Praca z ludźmi w środowisku biznesowym: dyplom NVQ

Certyfikat NVQ: praca z innymi ludźmi

Jest to opcjonalna jednostka grupy B na poziomie trzecim z łącznie czterema punktami. Po ukończeniu tego rozdziału kandydat będzie rozumiał, jak wspierać ogólną misję i cel organizacji, jak pracować jako zespół, aby osiągnąć cele i zadania, komunikować się jako część zespołu, radzić sobie z problemami i nieporozumieniami, umieć pracować w zespole osiąganie celów i zadań, radzenie sobie z problemami w zespole i umiejętność dzielenia się opiniami na temat celów w zespole. Zrozumieją również wkład członków zespołu i cel przekazywania informacji zwrotnych podczas pracy zespołowej.

Napisałem również osobiste oświadczenie o tym, jak dawać i otrzymywać informacje zwrotne, które moim zdaniem będą miały znaczenie dla tego działu. Proszę spojrzeć na poniższy link!

Przekazywanie i otrzymywanie informacji zwrotnej - osobiste oświadczenie.

Kolejna osobista wypowiedź dotycząca tego urządzenia.

1.1 Wyjaśnij, jak działa Twoja organizacja.

Moja organizacja jest pracodawcą zapewniającym równe szanse. Moja organizacja uwzględnia wartości, przekonania, postawy i zachowania wspólne dla wszystkich pracowników i współpracuje z sąsiednimi organizacjami.

1.2 Jaka jest misja i cel Twojej organizacji?

Misją mojej organizacji jest służenie ludziom z szacunkiem dla gospodarczego, społecznego i środowiskowego dobrobytu społeczności.

1.3 Jak Twoja organizacja współpracuje z innymi organizacjami?

Moja organizacja należy do _______________________ ( usunięto ze względu na poufność ). W związku z tym moja organizacja ściśle współpracuje z innymi organizacjami i bierze pod uwagę wartości, etykę i przekonania pracowników i ludzi. Dokonuje wewnętrznych dostosowań, aby dostosować się do tych wartości, etyki i przekonań oraz zintegrować je.

1.4 Jakie są Twoje główne obowiązki? Jak to pasuje do struktury Twojej organizacji? Wyjaśnij, w jaki sposób Twoje obowiązki wpływają na Twoje organizacje

Do moich głównych obowiązków jako administratora zespołu należy ułatwianie sprawnego przebiegu różnych procedur administracyjnych w biurze. Zarządzam również pewnymi obowiązkami administracyjnymi w dziale, pomagając mojemu kierownikowi lokalnemu i kierownikowi działu usług. Zajmuję się przetwarzaniem zamówień zakupu dla wszystkich ____________, unikając w ten sposób wszelkich opóźnionych płatności lub zaległych rachunków. Przygotowuję, przedstawiam i rozprowadzam wnioski panelowe o pakiety opieki, co ułatwia zespołom wsparcia biznesowego i finansowego wykonywanie ich obowiązków oraz zapewnia klientom terminowe otrzymywanie środków. Pomagam również swojemu zespołowi i swojemu seniorowi w innych obowiązkach administracyjnych, w których IT odgrywa bardzo ważną rolę.

Pomagam również w pisaniu na maszynie, wysyłaniu mailingu, archiwizacji, archiwizowaniu, zarządzaniu danymi, umawianiu spotkań, protokołowaniu.

Zapewniam recepcję na przerwy na herbatę i lunch, odbieranie telefonów od klientów i łączenie ich z odpowiednim działem.

1.5 Opisz zasady, procedury, systemy i wartości Twojej organizacji, które są istotne dla Twojej roli.

Strategia

Rozwój strategii to ogólny proces ustalania, gdzie jesteśmy teraz, gdzie chcemy być i jak się tam dostać.

W życiu zawodowym stosuję różne strategie radzenia sobie z terminami, czasem i stresem.

Polityka

Tworzenie polityki wymaga jasnego stanowiska w sprawie funkcji, usługi lub kwestii, aby zapewnić ramy lub zestaw zasad, które określają decyzje, działania i podejścia do tych spraw.

Jako pracownik tej organizacji staram się przestrzegać zasad i procedur mojej organizacji.

Plan

Plan określa metodę przejścia od aktualnej sytuacji do jednego lub większej liczby pożądanych rezultatów.

W mojej codziennej pracy wszystko planuję mając na celu SMART.

Procedura

Procedura określa serię powiązanych kroków w celu wykonania określonego zadania lub wykonania określonej czynności. Kroki to dokładny opis tego, co, kiedy, kto, dlaczego i jak w jakimkolwiek konkretnym działaniu

Przestrzegam procedur organizacyjnych we wszystkim, co robię w pracy.

Uważam, że dobra strategia i rozwój polityki są kluczem do poprawy usług i wyników dla lokalnej ludności. Wymagania dotyczące ograniczonych zasobów Rady są znaczące. Dlatego ważne jest, aby jasno określić, gdzie ja i pracodawca chcemy być i jak skoncentrować zasoby, aby osiągnąć wizję i cele strategiczne oraz poprawić wyniki dla lokalnej ludności.

1.6 Kiedy należy szukać wskazówek od innych, gdy nie masz pewności co do celów, zasad, procedur systemowych i wartości?

W przypadku braku pewności co do celów, zasad, procedur systemowych i wartości należy szukać wskazówek u innych, ponieważ w ten sposób unikam błędów i możliwości odejścia od przestrzegania celów organizacji.

2.1 Jakie są cele i korzyści płynące ze współpracy z innymi ludźmi, aby osiągnąć uzgodnione cele i zadania?

Efektywny zespół to znacznie więcej niż grupa ludzi, którzy są zebrani razem, aby osiągnąć cel.

Cel i korzyści płynące z pracy z innymi ludźmi w celu osiągnięcia uzgodnionych celów i zadań są następujące:

Budowanie zespołu

Budowanie zespołu to proces wymagający kilku etapów rozwoju, aby uniknąć kłopotów i niepowodzeń.

Wizja

Zespoły muszą poświęcić trochę czasu na zbadanie i zrozumienie swojego celu i wizji. Następnie muszą ustalić cele i zadania, aby móc skupić się na swoich celach.

Konflikt zarządzania

Konflikt jest nieuniknioną konsekwencją pracy z innymi ludźmi. Różne opinie, wartości i style mogą prowadzić do nieporozumień w zespole, ale wszystkie nieporozumienia należy dokładnie rozważyć. Ta opieka pomoże zespołowi efektywnie działać.

Role i struktura

Każdy członek zespołu pracuje i myśli inaczej. Te różnice, zebrane w zespole, mogą zmaksymalizować wydajność zespołu, jeśli właściwi ludzie są zatrudniani na właściwych stanowiskach.

Rozwój zespołu i członków

Bez względu na rolę, jaką dana osoba odgrywa w zespole lub jakie zadania zostały jej przydzielone, prawie zawsze jest miejsce na osobiste ulepszenia. Kiedy poszczególne osoby w zespole działają z dużą wydajnością, sam zespół się rozwija.

Zrozumienie i współpraca

W odnoszącym sukcesy zespole wszyscy członkowie pracują w tym samym kierunku, aby osiągnąć wspólny cel.

Kiedy priorytety i cele różnią się lub odbiegają od tego, co jest wymagane, w zespole pojawi się niepotrzebny stres i napięcia. Współpraca i dzielenie celu są ważne, aby zespół odniósł sukces

2.2 Podaj przykłady, kiedy współpracowałeś z innymi, aby osiągnąć pozytywne rezultaty.

Zdarzały się przypadki, gdy zespół dotarł do terminów, a mój menedżer i ja połączyliśmy siły, aby zakończyć pracę we właściwym czasie. Zdarzyło się to kilka razy, a efekty końcowe były fantastyczne. Ogólne wyniki naszego zespołu poprawiały się ogromnie za każdym razem.

2.3 Jaki jest cel i korzyści z dzielenia się celami i planami pracy podczas pracy z innymi?

Ogólnie rzecz biorąc, dążymy do tego samego celu, jakim jest sukces firmy. W firmie wszyscy mamy własne zadania do wykonania i cele do osiągnięcia. Jeśli wszyscy jesteśmy świadomi swoich celów, możemy zaoferować wsparcie. Praca zespołowa oznacza, że ​​wszyscy dążymy do tego samego celu, ale możemy to zrobić tylko wtedy, gdy wiemy, czego możemy się od siebie spodziewać i dokąd zmierzamy

Pracując z innymi, będę lepiej rozumieć, jak pracować z innymi ludźmi, aby osiągnąć wspólne cele. Nauczę się jak:

• dowiedzieć się, co należy zrobić;
• omówić i zdecydować, kto zajmie się którym zadaniem i jasno określić, co wszyscy robią;
• decydować o ramach czasowych i zasobach, aby moje zadania były wykonywane na czas;
• zbierzcie się i porozmawiajcie o moich postępach - co poszło dobrze, a co nie;
• zgadzam się z innymi co do sposobów, które mógłbym poprawić;
• znaleźć sposoby współpracy, które działają;
• wspierać moich kolegów z drużyny;
• przyjmować różne role;
• radzić sobie w trudnych sytuacjach i związkach;
• wiedzieć, gdzie szukać pomocy.

Pracując z innymi, mogę wykorzystać umiejętności całej mojej grupy, aby pomyślnie wykonać pracę. Będę mógł dzielić się swoimi umiejętnościami i uczyć się nowych sposobów pracy od innych ludzi. Mogę też dzielić się i otrzymywać nowe pomysły.

2.4 Opisz dwie sytuacje, w których inni członkowie zespołu potrzebowali wsparcia.

Pamiętam dwa razy, kiedy musiałem wypełniać obowiązki w innym obszarze: raz, gdy członek zespołu był przez trzy miesiące, i raz, gdy nie było w ogóle administratora przez ponad miesiąc. Pomogło mi to zrozumieć, jak bardzo jestem zdolny i jak radzę sobie i zarządzam prawie dwukrotnie większą ilością pracy.

Było też kilka przypadków, kiedy szkoliłem nowych pracowników administracyjnych w różnych obszarach. Pozostałem do dyspozycji, aby wspierać i doradzać im przez telefon, osobiście lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2.5 Opisz co najmniej dwa przypadki, w których zapewniłeś wsparcie. Opisz, jak pomogłeś.

Pierwszą okazją, jaką pamiętam, było to, że pomogłem szefowi działu przy zbieraniu danych dotyczących panelu. Musiał iść na spotkanie z zastępcą dyrektora. Zebrałem dane z roku w ciągu dwóch godzin i przedstawiłem mu je w zgrabnym formacie (miesięcznym), aby przedstawić je przed spotkaniem.

Druga okazja to pomoc seniorowi w procesie czyszczenia danych. Ta współpraca pomogła naszemu zespołowi poprawić ogólną wydajność.

2.6 Wyjaśnij cel i korzyści wynikające z uzgadniania środków jakości w zespole.

W zespole uzgadniane są środki jakościowe, aby utrzymać wysokie standardy organizacji. Ten proces będzie następnie odzwierciedlał wizerunek firmy.

Każdy członek zespołu pracuje inaczej. Kiedy zespół wyznacza standardy i cele jakościowe, wszyscy w zespole będą musieli pracować nad osiągnięciem takiego wyniku. Członkowie zespołu będą stale komunikować się, aby wiedzieć, co się dzieje i co należy zrobić, aby zakończyć pracę. Ten proces pomaga uniknąć powtarzania zadań i marnowania zasobów.

3.1 Opisz czasy, w których komunikacja z ludźmi w Twoim zespole była niezbędna.

Jedną z sytuacji, w których muszę skutecznie komunikować się ze swoim zespołem, jest zmiana harmonogramu spotkań, odwołanie terminów szkoleń lub zmiana miejsca spotkań lub szkoleń. Aby uniknąć komplikacji, nie mogę zwlekać z przekazaniem tych informacji.

Zdarzały się również przypadki, kiedy musiałem przekazywać informacje zespołowi i całemu działowi. Upewniłem się, że dane są dokładne i wolne od błędów, ponieważ może to wpłynąć na sprawne funkcjonowanie organizacji.

3.3 Jakie są korzyści ze skutecznej komunikacji w zespole?

Podstawą dobrego zespołu biznesowego jest regularna i pełna komunikacja. Zamieszanie i konflikt pojawiają się, gdy komunikacja jest słaba. Zespół musi być również otwarty i uczciwy, aby odnieść sukces jako zespół.

Korzyści ze skutecznej komunikacji to:

Wydajność

Wydajność zależy w dużej mierze od komunikacji. Komunikując się prawidłowo i skutecznie, można uniknąć zamieszania, co pomoże ludziom osiągnąć ich cele.

Satysfakcja konsumenta

Zadowolenie klienta jest priorytetem. Komunikacja z klientami sprawi, że poczują się szanowani i cenieni.

Szacunek

Jako zespół powinniśmy zawsze być gotowi do szczerej i otwartej komunikacji oraz do wzajemnego słuchania. Każdy członek powinien być ceniony i szanowany, ponieważ każdy posiada cenne umiejętności i talenty. Razem te kroki pomogą stworzyć efektywny zespół.

Określ zakres metod komunikacji.

Werbalny

Komunikacja werbalna to wszystko, co mówi się bezpośrednio. Ten typ obejmuje wypowiedzi, spotkania, prezentacje i informacje zwrotne i jest to najlepszy sposób na wzajemne zrozumienie i zrozumienie przez zespoły.

Niewerbalne

Komunikacja niewerbalna może działać najlepiej, gdy trzeba zebrać pomysły i wkład, ale osobiste spotkanie nie jest możliwe. Ten rodzaj komunikacji oszczędza zasoby, czas i finanse. Jednak komunikacja niewerbalna może powodować zamieszanie i nieporozumienia, jeśli nie jest spójna z komunikacją werbalną.

Prezentacja

Mniej powszechnym rodzajem komunikacji zespołowej jest prezentacja. Łatwo jest dotrzeć do kilku osób jednocześnie. Ten typ jest najlepszy, gdy procesy i procedury wymagają wyjaśnienia grupie lub gdy mniejsza grupa w zespole współpracuje, aby utworzyć raport dla większej grupy.

Debata

Debata to zdrowa forma komunikacji zespołowej, która zachęca członków do nieporozumień i kwestionowania norm. Pomaga ludziom wyrażać swoje pomysły i obawy. Ten typ jest najlepszy, gdy członkowie zespołu muszą odkrywać nowe pomysły i przeprowadzać burze mózgów. Debata zapewnia czas na wyrażenie opinii, informację zwrotną i zdrową zmianę.

Informacje zwrotne

Informacje zwrotne pomagają członkom zespołu uzyskać konstruktywny wkład i pomagają jednostkom i zespołowi w doskonaleniu.

4.1 Jaki jest cel i pożytek z uznania mocnych stron innych?

Uznanie ludzi za „tylko” wykonywanie swojej pracy ma dwie wielkie zalety:

1. Przypomina się im, a może po raz pierwszy widzą, że ich praca ma znaczenie, a wyniki ich działań pomagają rozwiązać problem, zaoszczędzić pieniądze i wypełnić zobowiązania.

2. Przypomina im się, że mają wybór w tym, co robią, a kiedy decydują się służyć pomocą, doceniają to ich pracodawca, klienci, współpracownicy i dostawcy.

4.2 Jaki jest cel i korzyści płynące z poszanowania osób pracujących w zespole?

Każdy potrzebuje i zasługuje na szacunek. Okazywanie odpowiedniego szacunku w miejscu pracy ma pewne szczególne zalety. Po pierwsze, pracownicy zaczynają akceptować swoje błędy we właściwym sensie i starają się je naprawić. Pracownicy, którzy czują się szanowani, dążą do dobrego samopoczucia i sukcesu organizacji.

Okazywanie szacunku w miejscu pracy pomaga organizacji działać zgodnie. Thomas Jefferson powiedział: „ Uważamy, że te prawdy są oczywiste, że wszyscy ludzie są stworzeni równymi; że ich Stwórca wyposażył ich w nieodłączne i niezbywalne prawa; wśród nich są Życie, Wolność i dążenie do Szczęścia… ”

5.1 Wyjaśnij rodzaje problemów i nieporozumień, które mogą wystąpić podczas pracy z innymi. Daj przykłady.

Rodzaje problemów i nieporozumień, które mogą wystąpić podczas pracy z innymi, to:

• Różnice zdań: Czasami te różnice nie są łatwe do rozwiązania, zwłaszcza jeśli żadna z odpowiedzi nie jest poprawna.
• Niekompetencja: to kolejny trudny do rozwiązania. Osoba niekompetentna może nie zdawać sobie sprawy, że nie są one skuteczne. Często dodatkowe szkolenie może pomóc.
• Nieuczciwość: to daje tej osobie złą reputację
• Nieporozumienia dotyczące obciążenia pracą.
• Problemy / nieporozumienia dotyczące przerw obiadowych, urlopu wypoczynkowego, wakacji itp.
• Różnica dotycząca stylu pracy.

Nieporozumienia często wynikają z braku zainteresowania własnym biznesem. Najlepiej przestrzegać zasad swojego zatrudnienia.

5.2 Podaj dwa przykłady problemów i nieporozumień, które mogą wystąpić podczas pracy z innymi. Uwzględnij sposoby rozwiązania problemu.

Najlepszym sposobem rozwiązania każdego problemu lub sporu jest pójście na kompromis, zachowanie możliwie największej elastyczności i zwrócenie się o mediację do przywódców.

Ludzie muszą być pociągnięci do odpowiedzialności za to, co mówią, albo pisząc i podpisując oskarżające oświadczenia, albo milcząc.

Problemy można rozwiązać, przypisując role różnym członkom i omawiając problem. Bezpośrednie dyskusje dotyczące zarządzania i procedur składania skarg mogą również pomóc w rozwiązaniu problemów w pracy.

6.1 Wyjaśnij, dlaczego przekazywanie i otrzymywanie opinii jest ważne. Podaj przykłady, kiedy to zrobiłeś.

Konstruktywna informacja zwrotna jest ważna, ponieważ pomaga pracownikom wydajniej wykonywać swoją pracę. Pomaga również zespołowi i organizacji w wykonywaniu ich zadań.

Aby skutecznie przekazywać informacje zwrotne, postaraj się, aby był to pozytywny proces i doświadczenie.

• Musi być na czas. Im bliżej wydarzenia zajmuję się problemem, tym lepiej.
• Należy regularnie przekazywać informacje zwrotne.
• Muszę przygotować swoje uwagi przed udzieleniem informacji zwrotnej.
• Muszę być konkretny, mówiąc osobie dokładnie, co powinna poprawić.
• Zawsze znajduj bezpieczne i prywatne miejsce do wyrażenia opinii,
• Informacje zwrotne powinny być ograniczone do konkretnych kwestii, a nie do kilku.
• Uważaj, aby dołączyć również pozytywne opinie. Pomaga to osobie poczuć się pewnie i zmotywować do poprawy.
• Upewnij się, że poinformowałeś osobę, co należy zrobić, aby poprawić sytuację, i podaj przydatne sugestie.
• Informacje zwrotne mają na celu poprawę wydajności, więc koniecznie śledź działania.

Skuteczne odbieranie opinii

Podobnie jak w przypadku udzielania informacji zwrotnej, bardzo ważne jest również otrzymywanie informacji zwrotnych. Nikt nie jest perfekcyjny!

• Musimy upewnić się, że prosimy o informację zwrotną od członków naszego zespołu i menedżera, ponieważ zawsze nie widzimy naszych błędów. Podczas superwizji zawsze proszę o informację zwrotną od swojego kierownika.
• Otrzymując informację zwrotną, zachowaj spokój i słuchaj. To dla twojego dobra!
• Jeśli czegoś nie rozumiesz, zachowaj spokój i poproś osobę udzielającą informacji zwrotnej o jej przeformułowanie.
• Otrzymując informację zwrotną, poproś o przykłady i sugestie, aby uniknąć nieporozumień.
• Po sesji informacyjnej usiądź i zastanów się.

6.2 W jaki sposób wykorzystujesz informacje zwrotne, aby usprawnić pracę indywidualną i zespół jako całość?

Informacje zwrotne można wykorzystać na kilka sposobów. Pomaga uświadomić sobie i zidentyfikować, jak członkowie zespołu i inne działy czują, że możesz się poprawić. Krytyczna informacja zwrotna jest przydatna. Pomocne może być poproszenie o opinię kilku innych osób w tej samej sprawie, aby sprawdzić, czy wszyscy czują to samo.

Zespół może wykorzystać informacje zwrotne do wprowadzenia wspólnych sposobów współpracy w celu osiągnięcia celów.