Spisu treści:
Niezależnie od tego, czy chodzi o malowanie budynków, dachy, beton czy jakikolwiek z wielu projektów napraw i wymiany, wszystkie one rozpoczynają się w tym samym miejscu - w procesie przetargowym. Może się to wydawać herkulesowym przedsięwzięciem, ale oto kilka wskazówek, które pomogą w tym zadaniu.
Przed przystąpieniem do pozyskiwania ofert pierwszym celem jest określenie zakresu prac do wykonania. Czy wydatek wymaga naprawy lub wymiany? To całość czy tylko sekcja? Czy praca może być zakończona etapami? W jakim czasie należy zakończyć pracę? Po podjęciu tych decyzji następnym punktem jest przygotowanie arkusza specyfikacji lub formularza, który zawiera szczegółowe informacje na temat tego, co stowarzyszenie musi zrobić dla projektu. (Chociaż wiele projektów będzie dość prostych, stowarzyszenie może potrzebować dodatkowej pomocy w celu wypełnienia arkusza specyfikacji.) To nie tylko obejmie to, co należy zrobić, ale pomoże również utrzymać podobne oferty, jeśli nie. dokładne, co do pracy i materiałów.
Na tym etapie przygotowywane jest zaproszenie do składania ofert. Jest to szczegółowy list wysłany do sprzedawców z prośbą o ofertę pracy do wykonania. Najlepiej wysłać go do jak największej liczby dostawców, aby uzyskać dobrą ocenę średniej rynkowej, a także wyeliminować skrajności na każdym końcu spektrum. Istnieje również możliwość, że wiele firm może nie odpowiedzieć, więc zrobienie dużej liczby z nich nie pozostawi stowarzyszenia na krótkiej liście opcji. Wśród wykonawców, na których należy się skupić, są ci, którzy wykonują bardziej komercyjne projekty, ponieważ będą w stanie lepiej wywiązywać się z powierzonych im zobowiązań.
Co powinno zawierać zaproszenie do składania ofert:
- Specyfikację należy dołączyć jako oddzielny formularz do listu.
- Zakres prac należy podać w liście.
- Poziomy ubezpieczenia Workman's Comp, którego ubezpieczenie poszukuje stowarzyszenie.
- Prośba o potwierdzenie wszelkich licencji, które musi posiadać wykonawca. Skontaktuj się z hrabstwem i stanem, aby dowiedzieć się, co jest obowiązkowe.
- W razie potrzeby gwarancja dobrego wykonania kontraktu. Chociaż nie jest to powszechny wymóg, sprawdź swoje dokumenty wcześniej, aby sprawdzić, czy jest to konieczne.
Po otrzymaniu ofert zwróć uwagę na szczegółowe informacje. Sprawdź gwarancje dotyczące robocizny i materiałów. Jeżeli przewidywany okres użytkowania wydatków wynosi 20 lat, roczna gwarancja nie będzie wystarczająca. Sprawdź, czy będą jacyś podwykonawcy, z którymi będzie współpracował sprzedawca. Skontaktuj się z nimi, aby upewnić się, że ich gwarancje i robocizna są odpowiednie. Sprawdź, czy oferta obejmuje wszystkie podane specyfikacje. Jeśli dodano coś więcej, zapytaj dlaczego i nie bój się zasięgnąć drugiej opinii. Najbardziej bezwzględnie przejrzyj warunki płatności. Oto terminy, na które stowarzyszenie powinno nalegać:
- Wpłaty z góry nie powinny przekraczać 5-10%. Sprawy sprzedawcy i zarządzania pieniędzmi nie są obciążeniem stowarzyszenia. Za rozsądne zarządzanie funduszami właścicieli domów spoczywa odpowiedzialność budżetowa zarządu.
- Zawsze zatrzymuj 10–15% płatności za wszystkie etapy, dopóki praca nie przejdzie kontroli satysfakcjonującej zarząd i, jeśli jest zaangażowany, kierownictwo. Pozwoli to zaoszczędzić fundusze, które pomogą stowarzyszeniu, jeśli wykonawca pójdzie, a jeszcze jednego trzeba będzie sprowadzić, aby dokończyć projekt, a także naprawić poprzednie prace.
- Dokonuj płatności dopiero po wypełnieniu listy dziur. Płacenie za słowo wykonawcy, że jakiś etap lub cały projekt jest zakończony, nie daje mu motywacji po fakcie do poprawiania czegokolwiek, co jest niespełniające norm.
Wreszcie, zanim umowa zostanie podpisana, poświęć trochę czasu na zbadanie jej przez prawników stowarzyszenia. Autor dowolnej umowy sporządzi ją na ich korzyść. Prawnik dobrze zaznajomiony z przeglądem umów będzie w stanie zwrócić uwagę rady na punkty sporne, które mogą być problematyczne dla społeczności. Tak, będzie to kosztować. Ale kilkaset dolarów dla firmy prawniczej mogłoby później zaoszczędzić stowarzyszeniu dziesięć, jeśli nie setki tysięcy dolarów.
© 2018 Kristen Willms