Pięć elementów skutecznej agendy

Odkryj 5 podstawowych aspektów skutecznej agendy.

Canva

Pięć podstawowych elementów skutecznej agendy

Gdybym powiedział ci, że jest jedna prosta rzecz, którą możesz zrobić, aby zwiększyć frekwencję i udział w spotkaniach, przeskoczyłbyś wszystko, prawda? Cóż, przygotuj się do skoku, ponieważ jest jedna rzecz, którą możesz natychmiast wdrożyć, która sprawi, że Twoje spotkania będą bardziej efektywne i produktywne: stwórz program z tymi pięcioma podstawowymi elementami, a Twoja produktywność wzrośnie dramatycznie.

Tworzenie i rozpowszechnianie agendy

Jak większość z was, jestem zalany papierkową robotą i czasami czuję, że muszę wypowiedzieć wojnę na białym papierze i drukować na jakimkolwiek innym kolorze, aby móc znaleźć to, czego szukam, kiedy tego szukam. Biorąc to pod uwagę, program nie jest miejscem, w którym można skąpić. Możemy przenieść znaczną część naszej produkcji na format elektroniczny i czytniki elektroniczne, ale jeśli chodzi o program, tworzenie i dystrybucja kopii papierowych na spotkaniach jest tak krytyczna, że zawsze robię dodatkowe kopie do dystrybucji podczas osobistych spotkań i ponownego - wyślij kopię samego planu spotkania podczas spotkania online.

Pomyśl o planie jak o planie działania, którego używałbyś podczas planowania podróży - elementy są takie same i musisz znać następujące informacje:

Kto jedzie z Tobą, kiedy io której godzinie wyjeżdżasz i skąd?
Dlaczego idziesz?
Dokąd zmierzasz, jakie punkty orientacyjne lub kamienie milowe będziesz używać do mierzenia postępów?
Ile masz czasu, żeby się tam dostać?
Co się stanie, jeśli trafisz w dziurę w jezdni i będziesz mieć mieszkanie?

Każde z tych pytań odnosi się do istotnego elementu podczas tworzenia skutecznego programu. Spójrzmy na każdy element.

Zasadniczy element 1: nagłówek agendy

Głównym celem nagłówka jest szybka identyfikacja:

Podmiot, organizacja lub komitet zwołujący zebranie
Nazwa zgromadzenia; czy to jest Zarząd, Grupa Doradcza, Komitet
Jaka jest data i godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania
Miejsce spotkania

Chociaż można łatwo założyć, że jeśli ludzie pojawią się na spotkaniu, muszą znać miejsce i czas, jednak ta informacja nagłówkowa zaczyna służyć jako podstawa dla kilku następnych elementów, a także tworzy archiwum organizacyjne, aby ogłosić spotkanie rzeczywiście odbyło się w odpowiednim dniu, czasie i miejscu - odciążając wszystkich uczestników, aby musieli pamiętać lub próbować przypomnieć sobie, kiedy dokładnie zdecydowali się coś zrobić, gdy zostali przesłuchani.

Przykładowy nagłówek może wyglądać następująco:

Lokalne Stowarzyszenie Opieki nad Dziećmi

Comiesięczne posiedzenie zarządu

15 kwietnia 2014 1:00 - 2:00

Biblioteka publiczna

Wolę wyśrodkować nagłówki agendy, ale lewe uzasadnienie (gdzie wszystkie słowa są wyrównane z lewym marginesem) też działa. Niezależnie od wybranej opcji, używaj tego samego formatu dla każdego spotkania tego typu. Spójność zaczyna się od programu.

Twoi uczestnicy spotkania docenią wszystkie ważne informacje o spotkaniu w jednym miejscu, w programie, dzięki czemu nie będą musieli szukać tej serwetki lub kartki papieru, w której zapisali notatkę o następnym spotkaniu. Nagłówek również niesie ze sobą wiarygodność, jest inkluzywny, pouczający i oficjalny, a także daje podstawy do tego, że to spotkanie zostanie potraktowane poważnie i nie będzie stratą czasu.

Często jestem pytany, kto powinien sporządzić porządek obrad i wysłać go, i ta odpowiedź jest zupełnie innym artykułem, ale krótka odpowiedź jest taka, że osoba odpowiedzialna za zwołanie spotkania powinna podjąć inicjatywę połączenia pięciu elementów omówionych w tym artykuł. Ktoś inny może być już oddelegowany lub przypisany do faktycznego napisania lub wysłania dokumentu, ale treść agendy musi być w rękach osoby odpowiedzialnej za ułatwienie spotkania.

Zasadniczy element 2: cel spotkania

Celem spotkania jest odpowiedź na pytania: „Dlaczego się spotykamy? Co mamy nadzieję osiągnąć? ”

Na samym początku porządku obrad podaj cel, dla którego zwołane jest to spotkanie. Odpowiadając na pytanie „dlaczego się spotykamy? Co mamy nadzieję osiągnąć? ” na początku programu pomaga skupić się na grupie i utrzymać jej koncentrację, zwłaszcza gdy sprawy wymykają się spod kontroli. Jeśli spotkanie jest regularnym comiesięcznym spotkaniem, zapisz to w porządku obrad, jeśli spotykasz się, aby omówić wydarzenie, problem lub temat - wymień te szczegóły. I na koniec, jeśli Twoja organizacja ma deklarację misji, pamiętaj, aby umieścić ją w tym miejscu w porządku obrad, abyś mógł się skoncentrować.

Umieszczenie celu spotkania w porządku obrad daje prowadzącemu i wszystkim uczestnikom możliwość ponownego skupienia się na rozmowie, która zeszła na inny temat. Czytanie celu spotkania i deklaracji misji przed rozpoczęciem spotkania jest wspaniałym zwyczajem, jako potwierdzenie, że poważnie myślisz o tym, co planujesz osiągnąć, i że masz plan. Uczestnicy nie będą bezmyślnie dyskutować, plotkować ani dzielić się niepowiązanymi historiami, jeśli mają poczucie celu lub jeśli sprawy idą w tym kierunku, prostym zadaniem jest ponowne skoncentrowanie rozmowy na bieżącym celu.

Z archiwalnego punktu widzenia organizacji, wyszczególnienie celu spotkania tworzy pisemną dokumentację, która pozwala spojrzeć wstecz na to, nad czym pracowałeś, i kiedy jest to naprawdę pomocne podczas planowania podobnego wydarzenia lub próby przypomnienia sobie, kiedy coś zrobiłeś. Podanie celu spotkania pomoże ci również ocenić swoje osiągnięcia i przyspieszyć postępy na spotkaniu.

Przykładowe określenie celu agendy spotkania:

Cel: Spotkanie w celu zaplanowania szkolenia dla liderów

Napisanie celu spotkania jest tak proste, jak udzielenie odpowiedzi na pytanie „Dlaczego się spotykamy?” Jeśli nie ma odpowiedzi na to pytanie lub odpowiedź brzmi „Nie wiem”, nie planuj spotkania ani nie anuluj go, jeśli jest to spotkanie cykliczne. Czas jest zbyt cenny, by spotykać się dla samego spotkania.

Istotny element 3: Treść porządku obrad (plan pracy spotkania)

To jest sedno spotkania, co należy zrobić podczas spotkania, wymieniając najpierw te najbardziej wrażliwe czasowo, a następnie najbardziej kontrowersyjne lub czasochłonne, a następnie mniej wrażliwe i mało wpływowe elementy i kończąc na artykule parking.

W następnym elemencie (# 4) mam zamiar mówić o tym, ile czasu poświęcić na każdy z tych obszarów, więc nie panikuj, gdy zobaczysz czasochłonne kwestie na szczycie agendy - nie ma wymówki, żeby tego nie robić przebrnięcie przez napięty plan w godzinę. Nie tylko jedna godzina to ilość czasu, jaki ludzie mogą zwykle przekazać lub spędzić na jednej grupie, ale nasza uwaga może znieść tylko tyle. Efektywne spotkania z bardzo produktywnymi efektami w ciągu godziny są nie tylko możliwe, ale normą w ciągu godziny, jeśli wszystkie te elementy zostaną zastosowane.

Największą odpowiedzialnością moderatora w prowadzeniu wydajnego i efektywnego spotkania przy użyciu tych elementów jest zebranie treści do programu spotkania, a następnie nadanie priorytetu różnym elementom. Można to zrobić na różne sposoby, moim ulubionym jest wysłanie ogłoszenia o spotkaniu nie później niż 2 tygodnie przed spotkaniem do wszystkich osób, które są odpowiedzialne za uczestnictwo i proszenie ich o opinie na temat wszystkiego, o czym chcieliby porozmawiać. do celu lub mieli jakiekolwiek informacje z poprzednich spotkań, o których chcieliby poinformować grupę.

Przydatna wskazówka - Ogłoszenie o spotkaniu zawiera wszystkie informacje z Essential Elements # 1 i # 2, nagłówek i cel.

Jeśli wiesz o tematach, które będą poruszane, lub masz jakieś standardowe raporty, które są wymagane lub pożądane dla twojej grupy, dodaj każdy z tych punktów do porządku obrad, jak również te z ostatniego spotkania, które nie zostały rozwiązane. Do tego typu spraw używam papierowego parkingu.

Pomocna wskazówka dotycząca prowadzenia udanych spotkań - nie musisz rozwiązywać każdego problemu w porządku obrad, po prostu rozpocznij dyskusję, a gdy będziesz o kilka minut od wyznaczonego czasu, zasugeruj, aby obszary, które pozostają nierozwiązane lub sporne, zostały ponownie zbadane na następnym spotkaniu i żeby ludzie szukali informacji lub zastanawiali się nad strategiami i opcjami rozwiązania problemu. To zadziała tylko wtedy, gdy celowo umieścisz problem na parkingu, a następnie umieścisz go jako priorytet na następnym spotkaniu i faktycznie powrócisz do tematu. Nawet jeśli temat jest nadal kontrowersyjny lub czasochłonny po ponownym spotkaniu, należy go ponownie przeanalizować, jeśli powiesz, że zostanie ponownie odwiedzony, nawet jeśli będzie to powrót na parking lub zaplanowanie spotkania, które jest poświęcone rozwiązanie jednego tematu lub problemu.

Teraz złóżmy całość porządku obrad (plan pracy spotkania):

Jeśli grupa jest zobowiązana do przestrzegania Regulaminu Robertsa lub innych zasad organizacyjnych, każdy z tych elementów musi być uwzględniony w porządku obrad. Przykłady tych punktów mogą obejmować: wezwanie do zamówienia, apel, zatwierdzenie porządku obrad, odczytanie protokołu z poprzedniego posiedzenia, zatwierdzenie protokołu poprzedniego posiedzenia, sprawozdanie przewodniczącego, sprawozdania personelu, nowy interes, stary interes, data następnego spotkania, przerwa.

Mogą istnieć inne wymagane elementy w treści twojego programu, więc upewnij się, że potwierdziłeś wszelkie regulacje dotyczące Twojej konkretnej grupy, zanim wprowadzisz jakiekolwiek istotne zmiany, jednak większość z tych elementów zamierzam uwzględnić, tylko w trochę innej kolejności i dodaj kilka elementów. Idealna treść agendy dla mnie zawiera następujące elementy w tej kolejności:

Zadzwoń, aby zamówić (2 minuty)
- Wezwanie na spotkanie w ustalonym terminie i zapoznanie się z celem spotkania
Powitanie i wprowadzenie (5 minut)
- Każdy podaje swoje imię i nazwisko, rolę na spotkaniu i coś innego, co dotyczy ich obowiązków w organizacji lub w ramach spotkania
Sprzątanie (5 minut)
- Zapoznaj się z formatem i zasadami działania spotkania
- Potwierdź datę i godzinę następnego spotkania, zanim przejdziesz do sedna spotkania
Przegląd porządku obrad (2 minuty)
- Zapytaj, czy ktoś ma coś do dodania
Zatwierdzenie protokołów z poprzedniego spotkania (3 minuty)
- Potwierdź, że protokół ze spotkania został rozesłany, przejrzany i poproś o zmiany lub poprawki
- Zatwierdź, jeśli to konieczne lub podyktowane przez radę zarządzającą, przed którą jesteś odpowiedzialny
Raport Prezydenta (5 minut)
- Wykorzystaj ten czas, aby wszyscy byli skoncentrowani i skoncentrowani na wykonywanym zadaniu, dzięki czemu możemy podzielić się tym, że mamy dużo pracy lub mamy jedną konkretną rzecz, którą należy wykonać, powitać nowych członków w komitecie itp. minut, których potrzebuje moderator, aby nadać ton, tym płynniej będzie przebiegało spotkanie - ta część powinna zająć tylko kilka minut.
Raport personelu (5 minut)
- Jest to obszar, w którym widzę, że wiele spotkań kończy się niepowodzeniem, jeśli są pracownicy, którzy muszą zgłosić się do grupy, pracuj z tym personelem, aby zgłosić tylko te informacje, które są kluczowe dla zadań wykonywanych podczas tego spotkania.
- Wszystkie raporty pracowników, które zawierają przegląd działalności organizacji, powinny zostać napisane i rozpowszechnione przed spotkaniem.
- Efektywny raport pracowników nie powinien być dłuższy niż 5 minut, jeśli zgłaszają oni problem lub temat, który jest omawiany podczas spotkania, powinni zgłosić te informacje w tym czasie (nowy lub stary biznes).
- Jeśli nie masz personelu, to nie jest to problem, jednak to samo dzieje się, gdy komisje składają sprawozdania, więc w następnej kolejności zajmuję się odpowiednim sprawozdaniem komisji.
Raporty Stałego Komitetu, tj. Finanse, personel itp. (2 raporty po 5 minut - 10)
- Raporty Stałego Komitetu mogą być zmorą sprawnego istnienia zebrania, więc pamiętaj o następujących strategiach umieszczając raport stałej komisji w porządku obrad:
- Większość raportów komisji stałych można przedstawić na piśmie, najlepiej z wyprzedzeniem, jeśli raporty nie mogą być rozesłane wcześniej niż data posiedzenia, należy je już zebrać i umieścić w pakiecie ze wszystkimi innymi rzeczami, które zostaną rozesłane podczas tego spotkania. spotkanie.
- Odnosząc się do raportu, osoba zgłaszająca powinna zaznaczyć tylko te pozycje, nad którymi grupa musi działać na tym spotkaniu, a jeśli sporządza raport ustny - jedynymi pozycjami, które powinny być zgłoszone, są te, nad którymi grupa będzie działać (decydowanie) podczas tego spotkania.
- Jeśli komitet ma nowe informacje do zaraportowania czegoś nowego dla grupy - powinny one zostać uwzględnione w nowym biznesie, jednak można się do nich odwołać w raporcie komitetu, na przykład „będziemy rekomendować nową metodę płatności podczas nowej działalności”. ale to jest zakres sprawozdawczości - jeśli ludzie chcą wiedzieć więcej, powinni zasiąść w tej komisji.
- Większości komisji stałych należy poświęcić 5 minut na zgłoszenie sprawy, a jeśli nie ma innego sprawozdania niż sprawozdanie pisemne (w szczególności, jeśli nie mają one nic nowego do przekazania, w związku z czym grupa musi podjąć działania), jest to w porządku.
- Aby spotkania były efektywne i produktywne, zajmuj się tylko biznesem, w przypadku którego grupa ma potrzebę działania lub podjęcia decyzji. Aktualizacje i informacje mogą być przedstawiane w formie pisemnej z wyprzedzeniem lub rozesłane na spotkaniu do przeglądu przed następnym spotkaniem.
Old Business (z parkingu w poprzednich spotkaniach) (2 działania po 5 minut - 10)
- Ograniczona czasowo dyskusja, raportowanie i działania w biznesie, które nie zostały rozwiązane podczas poprzednich spotkań.
- Upewnij się, że jako moderator spotkania wiesz wszystko, co będzie poruszane w tym czasie i czy będą to informacje, czy działania (konieczne jest głosowanie lub decyzja).
- Bądź gotów umieścić problem z powrotem na parkingu, jeśli po wyznaczonym czasie okaże się, że grupa nie jest jeszcze gotowa do działania.
- Z reguły, gdy problem trafił na parking na więcej niż 4 spotkania i / lub występuje znaczna emocja lub energia wokół problemu, lub jest on znacznie złożony - planuję spotkanie, aby rozpocząć pracę nad tym. kwestia. Jeśli społeczność odpowiada na pilną sprawę, która zawiera niektóre z wcześniej wymienionych elementów, przydatne będzie specjalne, dedykowane spotkanie.
- Każdemu punktowi porządku obrad w ramach nowej umowy należy przydzielić nie więcej niż 10 minut.
Nowy biznes (2 działania po 5 minut - 10 minut)
- Nowy biznes to każdy przedmiot lub problem, który wynika z komitetu, personelu lub grupy, który wymaga działania lub decyzji zebranej grupy.
- Najskuteczniejszą metodą obsługi nowego biznesu jest segregacja pozycji, które będą adresowane w pierwszej kolejności przez najbardziej złożone i czasochłonne oraz ograniczenie czasu wprowadzenia
- Celem nowego biznesu jest wprowadzenie tematu, ustalenie, jakie informacje lub zasoby będą potrzebne, aby przejść do przodu, a następnie dostarczenie niezbędnych informacji przed kolejnym spotkaniem, na którym problem pojawi się teraz jako stary biznes
- Zwykle poświęcam maksymalnie 10 minut na nowy temat biznesowy, chyba że grupa zgłaszająca problem jest skłonna przygotować grupę z wyprzedzeniem, tak aby każdy przyszedł na spotkanie przygotowany do działania.
Parking (3 minuty)
- Ten obszar agendy dotyczy kwestii, które wymagają dalszego rozeznania, zasobów lub informacji, dopóki nie pojawią się na następnym spotkaniu jako Old Business.
- To właśnie ten punkt agendy sprawia, że niezwykle ważne jest, aby każdy miał pisemną kopię, może wypełnić puste miejsca na parkingu i wykorzystać je do sporządzenia notatek o tym, czego potrzebują, aby podjąć decyzję dotyczącą określonego tematu lub problemu.
- W tym przedziale czasowym będziesz negocjować, gdzie, kiedy i jak postępować z każdym przedmiotem)

Są to elementy efektywnego planu pracy spotkania, zwanego inaczej porządkiem obrad. Ważną cechą każdego posiadania własnej pisemnej kopii jest to, że może monitorować, jak daleko w podróży każdy przebywa. Każdy punkt programu można odznaczyć, gdy jest zakończony, a kamień milowy po prostu zaznacza. A propos tykania…

Zegary, liczniki czasu, dzwonki i gadżety pomagają moderatorowi zapewnić, że spotkanie będzie przebiegać, rozpoczynać się i kończyć na czas

Kathy Stutzman

Niezbędny element 4: przydziel czas, zachowaj czas i zadaj pytanie

Przydzielanie i przechowywanie czasu, w tym punktualnego rozpoczęcia i zakończenia, to prosta kwestia szacunku. Spotkania, które odbywają się w odpowiednim czasie, pokazują, że czas uczestników jest cenny. Przydziel maksymalną ilość czasu na każdy punkt programu i trzymaj się go. Chociaż niektórzy ludzie mogą nie czuć się komfortowo w „zadawaniu pytania”, jest to jeden z najbardziej krytycznych elementów produktywnego spotkania.

Ponieważ jest to tak ważne, lubię się tym bawić i cieszę się światową renomą dzięki swoim terminowym spotkaniom, możesz przeczytać, że szanuję ludzi, z którymi się spotykam. Oto kilka fajnych sposobów na dotrzymanie terminu spotkania:

Użyj licznika czasu i ustaw go na początku każdego raportu,
Rozpoczynaj i kończ na czas, bez względu na wszystko. Jeśli nie wszyscy tam są, nie kręć się, aby podsumować wszystko, co przegapili, to ich odpowiedzialność. Ponieważ zbliża się czas zakończenia spotkania i wydaje się, że wciąż jest wiele do zrobienia, przeprowadź ankietę w grupie, aby sprawdzić, czy jest coś, co WYMAGA działania przed zakończeniem i przenieś to na początek dyskusji - wszystko inne może zgłoś się w formie pisemnego raportu lub poczekaj do następnego spotkania.
Mam bardzo duży dzwonek, który przynoszę i stawiam przy głównym stole - jestem znany z tego, że dzwonię, aby przesuwać sprawy lub zwoływać grupy, które podzieliły się na mniejsze grupy do dalszej dyskusji, i co jakiś czas spotykam kogoś który po prostu nie chce przestać mówić i grzecznie zadzwoni, aby ponownie zwołać grupę.
Przygotuj sprawozdania i zadania do czytania z wyprzedzeniem, aby czas nie został wykorzystany na czytanie i przygotowywanie spotkania.
Negocjuj z innymi osobami, które mają zgłosić czas, którego potrzebują, jeśli ktoś inny wskaże, że potrzebują więcej czasu.
Jeśli jest jakiś problem, który naprawdę wymaga dużo więcej czasu, zaplanuj osobne spotkanie, aby zagłębić się w bardziej złożone problemy i zgłosić je późniejszej grupie.
Użyj gadających pałeczek lub mikrofonów, aby dać każdemu możliwość zabrania głosu.

Rozwijanie reputacji osoby rozpoczynającej i kończącej się punktualnie, a także kontrolowanie zaplanowanego czasu na zabranie się do pracy zapewni, że ludzie będą uczestniczyć w spotkaniach, które prowadzisz. To jeden z najprostszych sposobów powiedzenia: „Szanuję Cię, Twój czas i Twój wkład w to spotkanie”.

Element zasadniczy 5: reagowanie na pojawiające się pilne i krytyczne problemy

Nieuchronnie podczas spotkania dojdzie do krytycznej sytuacji kryzysowej, a zaplanowanie jej w porządku obrad jest niezwykle ważne dla osiągnięcia skutecznego i produktywnego spotkania. Albo ktoś, kto jest „ekspertem”, chce zaświadczyć o swojej wiedzy lub z pasją odwołać się do czegoś niezwiązanego z tematem lub z czasem. Elastyczny facylitator skorzysta z parkingu, na którym „zaparkuje” kontrowersyjną, emocjonalną lub złożoną kwestię. Wszystkie tworzone przeze mnie plany zawierają funkcję parkingu.

Bez względu na powagę problemu, wszystko można zaparkować, nawet jeśli jest to tymczasowe, do zakończenia spotkania lub do czasu zorganizowania nowego specjalnego spotkania. Sam fakt, że jest miejsce do zaparkowania trudnych spraw, stwarza pozwolenie każdemu uczestnikowi na stwierdzenie, że temat lub problem będzie się rozwijał w czasie i wymaga dalszej uwagi na kolejnym spotkaniu.

Wierność parkingu będzie tylko tak dobra, jak uwaga poświęcona wyprowadzeniu tych problemów z parkingu na inne, bardziej odpowiednie lub terminowe spotkanie, więc aby upewnić się, że jest to skuteczne narzędzie, musi być używane, musi być dobrze i konsekwentnie - wtedy będzie to skuteczna strategia produktywnych spotkań.

Jeśli prowadzisz spotkania lub uczestniczysz w spotkaniach, tych 5 podstawowych elementów do stworzenia świetnej mapy drogowej pomoże ci dotrzeć do ostatecznego celu; spotkanie, na którym każdy czuje się doceniony, wysłuchany i zaangażowany. Jest to możliwe dzięki stworzeniu agendy, ale także jej rozpowszechnianiu, a następnie przestrzeganiu wymienionych tutaj elementów; wyniki będą szybkie i wkrótce zauważysz wzrost frekwencji i uczestnictwa. Jeśli nagle znajdziesz się w środku spotkania „ad hoc”, zatrzymaj grupę i szybko opracuj program, aby nie stał się to festynem plotek, chyba że jest to oczywiście burza mózgów; i to jest inny artykuł.

Jak zawsze, nie mogę się doczekać informacji zwrotnych od Ciebie na temat strategii, które okazały się przydatne i znaczące w tworzeniu więzi między ludźmi.

Dobry program poprowadzi Cię jak mapę drogową do osiągnięcia sukcesu, zwiększenia produktywności i wydajności