Spisu treści:
- Jak zdobyć media na pokrycie swojej historii
- Co to jest informacja prasowa?
- O czym powinien być komunikat prasowy?
- Czy jest to informacja prasowa czy artykuł prasowy?
- Struktura odwróconej piramidy dla komunikatów prasowych
- Jak sformatować informację prasową
- Notacja DO NATYCHMIASTOWEGO UWOLNIENIA lub PRZYTRZYMANIA DO ZWOLNIENIA DO
- Nagłówek
- Podnagłówek (opcjonalnie)
- Lokalizacja i data opowieści
- Ciało
- Informacje (opcjonalnie)
- Informacje kontaktowe
- Notacja ### lub END
- Gdzie wysyłasz informację prasową?
- Czy możesz wysłać informację prasową e-mailem?
- Jak skontaktować się z redaktorami w sprawie informacji prasowej?
- Z biurka redaktora: jak zdecydowałem, jakie komunikaty prasowe zostaną wydane
Właściciele małych firm powinni wiedzieć, jak napisać informację prasową.
Canva
Jak zdobyć media na pokrycie swojej historii
Jeśli twój status celebryty lub wpływ na opinię publiczną jest bardzo wysoki (pomyśl o najwyższych urzędnikach państwowych i gwiazdach filmowych), media mogą poprosić cię o przeprowadzenie wywiadu i włączenie twojej historii do swoich programów lub publikacji. Ale bądźmy szczerzy, większość marketerów, zwłaszcza małych firm, nie gwarantuje (ani nie chce!) Takiej uwagi. Więc nie, jest mało prawdopodobne, aby redaktorzy medialni lub reporterzy pracowali z Tobą i napisali historię o Twojej firmie lub wydarzeniach.
Jednak firmy każdej wielkości mają jedno opłacalne narzędzie marketingowe, które pomaga im w zdobywaniu uwagi mediów: komunikat prasowy.
Co to jest informacja prasowa?
Komunikat prasowy to dokument wysyłany do przedstawicieli prasy - obecnie powszechnie znanych jako media, obejmujący gazety, telewizję, radio, serwisy informacyjne itp. - w celu powiadomienia ich o wiadomościach lub innych interesujących informacjach do swoich czytelników, widzów lub słuchaczy. Następnie redaktorzy mediów decydują, czy zamieścić tę informację w swojej publikacji lub emisji… lub zignoruj to. Jeśli zostanie przyjęty do włączenia, redaktorzy mogą opublikować komunikat prasowy w postaci przesłanej przez nadawcę, mogą edytować zgodnie z wytycznymi redakcyjnymi, a nawet mogą przypisać go swoim zespołom pisarzy i reporterów w celu omówienia lub rozszerzenia historii.
Gdy komunikat prasowy lub treść komunikatu zostanie przyjęta i umieszczona w publikacji lub audycji, jest to wygrana dla osoby lub firmy, która przesłała komunikat. Jest to często uważane za zarobione media, ponieważ poza kosztami przygotowania i wysłania wydania, nadawca nie ponosi żadnych kosztów odbioru atramentu lub prasy, co oznacza przywilej publikacji lub emisji przez kanał medialny. Z drugiej strony, reklamy są uważane za płatne media, ponieważ nadawca (reklamodawca) płaci za uwzględnienie jego informacji (reklamy lub historii).
O czym powinien być komunikat prasowy?
Jako sprzedawca w małej firmie możesz czuć, że Twoje wiadomości nie byłyby nawet warte uwagi redaktora. To może być prawda… albo może nie. Czasami zależy to od tego, jak redaktor czuje się tego dnia.
Pamiętaj tylko, że Twoja informacja prasowa powinna być „wiadomością”, co oznacza, że informuje o tym, że coś się wydarzyło lub ma się wydarzyć, lub że odpowiadasz na coś, co się wydarzyło dla Ciebie i Twojej firmy. Musi też być oparte na faktach i nie naruszać praw autorskich lub znaków towarowych, nie może być zniesławiające ani zniesławiające, nie naruszać niczyjej prywatności i zdecydowanie nie naruszać poufności. Zdobądź wiedzę na temat kwestii odpowiedzialności mediów i poszukaj wskazówek prawnych dotyczących tego, co należy publikować dla Ciebie i Twojej firmy.
Czy jest to informacja prasowa czy artykuł prasowy?
Masz instrukcje, wskazówki lub inne informacje, które byłyby docenione przez odbiorców kanału medialnego? Chociaż te elementy często mogą być sformatowane jako informacja prasowa, technicznie nie są tak. Zostałyby uznane za artykuły lub funkcje. Przejrzyj różne działy redakcji mediów, aby określić, które osoby powinny otrzymać funkcje do rozważenia, a nie wiadomości.
Struktura odwróconej piramidy dla komunikatów prasowych
Aby informacje prasowe były godne recenzji zajętych redaktorów medialnych, powinny mieć standardową strukturę i format.
Jeśli chodzi o strukturę, komunikat prasowy ma formułę odwróconej piramidy , co oznacza, że najważniejsze informacje - kto, co, dlaczego, gdzie, kiedy i jak - powinny znajdować się jak najbliżej początku dokumentu, najlepiej w pierwszym akapicie. Następnie pojawiają się mniej ważne szczegóły.
Dlaczego przestrzeganie tej struktury jest ważne? Redaktorzy często muszą wycinać historie, aby pasowały do dostępnej przestrzeni lub czasu. Redaktorzy wycinają od dołu do góry. Więc jeśli najważniejsze informacje były na dole, zniknęły.
Jak sformatować informację prasową
Pisząc komunikat prasowy, należy przestrzegać kilku konwencji. Te elementy powinny być uwzględnione i zwykle pojawiają się w tej kolejności:
Notacja DO NATYCHMIASTOWEGO UWOLNIENIA lub PRZYTRZYMANIA DO ZWOLNIENIA DO
To informuje redaktora, pisarza lub reportera, kiedy można opublikować to, co wysłałeś. Zwykle jest to umieszczone na lewym marginesie.
Nagłówek
Tak krytyczne! To jedno zdanie, które podsumowuje całą Twoją historię w wiadomościach. Pamiętaj, że większość ludzi skanuje nagłówki, a wielu z nich nie czyta całej historii. Postaraj się, aby był on odpowiedni dla odbiorców, aby przynajmniej zachęcili ich do przeczytania najważniejszego pierwszego akapitu. Twój nagłówek musi również przemawiać do redaktorów. Rozumieją pragnienia i potrzeby swoich czytelników, słuchaczy i widzów. Jeśli więc potrafisz wykazać się zrozumieniem grupy docelowej, masz większe szanse na rozważenie publikacji.
Nagłówek jest zwykle wyśrodkowany na stronie lub ekranie. Staraj się, aby nagłówek zawierał jak najmniej słów. Naucz się używać Twittera do pisania dobrych nagłówków. Ponieważ masz tylko 140 postaci, które mogą przyciągnąć czyjąś uwagę, jest to dobry poligon!
Podnagłówek (opcjonalnie)
Jeśli nagłówek nie może w pełni opowiedzieć Twojej historii, pomocny może być nagłówek podrzędny. Jednak poważnie zastanów się, czy zmiana nagłówka może mieć większy wpływ. Podobnie jak nagłówek, nagłówek podrzędny jest wyśrodkowany na stronie lub ekranie.
Słowo dla mądrych: jako redaktor podtytuły doprowadzały mnie do szału, ponieważ wyglądały niezręcznie w naszym schemacie układu kolumn. Więc zwykle je usuwałem.
Lokalizacja i data opowieści
To powinno być oczywiste. Jest umieszczony na lewym marginesie lub, jak czasami widziałem, na początku pierwszego akapitu.
Ciało
Opowiedz swoją historię w odwróconej strukturze piramidy opisanej powyżej. Zawsze pisz komunikat prasowy w trzeciej osobie. Czemu? Ponieważ to jest historia o tobie, a nie ty opowiadasz swoją historię. Dlatego unikaj „ja” i „my”, kiedy mówisz o swojej historii, chyba że jest to zawarte w cytacie. Przykład: „Jesteśmy dumni, że możemy ogłosić tę nową innowację” - powiedział pan Small Business. Pisz krótko i na temat, ograniczenie całego tekstu do około 500 słów lub mniej jest dobrym celem.
Informacje (opcjonalnie)
Często widziałem komunikaty prasowe, które podsumowują historię akapitem o organizacji, która wysłała informację. Redaktorzy mogą go dołączyć (co jest wygraną dla nadawcy). Ale często jest cięty ze względu na ograniczenia przestrzenne i może być postrzegany jako nadmiernie promocyjny. Zaletą tego jest to, że jeśli redaktor nie zna nadawcy (jak może się to zdarzyć w przypadku wielu małych firm), może to pomóc redaktorowi zweryfikować wiarygodność nadawcy. Podobnie jak w przypadku treści dokumentu, jest on napisany w trzeciej osobie i jest uwzględniany w całkowitej liczbie słów w publikacji.
Informacje kontaktowe
Redaktorzy, autorzy i reporterzy mogą chcieć wyjaśnić informacje przed opublikowaniem Twojej publikacji. Uwzględnij więc najlepszy sposób dotarcia do Ciebie (telefon, e-mail itp.) I dołącz swoją witrynę. Ale nie zdziw się, jeśli nikt się z tobą nie skontaktuje i - niespodzianka! - zobaczysz swoją historię. Uważaj, wysyłając informację prasową, mówisz mediom, że można ją opublikować i że może ona zostać upubliczniona! Uważaj, aby to, co piszesz, było tym, o czym chciałbyś usłyszeć w wieczornych wiadomościach.
Notacja ### lub END
To mówi mediom, że nie ma dodatkowych informacji do rozważenia i jest umieszczane na dole wydania. Niektórzy ludzie dołączają również liczbę słów w wydaniu na końcu (opcjonalnie). Notatki te stanowiły większy problem w dawnych czasach, kiedy papierowe komunikaty prasowe były normą, a redaktorzy musieli wiedzieć, czy na wielu stronach jest coś więcej. Ale nadal warto to robić bez względu na wszystko.
Na marginesie, jeśli Twoje fizyczne, drukowane wydanie rozlewa się na wiele stron, umieszczenie notacji WIĘCEJ na końcu strony ostrzega redakcję, że przed KONIECEM jest więcej informacji do rozważenia.
Kilka dodatkowych różnych wskazówek:
- Żadnych ciekawych czcionek ani wymyślnego formatowania. Publikacja sformatuje Twoje informacje do publikacji według własnego uznania. Korzystanie ze standardowych czcionek, takich jak Times New Roman lub Helvetica, ułatwia redaktorom przeczytanie publikacji i pomaga oznaczyć Cię jako profesjonalistę.
- Przygotuj zestaw multimedialny. Oprócz informacji prasowej zalecane jest posiadanie zestawu nośników. W dzisiejszych czasach zestaw multimediów cyfrowych na stronie internetowej jest popularny, ponieważ jest tani i łatwo jest uzyskać do niego dostęp.
Gdzie wysyłasz informację prasową?
Większe publikacje często mają kilku redaktorów, z których każdy jest poświęcony konkretnemu rytmowi , co oznacza, że obejmują określony segment branży, lokalizację geograficzną lub rodzaj historii. Ponownie zapoznaj się z witryną mediów, aby zobaczyć, kto byłby idealnym kandydatem na redaktora i jak chcieliby się z nim skontaktować.
Kluczowe jest to, że zazwyczaj będziesz wysyłać go do redaktora. W przypadku mniejszych mediów może być jedna osoba, która jest wydawcą, redaktorem, reporterem i pisarzem! Sprawdź witrynę sieci Web mediów, aby określić właściwy kontakt.
Alternatywnie, niektórzy ludzie wolą rozprowadzać swoje komunikaty prasowe za pomocą komunikatów prasowych i usług public relations. Przykładem może być PRWeb. Usługi te mogą transmitować Twoje wydanie do setek, a nawet tysięcy mediów. Może to być skuteczne, ale może też być kosztowne, ponieważ usługi te zazwyczaj pobierają opłatę za każdą informację prasową lub miesięczną opłatę abonamentową. Weź również pod uwagę, że jeśli twoja historia ma tylko lokalne zainteresowanie, szeroka dystrybucja może przynieść efekt przeciwny do zamierzonego i kosztowny.
Można również rozważyć bezpłatne usługi dystrybucji informacji prasowych, ale mogą one nie mieć takiego zasięgu, jak usługi płatne i mogą wysłać Twoją wiadomość do nieistotnych mediów. Przed udaniem się na tę trasę dokładnie rozważ możliwości i koszty każdej usługi.
Warto nawiązać relacje z kluczowymi mediami dla Twojej branży i odbiorców. Następnie, gdy redaktor lub reporter otrzyma Twoją publikację, może być bardziej skłonny rozważyć uwzględnienie Twojej historii. Ponadto rozpowszechnianie wydania w mediach nie jest jedynym sposobem na upublicznienie swojej historii. Wysyłanie informacji prasowej do klientów i transmitowanie przez media społecznościowe może być również bardzo efektywne i opłacalne.
Czy możesz wysłać informację prasową e-mailem?
Wiadomości prasowe e-mailem są obecnie bardzo powszechne, a nawet preferowane. Jednak każdy środek przekazu jest inny. Sprawdź kanał lub witrynę publikacji, aby uzyskać instrukcje dotyczące przesyłania.
Jak skontaktować się z redaktorami w sprawie informacji prasowej?
Kiedy zajmowałem się public relations dla branży targowej, pamiętam, jak dzwoniłem do redaktorów i doprowadzałem ich do szaleństwa telefonami następczymi. Hej, po prostu wykonywałem swoją pracę. Ale kiedy byłem po drugiej stronie jako redaktor, odbieranie kolejnych telefonów doprowadzało mnie do szału!
O ile nie nawiązałeś relacji z redaktorem lub reporterem, który byłby mile widziany, postępuj ostrożnie, śledząc przesłaną przez siebie informację prasową. Jedyną rzeczą, której nie chcesz ustalić, jest reputacja szkodnika. Podczas kontaktu telefonicznego zawsze stosuj odpowiednią etykietę biznesową.
Jeśli nie odebrał Twojej zgody do publikacji lub nie skontaktował się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych informacji, to znak, że nie masz dla nich nic interesującego… przynajmniej nie dzisiaj. Nie zniechęcaj się. Nadal wysyłaj interesujące i istotne historie do tych mediów, które są najbardziej wartościowe dla Ciebie i Twoich odbiorców. Nie na darmo nazywają to „mediami zarobkowymi”!
Z biurka redaktora: jak zdecydowałem, jakie komunikaty prasowe zostaną wydane
Jako redaktor branżowych gazet od ponad 15 lat, oto kilka pytań, które przychodziły mi do głowy, gdy rozważałem stosy komunikatów prasowych do wykorzystania:
- Czy ma znaczenie lokalne? Ponieważ redagowana przeze mnie publikacja miała charakter lokalny, wiadomości lokalne były na pierwszym miejscu.
- Czy istnieje termin lub ważna data ogłoszenia, o której publiczność powinna wiedzieć?
- Czy wiadomości są istotne i ważne dla odbiorców lub branży, której publikacja służy?
- Czy to prawdziwa wiadomość? A może należy wziąć pod uwagę cechy lub materiał wypełniający?
- Czy źródło jest wiarygodne?
© 2016 Heidi Thorne