Przewodnik po podstawowej terminologii płacowej

Niedawno podjąłem pracę w globalnej firmie zajmującej się zasobami ludzkimi w dziale obsługi klienta i przeszedłem 10-tygodniowe szkolenie z zakresu płac. To był nowy kierunek biznesu, z którym nigdy wcześniej nie miałem styczności. Podczas szkolenia nauczyłem się podstaw obsługi płac.

W tym artykule omówiono terminologię płac i jej podatków, co jest pomocne przy próbie nauczenia się, jak wykonywać wymagane obowiązki.

Najpierw zacznijmy od definicji listy płac, czyli:

• Wysyłanie czeków do pracowników za pomocą czeków na żywo lub przelewów bezpośrednich.
• Prowadzenie ewidencji stawek wynagrodzeń pracowników, potrąceń, potrąceń, płatnych urlopów itp.
• Uwzględnianie całkowitych zarobków każdego pracownika w roku podatkowym.

Wynagrodzenie brutto a wynagrodzenie netto

Jaka jest różnica między wynagrodzeniem brutto a wynagrodzeniem netto. Właściwie to całkiem proste.

Płaca brutto

Kwota ta obejmuje łączne wynagrodzenie pracownika obliczone przed wydaniem czegokolwiek (np. Podatki, potrącenia itp.). Jak oblicza się wynagrodzenie brutto dla pracowników najemnych lub godzinowych?

• Stawka godzinowa: stawka wynagrodzenia pomnożona przez przepracowane godziny równa się całkowitemu wynagrodzeniu brutto.
• Wynagrodzenie: ustalona kwota wynagrodzenia pracownika za ten okres rozliczeniowy równa się całkowitemu wynagrodzeniu brutto.

Płaca netto

Kwota ta obejmuje wynagrodzenie brutto pracownika lub całkowitą kwotę pomniejszoną o wszystkie potrącenia i odliczenia podatkowe. Płaca netto jest równa temu, co pracownik otrzymuje w ramach wypłaty lub bezpośredniej wpłaty.

Sprawdź wymagania dotyczące płacy minimalnej na poziomie stanowym i federalnym

Skontaktuj się ze stanowym Departamentem Pracy lub Departamentem Pracy Stanów Zjednoczonych, aby dowiedzieć się, jakie przepisy prawa wymagają minimalnej płacy w Twoim stanie. W przypadku, gdy Twój pracownik podlega zarówno federalnym, jak i stanowym wymaganiom dotyczącym płacy minimalnej, musisz zapłacić pracownikowi wyższą z dwóch stawek minimalnego wynagrodzenia.

Arkusze czasu

Należy zastosować metodę śledzenia czasu każdego pracownika na czas wejścia i wyjścia z pracy, lunchu i czasu wolnego w ciągu dnia pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracowników godzinowych, ponieważ przepracowane godziny są wykorzystywane do obliczania ich regularnego wynagrodzenia, a także nadgodzin. Istnieją dwie popularne metody zbierania czasu pracownika:

• Ręczne karty dziurkacza: Jest to karta, która identyfikuje pracownika i służy do ręcznego dziurkowania maszyny, która umieszcza znacznik czasu na karcie. Później osoba z listy płac ręcznie wprowadza ten czas do swojego systemu.
• Elektroniczne śledzenie czasu: Karta magnetyczna lub stempel kciuka mogą służyć do nakłaniania maszyny do elektronicznego rejestrowania czasu pracownika. Nikt nie musi ręcznie wpisywać tych czasów, ponieważ są one rejestrowane w momencie wybicia zegara pracownika.

Niezależnie od zastosowanej metody, celem jest dokładne ewidencjonowanie czasu pracy pracownika, tak aby był on opłacany za odpowiednią liczbę przepracowanych godzin.

Regularne godziny a nadgodziny

Jaka jest różnica między zwykłymi godzinami pracy a nadgodzinami?

• Stawka podstawowa: jest to standardowa stawka wynagrodzenia lub zwykłe wynagrodzenie pracownika. Jest to ich normalna stawka wynagrodzenia, na przykład 12 USD za godzinę. Kwotę tę mnoży się przez pierwsze 40 przepracowanych godzin.
• Nadgodziny: jeśli pracownik pracuje ponad 40 godzin, otrzymuje wynagrodzenie za nadgodziny. Jest to ich regularna stawka wynagrodzenia, wyrażona jako czas plus połowa ich zwykłej stawki, która jest wyrażona jako „półtora”. Pomnóż tę kwotę przez przepracowane godziny, aby otrzymać stawkę za nadgodziny.

W powyższym przykładzie, jeśli normalna stawka pracownika wynosi 12 USD za godzinę, jego stawka za nadgodziny wynosi 18 USD za godzinę (12 USD + 6 USD = 18 USD). Możesz również obliczyć nadgodziny pracownika w ten sposób: (12 $ + (12X0,5) = 18 $) lub (12 $ + (12 $ / 2) = 18 $).

Jak obliczyć nadgodziny, jeśli pracownik pracował 42 godziny?

40 godzin X 12 USD = 480 USD zwykłej wypłaty

2 godziny X 18 $ = 36 $ za nadgodziny

Suma = (480 USD zwykłe + 36 USD za nadgodziny) = 516 USD wynagrodzenia brutto

Potrącenia podatku

• Pracownicy pełnoetatowi: W przypadku pracowników, którzy nie są uważani za pracowników kontraktowych, pracodawca potrąca podatki z wypłat na federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe. Potrącenia podatkowe każdego pracownika są określane inaczej na podstawie W-4, które wypełnił w momencie zatrudnienia. Pracodawcy powinni upewnić się, że potrącają odpowiednią kwotę składek na ubezpieczenie federalne, ubezpieczenie Medicare i ubezpieczenie społeczne dla każdego pracownika.
• Pracownicy kontraktowi: ci pracownicy są odpowiedzialni za opłacenie własnego podatku dochodowego na koniec roku, ponieważ pracodawca nie potrąca podatku u źródła od ich wynagrodzenia.

Formularze nowego zatrudnienia

Istnieje kilka formularzy, które pracownik musi wypełnić w momencie zatrudnienia. Formularze te obejmują W-4 dla federalnego potrącenia podatku dochodowego, stanowy formularz potrącenia podatku dochodowego oraz formularz I-9 dla uprawnień do zatrudnienia.

• Formularz podania o pracę : Informacje zawarte w aplikacji o pracę mogą zostać wykorzystane do wprowadzenia do systemu wynagrodzeń pracownika dotyczącego nazwiska, adresu, danych kontaktowych itp. Informacje te można zweryfikować, np. Poprzedni pracodawcy i / lub wykształcenie.
• Formularz W4 Federalnego Potrącenia Podatku Dochodowego : Formularz ten zawiera informacje o stanie cywilnym pracownika, liczbie osób pozostających na jego utrzymaniu oraz wybranych przez nie dodatkowych kwotach potrącenia.
• Formularz stanowego potrącenia podatku dochodowego: Najpierw musisz zarejestrować się w stanowym urzędzie skarbowym jako pracodawca w tym stanie. Poinformują Cię, jakie formularze i ile podatku potrącać dla pracownika.
• Formularz I-9 - Ten formularz służy do weryfikacji uprawnień do zatrudnienia i wymaga, aby nowo zatrudniony przedstawił dowód uprawnień, którym może być akt urodzenia lub zielona karta. Pracodawca zweryfikuje te informacje, ale nie trzeba ich przesyłać do agencji państwowej.

Inne ważne informacje

1. Weryfikacja elektroniczna: Pracodawca może skorzystać z systemu weryfikacji elektronicznej, aby sprawdzić swój I-9 i porównać go z federalnymi bazami danych, aby upewnić się, że pracownik jest uprawniony do pracy w USA.
2. Stanowy system powiadamiania o zatrudnieniu: Pracodawcy muszą rejestrować swoich pracowników w państwie, co umożliwia państwu zbieranie informacji i płatności, takich jak zajęcie (np. Alimenty, zastawy, itp.) Od tych pracowników.

Istnieje wiele formularzy, które musisz wypełnić, zarówno jako pracownik, jak i jako pracodawca, aby Twoja lista płac i podatki przebiegały sprawnie.

phasinphoto

Okresy rozliczeniowe

Jest to powtarzający się okres, w którym pracownicy otrzymują wynagrodzenie. Może to być okres tygodniowy, dwutygodniowy, półmiesięczny lub miesięczny. Znajomość wysokości wynagrodzenia za okres w roku jest ważna przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia pracowników za każdy okres rozliczeniowy.

• Tygodniowo: 52 okresy wypłaty / rok
• Co dwa tygodnie: 26 okresów wypłaty / rok
• Półmiesięczne: 24 okresy rozliczeniowe / rok
• Miesięcznie: 12 okresów rozliczeniowych / rok

Wymogi dotyczące płac na koniec kwartału i roku

Poniższe formularze mogą być używane do składania podatków od pracodawcy w IRS lub agencji stanowej:

• Formularz 941 (kwartalny): Ten formularz IRS zawiera podsumowanie wypłaconych wynagrodzeń i jest używany przez pracodawców niezależnie od tego, czy są zwolnieni z podatku, czy nie. Co kwartał pracodawca będzie zgłaszał kwotę potrąconych federalnych podatków od wynagrodzeń, podatków na ubezpieczenie społeczne, podatków Medicare i wszelkich innych powiązanych płatności i / lub potrąceń.
• Formularz 940 (roczny): Ten formularz IRS jest używany przez pracodawców do zgłaszania wypłaconych wynagrodzeń i federalnych podatków od bezrobocia naliczonych od tych wynagrodzeń podlegających FUTA przez cały rok.
• Stanowe podatki od bezrobocia: Większość pracodawców płaci zarówno federalne, jak i stanowe podatki od bezrobocia.
• Formularz W-2: Dostarcz W-2 swoim pracownikom przed upływem terminu. Musisz złożyć formularze W-2 w Social Security Administration, wypełniając je drogą elektroniczną i / lub wypełniając rzeczywiste formularze.