Pracownik lub niezależny wykonawca: problemy z błędną klasyfikacją pracowników

Czy jest pracownikiem czy niezależnym wykonawcą?

Victor1558 przez Flickr

Mylenie pracowników za niezależnych wykonawców

Podstawową kwestią w prawie pracy jest to, czy pracownik jest pracownikiem, czy niezależnym wykonawcą. Wiele zależy od odpowiedzi, jeśli chodzi o pracownika. Tylko pracownicy są chronieni przez federalne i stanowe przepisy dotyczące wynagrodzeń i godzin pracy, zakazujące bezprawnej dyskryminacji i ustanawiające standardy bezpieczeństwa w miejscu pracy. Zagrożony jest również dostęp do świadczeń o kluczowym znaczeniu, w tym zarówno świadczeń zapewnianych przez pracodawcę, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i plany emerytalne, jak i prawnie wymaganych świadczeń, takich jak odszkodowania pracownicze i ubezpieczenie na wypadek bezrobocia.

Dlaczego wielu pracodawców woli niezależnych wykonawców

Z punktu widzenia pracodawcy korzystanie z niezależnych wykonawców zamiast pracowników ma szereg zalet. Niezależni wykonawcy są mniej kosztowni, ponieważ nie podlegają przepisom o płacy minimalnej i nadgodzinach, nie kwalifikują się do świadczeń pracowniczych, a pracodawca inwestuje minimalne środki w zapewnianie szkoleń i innych wskazówek w pracy. Ponieważ nie ma listy płac i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia, które należy przechowywać, ani podatków od zatrudnienia do potrącenia, pracownicy kontraktowi stanowią mniejsze obciążenie administracyjne niż pracownicy. Pracodawcy na ogół mają większą elastyczność w dodawaniu i eliminowaniu stanowisk kontraktowych w celu uwzględnienia zmiennego obciążenia pracą lub tymczasowych potrzeb. Federalne i stanowe przepisy dotyczące pracy nie mają zastosowania do stosunku pracy, chroniąc pracodawcę od odpowiedzialności za roszczenia wynikające z miejsca pracy.

W dzisiejszych czasach wirtualnych miejsc pracy i mobilnej siły roboczej może być cienka granica co do tego, co odróżnia pracowników od niezależnych wykonawców. Zalety korzystania z niezależnych wykonawców mogą zachęcić niektórych pracodawców do przekroczenia tej granicy. Departament ds. Wynagrodzeń i Godzin Pracy Stanów Zjednoczonych odnotował w ostatnich latach „niepokojący trend” błędnej klasyfikacji pracowników. Z 10,3 miliona pracowników USA sklasyfikowanych jako niezależni wykonawcy, 30 procent lub więcej może zostać błędnie sklasyfikowanych, podał rządowy Urząd Odpowiedzialności.

Inne nazwy niezależnych wykonawców

Niezależni wykonawcy występują we wszystkich branżach i mogą być określani przez wiele różnych terminów, w tym:

Freelancerzy
Konsultanci
Temps
wykonawcy
Praca kontraktowa
1099 pracowników
Pracownicy projektu
Pracownicy tymczasowi
Diety dzienne

Co to jest błędne klasyfikowanie pracowników i dlaczego jest to problem?

Po prostu błędna klasyfikacja pracownika ma miejsce, gdy pracodawca niewłaściwie klasyfikuje pracownika jako niezależnego wykonawcę, a nie pracownika. Błędne klasyfikowanie stwarza problemy na wielu poziomach społeczeństwa.

Błędna klasyfikacja pracownika niekorzystnie wpływa na pracowników o niewłaściwej charakterystyce, którym odmawia się ochrony i korzyści wynikających ze stosunku pracy. Ma to również negatywny wpływ na pracodawców przestrzegających prawa, którzy grają zgodnie z zasadami i znajdują się w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej w stosunku do tych, którzy tego nie robią. Wreszcie szkodzi gospodarce.

Znaczne dochody z podatków są tracone na rzecz skarbu federalnego, funduszy ubezpieczeń społecznych i opieki zdrowotnej oraz stanowych funduszy bezrobocia i odszkodowań dla pracowników z powodu błędnej klasyfikacji pracowników. Szacuje się, że w 2006 roku stracono 2,72 miliarda dolarów z powodu zaniżania danych. Rzeczywiście, wielu błędnie sklasyfikowanych pracowników jest zmuszonych do płacenia podatków od zatrudnienia, które ich pracodawcy powinni zapłacić.

Kary za błędne klasyfikowanie pracowników

W 2012 r. Pracodawcy w całych Stanach Zjednoczonych musieli płacić znaczne kwoty pracownikom, którzy zostali błędnie sklasyfikowani jako niezależni wykonawcy. Oto kilka przypadków:

9 stycznia: Firma ochroniarska z Tennessee była zobowiązana zapłacić 62 000 dolarów zaległego wynagrodzenia 34 strażnikom.
3 maja: Służba pokojowa na przedmieściach Chicago musiała zapłacić ponad 500 000 dolarów zaległej pensji i kary umownej 75 pracownikom sprzątającym.
14 maja: Po dochodzeniu przeprowadzonym przez Departament Pracy, kalifornijska osoba świadcząca opiekę zdrowotną w domu musiała zapłacić 654 082 USD 108 pielęgniarkom.
23 sierpnia: Firma produkująca rury z Teksasu została zobowiązana do zapłacenia ponad 100 000 USD za niezapłacone nadgodziny 55 pracownikom sklepu, którzy byli traktowani jako niezależni wykonawcy podczas 90-dniowego okresu próbnego.
20 sierpnia: Firma zajmująca się płytami gipsowo-kartonowymi z Waszyngtonu była winna ponad 100 000 $ darmowych nadgodzin 120 pracownikom, którzy otrzymywali wynagrodzenie według stawki akordowej, niezależnie od przepracowanych godzin.

Źródło: Komunikaty prasowe DOL: Błędne klasyfikowanie pracowników jako niezależnych wykonawców

Co się dzieje, gdy pracodawca popełnia błąd?

Ostatnie lata przyniosły wzmożone wysiłki rządu w celu powstrzymania fali błędnych klasyfikacji pracowników. Dzięki ukierunkowanym i wieloagencyjnym inicjatywom oraz zwiększonemu budżetowi na egzekwowanie, pracodawcy byli częściej kontrolowani pod kątem zgodności. Departament Pracy przeznaczył 14 milionów dolarów na 2013 rok na wykrycie i naprawę błędów w klasyfikacji pracowników. Wiele stanów przyjęło lub wprowadziło przepisy mające na celu rozwiązanie problemów spowodowanych błędną klasyfikacją pracowników. Ustawodawstwo zostało również wprowadzone na szczeblu federalnym.

Koszt popełnienia błędu przez pracodawcę może być ogromny. Ryzyko finansowe postępowania IRS obejmuje odpowiedzialność za nieopłacone federalne zatrudnienie i stanowe podatki od bezrobocia oraz podatek dochodowy, którego pracodawca nie pobrał. Mogą również obowiązywać kary.

W postępowaniu wydanym przez Departament Pracy pracodawca może być odpowiedzialny za wypłatę zaległych wynagrodzeń należnych błędnie sklasyfikowanym pracownikom, którym nie wypłacono płacy minimalnej lub nadgodzin. Świadome naruszenia mogą skutkować wszczęciem postępowania karnego, grzywnami pieniężnymi i pozbawieniem wolności w ciężkich przypadkach. Pracodawca może również podlegać karom pieniężnym.

Jak ustalić, czy pracownik jest pracownikiem, czy niezależnym wykonawcą?

Nie ma jednego testu, który pozwoliłby określić, czy pracownika należy sklasyfikować jako pracownika, czy jako niezależnego wykonawcę. Każda agencja rządowa ma swój własny test. Chociaż wszystkie mają pewne podobieństwa, każdy test ma swoje własne niuanse.

Test współczynnika IRS

IRS identyfikuje pracodawców, którzy nie odprowadzają podatków u źródła z wynagrodzenia pracownika i odprowadzają składki na FICA (Social Security and Medicare) i FUTA (bezrobocie), biorąc pod uwagę szereg czynników w ramach trzech głównych kryteriów:

Kontrola behawioralna: dotyczy tego, kto ma prawo do kierowania i kontrolowania szczegółów i środków, za pomocą których pracownik wykonuje usługi. Jeśli pracodawca zachowuje prawo do kierowania, w jaki sposób, kiedy i gdzie pracownik wykonuje pracę, związek wygląda bardziej jak stosunek pracy.
Kontrola finansowa: ocenia niezależność finansową pracownika i ryzyko. Jeśli pracownik ma znaczną inwestycję w pracę, ponosi własne wydatki i ma możliwość osiągnięcia zysku (lub poniesienia straty), relacja wygląda bardziej jak relacja niezależnego wykonawcy.
Relacje między stronami: analizuje ogólny charakter relacji i zamiary stron. Jak strony oceniają związek? Jeśli między stronami istnieje pisemna umowa, jej warunki będą miały na ogół dużą wagę.

Żaden czynnik nie jest decydujący. Zamiast tego test niezależnego wykonawcy IRS bierze pod uwagę całość relacji, aby sprawdzić, czy pracodawca zachowuje prawo do kontrolowania pracownika.

Czynniki IRS



Kryteria	Czynnik	Pracownik	Kontrahent
Kontrola behawioralna	Czy pracodawca udziela instrukcji?	tak	Nie
Kontrola behawioralna	Czy pracodawca zapewnia szkolenia?	tak	Nie
Kontrola finansowa	Czy pracownik samodzielnie dokonuje znaczącej inwestycji?	Nie	tak
Kontrola finansowa	Czy pracodawca pokrywa wydatki pracownika?	tak	Nie
Kontrola finansowa	Czy usługi pracownika są dostępne dla innych?	Nie	tak
Kontrola finansowa	Czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w ratach?	tak	Nie
Kontrola finansowa	Czy pracownik ponosi ryzyko zysku lub straty?	Nie	tak
Relacja stron	Czy praca jest częścią zwykłej działalności gospodarczej pracodawcy?	tak	Nie
Relacja stron	Czy pracownik otrzymuje świadczenia?	tak	Nie
Relacja stron	Czy pracownik ma pisemną umowę z pracodawcą?	Nie	tak
Relacja stron	Czy strony mają prawo do rozwiązania stosunku w dowolnym momencie?	tak	Nie
Relacja stron	Czy pracodawca ma prawo wstrzymać wypłatę za niezadowalającą pracę?	Nie	tak

Departament Testu Realiów Ekonomicznych Pracy

Departament Pracy (DOL) egzekwuje przepisy wymagające płacenia minimalnego wynagrodzenia i nadgodzin zgodnie z Ustawą o sprawiedliwych standardach pracy. Stosuje test realiów ekonomicznych w celu ustalenia, czy pracownicy, którzy powinni zostać sklasyfikowani jako pracownicy, otrzymują wynagrodzenie, do którego są uprawnieni zgodnie z prawem.

DOL przygląda się realiom ekonomicznym całych stosunków handlowych stron, aby określić, czy pracownik jest ekonomicznie zależny od pracodawcy, czy też rzeczywiście prowadzi interesy dla siebie. Test bierze pod uwagę następujące czynniki:

Jak dużą kontrolę pracodawcy nad sposobem wykonywania pracy.
Czy pracownik ma szansę na zysk lub ryzyko straty niezależnie od pracodawcy.
Czy pracownik zainwestował w obiekty i wyposażenie firmy.
Trwałość związku.
Stopień umiejętności potrzebny do wykonania pracy.
Czy praca jest integralną częścią działalności pracodawcy.

Podobnie jak w przypadku testu IRS Factor, żaden czynnik nie jest decydujący.

Test EEOC

Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC) stosuje odmianę testu agencji prawa zwyczajowego w celu ustalenia, czy pracownicy są pracownikami objętymi prawem zakazującym dyskryminacji w zatrudnieniu. EEOC analizuje szereg czynników związanych z prawem pracodawcy do kontrolowania pracownika. Poniższe czynniki sugerują, że pracownik jest pracownikiem:

Pracodawca ma możliwość kontrolowania sposobu, miejsca i czasu wykonywania pracy.
Pracownik nie potrzebuje wysokiego poziomu umiejętności ani specjalistycznej wiedzy, aby wykonać swoją pracę.
Pracodawca zapewnia pracownikowi narzędzia i sprzęt do wykonywania pracy.
Pracownik wykonuje pracę w miejscu pracy pracodawcy.
Między pracownikiem a pracodawcą istnieje trwała relacja.
Pracodawca może zlecić pracownikowi dodatkowe projekty.
Pracodawca ustala godziny i czas trwania pracy.
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie na podstawie przyrostów czasu (godzinowych, tygodniowych, miesięcznych itp.), A nie po zakończeniu projektu.
Pracownik nie ma własnych pracowników ani podwykonawców do pomocy w pracy.
Praca jest częścią zwykłej działalności pracodawcy.
Pracownik nie prowadzi własnej firmy.
Pracodawca zapewnia pracownikowi świadczenia.
Pracodawca może rozwiązać stosunek w dowolnym momencie.
Strony zamierzały nawiązać stosunek pracy.

Odpowiedzialność wspólnego pracodawcy

Można uznać, że pracownik ma dwóch pracodawców, jeżeli prawo do sprawowania kontroli nad zatrudnieniem pracownika mają dwa podmioty. Na przykład agencja pośrednictwa pracy, która płaci pracownikowi i firma, dla której pracownik świadczy usługi, można uznać za wspólnych pracodawców pracownika.

Jeśli istnieje wspólny stosunek pracodawcy, obaj pracodawcy mają wobec pracownika następujące obowiązki wynikające z federalnego i stanowego prawa pracy:

Zapewnienie miejsca pracy wolnego od dyskryminacji i nękania.
Zapewnienie rozsądnych udogodnień zgodnie z ustawą o niepełnosprawnościach Amerykanów.
Przywrócenie pracownika powracającego z urlopu na podstawie ustawy o rodzinnym urlopie zdrowotnym.
Zapewnienie bezpiecznego środowiska pracy zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Wspólni pracodawcy, którzy zostaną uznani za naruszających przepisy prawa pracy, będą solidarnie odpowiedzialni za zaległe wynagrodzenie i inne szkody wyrządzone pracownikowi.

Sposoby zminimalizowania odpowiedzialności pracodawcy za błędne klasyfikacje

Pracodawca może zminimalizować ryzyko błędnej klasyfikacji pracowników, podejmując następujące kroki w stosunku do swoich niezależnych kontrahentów:

Unikaj zawierania umów z byłymi pracownikami (w tym emerytami) w celu świadczenia usług podobnych do usług, które wykonywali jako pracownicy.
Dostęp wykonawców do obiektów i systemów firmy powinien być ograniczony do tego, co jest im potrzebne do wykonania pracy.
Wykonawcom nie należy dostarczać wizytówek firmowych, materiałów biurowych, mundurów ani innych materiałów stwarzających wrażenie stosunku pracy.
Jeśli to możliwe, wykonawcy powinni pracować poza siedzibą lub pod własnym zarządem na miejscu.
Wykonawcy powinni posiadać lub nabyć na własny koszt szkolenie z podstawowych umiejętności i sprzęt do wykonywania pracy.
Umowa o pracę powinna dotyczyć konkretnego projektu i mieć ograniczony czas trwania.
Wykonawcy powinni otrzymywać wynagrodzenie na podstawie projektu, a nie stawki godzinowej lub wynagrodzenia.
Kontrahentów nie należy nazywać pracownikami i należy ich odróżniać od pracowników w katalogach pracodawców i na schematach organizacyjnych.
Skorzystaj z umowy z niezależnym wykonawcą, wskazującej na zamiar stron zawarcia umowy z niezależnym wykonawcą, a nie stosunku pracy.
Korzystaj z podwykonawców, którzy są zatrudnieni przez inny podmiot, np. Agencję pracy, na podstawie pisemnej umowy, na mocy której inny podmiot jest odpowiedzialny za potrącanie podatków u źródła i wypełnianie innych obowiązków pracodawcy.
Okresowo przeprowadzaj samokontrolę, aby określić, czy pracownicy są odpowiednio sklasyfikowani, korzystając z testów agencji jako wskazówek.