Szczupłe biuro: biuro 5s

Biuro 5S, Lean Office

Wdrożenie 5S Office lub Lean Office może przynieść ogromne korzyści Twojej firmie. 5S ma zastosowanie zarówno w biurze, jak i na hali fabrycznej.

Organizacja miejsca pracy jest ważna niezależnie od miejsca pracy.

Zbyt wiele osób uważa, że ​​narzędzia Lean Manufacturing, takie jak 5S, są przeznaczone tylko do Twojego procesu produkcyjnego, ale można je zastosować w każdym procesie, a Twoje biuro to tylko kolejny proces. Biuro pobiera informacje, pracuje nad nimi i przetwarza je na inną formę informacji, która nie różni się niczym od innych form produkcji. Ten szczupły proces dla Twojego biura może poprawić czas realizacji i wiele innych obszarów.

Często okaże się, że więcej opóźnień i problemów wynika z procesów w biurze niż z procesów na hali produkcyjnej. Jak często Twoi pracownicy narzekają na to, że dostają tylko kilka dni wypowiedzenia z sześciotygodniowego czasu realizacji podanego przez klienta?

5S dla biura

Etapy Office 5S to:

• Seiri / Sort
• Seiton / Set in order
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / Standaryzacja
• Shitsuke / Sustain

5S polega na uczynieniu miejsca pracy bardziej wydajnym poprzez usunięcie całego niepotrzebnego bałaganu, rozmieszczenie pozostałych elementów w ergonomiczny i bezpieczny sposób oraz utrzymanie i ciągłe ulepszanie tych zmian.

5S usuwa odpady biurowe

5S Efektywne Lean Office

LeanMan

5S, aby usunąć odpady biurowe

LeanMan

5S w Lean Office

W poniższych sekcjach opisano każdy z etapów pakietu Office 5S i sposób ich zastosowania w środowisku biurowym. Najlepiej jest to zrobić z pomocą eksperta, który zapewni szkolenie 5S swoim pracownikom oraz zmotywuje ich i poprowadzi w tym procesie.

Korzyści z odchudzonej produkcji, zwłaszcza 5S, mogą być zaskakujące, nie jest niczym niezwykłym uzyskanie poprawy wydajności nawet o 30% poprzez wdrożenie 5S w ramach odchudzonej produkcji. Głównym celem każdego wdrożenia 5S jest usunięcie odpadów z procesów, które stanowią siedem odpadów odchudzonej produkcji.

5S Office Sort

5S Seiri w biurze

LeanMan

5S Seiri / Sortowanie w Lean Office

Pierwszy krok 5S jest równie przydatny, jeśli nie bardziej, na podstawie tego, co widziałem w biurze. Często stare dokumenty, akta, katalogi, elementy wyposażenia, starożytne próbki i mnóstwo innych bałaganów siedzących na biurkach, ukrytych w szafkach i za nimi, ogólnie zajmując miejsce i wchodząc nam w drogę.

Bądź stanowczy wobec tego, co usuwasz; jeśli nie jest potrzebny, to śmieci. Zbyt wiele osób przechowuje rzeczy, gromadząc stare katalogi tylko dlatego, że pewnego dnia mogą się przydać, ale jak często to robią? Niezbyt często!

Postępuj zgodnie z tym samym procesem, co w przypadku każdego innego wdrożenia 5S w procesach produkcyjnych. Wyrzuć oczywiste śmieci, umieść nieznane przedmioty w obszarze kwarantanny, oznacz na czerwono wszystkie przedmioty, których nie można łatwo usunąć, jeśli nie są potrzebne lub nie działają. (Tak, możesz zatrzymać roślinę doniczkową, ale trzymaj ją z dala od przepływu pracy!)

Po usunięciu oczywistego bałaganu przejrzyj elementy poddane kwarantannie i uzgodnij ich dyspozycję jako zespół, jeśli jest to potrzebne, umieść je tam, gdzie jest potrzebne, jeśli można to zarchiwizować, zrób to i tak dalej dla każdego elementu.

Office 5S poszło nie tak

5S Seiton / Set in Order dla Lean Office

To jest punkt, w którym wiele osób nie utknęło w miejscu i w niektórych przypadkach posuwa się za daleko. Nie zamierzamy oznaczać każdego dziurkacza i zszywacza i mieć małe kwadraty przyklejone na biurkach, identyfikujące ich miejsce dla każdego członka personelu biurowego, chociaż może to być rozsądne posunięcie biurka obok kserokopiarki, jeśli ludzie zawsze szukają zszywacz tutaj!

Celem biura jest rozważenie procesu i przepływu w biurze, a nie typowych elementów stacjonarnych, które ma każda osoba. Zastanów się, jakie informacje trafiają do biura i gdzie. Czy na każdym biurku są zorganizowane tace? Czy praca jest rozdzielana w systemie gołębników? Jakkolwiek sprawy są zorganizowane, zastanów się, w jaki sposób wpłyną one na osobę, która ich potrzebuje. Pamiętaj, że chcemy zbliżyć rzeczy do miejsca, w którym są potrzebne.

Rozważ lokalizację sprzętu biurowego. czy kserokopiarka utknęła w odległym rogu, gdzie wszyscy muszą do niej podejść? Czy papier do maszyny znajduje się w przeciwległym rogu z powodu braku miejsca. Czy toner jest przechowywany w magazynie, ponieważ pozostawienie go w pozycji leżącej jest zbyt drogie? Kto weźmie to do domu? Zabierz go w najlepsze miejsce dla tych, którzy tego potrzebują.

Spójrz na drukarki biurowe: czy wszyscy je mają, czy też lubisz większość nowoczesnych biur z kilkoma drukarkami w sieci? Czy są we właściwym miejscu i czy materiały eksploatacyjne są dla nich pod ręką, aby wyciąć drogę?

Upewnij się, że szafki na akta są odpowiednio zorganizowane i umiejscowione tam, gdzie jest to potrzebne, a nie wszystkie przechowywane w rzędzie po przeciwnej stronie biura. Znajdź broszury i katalogi tam, gdzie ludzie ich używają, a nie w bibliotece, do której muszą chodzić.

Pliki z kodami kolorystycznymi i tym podobne dla określonych obszarów pracy, takich jak oznaczenie wszystkich plików zamówień klientów na czerwono, plików dostawców na niebiesko itp. Dzięki temu od razu będzie wiadomo, do czego i do czego należy.

Pomyśl o wirtualnym biurze i znajdujących się tam „szafkach na dokumenty”. Ilu z twoich ludzi naprawdę wie, jak organizować swoje dokumenty na swoich komputerach? Ile razy prosiłeś o coś, a potem czekałeś, aż ktoś przeszuka ich katalogi, szukając dokumentu, nie wiedząc, gdzie go umieścił? Jak często robiłeś to sam?

Wideo 5S Office

5S Seiso / Shine i zamelduj się w Lean Office

Podobnie jak w obszarze produkcyjnym, dokładnie posprzątaj miejsce i utrzymuj je w ten sposób, przydziel obowiązki i dokładnie określ, co należy zrobić.

Wideo Lean Office

5S Seiketsu / Standaryzacja w Lean Office

Niewielka różnica w porównaniu z halą produkcyjną: zaprojektuj i przeprowadź audyty na poziomie biura lub jednostki. Organizuj także zawody, tak samo jak w obszarach produkcyjnych. Użyj zdjęć i tak dalej. Po tych audytach zawsze dostawałem zdjęcie mojego biurka, ponieważ moje zawsze było najbardziej nieporządne! Może powinienem spróbować praktykować to, co głoszę.

Biuro 5S

5S Shitsuke / Sustain w Lean Office

Często najtrudniejszą częścią w biurze, tak jak w fabryce, jest utrzymanie wprowadzonych przez nas ulepszeń 5S i uczynienie ich częścią naszej codziennej rutyny. Zbyt często zawodzimy na tym etapie, a zmiany, które wprowadziliśmy, i wprowadzone ulepszenia powoli zaczynają zanikać, aż tracimy korzyści, które osiągnęliśmy.

Bardzo ważne jest, aby wszystkie poprzednie kroki zostały powtórzone i zachowane, aby nie utracić korzyści z wykonanej pracy. Upewnij się, że nowi pracownicy są przeszkoleni w zakresie zasad Lean Manufacturing i 5S oraz w pełni rozumieją, w jaki sposób mogą przyczynić się do funkcjonowania firmy jako całości.

Szkolenie dla 5S Office

Podobnie jak w przypadku wdrożenia 5S na hali produkcyjnej, będziesz musiał zatrudnić konsultanta lub trenera, aby pomógł Ci wdrożyć to narzędzie Lean Manufacturing. Sprowadzenie pomocy z zewnątrz zapewni, że projekt zostanie potraktowany poważnie, a zewnętrzni trenerzy będą mieli cenne doświadczenie w zakresie tego, co można zrobić, aby układ biura był wydajniejszy i przyjemniejszy dla personelu.

Wybór i zatrudnienie trenera do wdrożenia biura 5S to taki sam proces, jak w przypadku zatrudniania trenera do obszarów produkcyjnych.

Potrzebujesz 5S w swoim biurze?

© 2010 Tony