Kontakty z klientami na piśmie lub elektronicznie - część 2

Wprowadzenie:

Komunikacja pisemna i elektroniczna często wymaga użycia sprzętu. Aby skutecznie komunikować się, kandydat powinien wiedzieć, jak efektywnie obsługiwać używany sprzęt. W przypadku przewidywanego opóźnienia w odpowiedzi na komunikaty klient musi być na bieżąco informowany o sytuacji i postępach.

Komunikacja elektroniczna i pisemna może być ryzykowna, jeśli dokumenty nie trafią w ręce właściwej osoby. Należy dołożyć starań, aby zapewnić bezpieczne dostarczenie powyższych środków komunikacji.

Jest to jednostka poziomu 3 z wartością kredytową 6. Ta jednostka została podzielona na dwie części, aby ułatwić zrozumienie i nie upychać zbyt wielu informacji w jednym centrum.

Aby przeczytać pierwszą część tego rozdziału, skorzystaj z poniższego łącza:

Postępowanie z klientami w formie pisemnej lub elektronicznej - część 1

123rf.com

4.6 Wyjaśnij, jak obsługiwać sprzęt używany do tworzenia i wysyłania pisemnych lub elektronicznych komunikatów.

Komunikację pisemną i elektroniczną można prowadzić na różne sposoby, a do różnych rodzajów komunikacji używa się różnego sprzętu. Aby skutecznie wysyłać i odbierać te komunikaty, trzeba umieć obsługiwać te urządzenia.

Do komunikacji pisemnej trzeba mieć umiejętności pisania, a także używać odpowiedniego pióra, papieru i ołówków odpowiednich do tej komunikacji. Jeśli komunikacja ma zostać wydrukowana i wysłana, trzeba wiedzieć, jak korzystać z drukarki. W komunikacji elektronicznej korzystamy z komputera lub faksu. Dlatego osoba, która się komunikuje, musi wiedzieć, jak obsługiwać komputer lub laptop i faks. Materiały faksowane mogą być pisane odręcznie lub drukowane i mogą wymagać znajomości obsługi faksu, komputera i drukarki.

Do produkcji dokumentów potrzebujemy

• Komputer z klawiaturą, myszą i monitorem lub laptop lub długopis i papier
• Drukarka

Do wysłania dokumentów potrzebujemy

• Faks
• Komputer z klawiaturą, myszą i monitorem lub laptop
• Koperty i znaczki

Obsługa komputera:

• Potrzebny jest komputer lub procesor z klawiaturą, monitorem i myszą oraz dołączoną drukarką.
• Komputer musi mieć system operacyjny, którym w naszej organizacji jest Windows XP.
• Przed włączeniem komputera należy upewnić się, że przewody zasilające są prawidłowo zamocowane na tylnym panelu procesora, przewody wideo w monitorze oraz przewody do gniazda zasilania, a także że mysz i klawiatura są podłączone w odpowiednich porty.
• Po tej kontroli włącza się przycisk zasilania w procesorze.
• Urządzenie zapyta o nazwę użytkownika i hasło, aby zalogować się do systemu. Będzie się to różnić w zależności od organizacji w zależności od konfiguracji komputerów u.
• Mogą istnieć dodatkowe loginy dla specyficznych systemów lub oprogramowania firmy w celu korzystania z zasobów i oprogramowania, uzyskiwania dostępu do dysków twardych itp.
• Należy umieć korzystać z edytorów tekstu, aplikacji Microsoft i innych aplikacji, których organizacja używa do tworzenia dokumentów.

Po przygotowaniu dokumentu należy wiedzieć, jak załączyć go do wiadomości e-mail i wysłać za pomocą usług poczty elektronicznej świadczonych przez organizację, na przykład Microsoft Outlook lub wydrukować, jeśli ma być wysłany pocztą, w zależności od metody, która zostanie wykorzystana do wysłać wiadomość.

Czasami dokument może wymagać przesłania zaszyfrowanego na pendrive'ach, płytach CD lub DVD. W takich sytuacjach trzeba wiedzieć, jak skopiować pliki na pendrive i zaszyfrować je, a jeśli wypalamy je na płytach CD lub DVD, trzeba umieć obsługiwać oprogramowanie do nagrywania lub nagrywania.

wikihow.com

Obsługa faksu:

Faksy są najczęściej używane, gdy nie ma możliwości wysyłania dokumentów pocztą elektroniczną lub gdy organizacje uważają, że komunikacja e-mailowa nie jest bezpieczna w przypadku tego konkretnego rodzaju dokumentów lub dokumentów może zająć kilka dni. Aby wysłać dokumenty faksem, trzeba umieć obsługiwać faks. Do obsługi faksu potrzebny jest numer faksu, numer faksu odbiorcy, kaseta lub taśma lub toner, w zależności od modelu faksu, wymagane dokumenty, które należy przesłać wraz z okładką i czystymi białymi kartami w przypadku odbioru faks.

Musisz ustawić i skonfigurować faks, zanim będzie można go używać. Na początku należy podłączyć zasilanie i linię telefoniczną, a następnie włączyć zasilanie. Linia telefoniczna musi zostać włożona do odpowiedniego gniazda zgodnie z instrukcją obsługi. Upewnij się, że słychać sygnał wybierania. Większość organizacji posiada dedykowany numer telefonu dla linii faksu, dlatego też faks można ustawić na automatyczne odbieranie. Upewnij się, że toner / kaseta / taśma są załadowane, a na tacy papieru zawsze znajduje się wymagana ilość papieru do odebrania faksu.

Na potrzeby ewidencji dobrze jest założyć stronę potwierdzającą dla faksu, na której dowiesz się, czy wysłanie się powiodło, czy też wystąpiły jakieś błędy. Pomaga przy wysyłaniu poufnych i ważnych lub prawnych dokumentów. Ale jeśli używasz faksu tylko do prostych spraw, możesz wyłączyć tę funkcję, aby zaoszczędzić papier.

Innym przydatnym ustawieniem jest opcja nagłówka, która będzie zawierała wiersz u góry dokumentu, wskazujący, skąd pochodzi faks, a także datę, godzinę i numer faksu. Będzie to bardzo przydatne do zidentyfikowania danych nadawcy, a także do komunikacji z nadawcą za pośrednictwem faksu, jeśli to konieczne.

Podczas wysyłania faksu upewnij się, że zasilanie jest włączone i zawsze wysyłaj do faksu okładkę zawierającą szczegółowe informacje o wysłanych dokumentach, kto je wysyła i w jakim celu jest wysyłany. Dzięki temu wszystko będzie bardzo jasne i łatwe. Umieść dokumenty na odpowiedniej tacy we właściwej pozycji i wybierz numer, na który chcesz wysłać faks. Naciśnij przycisk wysyłania i poczekaj na zeskanowanie wszystkich dokumentów i wysłanie faksu. Po zakończeniu procesu faks wydrukuje raport potwierdzający, w zależności od ustawień.

Jeśli urządzenie jest prawidłowo skonfigurowane, podajnik papieru jest załadowany, a wkład lub toner jest gotowy, odebranie faksu jest bardzo łatwym procesem. Jeśli faks jest skonfigurowany do automatycznego odbierania faksów, gdy dzwoni linia faksu, urządzenie automatycznie odbierze faks i wydrukuje go. Ustawienie automatycznego odbierania faksów jest bardzo przydatne, dzięki czemu nie przegapisz ważnych dokumentów, które przychodzą o dowolnej porze dnia.

Obsługa drukarki:

Aby wysłać dokument maszynowy za pośrednictwem poczty lub faksu, musisz je najpierw wydrukować. Aby wydrukować dokumenty, potrzebujesz drukarki podłączonej do komputera lub sieci, do której jest podłączony komputer. Podobnie jak w przypadku faksu, musisz się upewnić, że drukarka jest podłączona, a zasilanie jest włączone. W zależności od typu drukarki, czy to atramentowa, czy laserowa, drukarki będą wyposażone w kasetę z atramentem lub kasetę z tonerem. Upewnij się, że w komorze na kasetę znajduje się atrament lub toner. W zależności od typu drukarki możesz mieć różne tace dla różnych rodzajów papieru i różnych rozmiarów papieru. Upewnij się, że podajniki papieru są załadowane. Wprowadź w drukarce kilka ustawień początkowych dotyczących jakości druku, drukowania dwustronnego itp.

Aby wydrukować dokument, użyj menu Plik na utworzonym dokumencie i wybierz opcję drukowania. W wyświetlonym oknie będą dostępne opcje lub przycisk właściwości umożliwiający skonfigurowanie ustawień drukowania. W razie potrzeby kolorowe wydruki można wykonać na drukarce kolorowej. Aby zaoszczędzić papier, można wykonać drukowanie dwustronne.

Podczas gdy wszystkie te urządzenia są używane codziennie w środowisku biurowym, pamiętaj, aby codziennie wyłączać komputery i drukarki, aby oszczędzać energię. Pomaga również w długiej żywotności sprzętu.

4.7 Wyjaśnij, jak ważne jest informowanie klienta, jeśli istnieje prawdopodobieństwo opóźnienia w odpowiedzi na wiadomość.

Dbałość o klienta to bardzo ważny element każdej organizacji. Kontakty i relacje z klientami są bardzo ważne i muszą być stale utrzymywane, aby organizacja działała sprawnie. Informowanie klientów jest bardzo ważnym zadaniem i częścią obsługi klienta. Pomoże to uniknąć wielu problemów, nieporozumień i frustracji oraz pomoże wzmocnić relacje z klientami przez większość czasu. Klienci będą szczęśliwi, jeśli usłyszą o problemie od firmy lub organizacji, a nie dowiedzą się samodzielnie. Zatem podejście proaktywne jest znacznie lepsze niż podejście reaktywne.

Na przykład (z punktu widzenia mojej pracy), jeśli wiesz, że wystąpił problem i na otrzymanych poleceniach jest lista oczekujących, możesz zadzwonić do klientów, aby poinformować ich o opóźnieniu i przyczynie opóźnienia i podaj im również ramy czasowe, w których sprawa zostanie rozwiązana. Możesz także wysłać pismo, podając przyczyny opóźnienia i termin podjęcia działań. Jeśli tak się nie stanie, klienci zadzwonią ponownie, a gdy otrzymają negatywną odpowiedź, będą sfrustrowani lub będą szukać innych organizacji lub firm.

Udostępnianie klientom informacji o opóźnieniach w świadczeniu usług lub opóźnieniach w reagowaniu na komunikaty lub usługi powie klientom, że firma się nimi opiekowała. Dzięki temu klienci nie będą dzwonić do działu obsługi klienta i nie będą się martwić lub frustrować. Pomoże to wzmocnić relacje z klientami. Zawsze stawiaj się na pozycji klienta i zastanów się, czego byś się spodziewał. To samo i więcej trzeba będzie zapewnić klientom.

Kiedy otrzymasz żądanie od klienta, klient czeka z wyprzedzeniem, aby zobaczyć, czy jego prośba zostanie spełniona. Mogą się nawet zastanawiać, czy ich prośba do Ciebie dotarła. Warto więc na początku potwierdzić odbiór i poinformować klienta, że ​​otrzymałeś zgłoszenie i będziesz się nim zajmować lub nad nim pracować. Jeśli jest to prośba, której rozwiązanie zajmie trochę czasu, informuj klienta o postępach. Pomoże to klientowi zachować spokój, wiedząc, że praca jest w toku i że jest pod opieką.

Gdy problem zostanie rozwiązany, pamiętaj, aby zadzwonić do klienta i poinformować go, zamiast czekać, aż klient zadzwoni w celu uzyskania informacji. Pomoże to klientowi zachować spokój i stać się produktywnym, w przeciwnym razie, zdaniem klienta, problemy nadal istnieją nierozwiązane.

Informowanie klienta zwiększa jego satysfakcję. Niezależnie od tego, czy są to dobre, czy złe wieści, należy ich informować, aby wiedzieli, że są zapamiętani, a nie ignorowani.

viseven.com

4.8 Wyjaśnij ryzyko związane z poufnością komunikacji pisemnej lub elektronicznej.

Nie wszystkie formy komunikacji są całkowicie bezpieczne. Wszystkie formy komunikacji mają luki i wady.

Ryzyko związane z poufnością komunikacji pisemnej:

Każda forma komunikacji pisemnej zostanie zapisana w formie papierowej lub przesłana za pośrednictwem usług pocztowych. Komunikat może zawierać poufne informacje, których nieupoważnione osoby nie mogą czytać ani wglądać.

Ryzyka związane z poufnością komunikacji elektronicznej:

Elektroniczne formy komunikacji obejmują telefony, telefony komórkowe, faksy i pocztę elektroniczną.

• Telefony: komunikacja odbywająca się za pośrednictwem telefonu stacjonarnego nie jest całkowicie bezpieczna, ponieważ zdarzają się przypadki podsłuchu. W ramach tego procesu i procedur firmy telekomunikacyjne mogą monitorować rozmowy telefoniczne, co ponownie stanowi poważny problem z punktu widzenia poufności. Istnieją również linie, które mogą mieć wiele rozszerzeń, w których rozmowę jednej osoby mogą podsłuchiwać inne osoby, co narusza poufność.

• Telefony komórkowe: Komunikacja telefonii komórkowej wykorzystuje fale radiowe, które można łatwo przechwycić. Wszelkie wiadomości otrzymane na telefony komórkowe, jeśli telefon nie jest zablokowany hasłem, mogą zostać zauważone przez każdego, jeśli trafią w ręce niewłaściwych osób. Również smartfony mają łatwiejsze opcje konfiguracji e-maili i innych funkcji. Jeśli nie są zabezpieczone hasłem, te funkcje smartfona mogą powodować poważne problemy z poufnością, jeśli wysyłają informacje w ręce osób, które nie są upoważnione do dostępu do tych informacji.

• Faksy: Chociaż faksy są bezpiecznym sposobem wysyłania i odbierania informacji, należy zachować szczególną ostrożność podczas wysyłania informacji faksem. Jeśli wprowadzisz zły numer podczas wysyłania faksu, nawet jeśli jedna cyfra jest błędna, poufne dane mogą dostać się w ręce niewłaściwych osób, nawet do strony przeciwnej w sprawie prawnej. Należy więc dwukrotnie sprawdzić numer, na który wysyłają faksy przed naciśnięciem przycisku wysyłania lub wysyłania. Po stronie odbiorcy może również wystąpić nieautoryzowany dostęp do faksów. Dlatego zawsze dobrze jest sprawdzić u odbiorcy, czy jest to właściwy czas na wysłanie faksu i czy odbiorca otrzymał dokumenty w ręku. Nawet we własnym biurze faksy należy przechowywać w miejscu, do którego mają dostęp tylko upoważnieni pracownicy, ponieważ w przeciwnym razie otrzymane poufne dokumenty mogą zostać przechwycone przez niewłaściwe osoby.

• E-maile: Podobnie jak w przypadku transmisji faksowej, należy być bardzo ostrożnym podczas komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Należy upewnić się, że adres e-mail został wprowadzony poprawnie i dwukrotnie sprawdzić, czy jest poprawny, w przeciwnym razie e-maile mogą trafić do skrzynki niewłaściwego odbiorcy. Istnieją inne zagrożenia związane z komunikacją za pośrednictwem poczty elektronicznej. E-maile i ich załączniki mogą być odczytywane i przeglądane przez administratorów systemu i hakerów. Dlatego wysyłając poufne i wrażliwe informacje, należy unikać korzystania z sieci publicznych i używać metod szyfrowanych.

Ogólnie rzecz biorąc, zawsze dobrze jest powiadomić klientów lub odbiorców komunikacji, że istnieje ryzyko związane z komunikacją pisemną i elektroniczną oraz że najlepszym sposobem są osobiste spotkania.

Nasza organizacja zastosowała środki mające na celu utrzymanie bezpieczeństwa danych przy wykorzystaniu technologii komputerowej.

E-maile

Aby przeczytać pierwszą część tego rozdziału, skorzystaj z poniższego łącza:

Porozumieć się z klientem na piśmie lub elektronicznie - część 1

Mam nadzieję, że informacje w tym centrum okazały się przydatne. Jest to wyłącznie w celach informacyjnych. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami, zrób to w sekcji komentarzy poniżej.

Wszystkiego najlepszego!