Format notatki instruktażowej

Większość notatek biznesowych ma charakter informacyjny, a jeśli je piszesz, najprawdopodobniej napiszesz notatkę instruktażową. Oto kilka wskazówek dotyczących pisania tego rodzaju notatek.

Format notatek

Co to jest notatka instruktażowa?

Notatka instruktażowa to mini-poradnik, który daje czytelnikom podstawowe wskazówki, jak coś zrobić. Może to być coś tak prostego, jak użycie kserokopiarki lub coś bardziej złożonego, na przykład kodeks postępowania dotyczący randek w biurze. Może to być podsumowanie niektórych ważnych procedur, które właśnie zostały wdrożone, lub kilka zasad lub wytycznych dotyczących bezpieczeństwa po godzinach.

Kilka wskazówek dotyczących wypełniania notatki instruktażowej

Większość wiadomości będzie koncentrować się na wskazówkach lub zadaniach, o których instruujesz czytelnika. Więc:

1. Podziel instrukcje na małe kroki
2. Wypisz kroki w kolejności, w jakiej chcesz je wykonać
3. Ułóż kroki za pomocą punktorów lub cyfr
4. Rozpocznij każdy krok od czasownika określającego działanie.

Tam właśnie wymodelowałem treść twojej notatki instruktażowej, ponieważ każdy z tych punktów zaczyna się od czasownika określającego działanie.

Struktura notatki instruktażowej

Twoja notatka instruktażowa będzie składać się z trzech części:

1. Otwarcie (dlaczego to piszesz)
2. Instrukcje (napisane z aktywnymi czasownikami lub w trybie rozkazującym)
3. Zakończenie: jest to likwidacja, która kończy wiadomość dobrą wolą i prosi czytelnika o informację zwrotną.

Format notatek

Twoja notatka oczywiście powinna być w formacie notatki. Jeśli używasz MS Word, możesz znaleźć wiele szablonów, które pomogą Ci skonfigurować notatkę. Format noty ma zwykle cztery tagi:

• Do: (nazwa / stanowisko nadawcy)
• Od: (Twoje imię i nazwisko / stanowisko)
• Data: (dzisiejsza data)
• Temat: (znany również jako re:)

Otwarcie notatki

Szablon dzięki uprzejmości MS Word

Punkty instruktażowe

Czasowniki aktywne

Notatka instruktażowa na YouTube

Obejrzyj poniższy film. Wszystkie przedstawione przeze mnie kwestie są tam. Dołączyłem również przykład pełnej notatki instruktażowej.

© 2012 Rhonda Malomet