Jak określić, która mapa procesu jest dla Ciebie odpowiednia

Dowiedz się o typach map procesów i do czego służy każdy typ.

Canva

Co to jest mapowanie procesów i jak może pomóc w podejmowaniu dobrych decyzji biznesowych? Skąd wiesz, od czego zacząć? Jakie mapy są dla Ciebie odpowiednie? Krótka odpowiedź brzmi: to zależy.

Co to są mapy procesów?

Mapy procesów służą do dokumentowania procesów i procedur, które definiują sposób wykonywania pracy w jednostce. Mapowanie pozwala liderom biznesowym przyjrzeć się temu, co dzieje się teraz, aby określić, gdzie zmiany mogą zapobiec redundancji, zaoszczędzić pieniądze i usprawnić przepływ pracy. Mapa to po prostu obraz tego, jak się rzeczy dzieją. Mapowanie procesów wymaga czasu i wysiłku, jednak nagroda w postaci poprawy jakości prawie zawsze prowadzi do dodatniego zwrotu z inwestycji (ROI).

Różne typy map procesów

1. Prosty (niski poziom)
2. Z góry na dół
3. Wielofunkcyjne (tory do pływania)
4. Szczegółowe
5. Przepływ pracy ze zdjęciami
6. Renderowane przepływy procesów
7. Poziom systemu

Prosta (niskopoziomowa) mapa.

1. Prosty (niski poziom)

Większość podstawowych procesów biznesowych można przedstawić za pomocą bardzo prostych map. Mapy te służą do pokazania codziennych procedur, które pozwalają na prowadzenie działalności. Potrzebnych jest bardzo niewiele symboli, aby każdy mógł je wykonać.

• Strzały mają tendencję do płynięcia w jednym kierunku.
• Procesy są przedstawiane za pomocą kwadratowego symbolu przebiegu procesu.
• Punkty decyzyjne są wyraźnie oznaczone rombami w tych przepływach.

Mapy można łączyć ze sobą za pomocą łączników, aby czytelnicy mogli zobaczyć, jak jeden zestaw procesów przechodzi w inny. Gdy firma jest dobrze udokumentowana, każdy przepływ procesu powinien łączyć się z co najmniej jednym przepływem procesów, ponieważ żadne działanie biznesowe nie powinno być samodzielne.

Mapa odgórna.

2. Odgórne

Mapy odgórne używają tylko jednego symbolu do dokumentowania procesu i wspierających go kroków. Punkty decyzyjne nie są uwzględniane. Procesy najlepiej udokumentowane za pomocą tego przepływu są bardzo proste i przebiegają tylko w jednym kierunku. Siła tych przepływów polega na możliwości połączenia odpowiednich kroków z każdym procesem. Czytelnicy mogą wykorzystać te przepływy, aby zidentyfikować sposoby zwiększenia wydajności w standardowych procesach pracy, przeglądając kroki pod kątem powielonych wysiłków i niepotrzebnych kroków.

Mapa toru do pływania.

3. Współdziałanie (tory do pływania)

Mapy wielofunkcyjne nazywane są ścieżkami pływackimi ze względu na poziome linie używane do oddzielenia obszarów funkcjonalnych, które przypominają tory pływania w basenie. Mapy te są często używane do pokazania procesów reprezentujących pracę, decyzje i dane, gdy każdy proces przechodzi z jednego obszaru funkcjonalnego do drugiego. Mapy te mogą być proste lub szczegółowe.

Przepływy procesów w Swim Lane są często wykorzystywane do odkrywania wąskich gardeł i blokad drogowych. Korzystając z tych map, łatwiej jest zademonstrować sposoby, w jakie lepszy przepływ informacji i danych może pomóc firmie działać wydajniej i efektywniej. Mapy te są bardzo popularne w przypadku certyfikacji ISO.

Szczegółowa mapa.

4. Szczegółowe

Podobnie jak proste mapy procesów, szczegółowa mapa procesów wykorzystuje symbole do bardziej szczegółowego przedstawienia bardziej skomplikowanych procesów. Mapy te używają wielu symboli do wizualnego oddzielenia procesów, podprocesów, dokumentacji, danych i tak dalej.

Po raz kolejny mapy można połączyć ze złączami, aby pokazać, jak każdy proces przechodzi w inny. Legendy są często używane, aby pomóc czytelnikowi lepiej śledzić mapę. Te przepływy służą do dokumentowania bardziej skomplikowanych procesów produkcyjnych, dystrybucyjnych, inżynieryjnych, technicznych i biznesowych. Te mapy są doskonałe dla certyfikatów ISO 9000.

Mapa przepływu pracy ze zdjęciami.

5. Przepływ pracy ze zdjęciami

Diagramy przepływu pracy rezygnują ze standardowych symboli map w celu uzyskania bardziej przyjaznych obrazów. Są często używane do demonstrowania procesów odbiorcom, którzy nie są zaznajomieni z technikami przepływu procesów. Symbole muszą być używane konsekwentnie. Utrzymanie legendy pomaga. Mapy te są często używane podczas treningów.

6. Przepływy procesów renderowanych

Renderowane mapy idą o krok dalej niż diagramy przepływu pracy, aby uczynić mapę przyjazną, dodając kolory i oddzielając informacje na obrzeżonych obszarach. Wiele przepływów procesów jest często dokumentowanych na tej samej mapie.

Mapy te mogą być dość skomplikowane. Każdy przepływ jest dokumentowany w innym kolorze, aby ułatwić czytelnikowi śledzenie każdego przepływu. Legendy pomagają czytelnikom określić znaczenie symboli. Najczęściej są używane do mapowania przepływu danych, ponieważ wspierają procesy biznesowe w organizacji.

Mapa na poziomie systemu.

7. Poziom systemu

Mapy na poziomie systemu pokazują najwyższy poziom procesów biznesowych w organizacji. Mapy te służą do przedstawiania cykli koniunkturalnych. Cykle, takie jak przepływ gotówki, realizacja zamówienia, produkcja, rozwój systemu itp. Można przeglądać za pomocą tego typu mapy. Wiele symboli i strzałek pokazuje przepływ działań, kolejność procesów, a także sekwencję wysokiego poziomu i interakcje między obszarami biznesowymi. Inne mapy procesów często przenoszą się na mapy wysokiego poziomu.

Zespoły zarządzające używają tych map, aby lepiej zrozumieć organizację i interakcję oddziału lub całej firmy. Mapy systemu są również często wymagane, aby uzyskać certyfikat ISO 9001.