Złote zasady organizacji biura

Zorganizowane biuro to zorganizowany umysł. Czytaj dalej, aby poznać świetne wskazówki organizacyjne.

Canva.com

Być może zmniejszyliśmy ilość obsługiwanego papieru, ale to nie ułatwiło nam pogodzenia wszystkich konkurencyjnych wymagań w naszym czasie. W rzeczywistości jest to trudniejsze, ponieważ „papierkowa robota” pojawia się w tak wielu różnych formatach. Jeśli jednak chcesz uporządkować swoją pracę, nadal obowiązują złote zasady.

Złote zasady organizacji pracy

1. Obsługuj każdy kawałek papieru, e-mail lub wiadomość telefoniczną tylko raz
2. Kiedy to zrobisz, umieść go w odpowiednim miejscu.
3. Kiedy skończysz, wyrzuć go do kosza lub zarchiwizuj.

Oczywiście w prawdziwym życiu często trudno jest osiągnąć te cele. Ale starając się przestrzegać zasad, znacznie ułatwisz sobie życie.

Złota zasada: Obsługuj każdy przedmiot tylko raz

Kiedy jesteś zajęty, kusi, aby odłożyć rachunek lub cokolwiek na bok i powiedzieć, że „zajmiesz się tym później”. Rzeczywistość jest taka, że ​​już na to patrzysz, więc już ci przeszkodzono. Bardziej efektywne czasowo będzie zrobienie czegoś z tym, niż zamknięcie go lub odłożenie.

Wiem, powiesz: „ale muszę iść do banku / skorzystać z internetu / udać się na pocztę, żeby zapłacić ten rachunek, a nie mogę tego teraz zrobić”. Rozumiem to - ale chodzi o to, aby osiągnąć ten cel tak daleko, jak to tylko możliwe , nawet jeśli jest to tylko mały krok.

Opcja 1 - zrób mały krok naprzód

Powiedzmy, że musisz udać się na pocztę, aby zapłacić ten rachunek. W takim razie włóż rachunek do torebki, aby następnym razem wyjść na zakupy nie można było o nim zapomnieć. Lub jeśli musisz połączyć się z Internetem, wystaw rachunek przy komputerze. Możesz mieć tacę na dokumenty na „rzeczy do zrobienia”, a może po prostu położysz rachunek na klawiaturze, aby nie przegapić go przy następnym logowaniu. Jeśli jest to e-mail lub wiadomość, przenieś ją do folderu „Do zrobienia” lub dodaj przypomnienie.

Opcja 2 - delegowanie

Jeśli ktoś ma coś zrobić z dokumentem, to zdecydowanie warto poświęcić kilka minut na kontakt telefoniczny lub mailowy tę osobę niezwłocznie , nie ważne jak bardzo jesteś zajęty. Oznacza to, że kiedy jesteś zajęty, druga osoba już pracuje nad problemem - postęp jest czyniony.

Wskazówka!

Gdy skończysz z dokumentem, nie zostawiaj go tam, gdzie go masz: wyrób sobie nawyk odkładania go natychmiast i we właściwym miejscu.

A jeśli nie masz „odpowiedniego miejsca”

Jeśli nie masz „odpowiedniego miejsca”, zorganizuj coś teraz! Potrzebujesz „odpowiedniego miejsca” na przedmioty, z którymi skończyłeś, i odpowiedniego miejsca na przedmioty, które nadal musisz wykonać.

Może to być tak proste, jak plik harmonijkowy (duży tekturowy plik z kilkoma szczelinami, albo po jednym na każdą literę alfabetu, albo z etykietami, które możesz sam zdecydować). Nawet jeśli wszystko, czym możesz zarządzać, to kartonowe pudełko z napisem „rachunki”, drugie z napisem „podatek”, upewnij się, że coś masz.

Wskazówka!

Pamiętaj, że czasami „właściwym miejscem” jest kosz na śmieci. Nie musisz przechowywać wszystkiego!

Nie musisz płacić rachunków za gospodarstwo domowe

O ile nie prowadzisz firmy z domu i nie musisz ubiegać się o podatek, nie musisz wiecznie utrzymywać rachunków domowych. Rachunki za prąd, gaz i telefon mogą zostać wyrzucone, gdy tylko otrzymasz rachunek za następny miesiąc i zobaczysz, że otrzymali płatność. Jedynym powodem utrzymywania rachunków za media jest chęć monitorowania zużycia, a wielu dostawców może teraz udostępniać te informacje online lub na żądanie.

Jeśli sądzisz, że możesz w najbliższej przyszłości zechcieć złożyć wniosek o pożyczkę, zachowaj wyciągi bankowe z sześciu miesięcy, ponieważ bank może pobierać opłaty za ich ponowne wydrukowanie. W przeciwnym razie, po sprawdzeniu oświadczenia i upewnieniu się, że jest poprawne, jego przechowywanie nie ma żadnej wartości, chyba że jest to potrzebne podatnikowi. To samo może dotyczyć odcinków wypłaty - sprawdź lokalne przepisy podatkowe.

Archiwizacja

Gdy skończysz z dokumentami, ale chcesz je zachować, najbardziej ekonomiczną metodą są koperty.

Duże koperty zajmują znacznie mniej miejsca niż teczki tekturowe czy segregatory, dzięki czemu są najbardziej efektywnym sposobem przechowywania dokumentów, które musisz zachować, ale rzadko trzeba na nie patrzeć. Są też tanie! Możesz przechowywać swoje koperty w starej walizce lub w ozdobnym pudełku z papeterii.

Kiedy skończysz z jakimkolwiek projektem, włóż wszystko do koperty. Oznacz kopertę tematem i datą ładnym dużym pismem grubym długopisem. Przykładem może być ubieganie się o kredyt hipoteczny - kiedy już załatwisz wszystkie formalności, prawdopodobnie nigdy więcej nie spojrzysz na dokumenty, po prostu zapłacisz raty. Dlatego wszystkie listy prawników i dokumenty bankowe należy umieścić w kopercie i schować w bezpiecznym miejscu.

Duże foldery zajmują zbyt dużo miejsca

A co z podatkami?

To samo dotyczy podatku. Musisz przechowywać informacje o swoim rocznym podatku przez kilka lat (sprawdź lokalne wymagania), ale prawdopodobnie nigdy więcej do nich nie zajrzysz, chyba że zostaniesz poddany audytowi. Włóż roczny podatek do osobnej koperty, oznacz go i odłóż.

Jeśli zastosujesz się do tej rutyny, nie będziesz potrzebować dużej ilości miejsca do przechowywania aktywnych dokumentów, co ułatwi utrzymanie porządku i składanie nowych rzeczy.

Wskazówka!

Nabierz zwyczaju przeglądania plików pod koniec każdego roku finansowego.

Na koniec roku wyczyść wszystkie dokumenty, których nie będziesz potrzebować w nowym roku - albo zakop je w kopercie i odłóż do magazynu, albo wyrzuć do kosza. Zrób to samo dla swojego komputera.

Dokumenty będą łatwiejsze do złożenia i znalezienia, a Twoje „aktywne” archiwum nie zajmie dużo miejsca.

Posortowane!