Spisu treści:
Pęknięcie bańki
Następnym razem, gdy będziesz w pracy, rozejrzyj się. Jak dobrze współpracują ze sobą poszczególne działy?
Czy powiedziałbyś, że dobrze rozumiesz, jak działa każdy dział? Albo jak ich role pasują do twoich?
Każdy lubi myśleć, że najważniejsza jest jego rola, że biznes nie mógłby funkcjonować bez swojego działu.
Źle!
Jedną rzeczą, którą często widzimy podczas audytu wewnętrznego, jest to, że każdy dział pracuje w silosie, pozostając w swojej małej bańce roboczej, nieświadomi tego, co jeszcze dzieje się wokół niego w firmie.
Chociaż skupianie się na szczegółach tego, co robisz, jest dobre, nie powinno to odbywać się kosztem pełnego obrazu.
Niezależnie od branży żadna firma nie może działać tylko z jednym działem. Nawet małe firmy z jednym operatorem wymagają noszenia wielu nakryć głowy podczas pełnienia różnych ról w firmie.
Proces wielodziałowy firmy
Przyjrzyjmy się prostemu przykładowi etapów wytwarzania istniejącego produktu i sprzedaży go naszym klientom. Zanim w ogóle rozważasz zrobienie więcej, musisz ustalić:
- ile produktów aktualnie masz w magazynie
- czy ma datę ważności
- czy jest to produkt sezonowy, wymagany tylko w określonych porach roku
- czy istnieje obecnie potrzeba zrobienia dodatkowych
- czy firma ma zasoby, aby w tej chwili zarobić więcej
Powyższe pytania są zwykle przeglądane przez kogoś z działu planowania. Określą również, ile produktu ma zostać wyprodukowane i ile surowców trzeba będzie kupić.
Informacje są następnie przekazywane do kierownictwa w celu zatwierdzenia produkcji, zakupu surowców oraz ilości czasu i personelu wymaganego do ukończenia produkcji produktu. Zazwyczaj w tym czasie odbywa się dyskusja z działem finansowym, aby upewnić się, że firma ma dostępne środki na wykonanie wszystkich zadań.
Po zakończeniu procesu planowania i jego zatwierdzeniu szczegóły dotyczące zapotrzebowania na surowce przekazywane są do działu zakupów. Tutaj będą mieli listę zatwierdzonych dostawców, których używają do sporządzania zamówień zakupu potrzebnych surowców. Ponownie, będą one musiały zostać zatwierdzone, zazwyczaj przez kierownictwo, zanim zostaną wysłane do dostawców.
Po zamówieniu surowców dział finansowy musi zwolnić płatność, aby mieć pewność, że towary zostaną dostarczone na czas. Dokumentacja finansowa musi zostać zaktualizowana, aby odzwierciedlić, ile pieniędzy firma wydała i na co. Później będą również musieli dopasować tę płatność do faktur otrzymanych w ramach procesu rozliczenia.
Więc zamówiliśmy nasze surowce; reszta powinna być łatwa, prawda?
Dostawcy zaczęli dostarczać nasze surowce, więc teraz ktoś musi je sprawdzić, aby upewnić się, że zamówienia są prawidłowe, a towary są zdatne do użytku. Najlepszym sposobem na to jest porównanie zamówień i faktur z otrzymanymi towarami.
W zależności od wielkości firmy i rodzaju otrzymywanych materiałów może to być każdy, od recepcjonisty po pracowników magazynu lub brygadzistę. W większych firmach i znowu, w zależności od rodzaju towarów, jedna osoba może podpisać umowę, aby potwierdzić, że towary zostały odebrane na miejscu, a druga sprawdzić jakość surowców.
Wszelkie dokumenty związane z surowcem będą musiały być przechowywane, a kopie mogą wymagać wysłania do różnych działów, aby upewnić się, że ich zapisy są dokładne. Kiedy wiąże się to z papierkową robotą, sytuacja może się pogmatwać, jeśli brakuje komunikacji lub jeśli nie rozumiesz, dlaczego inne działy ich potrzebują i w jakich ramach czasowych ich potrzebują.
Nie możesz zapłacić faktury, jeśli nie wiesz, za co płacisz. Nie powinieneś również przyjmować towarów na miejscu, jeśli nie znasz produktów i ilości, które powinny tam być.
Teraz, gdy mamy nasze materiały, możemy tworzyć nasze produkty.
Ponownie, w zależności od wielkości i struktury przedsiębiorstwa, sposób przechowywania, rejestrowania i dystrybucji surowców w celu wykorzystania może być bardzo różny. Jedną kwestią, która powinna pozostać niezmieniona, jest to, że należy to zarejestrować, kiedy każdy materiał jest używany, przez kogo i ile. Bez tych informacji nie będziesz wiedział, czego potrzebujesz, gdy następnym razem zaczniesz proces planowania, gdy będziesz chciał wykonać produkt.
Zaczynamy wytwarzać nasz produkt, korzystając z instrukcji roboczych, które zostały opracowane, zanim pierwotnie rozpoczęliśmy wytwarzanie tego produktu. Instrukcje robocze służą do upewnienia się, że każdy produkt jest wykonany dokładnie w ten sam sposób i ma stałą jakość.
Za każdym razem, gdy ktoś odkryje sposób na ulepszenie procesu produkcyjnego, instrukcje robocze i inne dokumenty dotyczące procesu muszą zostać zaktualizowane, aby pozostały aktualne. Twój dział audytu wewnętrznego może również przejrzeć proces, aby upewnić się, że instrukcje pracy są rzeczywiście przestrzegane.
Jeśli używasz jakiegokolwiek sprzętu do wytwarzania swoich produktów, musisz upewnić się, że jest on w dobrym stanie. Dział konserwacji potrzebuje harmonogramu testowania, naprawy i wymiany sprzętu w razie potrzeby. Dyskusje z kierownictwem ryzyka i / lub personelem audytu wewnętrznego mogą pomóc przy tworzeniu tych harmonogramów.
Każdy incydent, który miał miejsce podczas procesu produkcyjnego, taki jak awaria sprzętu, nieukończenie procesu produkcyjnego lub obrażenia personelu, musiałby zostać zarejestrowany, zbadany i rozwiązany.
Zanim produkt będzie można sprzedać, należy go sprawdzić pod kątem jakości; nie chcesz sprzedawać gorszego lub wadliwego produktu.
Mamy teraz gotowy produkt czekający na sprzedaż w naszym magazynie, ale komu go sprzedamy i za ile?
I to trwa
„Ile” zostało wcześniej opracowane przez kierownictwo, ponownie dział finansowy byłby zaangażowany w celu potwierdzenia, ile kosztuje wyprodukowanie produktu i ile chciałbyś zarobić.
Badania rynkowe przeprowadzone przez osobę zaangażowaną w badania i rozwój byłyby na początku potrzebne, aby przyjrzeć się, za jakie inne podobne produkty są sprzedawane i za co ludzie byliby skłonni zapłacić.
Jeśli chodzi o to, komu sprzedawać, Twoje badania rynkowe zajmowałyby się tym już na początku, więc już wiesz, kim są Twoi klienci. Dział marketingu przygotuje kampanię skierowaną do właściwych klientów, pozostawiając działowi sprzedaży dostarczenie produktu klientowi.
To już dość skomplikowany proces, ale jeszcze nie skończyliśmy spokojnie.
Podobnie jak w przypadku zamawiania i kupowania surowców, musimy teraz odwrócić ten proces, aby wyprowadzić produkty z naszego obszaru magazynowego i skierować je do klienta.
Nasz dział pakowania musiałby zapakować odpowiednią ilość każdego produktu dla klientów. Musielibyśmy tworzyć faktury, które klient musiałby zapłacić. Magazyn musiałby potwierdzić, że właściwe produkty trafiły do właściwego klienta. A nasz dział finansowy musiałby upewnić się, że klient zapłacił, a płatności zostały prawidłowo zarejestrowane i rozliczone.
Ponadto, ponieważ mieliśmy pracowników wytwarzających produkty, nasz dział płac musiał wiedzieć, kto pracuje i w jakich godzinach, aby mogli otrzymać wynagrodzenie za swój czas.
Podczas gdy wszystko to ma miejsce, niektóre działy nadal działają w tle. Dwie główne kwestie do rozważenia to nasz dział IT, który zapewnia pracownikom dostęp do systemów i informacji, których potrzebują.
Drugi to nasze środki czyszczące. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się skorzystać z personelu wewnętrznego, czy z zewnętrznej firmy sprzątającej, ktoś musi utrzymywać miejsce pracy w czystości, porządku i wolne od potencjalnych zagrożeń.
Więc kto był zaangażowany?
Patrząc na powyższy przykład, nasz prosty proces produkcji i sprzedaży obejmował następujące działy:
- Zarządzanie
- Planowanie
- Nabywczy
- Finanse
- Magazyn
- Kontrola jakości
- Zarządzanie dokumentami
- Produkcja
- Konserwacja
- Marketing
- TO
- Opakowanie
- Obroty
- R & D
- Zarządzanie ryzykiem
- Audyt wewnętrzny
- Śledztwo w sprawie wypadku
- Lista płac
- Czyszczenie
Jak widać, zaangażowany jest każdy dział. Gdybyś miał wyjąć tylko jeden z tych działów z mieszanki, bardzo szybko by się bałaganił! Możesz przegapić kontrole, możesz nie mieć zasobów potrzebnych do dokończenia produkcji lub opłacenia personelu, możesz tracić okazje do sprzedaży lub, co ważniejsze, możesz sprzedawać produkt, który nie nadaje się do użytku i może być niebezpieczny.
Jak usuwamy silosy?
Dość często podczas audytu wewnętrznego, jeśli zauważę, że nastąpiło zerwanie komunikacji lub jeśli pracownicy nie mają pewności co do ról w różnych obszarach, zalecę, aby pracownicy z jednego działu poszli na krótko do pracowników z innych działów. Nakłaniam ich, żeby poszli i usiedli, żeby zobaczyć, co właściwie robią inni pracownicy. Otrzymują możliwość zadawania pytań i lepszego zrozumienia współpracy poszczególnych działów.
Zasadniczo zaczynają postrzegać biznes jako układankę, w której wszystkie elementy pasują do siebie, tworząc całość, a nie zbiór pojedynczych silosów.
© 2017 Katrina McKenzie