NVQ poziom 3: komunikacja w środowisku biznesowym

Ta jednostka obejmuje właściwą komunikację w środowisku biznesowym.

Zdjęcie: Antenna na Unsplash

Komunikowanie się w środowisku biznesowym to grupa A, obowiązkowa jednostka z trzema punktami dla dyplomu National Vocational Qualification Diploma poziomu 3 w biznesie i administracji, oferowana w Anglii, Walii i Irlandii Północnej. Ten moduł pomaga kandydatowi dokładnie zrozumieć cel komunikacji. Kandydaci uczą się również, jak komunikować się zarówno werbalnie, jak i na piśmie, jak szukać i wykorzystywać informacje zwrotne (i ich znaczenie) oraz jak rozwijać umiejętności komunikacyjne na kolejnych poziomach.

W tym artykule omówimy każdy z wyników modułu, wyjaśnimy, co oznaczają i omówimy, jak je osiągnąć. Pomoże Ci to zrozumieć, co kandydaci powinni pisać ogólnie. W zależności od Twojej konkretnej pracy będziesz musiał zmodyfikować to, co jest tutaj napisane dla własnej pracy i organizacji, przygotowując własne portfolio.

Jak korzystać z tego artykułu

W tym artykule omówiono wyniki 1 i 2 jednostki 304 dla dyplomu NVQ poziomu 3 w biznesie i administracji, która obejmuje elementy komunikacji w miejscu pracy.

Ma on charakter czysto informacyjny i ma na celu poprowadzić Cię przez proces tworzenia własnego portfolio. Nie kopiuj tutaj bezpośrednio niczego dla swojego pliku, ponieważ plik musi być dostosowany do specyfiki Twojej pracy i organizacji. Kopiowanie języka bezpośrednio z tego artykułu jest nie tylko nieuczciwe, ale także osłabi Twój plik.

Wynik 1: Zrozum cel planowania komunikacji

1.1 Wyjaśnij korzyści płynące ze znajomości celu komunikacji

Komunikacja odnosi się do przekazywania idei lub treści między osobami, grupami lub osobami i grupami. Komunikacja składa się z:

• Źródło: osoba lub osoby, które tworzą wiadomość.
• Wiadomość: treść wiadomości.
• Medium: sposób komunikacji (e-mail, telefon, osobiście itp.).
• Odbiorca : publiczność lub osoba, której się komunikuje. Umiejętności przyjmowania obejmują skuteczne słuchanie i czytanie.

W środowisku biznesowym komunikujemy się, słuchając nawzajem problemów i wspólnie rozwiązując codzienne problemy.

1.2 Wyjaśnij powody, dla których warto poznać odbiorców, komu jest prezentowany komunikat

Jeśli rozumiesz swoich odbiorców, możesz skuteczniej się z nimi komunikować i ich przekonać.

Aby Twoja wiadomość została dobrze odebrana, musisz dowiedzieć się, czego oczekują Twoi odbiorcy, w jakim są nastroju i na jakie pytania mogą chcieć, abyś odpowiedział.

1.3 Wyjaśnij cel poznania zamierzonych wyników komunikacji

Zrozumienie „zamierzonego wyniku” komunikacji oznacza zrozumienie zarówno własnego przekazu, jak i tego, w jaki sposób odbiorca może go odebrać.

Odbiorcami mogą być:

• Pojedynczy współpracownik
• Wiele osób na spotkaniu
• Pokój pełen ludzi

Kiedy się komunikujesz, powinieneś wiedzieć, czy próbujesz:

• Przekazywania informacji
• Namawiać
• Bawić

Skuteczność Twojej komunikacji zależy od tego, jak dobrze rozumiesz, w jaki sposób Twój cel przeplata się z pozycją i oczekiwaniami odbiorców.

1.4 Opisz różne metody komunikacji i kiedy ich używać

Komunikację można podzielić na: werbalną lub niewerbalną, formalną lub nieformalną.

Werbalny

• Komunikacja werbalna jest najważniejszym, powszechnym i skutecznym rodzajem komunikacji. Bezpośrednie mówienie i słuchanie pomagają nam zrozumieć potrzeby emocjonalne innych.
• Skuteczna komunikacja werbalna ma tak samo wiele wspólnego z tym, jak dobrze słuchasz innych, jak z tym, jak do nich mówisz.

Niewerbalne

• Komunikacja niewerbalna oznacza pisanie, ale odnosi się również do języka migowego, mimiki i gestów. Komunikacja niewerbalna jest mniej skuteczna niż komunikacja werbalna - zawsze lepiej jest być bezpośrednia - ale nadal ważne jest, aby wychwycić sygnały niewerbalne.
• Komunikacja niewerbalna może poprawić komunikację werbalną. Mowa ciała i mimika są zazwyczaj szczere i mogą pomóc w wyrażeniu szczerości.
• Niektóre osoby - w tym między innymi osoby niedosłyszące - używają przede wszystkim komunikacji niewerbalnej w postaci języka migowego, gestów i mimiki.

• Komunikacja nieformalna to interakcje twarzą w twarz, które pojawiają się sporadycznie w ciągu dnia. Mogą być związane z pracą lub nie, werbalne lub niewerbalne.
• Oto kilka przykładów: pogawędka o czymś niezwiązanym z pracą w jadalni, szybki e-mail z pytaniem o stan projektu lub karteczka z prośbą o zaimprowizowane spotkanie.

Formalna komunikacja

• Niektóre rodzaje komunikacji są zgodne z oficjalnymi oczekiwaniami lub protokołem, są w jakiś sposób rejestrowane lub planowane i ćwiczone z wyprzedzeniem.
• Przykładem formalnej komunikacji werbalnej może być prezentacja w formie scenariusza. Formalna komunikacja niewerbalna obejmuje kwestie pisemne, takie jak raporty roczne, warunki zatrudnienia i umowy.

Wynik 2: Zrozum, jak się komunikować na piśmie

2.1 Zidentyfikuj odpowiednie źródła informacji, które można wykorzystać podczas przygotowywania pisemnej komunikacji

Źródła informacji można podzielić na podstawowe lub drugorzędne.

Główne źródło

• Główne źródło jest wytwarzane podczas wydarzenia. Tego typu informacje zbiera osoba mająca bezpośredni kontakt z incydentem lub zdarzeniem.
• Tymi źródłami mogą być dzienniki, listy, gazety, akta sądowe, wywiady, ankiety itp.
• Źródła pierwotne są zwykle nieskażone i najbliższe samym wydarzeniom.

Drugie źródło

• Informacje tego typu są filtrowane przez osobę usuniętą z wydarzenia głównego.
• Źródła te mogą być interpretowane lub analizowane w literaturze pierwotnego źródła i obejmują książki, dokumenty interpretacyjne lub relacje osoby z zewnątrz o wydarzeniu.
• Zwykle źródła wtórne interpretują zdarzenie i mogą być po nim generowane.

2.2 Opisać zasady komunikacji dotyczące korzystania z elektronicznych form komunikacji pisemnej w środowisku biznesowym

Komunikacja elektroniczna oznacza e-maile, faksy lub wszelkie pisemne komunikaty przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej.

• Skuteczna komunikacja elektroniczna wymaga pewnego stopnia biegłości technicznej. Należy umieć przesyłać informacje za pośrednictwem technologii telekomunikacyjnych i umieć posługiwać się wymaganym oprogramowaniem.
• Wybierając komunikację elektroniczną do wymiany informacji, należy dokładnie przemyśleć i zdecydować, która metoda komunikacji jest najlepsza i najskuteczniejsza.
• W środowisku biurowym powinieneś umieć interpretować informacje ze źródeł elektronicznych i mieć dobre umiejętności parafrazowania.

2.3 Wyjaśnij różne style i tony języka oraz sytuacje, w których mogą być używane w komunikacji pisemnej

Pisanie potoczne, swobodne i formalne to różne style z własnymi oczekiwaniami i wynikami. Styl pisania, którego używasz, zależy od twoich intencji, medium i odbiorców.

• Nieformalny język jest nieformalny i konwersacyjny. Tak piszesz w przyjaznych wiadomościach tekstowych lub na czatach. Prawdopodobnie w pracy rozsądnie używasz tylko swobodnego języka, szczególnie w kontaktach z przełożonymi. Język swobodny to sposób, w jaki rozmawiasz z rówieśnikami.
• Język potoczny jest podobny i odnosi się do języka, którym komunikujemy się z rodziną i bliskimi przyjaciółmi. Język potoczny obejmuje slang i dialekt.
• Język formalny jest używany w komunikacji biznesowej i jest używany, gdy chcesz być profesjonalistą i autorytetem. Zależy to również od używanych słów i tonu. W przypadku pisania formalnego Twój język powinien mieć odpowiednią składnię, słownictwo i gramatykę.

2.4 Wyjaśnij powody wyboru i używania języka, który odpowiada celowi komunikacji pisemnej

Komunikacja to proces wymiany informacji, pomysłów, myśli, uczuć i emocji poprzez mowę, sygnały, pisanie lub zachowanie. Język, którym się posługujemy, powinien być zrozumiały, dokładny i taktowny.

Każdy rodzaj wiadomości - narzekania, protokoły i skargi, żeby wymienić tylko kilka - wymaga innego poziomu taktu.

• Zwłaszcza pisząc coś krytycznego, zawsze staraj się zwracać do organizacji lub grupy ogólnie, zamiast traktować ją osobiście.
• Zacznij od punktów dodatnich przed ujemnymi, aby odbiorca nie był od razu postawiony w obronie.
• Wyjaśniaj fakty bezpośrednio, zamiast używać niejasnego lub pośredniego języka.
• Podczas pisania unikaj pogrubienia i wielkich liter. Wydaje się to wrogie w komunikacji pisemnej.

2.5 Opisać sposoby organizowania, strukturyzowania i przedstawiania informacji pisemnych, tak aby odpowiadały potrzebom różnych odbiorców

Organizując, konstruując i prezentując informacje pisemne, pamiętaj o następujących kwestiach:

• Przygotowując prezentację, przygotuj z wyprzedzeniem wszystkie niezbędne dokumenty. Mogą to być prezentacje PowerPoint (lub podobne oprogramowanie do pokazów slajdów), materiały informacyjne lub własny skrypt.
• Przechowuj dokumenty we właściwej kolejności, aby komunikacja przebiegała bez nieporozumień i błędów. Dokładnie sprawdź zamówienie z góry.
• Podczas prezentacji jasno określ swoje cele. Przedstaw wprowadzenie na temat tego, co masz zamiar zaprezentować, motywów, jakie masz podczas prezentacji, dlaczego są tam obecni i dlaczego temat jest ważny.
• Przedstaw swoją pracę krok po kroku, używając w razie potrzeby odpowiednich odniesień.
• Na koniec zakończ, wyjaśniając, w jaki sposób wszystkie Twoje cele zostały osiągnięte.
• Poświęć trochę czasu, aby odpowiedzieć na pytania.

2.6 Opisać sposoby sprawdzania dokładności treści informacji pisemnych

Każda korespondencja pisemna musi być dokładna, profesjonalnie sformatowana i wolna od błędów ortograficznych lub gramatycznych. Sprawdź poniższe, zanim dokument zostanie sfinalizowany i wysłany do odbiorców.

Sprawdź punkty pod kątem dokładności

• Nieścisłości mogą zaszkodzić Twojej reputacji i Twojej organizacji. W zależności od problemu, skutki mogą wahać się od wstydliwych do katastrofalnych.
• Szczegóły do ​​podwójnego sprawdzenia obejmują: daty, nazwy, statystyki, wydarzenia i cytaty.
• Jeśli nie jesteś czegoś pewien, skonsultuj się z osobą posiadającą wiedzę lub doświadczenie.

Sprawdź pisownię i gramatykę

• Większość edytorów tekstu i systemów pocztowych ma wbudowane moduły sprawdzania pisowni. Kieruj się jednak własnym osądem, ponieważ nie zawsze są one dokładne, szczególnie jeśli chodzi o nazwiska lub żargon branżowy.
• Zawsze przeczytaj dokument dwa razy samodzielnie przed sfinalizowaniem.
• Niech ktoś inny przeczyta i wyedytuje dokument za Ciebie. Świeża para oczu zauważy błędy, które przeoczyłeś.

Użyj szablonu

• Wiele organizacji ma własne style dla różnych dokumentów. Wszystkie będą dostępne jako szablony, do których można łatwo wprowadzać informacje.
• Jeśli komunikacja nie ma określonego szablonu, należy zbadać właściwy styl w zależności od potrzeb organizacji lub działu. Zapytaj swoich współpracowników lub znajdź podobne dokumenty, aby poznać właściwy styl.

2.7 Wyjaśnij cel dokładnego użycia gramatyki, interpunkcji i ortografii

• Właściwa gramatyka, interpunkcja i pisownia zapewniają czytelnikowi łatwe czytanie Twojej komunikacji, dzięki czemu komunikacja jest bardziej wydajna.
• Kiedy dokument zawiera błędy rzeczowe, czytelnicy mają tendencję do nieufności do całości. Postrzegana zawodność może mieć negatywny wpływ na twoją reputację, a tym samym na twoją pozycję w organizacji.

2.8 Wyjaśnij, co oznacza zwykły angielski i dlaczego jest używany

Zwykły angielski to język, który kładzie nacisk na przejrzystość i unika technicznego języka lub żargonu. Jest to szczególnie ważne, gdy rozmawiasz z osobami spoza Twojego zawodu, które potrzebują technicznego tłumaczenia na coś łatwiejszego do zrozumienia.

Zwykły angielski:

• Może być używany do komunikowania się z każdym, niezależnie od umiejętności czytania lub wiedzy.
• Jasne i bezpośrednie, bez niczego ukrytego, bez zbędnych słów i pomysłów.
• Nie zawiera technicznego żargonu ani slangu.

2.9 Wyjaśnij cel korekty i sprawdzania pracy pisemnej

Powinieneś sprawdzić wszystkie prace pisemne. Dzieje się tak z kilku powodów:

• Pisanie poprawne gramatycznie dobrze odzwierciedla Twój profesjonalizm i skrupulatność, a także Twoją organizację. Inni ocenią Cię na podstawie tego, jak dopracowana jest Twoja praca pisemna.
• Dobrze napisana proza ​​jest mniej czasochłonna dla czytelnika niż tekst wypełniony błędami, dzięki czemu komunikacja pisemna jest bardziej wydajna.

Wszystkie prace pisemne, od wiadomości e-mail po protokoły ze spotkań, po formalne raporty, powinny zostać sprawdzone pod kątem błędów.

2.10 Wyjaśnij cel uznawania pracy, która jest ważna, i pracy pilnej

W naszej codziennej pracy mamy do czynienia z mieszanką zadań, niektórych ważnych, niektórych pilnych i niektórych o niskim priorytecie. Wszystkie zadania mają terminy, które należy dotrzymać. Jednak znaczenie i pilność to dwie różne rzeczy. Niektóre zadania mogą być jednym i drugim, ale rozpoznanie, które to zadania