Zasady i wskazówki dotyczące dobrej etykiety e-mailowej

Zrzut ekranu skrzynki odbiorczej z przydatnymi wskazówkami.

W miarę jak coraz głębiej wkraczamy w erę cyfrową, odkrywamy, że wciąż istnieją zasady etykiety, których musimy przestrzegać. W świecie e-maili obowiązują również określone zasady etykiety. Za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, wysyłasz również wiadomość o sobie. Ludzie wyciągną wnioski na twój temat, niezależnie od tego, czy cię znają, czy nie, na podstawie twojego pisma.

Jeśli będziesz przestrzegać tych sześciu zasad etykiety e-mailowej, postarasz się dać z siebie wszystko. Możesz być pewien, że zrobisz pozytywne wrażenie. Zasady te obowiązują zwłaszcza w miejscu pracy.

Zasada etykiety e-mailowej nr 1: Upewnij się, że format wiadomości jest profesjonalny

Wysyłając wiadomość e-mail, użyj odpowiedniego powitania. Możesz zwrócić się do tej osoby po imieniu lub nawet dodać „cześć”.
Używaj języka neutralnego płciowo.
Jeśli po raz pierwszy wysyłasz do kogoś wiadomość e-mail i nie wiesz, kim jest ta osoba, użyj adresu „Szanowny Panie lub Pani”.
Zakończ e-mail odpowiednim zakończeniem, takim jak dziękuję, szczerze, z szacunkiem i innymi podobnymi słowami.
Dołącz podpis elektroniczny ze swoim imieniem i nazwiskiem, tytułem i adresem e-mail i / lub innymi metodami komunikacji, takimi jak numery telefonów, strony internetowe itp.

Druga zasada etykiety e-maili: krótka wiadomość

Uwzględnij temat, aby ludzie wiedzieli, o czym jest wiadomość i mogli określić jej znaczenie. Jeśli nie umieścisz tematu w temacie, odbiorca może być nieufny i nie sprawdzić wiadomości.
Treść wiadomości powinna być krótka - od razu przejdź do rzeczy. Wystarczy kilka zdań.
Twoje teksty powinny zawierać krótkie zdania.
Pisz krótkie akapity i używaj spacji. To znaczy napisz do internetu.

Ups… Nie chciałem tego wysłać

Reguła etykiety e-mail nr 3: Używaj profesjonalnego języka

Wiadomości e-mail są mniej formalne niż pisanie listów, ale nie pozwól sobie na niechlujstwo.
Sprawdź poprawną gramatykę, interpunkcję i pisownię. Nic tak nie podważa Twojej wiarygodności, jak przesłanie pełne błędów.
Unikaj nadużywania emotikonów. Jeśli wstawisz ich zbyt wiele, możesz zagrozić swojemu profesjonalizmowi. Niektórzy twierdzą, że generalnie używanie emotikonów jest nieprofesjonalne.
Pomyśl o treści swojej wiadomości. Czasami trudno jest przekazać ton, jaki masz na piśmie. Unikaj sarkazmu, ponieważ czytelnik może łatwo zinterpretować to jako zniewagę.
Unikaj pisania wiadomości naładowanych emocjami. Jeśli jesteś w stanie emocjonalnym, zaczekaj, aż będziesz w spokojniejszym stanie umysłu, zanim zaczniesz cokolwiek pisać.
Użycie WIELKICH LITER oznacza, że na kogoś krzyczysz. Trudno też czytać.

Zmodyfikowana zasada „KISS”. Mniej znaczy więcej.

C. Calhoun

Zasada etykiety e-mailowej nr 4: Zakaz niechcianych wiadomości

Wysyłanie niechcianych wiadomości e-mail irytuje ludzi i może skłonić ich do zablokowania Cię.
Nie dołączaj niepotrzebnych plików. Ludzie nieufnie podchodzą do załączników od nieznanych nadawców i słusznie: mogą zawierać wirusy.
Unikaj wysyłania „do przodu”. Te wiadomości są bezosobowe i często ludzie usuwają je przed przeczytaniem.
Fantazyjne czcionki i tła mogą być trudne do odczytania i rozpraszać czytelnika. Twoja publiczność może również traktować Cię mniej poważnie. Kto chce być znany jako Curly Cue Sue - i to nie jest odniesienie do jej włosów.

Etykieta e-maili Zasada nr 5: E-mail nie jest prywatny

Nadal możesz nadawać wiadomościom osobisty charakter, ale pamiętaj, że inne oczy mogą zobaczyć Twoją wiadomość.
Każda wysłana do kogoś wiadomość podlega przekazaniu dalej.
Funkcji „CC” (kopiuj do) należy używać tylko wtedy, gdy strona potrzebuje znać dostępne informacje. W przeciwnym razie zaśmiecisz czyjąś skrzynkę odbiorczą.
Funkcja „BCC” (ślepa kopia) jest dobra w przypadku masowych wysyłek, ponieważ odbiorcy nie będą musieli przewijać wielu adresów e-mail. Jeśli potajemnie dołączasz kogoś do rozmowy, pamiętaj, że e-mail NIE jest prywatny.
Upewnij się, że wysłana przez Ciebie wiadomość osobista trafia do osoby, do której zamierzasz. Wiele e-maili zostało wysłanych do niewłaściwej strony, ze szkodą dla nadawcy.
Jeśli szukasz pracy, nie używaj adresu e-mail obecnego pracodawcy do prowadzenia tego rodzaju działalności. Twój przyszły pracodawca będzie tylko zakładał, że zrobisz to ponownie - ale do nich.
Ponieważ poczta e-mail nie jest bezpieczna, załóżmy, że Twój pracodawca monitoruje wszystkie wiadomości przychodzące i wychodzące.

Zasada etykiety e-mailowej nr 6: Szybka reakcja na przychodzące wiadomości

Jeśli będziesz szybko odpowiadać na wiadomości, zachowasz swój wizerunek profesjonalizmu.
Odpowiedz na pytania, które ktoś zadał Ci w e-mailu. Czasami ludzie odsyłają informacje, które są nieistotne, zapominając o odpowiedzi na pierwotne pytanie.
Dobrym sposobem na zirytowanie czytelnika jest używanie pokwitowań „żądanie dostarczenia / przeczytania”. Czasami odbiorca nie przeczyta takich wiadomości i / lub nie będzie mógł ich przeczytać z powodu programów filtrujących pocztę e-mail. Unikaj tej funkcji.