8 prostych wskazówek księgowych dla osób samozatrudnionych (w Wielkiej Brytanii)

Oto kilka prostych kroków, które powinieneś wykonać jako właściciel małej firmy w Wielkiej Brytanii, aby upewnić się, że Twoje konta są prawidłowe.

Kiedy pracowałem w małej firmie księgowej, pracowałem nad rachunkami dla wielu małych przedsiębiorstw samozatrudnionych, w tym artystów, taksówkarzy, elektryków, artystów i pisarzy. Niesamowite było pomyśleć, że gdyby ci klienci sami wykonali kilka prostych kroków, zaoszczędziliby pieniądze. Ich opłaty księgowe byłyby niższe, ponieważ zajęłoby nam to mniej czasu, aw wielu przypadkach zapłaciliby też mniej podatków!

Nie przychodź z przypadkowym pomieszanym pakietem faktur i wydatków, z kwotami, które nie mają żadnego związku z tym, co przychodzi i wychodzi zgodnie z wyciągiem bankowym. Zamiast tego postępuj zgodnie z 8 prostymi wskazówkami:

Oddziel swoje fundusze osobiste i biznesowe
Śledź przychody i wydatki
Wystawiaj odpowiednio numerowane faktury
Rejestruj przychody i wydatki gotówkowe
Uporządkuj swoje wpływy
Uwzględnij wszystkie swoje wydatki
Nie zostawiaj sortowania podatku na ostatnią chwilę
Szukaj profesjonalnej porady w skomplikowanych sprawach

Pixabay

1. Oddziel swoje fundusze osobiste i biznesowe

Otwórz osobne konto dla swojej firmy. Jeśli jesteś przedsiębiorcą jednoosobowym, nie ma prawnego wymogu, aby to zrobić, ale znacznie ułatwia to śledzenie wydatków biznesowych i dochodów.

Przed założeniem nowego konta:

Rozejrzyj się za najlepszymi ofertami.
Jeśli Twoja firma prowadzi działalność na małą skalę i prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zamiast otwierać określone konto firmowe, możesz otworzyć drugi standardowy rachunek osobisty. Większość firmowych kont bankowych ma miesięczne opłaty i prowizje za każdą transakcję, ale osobiste rachunki bieżące są bezpłatne.

2. Śledź przychody i wydatki

Musisz śledzić, jakie pieniądze przychodzą i na co je wydajesz.

Można to zrobić na wiele różnych sposobów. Jeśli masz tylko jedną lub dwie transakcje w miesiącu, prawdopodobnie wystarczy sporządzić prostą listę w dowolnym formacie, który najbardziej Ci odpowiada.

Jeśli jednak masz więcej niż to, skonfiguruj arkusz kalkulacyjny, taki jak ten na poniższym filmie, jest dobrym rozwiązaniem. Jeśli przerażają Cię arkusze kalkulacyjne, możesz również kupić księgę rachunkową i zapisywać swoje konta na papierze w staromodny sposób.

Możesz również kupić specjalistyczne oprogramowanie księgowe, ale jeśli prowadzisz małą firmę z zaledwie kilkoma transakcjami, prawdopodobnie nie będzie to tego warte.

Uwaga: jeśli korzystasz z usług księgowego, najlepiej zapytaj go z wyprzedzeniem, co zaleca, ponieważ różne firmy będą miały różne preferencje.

3. Wystaw odpowiednio ponumerowaną fakturę

Jeśli sprzedajesz usługę lub produkt klientowi, wystaw odpowiednią fakturę i zachowaj kopię.

Każda faktura powinna mieć unikalny numer referencyjny. Na przykład możesz ponumerować swoje faktury 100, 101, 102 lub możesz użyć kombinacji liter i cyfr. Na przykład, jeśli miałeś dwóch głównych klientów, pana Jonesa i panią Smith, możesz użyć JO1, JO2 dla pana Jonesa, a dla pani Smith - SM1, SM2 i SM3. Do Ciebie należy decyzja, co działa w Twoim przypadku.

Możesz wystawić fakturę za pomocą edytora tekstu lub napisać ją odręcznie, jeśli wolisz, pod warunkiem, że wykonasz kopię.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wymagań dotyczących faktur, zobacz porady rządowe dotyczące wystawiania faktur.

Oprócz pomocy w rozliczeniu podatku, pomoże Ci to również w przypadku problemów z wolno płacącymi klientami, ponieważ będziesz mieć odpowiednie dowody na to, co im sprzedałeś.

4. Rejestruj przychody i wydatki gotówkowe

Szczególnie łatwo jest stracić kontrolę nad przychodami i wydatkami gotówkowymi, ponieważ nie masz kopii zapasowej zapisów na wyciągu bankowym. Upewnij się, że zapisałeś wszystkie otrzymane lub wydane pieniądze w księdze kont lub arkuszu kalkulacyjnym, a także o tym, której faktury dotyczy gotówka.

Łatwym sposobem na śledzenie jest wpłata gotówki, którą otrzymujesz bezpośrednio na konto bankowe.

5. Uporządkuj swoje wpływy

Zachowaj w zorganizowany sposób kopie wszystkich rachunków za wydatki.

Nie przechowuj paragonów w tylnej kieszeni dżinsów!

Trzymaj paragony razem w porządku. Oto kilka dobrych sposobów:

Jeśli masz skaner, zeskanuj kopie każdego paragonu i uporządkuj je według miesięcy.
Jeśli masz małe paragony, zszyj je na kawałkach papieru formatu A4 i zarchiwizuj je lub zeskanuj, aby zapobiec zgubieniu lub wypadnięciu małych kawałków papieru.
Jeśli nie jest jasne, co kupiłeś z paragonu lub jaki ma cel biznesowy, napisz notatkę na paragonie.

6. Uwzględnij wszystkie swoje wydatki

Spróbuj uwzględnić wszystkie wydatki biznesowe. Porady dotyczące tego, o jakie wydatki można ubiegać się o zwrot kosztów, można znaleźć na stronie internetowej rządu Wielkiej Brytanii.

Jeśli pracujesz w domu, możesz uwzględnić część kosztów prowadzenia domu. Jeśli ma to zastosowanie, Twój księgowy może potrzebować wiedzieć, ile wynosi Twój podatek lokalny, rachunki za gaz i energię elektryczną, szczegóły oprocentowania kredytu hipotecznego lub czynszu, a także rachunki za Internet i telefon.

Jeśli używasz własnego telefonu do wykonywania połączeń służbowych i prywatnych, możesz również uwzględnić proporcje biznesowe. Musisz znaleźć sposób na śledzenie proporcji połączeń służbowych i osobistych, które wykonujesz.

7. Nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę, zwłaszcza nie w styczniu

Nie ma nic gorszego niż szalony pośpiech, by załatwić swoje rachunki. Jeśli księgowy wyznaczy Ci termin przekazania informacji, trzymaj się go.

Głównym terminem składania zeznań podatkowych każdego roku jest 31 stycznia. Wszyscy księgowi małych firm będą w tym czasie bardzo zajęci. Jeśli przekażesz swoje książki księgowemu w styczniu, może on:

odmówić zrobienia konta na czas, co oznacza, że płacisz karę za opóźnienie w HMRC, lub
naliczamy więcej za pilne przetwarzanie kont.

Kuszące jest zwlekanie i odkładanie kont, ale im szybciej zostaną one posortowane, tym szybciej możesz skoncentrować się na innych, przyjemniejszych aspektach swojej działalności i zarabianiu pieniędzy.

8. Jeśli nie masz pewności, zasięgnij profesjonalnej porady

Podatek jest skomplikowany i trudno go naprawić samodzielnie. Jeśli czegoś nie jesteś pewien, warto zasięgnąć porady wykwalifikowanego księgowego.

W Wielkiej Brytanii każdy może nazywać się księgowym, ale możesz sprawdzić, czy ktoś ma kwalifikacje, sprawdzając, czy jest biegłym księgowym, co oznacza, że jest członkiem odpowiednich brytyjskich organizacji zawodowych.

Dobry księgowy pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze, zmartwienia i stres. Jednak będzie bardziej popularny wśród księgowych, jeśli zastosujesz się do powyższych porad i będziesz zorganizować się, lub przynajmniej postarasz się jak najlepiej.