowania.

Uporządkuj swoje zadania

Zacznij od zadań wychodzących, zanim zajmiesz się zadaniami przychodzącymi. Najpierw wyślij ważne wiadomości wymagane w ciągu dnia. Po usunięciu tego z drogi zajmij się pocztą przychodzącą.

Wyrób sobie nawyk rozpoczynania od bieżących obowiązków, zanim zaczniesz pracować nad nowymi. Wyczyść zaległości przed podjęciem nowych zadań.

Zautomatyzuj tam, gdzie to możliwe

Zautomatyzuj swoje codzienne zadania w jak największym stopniu. Na przykład, jeśli Twoja praca wymaga dużo czytania i pisania, możesz skorzystać z bezpłatnych aplikacji zamiany tekstu na mowę i zamiany mowy na tekst, aby zaoszczędzić czas.

Odpoczywaj wystarczająco

Nie zapomnij o krótkich przerwach między zadaniami. Zapobiegnie to nagromadzeniu stresu na twoim umyśle i ciele. Mając wystarczająco dużo czasu na odpoczynek i odświeżenie się, będziesz bardziej produktywny, a umysł bardziej czujny.