Wskazówki dotyczące prowadzenia dokumentacji na sezon podatkowy

Te wskazówki pomogą Ci przetrwać okres podatkowy bez zwykłego bólu.

Olga DeLawrence

Koniec roku jest pracowity i często stresujący. W końcu mamy dwa święta, które wymagają czasu, pieniędzy i przygotowań. Co więcej, do 31 grudnia ^zniknie ze starego i zostanie wprowadzony z nowym. Och, nie mówię o sprzątaniu twoich szaf czy szopy. Nie, mówię o dokumentach finansowych, aktach, pokwitowaniach i ustawianiu kaczek w rzędzie, aby przedstawić je wujkowi Samowi.

Zniechęcające, prawda?

Cóż, nie musi. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a sprzątanie na koniec roku to pestka. Gromadzenie dokumentacji w ramach przygotowań do złożenia rocznego zeznania podatkowego.

Te wskazówki mają na celu ułatwienie życia tym z nas, którzy pracują w domu jako przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy. Pan wie, że i tak jesteśmy wystarczająco zajęci, więc dlaczego nie uporządkować swoich płyt? Zaoszczędzi to czas i mnóstwo stresu. Zaufaj mi!

Miej pod ręką pliki z bieżącym rokiem

Zdjęcie: Shauna L Bowling

Uporządkuj swoje pliki fizyczne

Wielu z nas nadal woli otrzymywać rachunki pocztą i płacić czekiem. Poświęć szufladę w swoim biurku lub przenośny system plików na rachunki z bieżącego roku. Utwórz folder dla każdego wierzyciela i oznacz go bieżącym rokiem na zakładce. Dobrym pomysłem jest również posiadanie teczki na wydatki medyczne, ponieważ zostaniesz poproszony o te informacje w zeznaniu podatkowym.

W stosownych przypadkach utwórz również folder wydatków biznesowych na bieżący rok. Po zarejestrowaniu wydatków upuść wszystkie swoje rachunki do folderu. Jeśli Twoje rachunki są zgodne z wyciągiem bankowym lub wyciągiem z karty kredytowej, zrób kopię i upuść w folderze biznesowym. (Więcej o rejestrowaniu wydatków związanych z działalnością w dalszej części tego postu).

Jeśli masz system archiwizacji dokumentów, takich jak akty małżeństwa, polisy ubezpieczeniowe, gwarancje, tytuły pojazdów, zeznania podatkowe itp. (I powinieneś!) Koniec roku to czas na wyczyszczenie tego. Przejrzyj każdy folder i usuń wszystko, co wygasło lub nie ma już zastosowania w Twoim gospodarstwie domowym.

Będziesz chciał przechowywać wyciągi bankowe, opłacone rachunki i tym podobne przez trzy lata. Przechowuj je w szafce z plikami, które przechowujesz przez dłuższy czas. IRS ma tylko trzy lata na audyt zwrotu, więc wszystko, co jest starsze, możesz przesłać do pliku trzynastego, w tym wszystkie kopie zapasowe.

Zniszcz wszystkie odrzucone dokumenty i dodaj je do stosu kompostu lub użyj ich jako rozpałki do kominka.

Po uporządkowaniu plików fizycznych nadszedł czas, aby skonfigurować system przechowywania dokumentacji, który będziesz regularnie utrzymywać. W tym miejscu w grę wchodzi utrzymanie zdrowego rozsądku.

Arkusze kalkulacyjne są Twoimi przyjaciółmi

A teraz nie rób mi tego wszystkiego. Nawet gdybym nie miał doświadczenia w księgowości, nadal z nich korzystałbym. Są najłatwiejszym sposobem prowadzenia dokumentacji i zapewniają szybki dostęp do informacji. Nauka wstawiania formuł w Excelu nie jest trudna. A brak konieczności uruchamiania taśmy (na kalkulatorze) przed opodatkowaniem to ogromna oszczędność czasu.

Dla tych, którzy nie znają Excela, oto podstawowy samouczek, który przeprowadzi Cię przez proces konfigurowania arkusza kalkulacyjnego i formatowania formuł:

Jak kopiować i wklejać w programie Excel

Zawsze pamiętaj, aby wyczyścić wszystkie dane, z wyjątkiem formuł. W ten sposób obliczenia będą wykonywane automatycznie po dodaniu nowych danych.

Jak widać na poniższym zdjęciu, wyczyściłem wszystkie dane, ale formuły wciąż tam czekają, aby pracować dla mnie!

Zalecane arkusze kalkulacyjne do śledzenia aktywności biznesowej

Mam kilka arkuszy kalkulacyjnych, które prowadziłem dla mojej firmy i nadal przechowuję w celu osobistego rozliczenia podatkowego. Poniżej przedstawiam zalecenia, które ułatwią Ci pracę w czasie podatkowym. Ten rodzaj ewidencji jest również przydatny za każdym razem, gdy musisz dostarczyć informacje finansowe podmiotowi, który o to poprosi. Za naciśnięciem przycisku możesz załączyć te arkusze kalkulacyjne lub przekonwertować je na pliki PDF i wysłać je e-mailem do podmiotów żądających

Śledź swoje zarobki według klientów

Zdjęcie: Shauna L Bowling

Zarobki freelancerów

Otwórz nowy skoroszyt i nazwij go Zarobki freelancerów lub cokolwiek, co pływa na Twojej łodzi. Po prostu upewnij się, że jest to coś, co zapamiętasz, gdy będziesz tego potrzebować.

Dodaj swoje imię i nazwisko, nazwę firmy, nazwę skoroszytu i rok, którego dotyczy. (Zobacz zdjęcie).

W moim skoroszycie zarobków niezależnych dodałem arkusze, które dotyczą mojej firmy. Są one następujące:

1. Zarobki 2015
2. Wydatki 2015
3. Przebieg 2015
4. Koszty ogólne 2015

Uwaga: zamknąłem swoją niezależną firmę w 2015 roku, ale informacje, które przedstawiam w tym artykule, są wieczne.

Na karcie Zarobki nazwałem kolumny w ten sposób:

• Kolumna A - nazwa projektu
• Kolumna B - data zafakturowania
• Kolumna C - numer faktury
• Kolumny od D do M - każda jest przypisana do źródła dochodu (klienta)
• Kolumna N - Suma częściowa (suma wszystkich liczb w wierszu)
• Kolumna O - Suma (w rzeczywistości jest to zbędne)
• Kolumna P - data zapłaty
• Kolumna Q - mniejsze opłaty (czasami PayPal nalicza opłaty za niezweryfikowanych płatników)
• Kolumna R - Kwota zapłacona (zapłacona mi kwota netto)
• Kolumna S - Saldo (niezapłacone saldo)
• Kolumna T - suma miesięczna (wymaga to osobnej formuły, która różni się w zależności od liczby wierszy wpisów w miesiącu)

Na dole arkusza kalkulacyjnego mam formuły dla każdej kolumny. Dzięki temu od razu wiem, ile zarobiłem na każdym kliencie. Jest to przydatne podczas ponownej oceny bazy klientów. Jest to również pomocne pod koniec roku; wiesz, od których klientów można oczekiwać 1099 (wszystko powyżej 600 $).

Następnie pojawia się formuła, która daje mi całkowitą sumę. Powinien zgadzać się z sumami w kolumnach Q, R, S i T. Nazywa się to „dowodem”. Jeśli sumy nie są weryfikowane, masz gdzieś błąd.

W tym miejscu chciałbym wtrącić. Jeśli któryś z moich czytelników poczuje się przytłoczony konfigurowaniem arkuszy kalkulacyjnych, z przyjemnością zrobię to za Ciebie. Wtedy wszystko, co musisz zrobić, to podać informacje, gdy się pojawią. Wyślij mi wiadomość e-mail za pośrednictwem strony profilu Bravewarrior (patrz pod „poczta od fanów”).

Śledź wydatki biznesowe

Zdjęcie: Shauna L Bowling

Wydatki

Następnie przejdziemy do arkusza wydatków. Tutaj możesz śledzić wszystkie wydatki związane z działalnością. Ustawiłem to trochę inaczej. Pierwsze trzy kolumny to odpowiednio Data, Odbiorca i Suma. Czwarta kolumna jest pusta, aby zobaczyć sumę bez konieczności przechodzenia do ostatniej kolumny. Zobaczysz, dlaczego skonfigurowałem to w ten sposób, gdy zobaczysz kolumny, które nazwałem. Pamiętaj, aby uwzględnić wszystkie koszty operacyjne, które można odliczyć od podatku, zwane inaczej kosztami prowadzenia działalności (poza kosztami ogólnymi - zajmiemy się tym później).

Oto, co należy uwzględnić w arkuszu kalkulacyjnym

• Materiały biurowe - papier, tusz, toner, długopisy, ołówki itp.
• Oprogramowanie
• Sprzęt - CRT, monitory, laptopy, głośniki, drukarki itp.
• Szkolenie - wszelkie seminaria, w których uczestniczysz lub szkolenia online, za które uiszczasz opłatę
• Naprawy i konserwacja (R & M) Sprzęt - naprawy komputerów itp.
• Reklama / marketing - nie obejmuje kilometrów, ale rzeczywiste koszty związane z rozpowszechnianiem Twojego nazwiska. Mogą to być naklejki na Twój pojazd, wizytówki, opłaty za drukowanie itp.
• Licencje / podatki - licencja zawodowa i opłaty za rejestrację nazwy firmy kwalifikują się tutaj. W tej kolumnie wymieniam również moje roczne opłaty za nazwę domeny i witrynę internetową.
• Ubezpieczenie - jeśli masz osobne ubezpieczenie tylko dla swojej firmy, takie jak Odpowiedzialność Zawodowa
• Opłaty konkursowe
• Opłaty (inne) - będą to opłaty bankowe, opłaty PayPal i wszelkie inne opłaty, które pobierasz, aby otrzymać płatność.
• Opłata pocztowa
• Rozrywka - jeśli zabierasz klienta na obiad lub kolację, pamiętaj o wpisaniu imienia i nazwiska klienta oraz tego, co zostało omówione na rachunku, w przeciwnym razie nie możesz tego odpisać.
• Podróż - ponownie nie obejmuje to przebiegu; to osobne obliczenia. Obejmuje to przeloty, pobyty w hotelu, wypożyczalnie samochodów itp., Pod warunkiem że są one związane z działalnością biznesową.

Będziesz chciał mieć sumę przebiegającą w dół każdej kolumny (w pionie), która będzie „sprawdzać” do sumy w wierszu (poziomo).

Zakładka Przebieg jest dość prosta. Zasadniczo wygląda to tak:

Rejestruj przebieg

Zdjęcie: Shauna L Bowling

Kiedy jedziesz na imprezę networkingową, na pocztę, do sklepu z artykułami biurowymi, na spotkanie z klientem lub lokalną rozrywkę z klientem, Twój mil jest odliczany. IRS publikuje co roku inną stawkę. Twoje oprogramowanie podatkowe lub księgowy dokona odpowiednich obliczeń, gdy podasz całkowity przebieg. Odliczeniu podlegają również opłaty parkingowe i opłaty drogowe, dlatego należy zachować pokwitowania i zarejestrować je. Zwykle prowadzę osobną kolumnę w arkuszu kalkulacyjnym przebiegu, aby śledzić parkowanie i opłaty drogowe (przykład można znaleźć w arkuszu wydatków medycznych w dalszej części tego postu).

Uwaga: jeśli używasz pojazdu wyłącznie do pracy, możesz uwzględnić gaz i olej, naprawy i konserwację pojazdu w obszarze kosztów operacyjnych. Nie możesz jednak odpisać przebiegu, jeśli tak idziesz. Należy również zamortyzować pojazd (w zależności od jego wieku), jeśli jest to rzeczywiście pojazd służbowy.

Koszty ogólne

Przechodząc do kosztów ogólnych:

Jeśli pracujesz w domu i masz dedykowane biuro (moją trzecią sypialnię przerobiłem na biuro), możesz odliczyć część swojego narzutu. Obliczenia są oparte na metodzie kwadratowej Twojego biura podzielonej przez całkowitą powierzchnię Twojego domu. Twoje oprogramowanie podatkowe wykona obliczenia na podstawie podanego przez Ciebie materiału kwadratowego.

Są to pozycje, które należy rejestrować co miesiąc

• Spłata kredytu hipotecznego - jeśli w spłacie uwzględniono Twoje podatki i ubezpieczenie, będziesz musiał złamać tę zasadę, składając podatki. Po prostu odlicz numery ubezpieczenia i podatku od nieruchomości od całkowitej płatności za rok, aby uzyskać prawidłowy podział.
• Elektryczny
• Gaz - do chłodzenia i ogrzewania domu / wody
• woda
• Naprawy domowe - dotyczy to tylko napraw, które mają wpływ na cały dom, takich jak ponowna instalacja hydrauliczna konstrukcji, ponowne okablowanie itp.
• Telefon komórkowy - jeśli używasz go w celach biznesowych.
• Telefon - jeśli masz dedykowaną linię telefoniczną, umieść ją w arkuszu wydatków, a nie tutaj.
• Internet - dotyczy to zwłaszcza pisarzy. Każdy samozatrudniony specjalista, który korzysta z Internetu do prowadzenia działalności, powinien uwzględnić ten koszt.

Śledź swoje ogólne wydatki

Zdjęcie: Shauna L Bowling

Proste arkusze kalkulacyjne dla wszystkich podatników

Dla wszystkich podatników, którzy wyszczególniają odliczenia, dobrym pomysłem jest przechowywanie arkuszy kalkulacyjnych z wydatkami medycznymi / dentystycznymi i darowiznami na cele charytatywne. Śledź przebieg w obu kategoriach, ponieważ liczy się on do Twoich bieżących wydatków i podlega odliczeniu.

Twój medyczny / dentystyczny arkusz kalkulacyjny ma bardzo prosty układ, jak zobaczysz poniżej:

Śledź swoje wydatki medyczne, w tym przebieg

Zdjęcie: Shauna L Bowling

Twoje składki podlegają odliczeniu, podobnie jak recepty, wizyty lekarskie, pobyty w szpitalu, praca laboratoryjna, zabiegi ambulatoryjne itp. Jeśli Twój lekarz zalecił plan odchudzania lub członkostwo w siłowni w celu leczenia określonej choroby, w tym otyłości, podlegają one odliczeniu jako dobrze. Zwróć uwagę, że słowo kluczowe jest tutaj przepisane. Twój lekarz, który powiedział, że powinieneś schudnąć, nie kwalifikuje Cię do potrącenia.

Dla