5 Irytujące błędy w piśmie biznesowym i jak ich uniknąć

Komunikaty pisemne dużo o Tobie mówią

Czy wydaje ci się, że twoja kariera donikąd? Czy czujesz, że utknąłeś na najniższym szczeblu korporacyjnej drabiny? Jeśli tak, możesz dokładnie przyjrzeć się swojej korespondencji pisemnej. Irytujące błędy interpunkcyjne i gramatyczne mogą Cię powstrzymywać.

Dobre pisanie biznesowe jest niezbędne w dzisiejszym miejscu pracy. W ankietach, w których poproszono pracodawców i profesjonalnych rekruterów o wyszczególnienie cech, których szukają u pracowników, skuteczne umiejętności pisania biznesowego znajdują się na samym szczycie listy. Pracodawcy chcą pracowników, którzy potrafią przekazywać informacje w sposób zorganizowany i spójny, bez nieostrożnych błędów w pisaniu, które przeszkadzają w dobrej komunikacji. Słowo użyte nieprawidłowo lub przecinek w niewłaściwym miejscu może przekazać coś innego niż zamierzona wiadomość. Brak jasności w dokumentach biznesowych może prowadzić do niezadowolenia klientów, a nawet sporów.

Nawet bez tragicznych konsekwencji prawnych dokument pełen błędów gramatycznych i interpunkcyjnych źle odbija się na autorze. Słabemu pisaniu brakuje wiarygodności i przekonywania. Nie budzi zaufania. To irytujące.

W ciągu ponad 20 lat jako prawnik korporacyjny przejrzałem wiele komunikatów biznesowych. Widziałem na własne oczy, jak częste błędy w gramatyce i interpunkcji skutkowały zniekształconą komunikacją, zirytowaniem klientów i utknięciem w karierze. Oto moja lista pięciu najbardziej irytujących błędów w pisaniu biznesowym oraz sposoby ich uniknięcia.

1. Niewłaściwa apostrofa

Być może nie ma innego błędu w pisaniu, który mógłby wywołać u czytelników taką samą reakcję „paznokciami na tablicy”, jak niewłaściwy apostrof, użycie formy zaborczej do oznaczenia więcej niż jednego elementu. Ten błąd jest irytujący, ponieważ jest tak powszechny i ​​nie ogranicza się do pisania biznesowego. Wszyscy to widzieliście:

• Na śniadanie jadłem naleśniki.
• Smith kupił nowy samochód.
• Lata sześćdziesiąte były szaloną dekadą.

Pomimo epidemii apostrofów, które rzekomo pokazują liczbę mnogą, tylko liczby mnogie, które posiadają coś, wymagają apostrofu, a apostrof ten zazwyczaj występuje po literze „s”:

• Puszysta konsystencja naleśników
• Nowy samochód Smithów
• Zawirowania społeczne lat 60

Istnieje tylko kilka przypadków, w których dopuszczalne jest użycie apostrofu do oznaczenia liczby mnogiej. W takich przypadkach apostrof jest niezbędny, aby uniknąć nieporozumień:

• Na swojej karcie raportu ma trzy piątki. (Użyj apostrofu, aby uniknąć pomyłki ze słowem „jako”).
• Zamów pięć # 371KV. (Użyj apostrofu, aby pokazać, że „s” nie jest częścią numeru seryjnego).

2. Zamieszanie wokół mnie, siebie i mnie

Ile razy czytałeś komunikat biznesowy, w którym stwierdza się: „Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z Jane lub mną”? Autor albo stara się brzmieć wyrafinowanie, używając bardziej elegancko brzmiącego „siebie” zamiast „mnie” lub, z Jane w miksie, jest zdezorientowany, czy użyć „ja”, czy „ja” i decyduje się na „siebie” ”. Rezultatem jest irytujące i zbyt powszechne niewłaściwe użycie zwrotnego zaimka osobowego.

Możesz uniknąć tego samego błędu, stosując prosty test. Pozostaw Jane poza obrazem i zobacz, jak brzmi zdanie. Czy powiedziałbyś: „Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się ze mną”? Nie, powiedzielibyście „proszę o kontakt”. Dobrze? Jeśli w tym przypadku użyłbyś wyrażenia „siebie”, musisz czytać dalej, aby uzyskać dodatkową pomoc dotyczącą gramatyki.

„Ja, ja i ja” to trzy różne przypadki zaimka osobowego. Sprawa zmienia się w zależności od tego, czy zaimek funkcjonuje jako podmiot czy przedmiot zdania.

Jako podmiot zdania (rzeczownik, który mówi, o czym jest zdanie), użyj „I”:

• Napisałem list.

W przypadku przedmiotu zdania (rzeczownika, który nadaje znaczenie czasownikowi lub uzupełnia przyimkową frazę), użyj „ja”:

• Jeśli masz pytania, możesz mnie zapytać.
• Pytania mogą być kierowane do mnie.

Jeśli podmiot czynności i przedmiot działania są takie same, użyj zaimka zwrotnego „ja”:

• Sam to zrobiłem.
• Spojrzałem na siebie w lustrze.

Tak jak potrzebujesz lustra, aby zobaczyć siebie, zaimek zwrotny, taki jak „ja” (lub ty, on sam itp.), Potrzebuje innego rzeczownika lub zaimka w zdaniu, aby je odzwierciedlić. Jeśli nie ma, użyj odpowiednio przypadku subiektywnego (I) lub przypadku obiektywnego (ja).

3. Losowe przecinki

Waham się, czy pisać o przecinkach, ponieważ mogą być trudne. Właściwie mógłbym przejść przez kilka akapitów na temat tego, czy przecinek powinien pojawić się między słowami „przecinki” i „ponieważ” w poprzednim zdaniu. Ale nie zrobię tego, ponieważ mój problem z przecinkami jest nawet bardziej podstawowy niż to, czy przecinek powinien być użyty przed koniunkcją łączącą dwie niezależne klauzule. (Na wypadek, gdybyś się zastanawiał, moja odpowiedź brzmi: nie; zdania są krótkie i ściśle powiązane w myśli).

Najbardziej irytujący problem z przecinkami polega na tym, że pojawiają się one losowo, w zdaniach, gdzie nie są potrzebne i nie należą. (Tak, próbuję tu zwrócić uwagę.)

Nie obchodzi mnie, czy używasz przecinka szeregowego w prostych zdaniach, czy nie. Nie będę się zbytnio przejmować brakiem przecinka między przymiotnikami współrzędnych. Moi brytyjscy przyjaciele mówią mi, że i tak używamy zbyt wielu przecinków w amerykańskim angielskim. Wymagające amerykańskie zasady użytkowania mogą być przyczyną, dla której tak wielu pisarzy biznesowych je nadużywa.

Problem z przecinkiem polega na tym, że mówi on oku, aby na chwilę przestał czytać. W porządku, gdy potrzebujesz przerwy, na przykład zaczerpnięcia oddechu podczas mówienia. Ale nieoczekiwane przecinki są jak czkawka. Są denerwujące.

Istnieją dziesiątki zasad określających, kiedy ich używać, ale jeśli pamiętasz którąkolwiek z nich, pamiętaj o tym: Jeśli nie możesz wymyślić konkretnego powodu, aby użyć przecinka, nie używaj go.

Nigdy nie używaj przecinka w następujących sytuacjach:

• Pomiędzy słowem opisowym a rzeczownikiem, który opisuje: „Czytałem źle napisany list”. Błędny
• Pomiędzy tematem a czasownikiem: „Źle napisany list mnie zdenerwował”. Błędny
• Pomiędzy dwoma zdaniami z jednym tematem, które są połączone spójnikiem: „Przeczytałem list i poprawiłem wszystkie błędy interpunkcyjne”. Błędny
• Aby ująć restrykcyjną klauzulę (taką, która ma zasadnicze znaczenie dla znaczenia zdania): „List, który zainspirował ten artykuł, był pełen irytujących błędów interpunkcyjnych”. Błędny

4. Niewłaściwe użycie określenia „jako takie”

Zbyt często w biznesie pisanie frazy „jako takie” jest używane jako bardziej wyszukany sposób na powiedzenie „dlatego”, tak jakby potrzebne było bardziej formalne słowo. Na przykład, pismo może zawierać stwierdzenie: „Ta korespondencja służy jako zawiadomienie o naruszeniu naszej umowy. W związku z tym masz 10 dni na naprawienie uchybienia lub umowa zostanie rozwiązana”. W tym przykładzie „jako takie” jest używane zamiast „dlatego” w znaczeniu „z tego powodu” lub „w konsekwencji”. To jest złe.

Poprawnie użyte wyrażenie „jako takie” odsyła czytelnika do tożsamości, charakteru lub pojemności rzeczownika lub wyrażenia rzeczownikowego, które go poprzedzają:

• - Jestem zwolennikiem gramatyki. W związku z tym denerwuję się, gdy pisarz wymawia imiesłowami. Poprawny

Aby uniknąć niepoprawnego używania wyrażenia „jako takiego”, zadaj sobie pytanie „jako co?” Jeśli poprzedzający rzeczownik pasuje, użycie jest prawidłowe:

• „Jako zwolennik gramatyki, denerwuję się, kiedy pisarz wymawia imiesłowami”. Poprawny

Jeśli „jako takie” nie odsyła czytelnika do poprzedzającego rzeczownika, użycie jest nieprawidłowe:

• „Ponieważ nie zwracał uwagi na reguły gramatyczne, pisarz dyndał imiesłowami. W związku z tym zirytował swoich czytelników”. Błędny

Zapytaj, czy możesz zamienić „takie” na dowolny poprzedzający go rzeczownik lub frazę rzeczownikową:

• Jako zasady gramatyki zirytował swoich czytelników.
• Jako pisarz irytował swoich czytelników.
• Jako imiesłowy irytował swoich czytelników.

Jeżeli zamiana nie ma sensu lub, w przypadku drugiego przykładu, nie oddaje w pełni zamierzonego znaczenia, użycie określenia „jako takie” jest niewłaściwe. Aby uniknąć irytowania czytelników, użyj „Dlatego” lub zamień frazę przejściową na bardziej znaczące słowo lub frazę.

5. Niewłaściwe użycie terminu „Verbiage”

To nie jest kwestia gramatyki czy interpunkcji, ale powszechnego, ale tajemniczego nadużycia niepochlebnego słowa. Jako prawnik korporacyjny prawie codziennie otrzymywałem e-mail o treści podobnej do następującej: „Czy mógłbyś przejrzeć słownictwo w drugim akapicie załączonego dokumentu i dać mi znać, czy wszystko jest w porządku?” Za każdym razem musiałem powstrzymywać się od wystrzelenia zjadliwej odpowiedzi: „Jeśli to słownictwo, dlaczego marnujesz mój czas?”

Słownictwo nie oznacza „tekstu”, „słów”, „sformułowań”, „treści” ani żadnego innego słowa, którego autor e-maila mógł użyć, prosząc o sprawdzenie prawnicze. „Słownictwo” oznacza mowę lub pismo zawierające zbyt wiele słów lub wyrażeń nazbyt technicznych. To nie jest dobra rzecz. Pisarz powinien unikać słownictwa i nie używać tego terminu do opisania swojej pracy pisemnej.

Wskazówka bonusowa: Uprość swój język

To ostatnia lekcja dotycząca pisania w stylu biznesowym. Nie próbuj imponować ludziom, używając wymyślnych słów, gdy lepszy wybór jest prosty i opisowy. Mowa biznesowa jest pełna zmyślonych, fantazyjnie brzmiących słów. Nie wpadnij w pułapkę korzystania z nich. Nie mów „wykorzystaj”, kiedy „użyj” działa dobrze. Spadniesz jako pretensjonalny i gorszy, zwłaszcza jeśli nie rozumiesz, co oznacza twoje wymyślne słowo.

Ankieta pisania biznesowego

Dodatkowa pomoc w pisaniu