Jak to jest być kierownikiem projektu: dzień z życia

Rozważasz karierę kierownika projektu? Czytaj…

Canva.com

W każdej karierze to, co może wyglądać interesująco i efektownie dla osoby z zewnątrz, często może być złożonymi i stresującymi aspektami pracy. Wybór odpowiedniej kariery jest ważny, więc musisz przeprowadzić badania. Spojrzenie poza błyszczące strony rekrutacyjne i poznanie codziennych realiów pracy może pomóc w podjęciu bardziej świadomej decyzji o tym, czy ta kariera jest dla Ciebie odpowiednia.

W tym artykule zebrałem własne doświadczenia i doświadczenia innych kierowników projektów, aby dać ci wgląd w to, jak wygląda normalny dzień. Przeczytaj go i zobacz, czy jest to kariera, którą mógłbyś sobie wyobrazić.

Oczywiście w rzeczywistości każdy dzień jako kierownik projektu jest zupełnie inny, ale na potrzeby tego artykułu ustrukturyzowałem kilka typowych czynności w ciągu średnio 9-5 dni.

8:00: Rozpocznij pracę. Sprawdzić maila.

Czytelnik o orlich oczach już zauważył sprzeczność w moim artykule. We wstępie wspomniałem, że dam ci typowy 9-5 dzień, a teraz zacząłem dzień o 8 rano.

To pierwsza rzeczywistość kierownika projektu: dzień bardzo rzadko ma miejsce w godzinach 9-17.

Zarządzanie projektami to wymagająca kariera. Jest to szczególnie ważne, gdy jesteś w krytycznym punkcie projektu. Projekty są tak nierozerwalnie związane z ramami czasowymi, że gdy sprawy stają się trudne, nie ma czasu na zatrzymywanie się i wstrzymywanie. W rzeczywistości oznacza to, że w okresach wzmożonego ruchu możesz pracować długo, aby wesprzeć swój zespół, wykonać swoje zadania i zapewnić dotrzymanie terminów.

Aby poradzić sobie z tak wymagającą pracą, wielu kierowników projektów rozpocznie pracę przed porannym natłokiem telefonów i spotkań, aby mieć czas na nadrobienie zaległości w mailach. Często zdarza się, że kierownik projektu zaczyna pracę o 7 lub 8 rano. I oczywiście wspólna duża skrzynka pocztowa. Musisz być wystarczająco zorganizowany, aby móc dobrze zarządzać swoją skrzynką odbiorczą i być na bieżąco z odpowiadaniem na ważne e-maile.

9:00: połączenie konferencyjne

Telekonferencje przejęły od spotkań najpowszechniejszą metodę komunikacji w projektach. Czemu? Ponieważ wiele projektów ma teraz zdalne zespoły. Kiedy pracujesz z ludźmi w wielu lokalizacjach, czas na podróżowanie na spotkania staje się nierealny. A przy tak zaawansowanej technologii rozmowa telefoniczna lub wideokonferencja może być równie skuteczna. (Cóż, to nie zawsze jest prawdą. Dla przyjemności załączyłem poniższy film, który przedstawia unikalne spojrzenie na to, jak połączenie konferencyjne wyglądałoby w prawdziwym życiu. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się uczestniczyć w rozmowie konferencyjnej, to na pewno Cię rozśmieszy.)

Jako kierownik projektu często odpowiadasz za organizowanie połączeń konferencyjnych i może być konieczne pełnienie funkcji przedstawiciela biznesowego w przypadku innych połączeń związanych z Twoim projektem. Rozmowy telefoniczne dotyczące projektów są często planowane, aby dać zespołowi regularną okazję do porozmawiania na temat postępów w realizacji projektu i przedyskutowania wszelkich problemów, jakie mogą mieć.

Połączenie konferencyjne w prawdziwym życiu

10:00: Przegląd rozmowy konferencyjnej / problemy z projektem

Załóżmy więc, że połączenie konferencyjne o 9 rano trwa godzinę. To dość typowe dla większego projektu. Jako kierownik projektu zakończysz połączenie konferencyjne zestawem notatek, które zrobiłeś. Twój zespół prawdopodobnie powiadomił Cię o zakończeniu pracy, pracy w toku i głównych problemach z projektem. Istnieje prawdopodobieństwo, że po opuszczeniu telekonferencji będziesz musiał wykonać pilną lub częściowo pilną pracę, aby rozwiązać problemy, które właśnie zostały podniesione.

Więc w tym momencie prawdopodobnie będziesz robić kilka rzeczy:

1. Aktualizacja dokumentacji projektu, np. Planu projektu, aby odzwierciedlić wszystko, o czym właśnie powiedziano podczas telekonferencji
2. Wykonaj wstępne prace, aby rozwiązać wszelkie pilne problemy, o których zostałeś powiadomiony, np. Jeśli dostawca spóźnia się z dostawą, możesz sprawdzić wpływ, jaki będzie to miało na Twój projekt, zadzwonić do dostawcy lub eskalować problem.
3. Prawdopodobnie będą miały miejsce inne e-maile / rozmowy telefoniczne / dyskusje, które mogą zająć znaczną część Twojego poranka. Często zdarza się, że kierownik projektu otrzymuje nieprzerwany strumień wiadomości e-mail, problemów i telefonów przez cały dzień, więc będziesz mieć nowe rzeczy do rozwiązania, nawet gdy jesteś zajęty rozwiązywaniem problemów, które już masz.

11:00: Planowanie projektu / Więcej połączeń

Kontynuując wcześniejsze spotkanie, prawdopodobnie odkryłeś, że plan projektu wymaga teraz aktualizacji. Jednak nie spodziewaj się, że zajmie to dużo czasu. Prawdopodobnie przeszkodzi Ci więcej połączeń i e-maili. Jednak i tak zaczynasz plan.

11:30: Spotkanie specjalistyczne

Użyłem ogólnego terminu „spotkanie specjalistyczne” w tym tytule, ale w rzeczywistości może to być dowolne spotkanie związane z określonym tematem w Twoim projekcie. Na przykład, jeśli jesteś kierownikiem projektu IT, może to być recenzja oprogramowania.

Jednak należy tutaj zauważyć, że spotkania zajmują znaczną część dnia. I nie zapominaj, że dobry kierownik projektu zajmie trochę czasu po obu stronach spotkania, aby upewnić się, że maksymalnie wykorzystają czas. Mogą wcześniej zbierać materiały referencyjne lub czytać podstawowe informacje, a następnie mogą spisywać i rozpowszechniać notatki sporządzone podczas spotkania.

12:30: Lunch

Dlatego nie chcę rysować zbyt ponurego obrazu, jeśli chodzi o to, jak zajęte może być życie jako kierownik projektu. Więc o 12:30, tutaj jest przystanek na lunch. Niezależnie od tego, jak gorączkowa jest Twoja praca, dobrym pomysłem jest zawsze mieć przerwę w środku dnia. Przekonasz się, że masz więcej energii na popołudnie i możesz lepiej się skupić.

13:00: Prezentacja dla dyrektorów

Jako kierownik projektu należy się spodziewać wielu prezentacji. Może się okazać, że ważny projekt jest uważnie obserwowany przez kierownika, kierownictwo wyższego szczebla lub sponsora projektu i mogą poprosić o regularne przedstawianie im aktualnych informacji.

Oczywiście regularna prezentacja to nie tylko godzinne spotkanie poza Twoim tygodniem pracy. Potrzeba czasu, aby zebrać razem szczegóły, których menedżerowie wyższego szczebla oczekują w prezentacji, a po zakończeniu spotkania może być konieczne przesłanie dalszych informacji, aby pomóc odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości, które mają. Umiejętność pobierania wielu krytycznych danych i przekształcania ich w przejrzystą, prostą prezentację jest bardzo ważna, jeśli chcesz dobrze wykonywać swoją pracę.

14:00: Napisz raporty

Kierownicy projektów poświęcają dużo czasu na dokumentację, ponieważ istnieje wiele informacji, które muszą być przechowywane i regularnie aktualizowane w projekcie. Oprócz prezentacji dla dyrektorów może być konieczne regularne dostarczanie pisemnych raportów szerszej publiczności lub klientowi. Posiadanie solidnych umiejętności pisania jest ważne, ponieważ chcesz, aby Twoje raporty wyglądały profesjonalnie i były łatwe do odczytania i zrozumienia.

15:00: dogonić zespół

Twoim głównym zadaniem jako kierownika projektu jest utrzymanie kontroli nad projektem i nie należy lekceważyć tego, jak szybko projekt może zacząć się ślizgać. Jedynym sposobem, aby temu zapobiec, jest utrzymywanie trwałych relacji z zespołem i regularna komunikacja z nim. Ważne jest, aby Twój zespół czuł się z Tobą na tyle komfortowo, aby mógł porozmawiać z Tobą o wszelkich problemach, które mogą powodować problemy w Twoim projekcie, dlatego dobre umiejętności interpersonalne są konieczne.

W tym czasie możesz aktywnie kontaktować się z poszczególnymi członkami zespołu telefonicznie lub osobiście lub możesz nadać priorytet niektórym członkom zespołu, jeśli obecnie zajmujesz się konkretnym problemem w swoim projekcie.

16:00: aktualizacja budżetu

Niezbędne jest utrzymanie kontroli nad finansami projektu. Na początku każdego projektu musisz ustalić budżet, aby oszacować, ile i kiedy zamierzasz wydać. Aby zachować ścisłą kontrolę nad projektem, musisz regularnie przeglądać budżet i porównywać go z rzeczywistymi wydatkami. Doskonała znajomość liczb jest bardzo ważna dla kierownika projektu.

16:30: spotkanie finansowe

Jeśli przekraczasz budżet projektu, możesz znaleźć się na spotkaniu z zespołem finansowym, aby zweryfikować swoje wydatki. Lub Twoja organizacja może po prostu chcieć regularnego przeglądu finansowego projektu, aby sprawdzić, czy jest on realizowany. Jednak w każdym projekcie z pewnością znajdziesz to, że będziesz często proszony o uczestnictwo w spotkaniach z wewnętrznymi działami, które są zainteresowane Twoim projektem lub są nim zainteresowane.

17:00: Pilna rozmowa konferencyjna

Rzadko się zdarza, że ​​w projekcie wszystko przebiega bezproblemowo. Często może się zdarzyć, że będziesz musiał zmienić starannie zaplanowany harmonogram, aby poradzić sobie z narastającym kryzysem w projekcie. Na przykład może być konieczne zaplanowanie późnej telekonferencji, aby porozmawiać z osobą trzecią o problemie, który został podniesiony tego ranka. Pamiętaj też, że jeśli masz do czynienia z zespołami w różnych strefach czasowych, prawdopodobnie będziesz musiał zaplanować rozmowy wczesnym rankiem lub późnym wieczorem. Jednym z wielu powodów, dla których praca w zarządzaniu projektem jest rzadko spotykana w godzinach 9-17.

17:30: Odpowiadanie na e-maile

E-mail jest nadal ważnym narzędziem komunikacji w każdej firmie i chociaż możesz mieć 10 lub 20 minut w nieparzystych momentach na czytanie i odpowiadanie na e-maile, prawdopodobnie zauważysz, że Twoja skrzynka odbiorcza szybko się rozrasta w miarę upływu dnia. Dlatego często pod koniec dnia pracy spędzasz dodatkowe 30 minut, aby nadrobić zaległości w wiadomościach e-mail i znaleźć się na szczycie listy rzeczy do zrobienia, zanim będziesz gotowy do wyjścia z pracy.

18:00: Przejrzyj listę rzeczy do zrobienia na jutro

Tak więc o 18:00 możesz mieć wrażenie, że zrobiłeś pewne postępy w swojej pracy i jesteś gotowy do wyjścia z biura. Jednak aby spróbować dać sobie przewagę w bardzo pracowitym dniu, który zaplanowałeś na jutro, możesz po prostu poświęcić 10 minut na przeglądanie listy rzeczy do zrobienia. Oczywiście lista rzeczy do zrobienia jest niezbędnym narzędziem dla każdego kierownika projektu, ponieważ pomoże ci w zarządzaniu czasem i żonglowaniu bardzo wymagającym harmonogramem.

Wniosek: nie ma dwóch takich samych projektów / organizacji

Jeśli którykolwiek z tych punktów Cię zaskoczy, pamiętaj, że jest to po prostu przewodnik, aw rzeczywistości wszystkie projekty są inne i sposób, w jaki będziesz zarządzać swoim czasem, będzie inny. Ponadto wszystkie organizacje są różne. Niektórzy mogą mieć kultury, które oczekują, że będziesz pracować długo i spożywać minimalny lunch; inni mogą mieć zupełnie inne podejście i mogą aktywnie zachęcać pracowników do robienia odpowiednich przerw, zmniejszania obciążenia pracą i rozsądnych godzin pracy. Niezależnie od tego, jakim projektem zarządzasz, jedną lekcją, jaką możesz wyciągnąć z tego przykładu, jest to, że zdolność do zachowania porządku, czujności i wydajności jest niezwykle ważna dla kierownika projektu. Dobre zarządzanie czasem sprawia, że ​​jesteśmy w stanie sprostać złożonym wymaganiom i nieprzewidywalności związanej z nadzorowaniem projektu.