Za kleszczem: co naprawdę mogą dla Ciebie zrobić audyty wewnętrzne?

Dowiedz się, jak sprawić, by audyty wewnętrzne były naprawdę przydatne dla Twojej firmy - a nie tylko jako pole do zaznaczenia.

Canva

Audyt wewnętrzny z niewłaściwych powodów

Ponieważ audyt wewnętrzny staje się obecnie wymogiem, firmy czasami zatrudniają personel audytowy tylko po to, aby móc zaznaczyć to pole, bez dalszego pomysłu, co z nimi zrobić.

Wielu audytorów stwierdza, że po prostu odtwarzają audyty zewnętrzne i chociaż może to pomóc, gdy audytorzy zewnętrzni przyjeżdżają z wizytą, nie dostarczają one zbyt wiele cennych informacji dla firmy.

Audyt wewnętrzny powinien być konstruktywnym ćwiczeniem mającym na celu określenie zakresu, w jakim system zarządzania spełnia własne procedury i praktyki. Audyt wewnętrzny może również zidentyfikować ulepszenia procesów biznesowych i pomóc w komunikacji wewnętrznej.

Co to są audyty wewnętrzne?

Chociaż audyty wewnętrzne są zwykle przeprowadzane przez pracowników firmy, nastąpił wzrost zatrudnienia zewnętrznych specjalistów wyłącznie w celu audytu. Podobnie jak w przypadku outsourcingu ról prawnych lub finansowych, możesz również zlecić wykonywanie ról audytorskich.

Twój audyt wewnętrzny jest najważniejszy ze wszystkich audytów. Pozwala firmie spojrzeć na własne systemy, procedury i działania, aby zdecydować, czy są one odpowiednie dla firmy i czy pracownicy faktycznie ich przestrzegają.

Dostarcza kierownictwu informacji, czy przestrzegane są ich standardy jakości, czy system jest tak wydajny i tak skuteczny, jak powinien, oraz czy potrzebne są ulepszenia.

Mogą również zapewnić komunikację w całej firmie i być świetnym czynnikiem motywującym.

Do czego służą audyty wewnętrzne?

Kryteriami audytów wewnętrznych są zazwyczaj własne zasady, procedury i instrukcje pracy firmy.

Nie zamierzasz przeprowadzać audytu bezpośrednio pod kątem określonego standardu zewnętrznego podczas audytu wewnętrznego, w zasadzie powielając to, co zrobiłby audytor zewnętrzny; zamiast tego upewniasz się, że twoje własne zasady i procedury są prawidłowo stosowane w codziennych zadaniach.

Pod warunkiem, że wewnętrzne dokumenty firmy zostały opracowane zgodnie ze wszystkimi zewnętrznymi wymogami dotyczącymi zgodności i odwołują się do odpowiednich norm, wymagania zewnętrzne powinny zostać uwzględnione. Jednak zrozumienie standardów i wymagań pomaga zapewnić podstawę do tego, co powinna zawierać dokumentacja.

Audyty nie muszą się obawiać

Większość norm i przepisów wymaga audytów. Audyty powinny być postrzegane jako korzyść dla firmy, a nie obowiązek lub narzucenie.

Audyt służy do zbierania informacji, które są następnie przeglądane i raportowane. Raport ten często omawia potrzebę ulepszeń lub działań naprawczych.

Ale audyt nie jest polowaniem na czarownice w celu zrzucenia winy na pojedynczego pracownika lub określony obszar działalności. Audyty powinny być przeprowadzane w pozytywny i przejrzysty sposób. Twój audytor powinien sprawić, że Ty i Twoi pracownicy poczujecie się swobodnie i pewnie w trakcie audytu, a nie przerażeni.

Twój audytor musi współpracować z Tobą, aby upewnić się, że audyt działa dla Ciebie, zachowując jednocześnie niezależność i obiektywizm w zakresie wszelkich znalezionych informacji.

Co może zrobić dobry audyt

Potwierdź, czy przestrzegane są udokumentowane procedury
Podaj dokładne informacje o skuteczności obecnych procedur
Pomoc w opracowywaniu planów ciągłego doskonalenia
Określ, gdzie potrzebne są zmiany w procedurach
Zwiększ świadomość i zrozumienie wymagań procesu
Pomóż zminimalizować ryzyko
Popraw bezpieczeństwo w miejscu pracy
Popraw komunikację wewnętrzną
Potwierdź pozytywne praktyki w pracy
Podaj informacje, które pomogą zwiększyć sprzedaż swoich produktów lub usług
Pozwól podejmować bardziej przemyślane decyzje, aby Twoja firma się rozwijała

Harmonogramy i zakresy audytu wewnętrznego

Ponieważ ustaliliśmy, że nie chcesz po prostu zaznaczyć pola, a właściwie chcesz dobrze wykorzystać audyty wewnętrzne, harmonogram audytu powinien opierać się na przeprowadzonych ocenach ryzyka.

Które obszary Twojej firmy wymagają w tej chwili dodatkowej uwagi?
Które obszary chciałbyś uzyskać więcej informacji o tym, jak naprawdę sobie radzą?

Przeglądanie zasobów

Podczas ustalania harmonogramu audytu należy również przejrzeć dostępne zasoby.

Ile audytów możesz realnie przeprowadzić w ciągu roku?
Ile powinieneś robić?
Czy jesteś w stanie przeprowadzić wystarczającą liczbę audytów, aby poczuć się komfortowo, spełniając zewnętrzne wymagania, a także znajdując informacje, których faktycznie potrzebujesz?

Zakres audytu

Podobnie jak w przypadku tworzenia rocznego harmonogramu audytów konieczne jest ustalanie priorytetów, jest to również duży udział w opracowywaniu zakresu audytów. Zakres określa, co faktycznie będzie przedmiotem indywidualnej kontroli. Biorąc pod uwagę potencjalny rozmiar obszarów i procesów, które mają być poddane audytowi, niezwykle ważne jest, aby wiedzieć, gdzie Twoja uwaga jest najbardziej potrzebna.

Tworząc harmonogramy i zakresy audytów, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Niedawno zakończone oceny ryzyka
Informacje dotyczące możliwych skutków finansowych, produktów i dostaw
Jakość kontroli wewnętrznej: czy są tak silne, jak uważasz, że powinny? Czy są używane?
Wszelkie otrzymane skargi klientów
Stopień zmiany lub stabilność: czy nastąpiła duża zmiana personelu? Czy ten sam personel był w dziale od początku?
Wyniki ostatniego zlecenia audytowego i wszelkie wymienione działania naprawcze: czy wszystkie zostały podjęte?
Dyskusje z personelem wszystkich szczebli na temat obszarów, które według nich wymagają uwagi
Czy do zakończenia audytu wymagane są jakieś specjalne umiejętności lub wiedza?

To Twój audyt

Ostatecznie - niezależnie od tego, kto przeprowadza audyt wewnętrzny, pracowników wewnętrznych czy zewnętrznych wykonawców - jest to Twój audyt i musisz wiedzieć, jakie informacje chcesz sprawdzić.

Audyty mogą być tak proste lub skomplikowane, jak chcesz. I pamiętaj, że jesteś jedyną osobą, która naprawdę wie, jakie informacje są dla Ciebie cenne.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, dlaczego jeden obszar Twojej firmy zawsze wydaje się radzić sobie lepiej niż inne lub jaki jest najbardziej popularny dzień, w którym Twoi pracownicy mają dzień wolny, pomoże Ci w tym audyt wewnętrzny.