Część 2: organizacja podróży i zakwaterowania w biznesie

Uwaga: Te informacje mają pomóc w uzyskaniu dyplomu poziomu 2 w biznesie i administracji. Proszę nie kopiować.

Różne rodzaje spotkań

Typy spotkań zależą od wielkości organizacji, zagadnień, które wymagają omówienia oraz liczby osób, które prawdopodobnie będą w nich uczestniczyć.

Spotkanie stojący jest dokładnie to, co brzmi jak: spotkanie na stojąco. Spotkania te często odbywają się codziennie przez kierownika przez krótkie okresy. Są one zwykle używane, gdy kierownik musi informować pracowników o prostych zmianach lub zadaniach, które wymagają rozpoczęcia i zakończenia.
Konferencja jest wysoce zaplanowane i zorganizowane spotkania i konferencje są ogromnie na podstawie dyskusji i opinii. Są one prowadzone przez przewodniczącego w celu omówienia jednego lub kilku tematów i często mają dużą frekwencję różnych osób w organizacji. Czasami odbywają się połączenia konferencyjne. Może to dotyczyć jednej lub więcej osób.
Prezentacja to spotkanie, które odbywa się do informowania pracowników o zmianach w rutynowych, zasad i procedur. Planowanie prezentacji jest często bardzo czasochłonne, ponieważ ważne jest, aby wszystkie informacje były dokładne i szczegółowe. W prezentacji często występuje jeden lub dwóch prezenterów, a uczestnicy zwykle mają na koniec możliwość omówienia wszelkich pytań.
Miejscowego spotkanie to spotkanie, które odbywa się w celu omówienia jednego indywidualnego tematu.
Spotkania awaryjne odbywają się nagle, często bez specjalnego planowania i powiadomienia. Zwykle wiążą się z dyskusjami na temat kryzysu wewnątrz organizacji lub poza nią. W nagłym spotkaniu muszą uczestniczyć wszyscy członkowie zespołu, co może zakłócić codzienną pracę, ale jest to bardzo ważne. Porządek obrad nie jest konieczny na spotkanie awaryjne ze względu na krótkie powiadomienie; jednakże w trakcie spotkania lub po nim należy nadal notować protokół.

Obsługa administracyjna spotkań

Konieczne jest zapewnienie obsługi administracyjnej spotkań. Przed spotkaniem należy sporządzić listę wszystkich obecnych i zebrać krótkie informacje o celu spotkania. Kiedy ludzie wchodzą na spotkanie, ważne jest, aby ktoś zanotował, kto przybywa.

Zawsze powinien być minutnik; są to ludzie, którzy nagrywają dyskusje i porozumienia, które mają miejsce podczas spotkania, umożliwiając ludziom odwoływanie się do nich. Kiedy ludzie wchodzą na teren spotkania, ważne jest, aby ktoś zapisał imiona osób, które się tam znajdują, na wypadek, gdyby trzeba było przeprowadzić drugie spotkanie z tymi samymi uczestnikami. Pozwala to również kierownikowi itp. Wiedzieć, komu wyznaczono nowe cele lub kto jest świadomy nowych wyników.

Wsparcie administracyjne jest również potrzebne podczas planowania i organizowania spotkania (patrz pytanie 3, w czym pomagają).

Organizacja spotkań

Organizując spotkanie, zastanów się, jaki jest jego cel i kto będzie „głową” spotkania. Należy ustalić odpowiednią godzinę, aby spotkanie nie kolidowało z ważnymi terminami spotkań osób biorących udział w spotkaniu. Należy zaplanować długość spotkania, listę osób, które wezmą udział oraz wybrać odpowiednie miejsce (takie, do którego będą mogli dotrzeć wszyscy uczestnicy). Powinien zostać utworzony program; jest to lista pozycji przedstawiających tematy do omówienia na spotkaniu.

Jeśli ma być zapewniony poczęstunek, należy pomyśleć o ilości iw zależności od tego, jak daleko / blisko jest spotkanie, należy je kupić i odpowiednio przechowywać. Należy rozważyć specjalne diety.

Należy wziąć pod uwagę, że dostęp dla osób niepełnosprawnych wspiera uczestników. W razie potrzeby należy sprawdzić miejsce spotkania, aby upewnić się, że jest ono przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich itp. Można zatrudnić lub zaprosić tłumaczy języka migowego, aby pomogli w komunikacji.

Zakwaterowanie biznesowe

W przypadku podróży służbowych obszar może być lokalny lub międzynarodowy. Ważne jest, aby przed dokonaniem rezerwacji sprawdzić wszystkie opcje podróży, aby porównać ich przydatność i niezawodność, a także różne rodzaje zakwaterowania.

Różne opcje podróży: samochód, taksówka, autobus, autokar, pociąg, łódź / prom, samolot
Różne rodzaje zakwaterowania: hotel, nocleg i śniadanie.

W sektorze biznesowym bardzo ważne jest potwierdzenie instrukcji i wymagań dotyczących podróży służbowych i zakwaterowania. Podczas organizowania podróży służbowych z zakwaterowaniem bardzo ważny jest proces planowania. Aby kontynuować proces planowania, trzeba będzie ustalić liczbę osób podróżujących i budżet.

Po pierwsze, należy znać różne rodzaje podróży służbowych; podróż będzie miała charakter lokalny czy międzynarodowy? Po potwierdzeniu lokalizacji należy starannie rozważyć wybór zakwaterowania.

Hotele często zapewniają trzy kwadratowe posiłki dziennie (które mogą obejmować suchy prowiant), ale mogą być dość drogie. Zapewniają jednak odwiedzającym wiele różnych udogodnień, w tym pokoje publiczne w hotelu, a także mogą zapewniać bezpłatne WiFi, które umożliwi pracownikom biznesowym na bieżąco z zadaniami w pokoju i umożliwi im komunikację z innymi pracownikami.
Bed and Breakfast zawsze zapewnia śniadanie w godzinach porannych, które wliczone jest w cenę pobytu. Udogodnienia w niektórych bed and breakfast są ograniczone, co nie powinno stanowić większego problemu, ponieważ podczas podróży służbowych jest prawdopodobne, że pracownik często nie będzie przebywał w przydzielonym mu pokoju.

Rezerwacja podróży

Podczas rezerwacji podróży ważne jest, aby przeprowadzić dodatkowe badania. Jeśli w hotelu / pensjonacie obowiązuje godzina policyjna na rezerwację, ważne jest, aby pracownik biznesowy przybył tam wcześniej. W niektórych przypadkach łatwiej jest podróżować dzień wcześniej, aby osiedlić się w pokoju i zrelaksować się do rozpoczęcia pracy. Wydatki należy dokładnie sprawdzić, aby mieściły się w budżecie.

Bilety na podróż oraz pokoje hotelowe / noclegowe należy rezerwować z wyprzedzeniem, aby uniknąć rozczarowania i stresu. W niektórych przypadkach osoby podróżujące służbowo mogą otrzymać pewną kwotę pieniędzy na zakup żywności, podróż autobusem lub taksówką oraz zaspokojenie innych potrzeb.

Po zakończeniu planowania wszyscy członkowie personelu, którzy będą uczestniczyć w podróży służbowej, powinni otrzymać szczegółowe informacje dotyczące podróży i zakwaterowania, tak aby mogli się przygotować i poznać dokładne szczegóły tego, co robią.

Ważne jest, aby prowadzić rejestr podróży służbowych i zakwaterowania, aby śledzić przepływy pieniężne i zyski firmy, ponieważ pieniądze wykorzystywane na podróże służbowe są często ograniczone do budżetu. Jeśli przechowywane są szczegółowe informacje na temat podróży i zakwaterowania, na przykład ile kosztują one pieniądze i ich przydatności, do rekordu można w przyszłości odwołać się, aby zaoszczędzić pieniądze i / lub znaleźć lepsze zakwaterowanie.

Pomocne jest również prowadzenie ewidencji, ponieważ umożliwia komunikowanie się pracownikom o ewentualnych zmianach w trakcie ich podróży.

Rodzaje sprzętu biurowego

Artykuły papiernicze: Artykuły papiernicze są w dużej mierze używane w biurze. Przykłady artykułów piśmiennych: długopisy, ołówki, zszywacze, spinacze, karteczki samoprzylepne, linijki.

System bezpieczeństwa: w moim miejscu pracy wszystkie drzwi biurowe są zamknięte i mają zamki szyfrowe. Ma to na celu zapewnienie, że osoby publiczne i osoby nieupoważnione nie będą miały dostępu do akt pacjentów, a także do drobnych pieniędzy. W recepcji i na zewnątrz budynku znajdują się również kamery CCTV zapewniające bezpieczeństwo zarówno klientom wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Wszystkie komputery personelu mają specjalny przycisk „paniki”, który po naciśnięciu pojawia się jako ostrzeżenie na komputerach innych pracowników. To ostrzega ich, że jesteś w niebezpieczeństwie i zgodnie z naszą polityką, jeśli tak się stanie, gdy nie mamy do czynienia z pacjentem, mamy udać się do pracownika, który aktywował przycisk paniki, aby zobaczyć, co jest nie tak.

Komputer: komputer jest jednym z głównych elementów wyposażenia biura. Zawierają różne oprogramowanie, na przykład Microsoft word, które umożliwia pracownikom tworzenie listów itp. Komputery są zwykle podłączone do Internetu, co umożliwia komunikację i wyszukiwanie informacji online. Na wszystkich komputerach należy zainstalować specjalne oprogramowanie antywirusowe w celu bezpiecznego korzystania z Internetu. Ważne jest również, aby wszystkie prace były archiwizowane, aby uniknąć utraty pracy. Większość oprogramowania na komputerach można zaszyfrować hasłem, aby umożliwić tylko autoryzowany dostęp i chronić poufność.

Drukarka / kserokopiarka: kserokopiarki służą do wykonywania kopii dokumentów na papierze. Zawsze warto mieć kopie informacji, zwłaszcza jeśli dotyczą one klienta.

Skaner: skanery są podłączone do komputerów i służą do przesyłania czegoś z papieru do komputera. Moim zadaniem w moim miejscu pracy jest używanie skanera do umieszczania notatek pacjentów i listów szpitalnych w systemie w celu ich przydzielania.

Biurka i krzesła: Większość pracowników w organizacji biurowej jest przypisana do własnych biurek. W niektórych organizacjach „hot desk” pracowników. Oznacza to, że nie mają własnego terenu, po prostu zabierają tam, gdzie jest dostępne.

Faks: Faksy służą do kopiowania dokumentów do firmy zewnętrznej. Każdy faks ma indywidualny numer, podobnie jak numer telefonu, dzięki czemu inne firmy mogą natychmiast przekazywać Ci informacje.

Maszyna do frankowania: Maszyny do frankowania służą do ważenia i „drukowania” na kopertach (listach / paczkach) w celu ich wysłania. Kupuje się kredyt i wprowadza go do maszyny, aby opłacić koszty znaczków, które można zmienić na 1 lub 2 klasę. (więcej informacji na temat maszyn do frankowania można znaleźć w rozdziale 12)

Laminator: Papier lub karta jest wkładana do laminatora, który następnie zostaje „zapieczętowany” plastikową osłoną, aby chronić je przed uszkodzeniem przez wodę i rozerwaniem. Dokumenty są często laminowane, jeśli mają być eksponowane, na przykład plakaty lub instrukcje.

Telefon stacjonarny: telefony są prawie zawsze używane w biurze. Mogą służyć do wykonywania / odbierania połączeń zewnętrznych i wewnętrznych. W moim miejscu pracy telefony są używane do komunikowania się z innymi pracownikami i są używane do dzwonienia do innych zakładów opieki zdrowotnej i pacjentów. Otrzymujemy również telefony od pacjentów, którzy mogą mieć zapytanie lub chcą umówić się na wizytę. Każdy telefon ma również „skrzynkę pocztową”, w której osoby dzwoniące mogą zostawić wiadomość, jeśli nie możesz jej odebrać. Można je również ustawić w ustawieniu „nie przeszkadzać”.

Szafka na dokumenty: Szafa na dokumenty służy do porządkowania i przechowywania dokumentów. Często mają wiele szuflad i sekcji, które można oznaczyć, aby ułatwić organizację. W moim miejscu pracy posiadamy specjalne szafki na dane osobowe pacjentów, które są uporządkowane alfabetycznie według nazwiska i mogą być zablokowane. Zaletą wielu z nich jest to, że są ognioodporne, dzięki czemu ważne informacje nie zostaną zniszczone w przypadku pożaru.

Niszczarka: Niszczarki mogą być używane w biurze do usuwania prywatnych i poufnych informacji o innym członku personelu lub kliencie / pacjencie. Ma to na celu zapewnienie, że żadne nieupoważnione osoby nie będą mogły uzyskać informacji. Ustawa o ochronie danych stanowi, że dane osobowe powinny być „przechowywane nie dłużej, niż jest to absolutnie konieczne”. W moim miejscu pracy niszczyliśmy wszelkie poufne informacje, które nie są już potrzebne.

Sejf: sejf to niezbędny „sprzęt” biura, jeśli ma miejsce przechowywanie pieniędzy. Sejf bezpiecznie przechowuje pieniądze i tylko upoważnione osoby powinny wiedzieć, jak uzyskać do niego dostęp za pomocą klucza lub kodu. Klucz (i) do sejfu należy również przechowywać w bezpiecznym miejscu, aby uniknąć zgubienia lub kradzieży.

Korzystanie ze sprzętu biurowego

Wybierając sprzęt biurowy do wykonania zadania, należy wziąć pod uwagę, czego wymaga ono od Ciebie. Jeśli musisz napisać list, możesz skorzystać z programu Microsoft Word na komputerze, a następnie użyć drukarki. (Weź pod uwagę dostępne zasoby: może być za mało papieru do wydrukowania).

Ważne jest również, aby wziąć pod uwagę ilość czasu potrzebnego na wykonanie zadania. Na przykład, jeśli musisz zrobić wykres, jego rysowanie zajmie więcej czasu niż w przypadku korzystania z oprogramowania na komputerze.

Jeśli zadanie obejmuje przekazywanie informacji innym osobom, czy należy to zrobić szybko, czy też szybkość nie jest bardzo ważna? Faksowanie i korzystanie z komunikacji telefonicznej są niemal natychmiastowe, podczas gdy e-mailing zależy od tego, ile czasu zajmie komuś dostęp do niego i przeczytanie.

Podejmując zadanie, należy również wziąć pod uwagę koszty i jakość. Niektóre urządzenia biurowe mogą generować dokumenty o wyższej jakości, ale kosztem tego wymaga starannego zaplanowania.

Zmniejszanie ilości odpadów

Ważne jest, aby ograniczyć ilość odpadów do minimum w środowisku pracy, ponieważ wydajność będzie bardziej wydajna, a klienci / pacjenci poczują się swobodniej. Wszyscy pracownicy powinni zostać odpowiednio przeszkoleni, w tym jak identyfikować i minimalizować straty.

Korzystanie z poczty elektronicznej pomaga ograniczyć marnotrawstwo papieru, ponieważ protokoły posiedzeń, biuletyny itp. Mogą być wysyłane do pracowników e-maili zamiast przekazywać im je na papierze.
Jeśli pracownik korzysta z drukarki, powinien drukować tylko tyle stron, ile potrzebuje i, jeśli to możliwe, drukować dwustronnie. Może to również dotyczyć korzystania z kserokopiarki.
Bardzo ważne jest również ograniczenie „odpadów elektrycznych”: rachunki będą niższe, a budynek i środowisko będą bardziej ekonomiczne. Po zakończeniu dnia pracy należy zgasić wszystkie światła oraz komputery i ich komponenty (skanery, drukarki, kserokopiarki). Centralne ogrzewanie lub klimatyzacja powinny być używane tylko w razie potrzeby.

Diary Systems

Wersja papierowa lub ręczny system dziennika ma często formę książki zszywanej lub oprawionej w pierścienie. Występują w wielu różnych formatach dzień / miesiąc, więc przed wybraniem należy rozważyć, ile wpisów trafi do dziennika. Wadą tego systemu jest możliwość zagubienia i zużycia papieru. Przestrzeń w dzienniku może być ograniczona, co może prowadzić do niejasnych wpisów. Może to spowodować błędne odczytanie wpisów. W mojej organizacji w każdym pomieszczeniu utrzymywanym przez personel jest co najmniej jeden planista ścian, który jest regularnie aktualizowany. Są przydatne, ponieważ są zawsze w zasięgu wzroku. To osobista decyzja, czy używamy pamiętnika „w stylu książki”, czy nie.

Elektroniczne systemy pamiętników można tworzyć na komputerze, telefonie lub elektrycznym organizerze. Na komputerze jest wiele różnych programów, za pomocą których można utworzyć system dziennika, więc zależy to od osobistych preferencji. Jeżeli systemy dzienników są elektroniczne, zawsze istnieje możliwość zaszyfrowania ich hasłem, aby tylko osoby z uprawnionym dostępem mogły je przeglądać i edytować.

Korzyści z systemu dzienników

Korzystanie z dzienników pozwala na efektywne planowanie i organizowanie czasu własnego i innych. Jeśli systemy dzienników są dostępne dla innych pracowników, to pozwala im to poznać Twoją ogólną dostępność na spotkania, dni szkoleniowe oraz w moim miejscu pracy, kiedy są ich dni administracyjne. Systemy dzienników pomagają w planowaniu spotkań i wydarzeń, ponieważ będziesz w stanie upewnić się, że nic się z nimi nie pokryje.

Przy zamawianiu surowców często warto prowadzić dziennik tego, co zostało zamówione, kiedy i ile zostało zamówione. Pomaga to menadżerowi i drobnej kasjerze śledzić, jak często zasoby są wykorzystywane i może pomóc w rozwiązaniu problemów w celu ograniczenia marnotrawstwa zasobów.

Konieczne jest uwzględnienie dat i godzin w systemie dzienników. W razie potrzeby należy podać imiona i nazwiska oraz informacje o zapisywanym spotkaniu lub wydarzeniu. Systemy dzienników powinny zawsze być dokładne i poprawne oraz powinny zawierać wszystkie niezbędne szczegóły.

Przykład używanego systemu

Uzyskanie prawidłowych informacji podczas robienia wpisów do dziennika ma kluczowe znaczenie. W moim miejscu pracy używamy oprogramowania o nazwie „SystmOne”. Zawiera rodzaj elektronicznego dzienniczka służącego do umawiania spotkań i konsultacji telefonicznych. Ważne jest, aby informacje na ten temat były poprawne, aby uniknąć kolizji z wizytami, aby pomóc w ochronie pacjentów, zapewnić wprowadzenie właściwego pacjenta i aby lekarz lub pracownik przepisujący posiadał krótkie podsumowanie dotyczące objawów / potrzeb pacjentów.

Mamy również możliwość prowadzenia własnego kalendarza do wprowadzania dat spotkań zespołu i dni szkoleniowych. Śledzenie tych dat pomaga nam zachować wolny czas. Uczestnictwo w spotkaniach i dniach szkoleniowych pozwala nam komunikować się z innymi współpracownikami, poprawiać wszelkie problemy, jakie możemy napotkać w gabinecie oraz pomaga nam poszerzać naszą wiedzę.