Jak uniknąć zajętości sygnałów przy przewijaniu linii telefonicznej

Obraz Gerd Altmann z Pixabay

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak duże firmy mogą odbierać tak wiele jednoczesnych połączeń telefonicznych bez sygnału zajętości?

Telefony domowe i komórkowe zapewniają połączenie oczekujące. Znasz to. Ale funkcja połączenia oczekującego nie działa z systemami telefonicznymi. Jeśli chcesz, aby system telefoniczny, taki jak automatyczna centrala PBX, obsługiwał wielu dzwoniących, potrzebujesz wielu linii telefonicznych z przełączaniem.

Przełączanie linii telefonicznej to metoda używana w celu umożliwienia połączenia więcej niż jednemu dzwoniącemu poprzez kierowanie każdego dzwoniącego przez następną dostępną linię telefoniczną.

Ważne jest, aby zrozumieć, że rollover nie jest funkcją wewnętrznego sprzętu telefonicznego. Twój operator telefoniczny musi to zrobić. Musisz poprosić firmę telefoniczną o przeniesienie dodatkowych rozmówców na następną wyższą linię. Jest to również znane jako grupa łowów.

Wszyscy dzwoniący będą wybierać Twój główny numer, ale jeśli pierwsza linia jest zajęta, następny dzwoniący dzwoni na następnej nieużywanej linii. Jeśli wszystkie linie są zajęte, następny dzwoniący otrzyma sygnał zajętości.

Z drugiej strony połączenie oczekujące umożliwia odebranie drugiego rozmówcy na jednej linii. Nie jest to dobre dla systemu telefonicznego, który jest zaprojektowany do kierowania każdego dzwoniącego jednocześnie do określonego działu lub personelu.

System telefoniczny odpowie na wszystkie dzwoniące linie telefoniczne. Jeśli Twój dostawca usług telefonicznych nie przenosi zajętych linii na następną linię, nie ma możliwości, aby system telefoniczny mógł odpowiedzieć na tych dodatkowych rozmówców.

Ile linii potrzebujesz?

Prosta odpowiedź: jedna linia dla każdego dzwoniącego. Więc jeśli chcesz obsłużyć, powiedzmy, dziesięciu jednoczesnych rozmówców, potrzebujesz dziesięciu linii od swojego operatora telefonicznego.

Nadal używasz tylko jednego numeru telefonu. Dodatkowe linie mają własne numery i można je wybierać bezpośrednio. Ale główna idea jest taka, że pierwsza liczba jest jedyną niezbędną. Jeśli linia jest używana, dzwoniący przechodzi do następnej wolnej linii.

Innymi słowy, pierwszy dzwoniący dzwoni na pierwszej linii fizycznej, a następny dzwoniący „przełącza się” na następną dostępną linię fizyczną. To przerzucanie trwa do momentu wykorzystania wszystkich linii.

Jeśli wszystkie linie są w użyciu, a następny rozmówca będzie dostać sygnał zajętości. Jeśli więc chcesz obsługiwać dużą liczbę połączeń w swojej firmie, musisz uzyskać dodatkowe linie od firmy telefonicznej i poprosić o skonfigurowanie tych linii z przeniesieniem na następną linię w grupie.

Usługa rollover jest zwykle świadczona bez dodatkowych opłat. Firma telefoniczna i tak czerpie zyski z dodatkowych opłat za łącza.

Wiele połączeń przychodzących można odebrać, przechodząc do następnej dostępnej linii.

Dlaczego oczekiwanie na połączenie nie jest konieczne

Należy pamiętać, że system telefoniczny kieruje połączenia przychodzące automatycznie.

Jeśli masz połączenie oczekujące na którejkolwiek ze swoich linii, następny dzwoniący NIE przejdzie do następnej linii. Będą tam czekać, aż osoba na tej linii odpowie na sygnał połączenia oczekującego.

Działa to dobrze w przypadku pojedynczej linii, na przykład telefonu domowego lub telefonu komórkowego. Ale gdy używasz przełączania na dodatkowe linie, połączenie oczekujące będzie zakłócać jego działanie.

Jak działa system telefoniczny PBX z przewróceniem?

Wszystkie linie przychodzące zorganizowane w grupę szukającą najazdu są podłączone do systemu telefonicznego (PBX), a wszystkie telefony wewnętrzne są podłączone do jej gniazd wewnętrznych.

Pierwszy rozmówca zadzwoni na pierwszą linię. Następny dzwoniący przejdzie na drugą linię i tak dalej.

Nie ma znaczenia, na którą linię przychodzi dzwoniący. Centrala PBX będzie obsługiwać wszystkich dzwoniących w ten sam sposób. Jeśli system obejmuje automatyczną obsługę, pomoże ona skierować dzwoniącego do żądanego miejsca docelowego, udostępniając menu opcji.

Istnieją dwie metody osiągnięcia tych samych wyników.

Każdy telefon ma przypisany wewnętrzny numer wewnętrzny. Wszyscy dzwoniący wybierają ten sam numer główny, wybierają opcje z automatycznej sekretarki, aby zadzwonić pod żądany numer wewnętrzny lub wybrać znany numer wewnętrzny, jeśli system telefoniczny udostępnia taką opcję.
Każdy telefon może mieć numer bezpośredniego wybierania. Zwykle cztery ostatnie cyfry numeru telefonu reprezentują numer wewnętrzny. System telefoniczny wykryje ostatnie cztery cyfry i automatycznie przekieruje dzwoniącego do tego numeru wewnętrznego.

Zwróć uwagę, że w drugim przypadku nie potrzebujesz osobnej linii dla każdej liczby. Potrzebujesz tylko wystarczającej liczby linii, aby obsłużyć maksymalną liczbę dzwoniących oczekiwaną w najgorszych czasach ładowania.

Jak działa wywołanie w przypadku wielu linii?

Wywołanie działa inaczej w przypadku różnych modeli central PBX. Gdy jakikolwiek personel wewnętrzny odbiera numer wewnętrzny, większość systemów telefonicznych wymaga od dzwoniącego naciśnięcia 9 dla linii zewnętrznej. System zapewni sygnał wybierania z jednej z dostępnych linii zewnętrznych.

Niektóre centrale PBX automatycznie nadają sygnał wybierania z dowolnej dostępnej linii zewnętrznej bez wybierania numeru 9, więc połączenia można wykonywać bez naciskania jakichkolwiek innych klawiszy.

Obraz Pete Linforth z Pixabay

Podsumowując, wszystko przemyślane

Jeśli jesteś osobą odpowiedzialną za konfigurację systemu telefonicznego, musisz rozważyć pewne kwestie.

Czy wiesz, jak będziesz obsługiwać wszystkich rozmówców jednocześnie? Czy masz wystarczająco dużo personelu, aby odebrać wszystkie telefony? Jeśli nie, to dlaczego nie mieć tylko jednej linii i nie pozwolić, by przepełniona wiadomość przeszła do poczty głosowej dostarczonej przez firmę telekomunikacyjną.

Czy zdecydowałeś, w jaki sposób przekierujesz wszystkie połączenia? Oczywiście do każdej linii można po prostu podłączyć telefon. Ale wtedy nie możesz przenosić połączeń między sobą. Nie masz również płynnego przejścia do kierowania rozmówców do personelu lub działów.

Dlatego system telefoniczny PBX staje się tak ważny. Prosty system telefoniczny pozwala recepcjonistce na żywo odbierać wszystkie przychodzące połączenia i przekazywać je w odpowiednie miejsca.

Automatyczny system telefoniczny dla asystentów to kolejny krok naprzód, zwłaszcza jeśli nie masz całodobowej recepcjonistki, która odbiera wszystkie połączenia. Dzięki temu możesz zapewnić powitanie wszystkim dzwoniącym i menu opcji, które mogą wybrać, aby przekierować do żądanego personelu lub działów.

Kompletny system telefoniczny powinien również obejmować pocztę głosową dla każdego numeru wewnętrznego, która będzie odtwarzać osobiste powitanie dla każdego z pracowników i odbierać wiadomości w przypadku nieodebranych połączeń.

Teraz wiesz, co kryje się za dobrze wyposażonym interfejsem dla firm z wieloma dzwoniącymi.