NVQ poziom 3: korzystanie z systemów dzienników (przeznaczenie, rodzaje i więcej)

Przejrzyj wykorzystanie systemów dzienników w zarządzaniu biznesem, w tym rodzaje dostępnych dzienników, informacje, które powinny być zawarte, i jak bezpiecznie przechowywać wpisy.

Zdjęcie Viktora Talashuka na Unsplash

Wprowadzenie do tego rozdziału

Jest to opcjonalna jednostka Grupy B na poziomie 2 z łącznie 3 punktami. Po ukończeniu tej jednostki kandydat będzie miał dobrą wiedzę o przeznaczeniu systemów dzienniczków, jak z nich korzystać i dlaczego. Będą wiedzieć, jakie informacje są potrzebne do prowadzenia dziennika i dlaczego, a także będą wiedzieć, jak jasno i dokładnie dokonywać wpisów w dzienniku i dlaczego.

Kandydaci będą wiedzieli, jaki jest cel zmian oraz jak nadawać im priorytety i jak je komunikować, a także rozumieć potrzebę ich komunikowania. Kandydaci będą również wiedzieć, jak zgłaszać i rozwiązywać wszelkie problemy we wpisach do dziennika oraz jak je bezpiecznie przechowywać, ponieważ mogą zawierać wrażliwe i poufne informacje. Udostępniono również dzienniki, w tym poziomy udostępniania, jakie prawa każda osoba ma do dziennika oraz jak utrzymywać poufne i prywatne spotkania z dala od wszystkich użytkowników.

Dołączyłem również osobiste oświadczenie.

1.1 Jaki jest cel korzystania z dziennika?

Czas jest bardzo ważny i można go bardzo efektywnie wykorzystać, prowadząc dziennik. Skuteczne planowanie i organizacja czasu własnego i innych ludzi jest zatem jednym z najważniejszych działań, w które możesz się zaangażować.

Dziennik jest jednym z głównych zasobów w biurze, bez którego nikt z nas nie wiedziałby, gdzie powinniśmy być ani co powinniśmy robić w danym momencie.

Dziennik może być prowadzony ręcznie lub elektronicznie.

1.2 Opisać różne typy systemów dzienników.

Systemy dzienników można zasadniczo podzielić na dwa typy:

Systemy ręczne

Najpopularniejszy typ ręcznego systemu kalendarza używanego w biurach

to oprawiona książka, w której zapisywane są spotkania.

Mogą to być:

• Jeden dzień na stronę
• Dwa dni na stronę
• Jeden tydzień do obejrzenia
• Dwa tygodnie na obejrzenie

Wybierając najbardziej odpowiedni typ dziennika ręcznego do użycia, będziesz musiał rozważyć, ile wpisów prawdopodobnie dokonasz w ciągu jednego dnia.

Alternatywą dla oprawionej książki jest system luźnych kartek, często nazywany menedżerem czasu. Ma to tę zaletę, że sekcja dzienniczka jest ciągła. Nowe strony są po prostu dodawane w miarę upływu lat, więc nie ma potrzeby kupowania nowego dziennika pod koniec każdego roku.

Innym, zupełnie innym systemem ręcznym jest planer ścienny. Są to zwykle wykresy laminowane, w których miejsce na dzień obejmuje cały rok.

Systemy elektroniczne

Dzienniki elektroniczne można przechowywać na komputerze osobistym, laptopie, palmtopie lub elektronicznym organizerze. Mają wiele zalet w porównaniu z systemami ręcznymi:

• Podkreślanie potencjalnego konfliktu między spotkaniami
• Wejście na regularne wydarzenia tylko raz
• Zużywa się mniej papieru.
• Ochrona hasła.
• Dostępny jest wielokrotny dostęp.
• Przypomnienie na ekranie o spotkaniach.
• Zgodność z bazą danych.
• Kontakt elektroniczny.

Ważne jest, aby sprawdzić efekty zmian wprowadzonych we wpisach.

123rf.com

1.3 Dlaczego należy uzyskać odpowiednie informacje o żądanych wpisach do dziennika i zmianach?

Prośby o zmiany mogą wydawać się stosunkowo niewielkie, ale mogą mieć efekt domina, który może mieć poważne konsekwencje. Opóźnienie spotkania może spowodować, że osoba obecna na spotkaniu spóźni się lub nawet nie będzie mogła uczestniczyć w innych spotkaniach umówionych później w ciągu dnia. Dlatego ważne jest, aby przed wyrażeniem zgody sprawdzić skutki, jakie przyniesie żądana zmiana.

Należy uzyskać wszystkie istotne informacje, ponieważ należy upewnić się, że wszyscy uczestnicy spotkania lub spotkania mają wygodę i otrzymali wszystkie szczegóły, aby w żadnym momencie nie było żadnych błędów.

2.1 Jakie informacje są potrzebne do robienia wpisów w dzienniku?

Informacje takie jak godzina, czas trwania, data, miejsce, uczestnicy, krzesło, goście są wymagane do dokonywania wpisów do dziennika.

2.2 / 3 Dlaczego należy nadać priorytet żądaniom i jak to zrobić?

Konieczne jest ustalenie priorytetów działań, które należy podjąć w przypadku jednoczesnego otrzymania wielu wniosków lub zmian w ustaleniach. Oczywiście zmiany prawdopodobnie najlepiej rozpatrywać w porządku chronologicznym. Należy również skontaktować się ze wszystkimi zaangażowanymi w spotkanie i upewnić się, że jest to wygodne dla wszystkich przed potwierdzeniem wniosków lub zmian. Zmiany, które mają wpływ na spotkania w dniu ich otrzymania, będą wymagały rozpatrzenia przed wprowadzeniem zmian do terminów lub spotkań w przyszłości.

Przykład oprogramowania dziennika.

2.4 Dlaczego powinieneś starać się zrównoważyć potrzeby wszystkich zaangażowanych osób?

Każda osoba zaangażowana w spotkanie lub spotkanie musi mieć wystarczająco dużo czasu na planowanie, podróżowanie i inne potrzeby, aby spotkanie przebiegło bezproblemowo i bez żadnych problemów. Aby spotkanie zakończyło się sukcesem, wszyscy zaangażowani muszą być obecni i mieć wystarczająco dużo czasu na przygotowanie.

2.5 Dlaczego powinieneś informować osoby, których to dotyczy, o zmianach?

Zmiany muszą być przekazywane na czas, a jeśli jesteś odpowiedzialny za pamiętniki innych osób, ważne jest, aby informować ich o wszelkich zmianach w odpowiednim czasie, aby umożliwić im przygotowanie się do wszelkich spotkań lub podróży. Ważne jest również, aby w ciągu dnia pozostawić im wystarczającą ilość czasu na załatwienie rutynowych spraw oraz wystarczającą ilość czasu na dojazd między wizytami, jeśli to konieczne.

Inni, na których zmiany wpłyną, będą mieć również inne terminy w swoich dziennikach. Ważne jest, aby nie dawać im wrażenia, że ​​zmiany są wprowadzane lekko lub odwrotnie, ponieważ wydarzyło się coś ważniejszego.

Elektroniczne systemy dzienników mogą automatycznie przekazywać zmiany zaangażowanym osobom, których systemy są połączone w sieć z Twoim, ale będziesz musiał skontaktować się z każdą inną osobą, której to dotyczy. W zależności od potrzebnych ram czasowych można to zrobić telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, listownie lub ustnie.

Przykład ręcznego dziennika.

getentrepreneurial.com

2.6 Dlaczego warto aktualizować dziennik?

Aktualizowanie dziennika po uzgodnieniu zmian jest niezwykle ważne. Musisz się upewnić, że usunąłeś wszystkie anulowane spotkania. Przychodzenie na wizytę tylko po to, by powiedzieć, że zostało odwołane, jest zarówno denerwujące, jak i krępujące, a także strata czasu.

Pamiętnik, który nie jest całkowicie aktualizowany, będzie zawierał różnego rodzaju zamieszanie. Sprawi, że ludzie stracą pewność siebie i stanie się stratą czasu.

Przy zgłaszaniu zmian w ustaleniach mogą pojawić się kwestie bezpieczeństwa i poufności. Mogą mieć miejsce negocjacje, które mogą mieć wpływ na przyszłość organizacji. Jeżeli wiesz o tym w wyniku umawiania się na spotkania, to ważne jest, abyś nie udostępniał tych informacji.

Można powiedzieć, że efektywność całej organizacji zależy od prawidłowego utrzymania używanych systemów dzienników. Chociaż na pierwszy rzut oka może się wydawać, że rola jest bardzo niewielka, byłoby bardzo trudno, gdyby każdy członek personelu musiał pamiętać, jakie spotkania miał i gdzie powinien być w danym momencie.

2.7 Opisać różne rodzaje problemów, które mogą wystąpić, gdy są składane nowe wnioski, i rozwiązania tych problemów.

Nowe prośby w dzienniku można zgłaszać na spotkanie, spotkanie, rezerwację pokoju lub zmianę istniejącej rezerwacji. Żądania zależą od ról, w które zaangażowany jest posiadacz dziennika. Gdy składane są wnioski, wnioskodawca mógł przeglądać dzienniki w poszukiwaniu dostępnych okienek lub wolnych terminów, ale może to wynikać z braku dostępu do niezbędnych informacji. Po wysłaniu nowego żądania mogą wystąpić następujące problemy

• Konsekwencje dla istniejących żądań - mogą być oparte na następujących czynnikach, takich jak nakładanie się i powielanie
• Nakładanie się wielu próśb - należy uważać, aby prośby się nie nakładały, ponieważ mogą powodować chaos i uniemożliwiać uczestnictwo w spotkaniach lub spotkaniach.
• Zduplikowane lub podwójne rezerwacje - częsty błąd występujący, gdy dziennik jest obsługiwany przez wiele osób, a komunikacja jest słaba
• Brak przesyłania żądań lub zmiana żądań - słaba komunikacja powoduje awarię całego systemu
• Niepotwierdzenie próśb - prośby muszą zostać potwierdzone, w przeciwnym razie nie będzie można mieć pewności, czy prośba zostanie zrealizowana. Czasami prowadzi to do wolnych miejsc, co powoduje, że ludzie w potrzebie czekają
• Brak rejestrowania żądań - będzie to wyświetlane jako wolne, gdy faktycznie istnieje żądanie
• Priorytetyzacja żądań - prośba o zmianę harmonogramu żądań, gdy nadejdą niektóre żądania o wysokim priorytecie / sytuacji awaryjnej / pilnej
• Aktualizacja żądań - aby uniknąć błędnej komunikacji i dezinformacji
• Ochrona danych
• Bezpieczeństwo

Rozwiązania

Rozwiązania tych problemów to:

• Posiadanie dokładnej wiedzy na temat systemów dzienników, jak ich używać, jak planować i koordynować wnioski, aby uniknąć powielania i nakładania się
• Wiedza na temat uzyskiwania odpowiednich informacji o zapytaniu i rodzajach wymaganych informacji
• Nadawanie żądaniom priorytetów według potrzeb i pilności oraz zapisywanie ich w odpowiednim formacie, a także zapewnianie dostępu do wymaganego personelu
• Komunikacja to kolejny ważny aspekt, który, jeśli nie zostanie wykorzystany, zawiedzie działanie organizacji
• Aktualizacja na wiele sposobów pozwala uniknąć rozczarowań i błędów
• Przestrzeganie zasad i procedur organizacji dotyczących ochrony i bezpieczeństwa danych.
• Korzystanie z logowanego systemu plików, aby nikt nie mógł uzyskać dostępu do plików bez zalogowania się do systemu

Udostępnianie kalendarza

2.8 Wyjaśnij cel przestrzegania procedur bezpieczeństwa i poufności podczas korzystania z systemu dziennika.

Dziennik może służyć do różnych celów. Jeden zapisuje w swoim dzienniku osobiste lub poufne spotkania, spotkania, dyskusje i inne informacje. Mogą również znajdować się wpisy dotyczące poufnych informacji innych osób, które są wrażliwe i osobiste. Dlatego każdy wpis w dzienniku musi mieć ustawienia typu „prywatne” dla prywatnych informacji i mieć pewność, że tylko odpowiednie osoby widzą wprowadzone wpisy, w przeciwnym razie nastąpi naruszenie poufności. Nie chcemy, aby ktoś widział nasze lub kogokolwiek poufne informacje. Przykładami są wizyta lekarska w miejscu pracy, formalna kontrola, spotkanie dyscyplinarne, spotkanie rehabilitacyjne lub zabezpieczające itp. Dlatego dostęp ludzi do informacji musi być utrzymywany i monitorowany.

Jeśli chodzi o kwestie bezpieczeństwa, jeśli kalendarz lub dziennik nie był chroniony, każdy będzie miał dostęp do informacji w dzienniku, a nawet będzie mógł edytować lub usuwać ważne informacje. Kiedy ludzie otrzymują dostęp do kalendarzy, otrzymują określone poziomy uprawnień przy rozważaniu praw dostępu i praw do edycji. Również dziennik powinien być otwarty tylko dla osób, które wymagają tej konkretnej informacji i zamknięty od wszystkich innych.

Aby organizacja lub dział działały i działały prawidłowo, należy przestrzegać procedur poufności i procedur bezpieczeństwa.

Powodzenia z Twoimi studiami

Mam nadzieję, że było to dla ciebie przydatne. Nie wahaj się zostawić swoich komentarzy lub opinii. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy i porady, zapraszam do kontaktu. Dziękuję Ci.