9 Obszary zarządzania projektami (i dlaczego mają znaczenie)

Sukces projektu ma znaczenie

Faktem jest, że w życiu iw biznesie większość projektów kończy się niepowodzeniem. Ale sukces ma znaczenie. Za każdym razem, gdy projekt się nie powiedzie, marnuje się czas i pieniądze. Czasami ludzie tracą życie, jak podczas misji ratunkowej po huraganie lub innej katastrofie naturalnej.

Istnieją dwa rodzaje projektów. Jednym z nich jest, według guru biznesu Josepha M. Jurana, „Problem zaplanowany do rozwiązania”. Jeśli taki projekt się nie powiedzie, cały czas, wysiłek i pieniądze są marnowane, a problem wciąż jest z nami. Innym rodzajem projektu jest próba urzeczywistnienia marzeń. Kiedy tego typu projekt zawodzi, sen nigdy się nie urzeczywistnia. Na przykład na początku tego miesiąca firma z wielką wizją zamknęła swoje drzwi. Znam dwadzieścia osób, które straciły dużą część swoich dochodów, a były setki innych. Firma pomogła tysiącom, ale jej nie ma.

Faktem jest, że ponad połowa wszystkich projektów kończy się niepowodzeniem - dotyczy to dobrze zaprojektowanych, dobrze zarządzanych projektów, aw przypadku sukcesu obejmuje projekty, które są realizowane późno i przekraczają budżet. Prawdziwy wskaźnik sukcesu - projekty, które zapewniają akceptowalne lub wspaniałe rezultaty na czas i w ramach budżetu, są znikomo małe.

Możemy zrobić znacznie lepiej. Robimy to zwracając uwagę na wszystkie części projektu, czyli zarządzając dziewięcioma obszarami zarządzania projektami, które dotyczą naszego projektu.

W tym artykule

Przyjrzymy się:

• Definicja sukcesu projektu
• Jak zdefiniować cel projektu
• Dziewięć obszarów zarządzania projektami
• Jak zastosowałem te obszary w prawdziwym przykładowym scenariuszu
• Trzy fazy projektu, w tym przygotowanie, wykonanie i kontynuacja

Cel: sukces projektu

„Sukces projektu” brzmi jak strasznie niejasny cel. Właściwie nie jest to niejasne, ale jest zbyt ogólne.

Z łatwością możemy to zrobić indywidualnie dla każdego projektu. W rzeczywistości ta konkretna definicja celu projektu jest pierwszym krokiem do sukcesu projektu. Project Management Institute (PMI) formalnie definiuje projekt jako „tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub wyniku”. Kluczowe elementy to:

• Każdy projekt jest tymczasowy. To nie będzie trwać wiecznie. Rozpocznie się w określonym dniu i zakończy w późniejszym terminie.
• Każdy projekt jest wyjątkowy. Każdy projekt przynosi nowy, nowatorski, inny rezultat.
• Każdy produkt po zakończeniu daje określony rezultat.

Definiowanie celu projektu

Oto kilka przykładów celów projektu:

• 20 czerwca będziemy mieli wspaniałe wesele z 300 gośćmi.
• Nowy czteropasmowy most między wyspą Marcos a lądem zostanie otwarty dla ruchu kołowego 30 listopada za niecałe 4 miliony dolarów.
• Nasza najnowsza wersja oprogramowania Amazing Planning, wersja 10.0, zostanie wydana 20 sierpnia w cenie 29,99 USD, a wszystkie znane błędy z testów beta zostaną naprawione, a koszt rozwoju poniżej 50 000 USD.

Jak widać, projekty są zarówno osobiste, jak i biznesowe. Zobaczysz również, że dobra definicja projektu obejmuje to, co zostanie dostarczone, kiedy i ile będzie kosztować. (Ślub jest płatny, ale to sprawa osobista. Nie uwzględniłem tego, ponieważ to nie twoja sprawa).

Te przykłady ilustrują pierwsze trzy obszary projektu, którymi musimy zarządzać.

• Zakres to wyszukane określenie tego, co robimy.
• Adresy czasowe: kiedy projekt się rozpocznie; kiedy to się skończy, przyniesie rezultaty; czas trwania od początku do końca; i ilość wysiłku (osobogodzin) pracy.
• Koszt to definicja tego, ile będzie kosztować projekt.

Są to pierwsze trzy obszary projektu, które definiujemy i nazywamy je czynnikami Rezultatu (r), ponieważ można je mierzyć w kategoriach jasnych, definiowalnych wyników. Jeśli chodzi o zakres, albo cel został osiągnięty, albo nie. W odniesieniu do czasu: albo jest jeden raz, albo jest późno. W odniesieniu do kosztów: albo trzymaliśmy się budżetu, albo przekroczyliśmy budżet. Aby dowiedzieć się więcej o tych czynnikach rezultatów i dlaczego nazywają się one Żelaznym Trójkątem, przeczytaj artykuł Jak opracować plan zarządzania projektem.

Jednak wyniki (r) czynniki nie są wystarczające. Jeśli będziemy pracować tylko z tymi trzema elementami, nasz projekt się nie powiedzie.

Jakie jest dziewięć obszarów zarządzania projektami?

Zakres, czas, koszt, ryzyko, jakość, komunikacja, zasoby ludzkie, zaopatrzenie, integracja

Przykład z życia wzięty: wycieczka jednodniowa

Prawie kilka lat temu, moja żona i ja mieliśmy naprawdę fajny dzień. Będąc kierownikiem projektu, chcę powiedzieć, że to dlatego, że zarządzałem tym jako projektem. W każdym razie jest to dobry przykład tego, jak sukces projektu zależy od czegoś więcej niż tylko trzech czynników wyniku (r): zakresu, czasu i kosztów.

Nasz plan polegał na tym, że w czerwcową sobotę zbierzemy liczi (uwielbiamy owoce liczi) na własnej farmie liczi, około godziny na północ od miejsca, w którym mieszkaliśmy. Chcieliśmy przywieźć do domu pięć funtów liczi, co wystarczyło nam na całe lato. Liczi kosztowały 4 dolary za funt, a paliwo na podróż około 10 dolarów, więc całkowity koszt projektu wyniósł 30 dolarów.

Wyniki zależą od procesów

Brzmi prosto. Większość projektów wydaje się prosta. Ale kiedy zatrzymujesz się i pomyślisz, jak wiele rzeczy idzie nie tak, to mówi inna historia. Oto kilka rzeczy, które mogą się nie udać, uporządkowane w celu zilustrowania dziewięciu obszarów zarządzania projektami.

• Zakres. Jeśli zgubiliśmy się i nigdy nie znaleźliśmy farm liczi - żadnych liczi!
• Czas. Jeśli zaczynaliśmy późno, przyjeżdżaliśmy w środku dnia. Zbieranie liczi w gorącym słońcu wcale nie jest zabawne. A w przypadku jednodniowej wycieczki niepowodzenie projektu nie jest zabawne!
• Koszt. Ups! Liczi to bardzo wrażliwy owoc. Potrzebują lodówki i lodu, albo zepsują się, zanim wrócimy do domu. Dodaj 5 USD za chłodnicę styropianową i 1 USD za lód.
• Ryzyko. A co jeśli samochód się zepsuje - nieszczęśliwy dzień! Ustaw go i sprawdź, zanim pójdziemy.
• Jakość. Wybieraj ostrożnie! Chcemy sprowadzać do domu tylko najlepsze liczi.
• Komunikacja. W samochodzie, pół godziny od domu. "Kochanie, masz mapę?" - Co! Myślałem, że masz mapę?
• Zasoby ludzkie. - Kochanie, czas wstawać i zbierać liczi? - Idź, nie mam na to ochoty. Poza tym moja przyjaciółka Barbara zabiera mnie na brunch. Jednodniowa wycieczka zmieniła się właśnie w rozwód!
• Dostarczanie. Telefon wcześnie rano w sobotę. „Panie Kemp, bardzo dziękuję za wczorajsze przywiezienie samochodu do przeglądu. Niestety, mamy kopię zapasową i jeszcze nie zaczęliśmy nad tym pracować”. - Ale to miało być zrobione zeszłej nocy! „Rozumiem, proszę pana, ale naprawdę robimy co w naszej mocy. Twój samochód powinien być dostępny około piątej po południu. Dziękujemy za wybranie szybkiego i niezawodnego centrum serwisowego!” Bez samochodu, bez podróży, bez liczi!
• Integracja. Wracamy do samochodu z naszymi liczi. "Kochanie, gdzie jest chłodniej?" - Zapłaciłem za to, myślałem, że wyniósłeś to ze sklepu. - Wyniosłem go ze sklepu i włożyłeś do bagażnika. - Nie, otworzyłem bagażnik. Myślałem, że włożyłeś lodówkę. - Ale zamknąłeś bagażnik. - Zamknąłem bagażnik, bo myślałem, że włożyłeś lodówkę. - Nie, położyłem lodówkę na ziemi, ponieważ nie otworzyłeś wystarczająco szybko bagażnika. - Więc mówisz, że to moja wina, że ​​zostawiłeś lodówkę na parkingu sklepu spożywczego! Bez chłodnicy; gorące liczi; zła żona.

Jak widać, wiele rzeczy może pójść nie tak w procesie choćby prostego wycieczkowych. O ile więcej może się nie udać w projekcie biznesowym o wartości 10 000 lub 10 milionów dolarów!

Jeśli spojrzymy uczciwie, tego typu problemy zdarzają się cały czas przy każdym projekcie. I dlatego większość projektów kończy się niepowodzeniem. Ale sukces jest łatwiejszy niż myślisz - jeśli zwrócisz uwagę na wszystkie dziewięć obszarów.

Project Lychee: zabawa i sukces!

Tak wygląda owoc liczi. Każdy jest nieco większy niż winogrono.

Łał! Latarnia morska! Chodźmy!

1/8

Liczi i latarnie morskie