Rady dla pracowników: jak szanować sprzęt biurowy

Nie niszcz sprzętu biurowego: gdy niezainwestowani pracownicy zbankrutują

Czy zauważyłeś kiedyś, że niektórym pracownikom nie zależy na oszczędzaniu pieniędzy lub dbaniu o własność firmy tak, jakby była ich własnością?

Kiedy byłem mały, w pobliżu mojego miejsca zamieszkania było wiele domów do wynajęcia. Zawsze wydawały się zniszczone ze starymi samochodami na podwórku, kotami mającymi kilka zestawów półdzikich kociąt oraz zepsutymi i poobijanymi zabawkami rozrzuconymi po podwórku.

Moja mama powiedziała nam, że ludzie, którzy wynajmowali domy często nie mieli uprawnień lub nie dbali o ich utrzymanie tak bardzo, jak ludzie, którzy byli ich właścicielami, ponieważ nie pracowali ciężko, aby zdobyć nieruchomość i planowali przeprowadzić się gdzie indziej, więc nie zrobili tego. Nie obchodzi mnie, czy zdemolowali to miejsce i zostawili je komuś do wyczyszczenia i naprawy po ich nieobecności. Chociaż myślę, że moja mama mogła być trochę uprzedzona, miała rację.

Czasami wydaje się, że nowi pracownicy i pracownicy poza biurem nie szanują zapasów i sprzętu. Nie wydają się być przywiązani do firmy i nie przejmują się, gdy coś pójdzie nie tak, ponieważ mogą odejść i pozwolić komuś innemu zająć się problemem. Odmawiają wzięcia odpowiedzialności za swój brak troski, co może powodować wiele napięć w biurze, a także kosztować pieniądze i ograniczać produktywność pracy.

Szkolenie biurowe powinno obejmować podstawowe użycie sprzętu

Podstawowe doświadczenie w prawidłowym korzystaniu ze sprzętu biurowego powinno być częścią szkolenia każdego i chociaż wydawałoby się oczywiste, że każdy wie, jak korzystać z kserokopiarki, faksu, zszywacza i telefonu, włącz komputer, wyślij dokumenty do drukarki i ułóż pliki w kolejności alfabetycznej, niestety często tak nie jest.

Jak być szanowanym pracownikiem w biurze

1. Podczas korzystania z drukarki / kopiarki postępuj ostrożnie i uprzejmie

• Nie pozostawiaj papieru na kopiarce z zamkniętą górą, aby ludzie musieli go wyjąć, zanim będą mogli skopiować własny.
• Nie zostawiaj górnej części otwartej (kurz i zanieczyszczenia mogą dostać się do środka i uszkodzić lusterka).
• Nie wybielaj niczego, a następnie spróbuj skopiować papier, nie pozwalając, aby wybielanie wyschło.
• Nie przepuszczaj przez urządzenie pomarszczonych lub zszytych kopii. Wyniki tego powinny być oczywiste, zanim jeszcze tego spróbujesz.
• Nie twórz zacięcia papieru i zostaw to komuś do usunięcia.
• Nie używaj całego papieru i nie wkładaj więcej.
• Na koniec sprawdź, co zamierzasz wydrukować, aby nie marnować setek arkuszy papieru, które mogą kosztować tylko siedem centów za sztukę, ale sumują się do setek dolarów zmarnowanych w czasie.

2. Trzymaj spinacze oddzielnie od pinezek i wymień zatyczki na znacznikach

Nie bez powodu trzymamy spinacze oddzielnie od szpilek i wymieniamy nakładki na markery. Wiedziałbyś o tym, gdybyś sam kiedykolwiek pracował w biurze. Wkładanie ręki do pudełka ze spinaczami i utknięcie w pół tuzinie pinezek nie jest tak ekscytujące, jak mogłoby się wydawać.

Ponadto, gdy zupełnie nowe zakreślacze i czarne markery używamy prawie codziennie, psują się lub krwawią na wszystko, ponieważ zapomniałeś założyć nasadkę z powrotem lub bez przekonania próbowałeś ją wymienić, ale nie czekałem, aż usłyszysz, jak zatrzaśnie się na miejscu, to kosztuje nas co najmniej 1 $ za sztukę i sprawia, że ​​nasza praca jest o wiele trudniejsza niż jest to konieczne. Nawiasem mówiąc, użycie czarnego Sharpie'a do podświetlenia tekstu ma odwrotny skutek od zamierzonego i nie można tego cofnąć… westchnij!

3. Przywróć rzeczy tak, jak je znalazłeś

Kiedy pracujemy z klientami w szybko zmieniającym się środowisku, nie musimy zastanawiać się, gdzie może chować się zszywacz lub rolka taśmy, ani sięgać po nasz długopis i znajdować na jego miejscu plik owijek do rolek tootsie. Telefon powinien być skierowany w stronę użytkownika, a nie odwracany w drugą stronę. Trudno jest wybrać numer, gdy klawiatura jest odwrócona do góry nogami. Proszę wymień wszystko tak, jak znalazłeś lub jeszcze lepiej, w ogóle tego nie dotykaj! To nie tak, że używasz go do niczego produktywnego.

4. Używaj karteczek samoprzylepnych zgodnie z przeznaczeniem

Karteczki samoprzylepne służą do tymczasowych wiadomości, a nie do tworzenia kolażu wokół komputera. Karteczki samoprzylepne, które są również trochę drogie, nie powinny zastępować dobrej księgowości. Chociaż wspaniale jest zanotować numer telefonu lub zostawić wiadomość komuś, kto przyjdzie na następną zmianę, notatki należy usunąć po ich przeczytaniu, a nie pozostawić na wiele tygodni, aby nikt nie miał pojęcia, czy są ważne lub nie, więc przestań zwracać na nie uwagę, ponieważ zbierają się jak suche liście wokół biurka i nikt nie jest skłonny podjąć inicjatywy usunięcia ich na wypadek, gdyby były ważne.

5. Szanuj sprzęt i ludzi, którzy go używają

Nie uderzaj w kserokopiarki, nie rozciągaj kabli telefonicznych wokół komputerów i nie zamykaj w pułapce współpracowników ani nie zajmuj wspólnej przestrzeni biurka, aby nikt nie mógł się do niego dostać ani użyć niczego poza tobą. Delikatnie załóż osłony kopiarki. Nie ustawiaj otwartej filiżanki kawy w pobliżu klawiatury komputera, nie zostawiaj plam z kropli lub, co gorsza, nieświeżego oddechu, wody kolońskiej lub tłustej skóry na jakiejkolwiek powierzchni, szczególnie na słuchawkach telefonu!

6. Nie pobieraj niczego na komputer firmowy, chyba że jest to Twoim zadaniem

Jeśli nie zauważyłeś, istnieją rzeczy zwane wirusami, które ukrywają się podczas pobierania i wyłączają komputery. Firma może mieć zainstalowane oprogramowanie antywirusowe, ale nie kusić losu. Dobrze jest od czasu do czasu przeglądać strony internetowe, gdy biznes działa wolno i cała Twoja praca jest wykonywana, ale zachowaj ostrożność podczas pobierania wirusów, które mogą wymazać zapisane dane i uczynić Twoich współpracowników i szefów najgorszymi wrogami.

7. Nie pożyczaj materiałów eksploatacyjnych z innych działów

Jeśli dzielisz działy w pobliżu innych biur, nie „pożyczaj” ich zapasów i nie zwracaj ich lub jeszcze lepiej, w ogóle ich nie pożyczaj. Zdobądź swoją własną! W porządku, wszyscy wiemy, że niektóre biura nie są tak dobre, jak inne, jeśli chodzi o utrzymanie zapasów, ale tak jak w domu, jeśli zużyjesz ostatnią kroplę mleka, nie wkładaj pustego pudełka z powrotem do lodówki. Jeśli potrzebujesz użyć czegoś, co nie jest twoje, najpierw zapytaj, upewnij się, że jest w porządku, a następnie zastąp je funduszem zaopatrzeniowym własnego biura.

8. Planując duże prace, poinformuj kogoś z wyprzedzeniem

Jeśli planujesz skopiować 200 broszur, które wymagają sortowania i zszywania, musisz to zaplanować z wyprzedzeniem. Upewnij się, że jest wystarczająco dużo papieru, aby nie zużyć ostatniego. Upewnij się, że nikt inny nie musi używać drukarki ani kopiarki w czasie jej używania i korzystaj z funkcji kopiarki (np. Grupowanie, zszywanie, dziurkowanie), aby nie zmuszać podkładek do układania 800 arkuszy papieru w porządku i zszyj je ręcznie. Co prowadzi nas do numeru dziewięć!

9. Zapytaj, jak korzystać ze sprzętu biurowego

Jeśli nie wiesz, jak korzystać ze sprzętu biurowego, dowiedz się, jak to zrobić lub poproś kogoś o pokazanie. Poza tym byłoby miło, gdybyś o tym pamiętał, więc następnym razem nie będziesz przeszkadzać innym, którzy wykonują swoją pracę. Zawsze jestem zdumiony, gdy ktoś pyta, w którą stronę idzie papier w tej „rzeczy”. Istnieje schemat wszystkich nowoczesnych urządzeń biurowych, który pokazuje, gdzie umieścić papier i w jakim kierunku. Mógłbym ci pokazać, gdzie to umieścić, ale moja odpowiedź może ci się nie spodobać.

10. Używaj odpowiedniego sprzętu do właściwej pracy

• Nie używaj taśmy biurowej do umieszczania ulotki na pomalowanej ścianie. Zdzierze farbę ze ściany.
• Nie zacinaj zszywacza, a następnie uderzaj go i nie łam sprężyny.
• Nie próbuj zszywać 200 kopii za pomocą zszywacza przeznaczonego do małych prac, a nie dużych, spowoduje to, że zszywacz będzie źle działał i najprawdopodobniej pozostawi rozłożone ostre metalowe zęby, które wrzynają się w dłoń następnej osoby, która obsługuje zszywane dokumenty.

11. Kieruj się zdrowym rozsądkiem

Nie ma nic złego w pytaniu kogoś, jak coś zrobić, ale jeśli oczekujesz, że zrobią to za Ciebie, gdy są zajęci wykonywaniem własnej pracy, zamiast wykonywać ją prawidłowo, to jesteś zobowiązaniem wobec biura, a nie atutem. Każdy, bez względu na swój status, powinien znać podstawowe umiejętności biurowe i uprzejmość podczas udostępniania i korzystania z materiałów eksploatacyjnych. Nawet wspominanie o tych rzeczach może wydawać się głupie, gdy trzeba wziąć pod uwagę o wiele ważniejsze rzeczy, ale utrzymanie sprawnego funkcjonowania biura, poszanowanie sprzętu i unikanie nadużywania materiałów eksploatacyjnych może prowadzić do większej ilości pieniędzy i czasu spędzonego na innych sprawach, takich jak koniec roku premie i imprezy z pizzą

Dlatego nie wyrzucaj zszywacza z zablokowanymi zszywkami do kosza ani nie wymieniaj go na zszywacz współpracownika, jakbyś go nigdy nie złamał. Nie kopiuj swojego tyłka ani twarzy na kserokopiarkę i szanuj, gdzie sprawy idą i kiedy prosisz o pożyczenie, wymieniaj rzeczy tak szybko, jak to możliwe, ponieważ jest szansa, że ​​zszywacz, taśma i nożyczki będą potrzebne z minuty na minutę. podstawa, a nie coś, bez czego możesz obejść się przez dziesięć dni bez konieczności pożyczania kogoś innego, podczas gdy zamawiasz inny, dopóki stary nie pojawi się na dziesięć minut przed przybyciem nowego. Odkładanie rzeczy i robienie swojego zadania, aby utrzymać je w czystości i dobrym utrzymaniu, znacznie przyczyni się do zapewnienia szczęśliwego i produktywnego miejsca pracy dla wszystkich!

Czy kiedykolwiek sięgnąłeś do uchwytu spinacza i wymyśliłeś długi na dwadzieścia stóp naszyjnik? Tak, ktoś dobrze wykorzystał te 10 dolarów za godzinę, aby nauczyć się nowego handlu.

Kto wiedział, że ma talent do używania takich rzeczy jak nożyki do papieru, zszywacze i dziurkacze?

Większość dorosłego życia spędziłem pracując w jakimś biurze, a połowę tego spędziłem pracując jako kierownik biura, więc mogłem opowiedzieć kilka historii. Widziałem papier marnowany przez ładunek lasu, śmiercionośną broń wykonaną z gumek i ołówków, które zostały wystrzelone z pustych pudełek ułożonych wzdłuż ściany, oraz zupełnie nowe krzesła biurowe zrujnowane w niecały tydzień z całkowicie podartymi poręczami i oparciami wyłączone. Czy myślałeś, że to był fotel lub ludzie po drabinie?

Niedawno nóż do papieru, którego używaliśmy w biurze od prawie dwudziestu lat, został znaleziony zgnieciony między kopiarką a niszczarką papieru z oderwaną rączką. Model zamienny tego samego kalibru kosztowałby 150 USD, ale dzięki niewielkim porównaniom on-line byliśmy w stanie namówić naszego dostawcę na przyzwoity zamiennik za 35 USD.

Niecały miesiąc po zakupie nowej krajarki przyszedłem pewnego ranka, aby usłyszeć okropny dźwięk i znalazłem nowego pracownika, który próbował ciąć 20 arkuszy papieru ostrzem zaprojektowanym nie więcej niż pięć na raz !!!

Oparłem się pokusie krzyku: „Jak myślisz, co robisz?” i zamiast tego zapytał: „Wiesz, że nie powinno się ciąć więcej niż pięć arkuszy naraz, prawda?”

Pracownik spojrzał na mnie tępo i kontynuował próbę przecięcia 20 arkuszy, wkładając trochę więcej mocy w cięcie, myśląc, że to rozwiąże problem, zamiast stworzyć większy i zniszczyć naszą drugą gilotynę w mniej niż dwa miesiące.

„Ca-Runch, Quoosh”, rozległ się dźwięk, gdy ostrze wbiło sześć cali w papiery, a resztę zgięło i strzępiło. w niecałe dwie sekundy dwadzieścia kartek poszarpanego, pogiętego i zadrukowanego papieru wyrzuca się do kosza, a nie do kosza i to wszystko, co mogę zrobić, by nie chwycić się za serce i nie zemdleć martwo na zniszczonym dywanie.

Żaden kierownik biura nie chce mikrozarządzania małymi zadaniami, ale małe błędy mogą z czasem kosztować dużo pieniędzy

Jeśli musisz zamówić materiały eksploatacyjne, wiesz, ile one kosztują i wiesz, że Twój dział ma ograniczony budżet i że godziny pracy pracowników zostaną skrócone, a podwyżki wynagrodzeń są uzależnione od wypełnienia budżetu, zachowujesz szczególną ostrożność o drobiazgach, które z czasem dają dużo pieniędzy, takich jak użycie ponad połowy chusteczek higienicznych z zupełnie nowego pudełka chusteczek higienicznych do wyczyszczenia rozlanej kawy, gdy za szafką znajduje się mop i stary ręcznik lub zginanie spinaczy do papieru w kształty zwierząt lub rozbijając je na małe kawałki i pozostawiając je na biurku jak stary pies rozpadający się krokiet.

Jasne, wszyscy używają czasami sprzętu biurowego do użytku osobistego, na przykład podczas kopiowania przepisu, ale kiedy drukujesz 200 stron komentarzy na kolorowej kopiarce, gdy wszystko, czego chciałeś, to przepis jednostronicowy, ale nie przeglądałeś go przed wydrukowaniem listy ponad 600 osób komentuje, jak uwielbiały lub mogli ulepszyć przepis, wówczas niewłaściwe użycie sprzętu staje się kosztowne dla wszystkich.

Widziałem pracowników używających nożyczek biurowych do zeskrobywania psiej kupy z butów i odkładania nożyczek z powrotem do szuflady bez ich wycierania, żucia końcówek wszystkich długopisów lub spryskiwania pół puszki Lizolu w łazience po przejściu przez wiatr lub użyj pięciu pełnowymiarowych ręczników papierowych do wysuszenia rąk i pół rolki chusteczki do wycierania dna i zatkania toalety, tak aby wylała się na podłogę i zostaw ją komuś do wyczyszczenia.

Chociaż nie chcesz liczyć minut, które ludzie spędzają w toalecie, lub ograniczać ich do pięciu arkuszy papieru toaletowego na numer jeden i dziesięć w przypadku większych prac, przychodzi moment, w którym musisz przypominać ludziom, że marnowanie zapasów jest tak samo złe jak marnowanie czasu na wygłupianie się, gdy jest praca do wykonania.

Wszystko w porządku, o co dobrze się zadbano

Są pewne rzeczy, które są niebezpieczne do zaniedbania, takie jak pozostawienie ogrzewanego grzejnika na noc bez odłączania go lub pozostawienie otwartego noża do pudełek skierowanego na zewnątrz i dociśniętego do twardej powierzchni. Są też inne irytujące rzeczy, takie jak pozostawienie czarnych długopisów w szczelinach czarnej klawiatury, tak że gdy zaczynasz pisać, pióro podskakuje na ciebie i toczy się pod palcami, uniemożliwiając wprowadzenie kodu dostępu i zmuszając do rozpoczęcia od nowa.

Bycie dobrym współpracownikiem to jak bycie dobrym współlokatorem. Jeśli szanujesz innych i środowisko, w którym pracujesz, wszystko pójdzie dobrze, ale jeśli utrudniasz życie swoją obecnością, jest mało prawdopodobne, że wytrzymasz długo na tym stanowisku lub będziesz mieć wielu przyjaciół.

Spójrzmy prawdzie w oczy, wszyscy robimy błędy i robimy błędy i jest to rzadki pracownik, który nie wykorzystuje nowoczesnego sprzętu biurowego do wykonywania osobistych prac, których nie mogliby wykonać w domu, ale ciągłe nadużywanie sprzętu i współpracowników wyznacza miejsce pracy było nieszczęśliwe z dużą ilością kłótni i narzekań. Jeśli przyczyniasz się do nieszczęśliwego miejsca pracy, jesteś częścią problemu, a nie częścią zespołu, a dbanie o zaopatrzenie i szanowanie przestrzeni osobistej innych przyczynia się do stworzenia wygodnego i produktywnego środowiska pracy.