Komunikuj się w środowisku biznesowym - dyplom NVQ poziomu 3 w biznesie i administracji - część ii

o2websitesoultion-egypt.com

Jest to kontynuacja części I rozdziału „Komunikacja w środowisku biznesowym”

Było kilka pytań, które przegapiłem w tym artykule i są one tutaj dla każdego, kto potrzebuje pomocy. W rzeczywistości pojawiło się wiele komentarzy proszących o pomoc w tej sekcji (sekcja 3 i sekcja 4). Mam nadzieję, że to pomoże.

PS: Uprzejmie proszę, nie kopiuj niczego przesłanego tutaj i wyświetlaj je w swoim pliku. Zostało to opublikowane tutaj, wyłącznie po to, aby pomóc Ci zrozumieć, czego oczekują od Ciebie i jak musisz pisać. Będziesz musiał odnosić się do własnego obszaru roboczego i organizacji i trzymać się tego podczas przygotowywania plików. Dziękuję za współpracę.

3.1 Wyraźnie opisz sposoby werbalnego przedstawiania informacji i pomysłów

Kiedy przedstawiam informacje, muszę używać prostego języka i krótkich zdań, dzięki czemu informacje będą łatwiejsze do zrozumienia dla każdego. Muszę się upewnić, że jestem elastyczny i mogę przekazywać ludziom informacje na różne sposoby, ponieważ różni ludzie rozumieją rzeczy i pojęcia na różne sposoby. Niektórzy rozumieją przez słuch, inni przez widzenie, a inni przez praktykę. Przed przedstawieniem informacji:

• Zaplanuj, co chcę powiedzieć.
• Usuń niepotrzebne szczegóły.
• Przedstaw ważne pomysły w logicznej kolejności.

Używaj aktywnego i osobistego języka, takiego jak „ty” i „my”.

3.2 Wyjaśnij sposoby wnoszenia wkładu w dyskusje, które pomagają osiągnąć cele

Dział i zespół mają różne cele. Aby odnieść sukces w zespole, muszę nauczyć się słuchać ludzi, przywiązywać wagę do pomysłów wszystkich, wykonywać wymagane zadania w ustalonych ramach czasowych, informować wszystkich o wszystkich wydarzeniach, dyskusjach i innej komunikacji, a co najważniejsze przede wszystkim bądź bardzo troskliwy i pełen szacunku.

3.3 Opisać sposoby dostosowywania wypowiedzi ustnych do różnych odbiorców, celów i sytuacji

Przed przedstawieniem czegokolwiek lub przed rozmową z grupą lub zespołem będę musiał nauczyć się typu widowni, celu i sytuacji oraz dostosować swój wkład werbalny do swoich potrzeb. Umiejętności komunikacyjne to jedne z najbardziej cenionych i poszukiwanych umiejętności w biznesie.

Bez umiejętności komunikacyjnych nie jesteśmy w stanie powiedzieć innym, co myślimy, czujemy lub chcemy osiągnąć. Nie będziemy w stanie budować partnerstw, motywować innych ani rozwiązywać konfliktów.

Badania wykazały, że gdy profesjonaliści osiągają wyższe poziomy w organizacji, ich umiejętności komunikacyjne stają się również ważniejsze, a nie mniejsze. (Źródło: wittcom.com)

3.4 Wyjaśnij, jak używać i interpretować język ciała

Język ciała lub komunikacja niewerbalna to bardzo ważna forma komunikacji. Jest to silna forma komunikacji, która jest często zaniedbywana przez większość ludzi. Każda osoba na tym świecie używa gestów jako znaku do wyrażania swoich emocji, ale niewielu z nas jest tego świadomych lub przyznaje się do tego.

Język ciała to forma niewerbalnego sygnału, który jest używany przez wielu do komunikacji. Może to być nasza mimika, ruchy ciała, kontakty wzrokowe i wiele innych form, o których nie mówimy werbalnie, ale wciąż mogą one przekazać ogromną ilość informacji.

Język ciała jest ważną częścią komunikacji, która może stanowić 50% lub więcej tego, co komunikujemy. Trzeba zrozumieć, że mowa ciała jest bardzo dużą częścią komunikacji. Ucząc się, jak interpretować mowę ciała, możemy stać się znacznie skuteczniejszym komunikatorem we wszystkich dziedzinach życia. Oto kilka sposobów na zrozumienie języków ciała:

• Obserwuj poziom kontaktu wzrokowego, ponieważ to wiele mówi o osobie i jej uczuciach.
• Zwróć uwagę, co osoba robi swoimi rękami, ruchy rąk mogą pokazać, czy osoba jest zdenerwowana, czy rozluźniona.
• Zwróć uwagę na postawę, ponieważ różne postawy mają różne znaczenie.
• Rozpoznaj agresywne postawy.
• Obserwuj mimikę twarzy, ponieważ może ona wyrażać wiele rodzajów emocji, takich jak smutek, szczęście, złość, agresywność, frustracja, zagubienie itp.

3.5 Opisać, jak używać i interpretować ton głosu

Kiedy osoba mówi, po jej tonie możemy rozpoznać, czy jest w zabawnym nastroju, czy też pasjonuje się tym, co mówi. Ton wyraża obawy mówiącego, a także możemy dowiedzieć się, czy mówca jest szczery, czy nie. Kiedy mówimy lub prezentujemy cokolwiek, wydarzenie musi być dwukierunkowe, tak aby obejmowało wszystkich obecnych, w przeciwnym razie publiczność może uznać to za nudne. Jedyną odpowiedzialnością prelegenta jest stworzenie poczucia, jak ważna jest prezentacja i zaangażowanie wszystkich.

3.6 Opisać metody aktywnego słuchania

Słuchanie jest jedną z najważniejszych umiejętności, które powinienem posiadać, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Stopień, w jakim słucham, będzie miał wpływ na moją pracę i wyniki. Przedstawi również jakość moich relacji z moim zespołem i klientami.

• Słucham, aby uzyskać informacje od innych.
• Słucham, żeby zrozumieć, co mówią inni.
• Słucham, żeby się czegoś nauczyć.
• Słucham, ponieważ szanuję uczucia innych, tak jak chcę, aby inni szanowali moje.
• Słucham, bo zależy mi na innych.
• Słucham, ponieważ ważne jest, aby słuchać i odpowiednio działać.

Stanie się lepszym słuchaczem pomoże mi zwiększyć produktywność w pracy. Pomoże także innym osiągnąć zdolność wywierania wpływu, przekonywania i negocjowania.

Metody aktywnego słuchania obejmują:

• Spokojne słuchanie bez przerywania, abym pozwolił drugiej osobie mówić i pokazać, że jej zależy i szanuję.
• Proszenie innych, aby powtarzali, jeśli nic nie rozumiem, aby uniknąć błędów.
• Robienie notatek z ważnych punktów, aby nie zapomnieć lub przegapić żadnych ważnych punktów.
• Potwierdzenie tego, co zrozumiałem, aby nie doszło do niezrozumienia informacji.

3.7 Opisz korzyści aktywnego słuchania

Aktywne słuchanie ma kilka zalet.

• Pomaga ludziom zwracać uwagę na to, czego słuchają.
• Pozwala uniknąć nieporozumień, ponieważ jesteśmy tam, aby upewnić się, że powiedzieli i zrozumieli właściwą rzecz.
• Kiedy słuchamy, osoba, która mówi, ma ochotę mówić, ponieważ wie, że jest ktoś, kto jej wysłucha.
• Pomaga mi to być otwartym na to, czego słucham, i sprawia, że ​​druga osoba również czuje się otwarta na to, co mówi.
• Widzę rzeczy z punktu widzenia drugiej osoby i pomaga mi wczuć się w nią.
• Rozumiem ludzi.
• Jestem również w stanie wyjaśnić wątpliwości i przypuszczenia oraz uzyskać jasny obraz tego, co się właściwie wydarzyło.
• Ogólnie rzecz biorąc, pomaga to być lepszym zespołem i pomaga organizacji.

3.8 Wyjaśnij cel podsumowania komunikacji werbalnej.

Celem podsumowania komunikacji werbalnej jest

• Zidentyfikuj główne punkty - zachowania, myśli i uczucia - które zostały omówione
• Złóż to wszystko w całość
• Dobrze jest mieć jasny, precyzyjny zarys

4.1 Opisz sposoby uzyskiwania informacji zwrotnej na temat tego, czy komunikacja osiągnęła swój cel

Informacja zwrotna jest ostatnim procesem komunikacji i kończy cały proces komunikacji. Informacje zwrotne pomagają nam zdecydować, czy komunikacja była skuteczna, użyteczna i miała sens. Pomaga zdecydować, co następnym razem można zrobić lepiej, dając tym samym nowe pomysły.

Otrzymuję informacje zwrotne od mojego zespołu, mojego menedżera i innych zaangażowanych działów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub osobiście. Pomaga mi to poprawić wydajność i naprawić błędy.

Za to ja:

• Zbieraj dane
• Podejmij działanie
• Przekaż opinię
• Doprecyzuj zmiany

4.2 Wyjaśnij cel i korzyści płynące z wykorzystania informacji zwrotnych do dalszego rozwijania umiejętności komunikacyjnych

Informacje zwrotne są bardzo ważnym aspektem w każdym środowisku pracy lub akademickim. Używam go, aby dokonać zmian i ulepszeń jako osoba, a także w mojej pracy. Poprawia morale zespołu, podnosi jakość obsługi i reputację organizacji. W wyniku informacji zwrotnej poprawia się więź między organizacją a pracownikami oraz więź między organizacją a jej klientami. Należy również otrzymać informacje zwrotne i podjąć odpowiednie działania. Kiedy działam na podstawie mojej opinii, daję ludziom znać, w ten sposób wiedzą, że słuchałem, i pokazuje, że jestem chętny do nauki i entuzjastyczny. Zachęci to również ludzi do wyrażania opinii w przyszłości, a ja będę mógł dalej poprawiać swoje wyniki i wspinać się po szczeblach kariery.

Mam nadzieję, że to było przydatne! Jeśli potrzebujesz pomocy lub porady dotyczącej którejkolwiek z opublikowanych tutaj sekcji, zostaw komentarz lub skontaktuj się ze mną. Chętnie pomogę.