Jak efektywnie korzystać z dziennika w pracy

Mike Tinnion (CC0) przez Unsplash (zmodyfikowany za pomocą Canva)

Utrzymywany jest system dzienników, który wykorzystuje czas i wykonuje zadania oraz spotkania w bardzo efektywny i wydajny sposób. Pomaga organizacji jako całości i pomaga zarządzać czasem własnym i innych ludzi. Dzienniki mogą być prowadzone ręcznie lub elektronicznie.

Osobiście mam oba rodzaje pamiętników. Mam swój kalendarz elektroniczny w programie Outlook, który jest udostępniany mojemu menedżerowi i innym administratorom. Mam też ręczny dziennik, który może być używany w nagłych przypadkach.

Dlaczego prowadzenie dziennika ręcznego jest ważne?

Ręczny dziennik, którego używam, to oprawiona książka z trzema dniami na stronę, ponieważ nie mam wielu wpisów na każdy dzień.

Jak wspomniałem powyżej, używam tego dziennika tylko w sytuacjach awaryjnych. Obejmuje to sytuacje, gdy jestem chory lub poza pracą i nie mogę uzyskać dostępu do dziennika elektronicznego lub gdy systemy komputerowe są wyłączone, a program Outlook jest niedostępny.

Jakie są zalety elektronicznego dziennika?

Jak wspomniałem, elektroniczny dziennik, który prowadzę, znajduje się w kalendarzu Outlooka na moim komputerze służbowym.

Oto zalety posiadania elektronicznego kalendarza:

• Potrafię wskazać potencjalny konflikt między spotkaniami.
• Wystarczy, że raz wprowadzę regularnie występujące zdarzenia.
• Nie jest używany żaden papier.
• Istnieje ochrona hasłem.
• Mam do niego dostęp praktycznie z każdego miejsca.
• Na ekranie pojawiają się przypomnienia o spotkaniach.
• Automatycznie informuje o zmianach zaangażowanych, których systemy są połączone z moim.

Jak korzystać z dziennika?

Używam mojego dziennika do takich rzeczy, jak alerty i spotkania.

Najczęstsze wpisy w moim dzienniku to:

• spotkania panelowe
• spotkania zespołu
• zlecenia stacjonarne
• szkolenia
• Odwiedziny
• przygotowywanie programów
• coroczny urlop wypoczynkowy
• inne zadania biurowe
• nadzór
• inne cotygodniowe i dwutygodniowe zadania, które powtarzają się z określoną częstotliwością (dzięki temu nie przegapię ich)

Czasami muszę rezerwować spotkania i wysyłać zaproszenia na spotkania do kolegów lub innych delegatów i odbywa się to drogą elektroniczną.

Oto jak zarządzam tego typu spotkaniami.

• Staram się wprowadzić jak najwięcej szczegółów, takich jak data, miejsce, czas trwania, goście itp.
• Rzadko spotykam się z sytuacją, w której spotkanie jest odwołane lub przełożone, ale jeśli tak się stanie, sprawdzam efekty, jakie przyniesie żądana zmiana, zanim się na nią zgodzę.
• Zbieram również wszystkie istotne informacje, aby upewnić się, że wszyscy obecni na spotkaniu lub spotkaniu mają dostęp do wszystkich istotnych szczegółów, aby nie było miejsca na nieporozumienia.
• Zazwyczaj rozpatruję prośby i zmiany od innych uczestników w porządku chronologicznym, ale jeśli mam do czynienia z dużą liczbą zgłoszeń, nadaję priorytet najpilniejszym.
  • Po uzgodnieniu jakichkolwiek wniosków lub wprowadzeniu zmian upewniam się, że skontaktujemy się ze wszystkimi zaangażowanymi osobami i że jest to dla nich wygodne, zanim zmiany zostaną potwierdzone.
• Dbam również o to, aby każda osoba zaangażowana w spotkanie lub spotkanie miała wystarczająco dużo czasu na planowanie, podróżowanie i wszelkie inne potrzeby, aby spotkanie przebiegło bezproblemowo.

Zdaję sobie sprawę, że pamiętniki należy aktualizować, gdy zostaną uzgodnione zmiany. Upewniam się, że usunąłem wszystkie odwołane spotkania. Nieaktualny dziennik może grozić wszelkiego rodzaju pomyłkami. Podkopie również pewność siebie i zachęci ludzi do poczucia potrzeby sprawdzania ustaleń, co jest stratą czasu lub, co gorsza, do prowadzenia własnego dziennika.

Jedna uwaga końcowa

Uprzejmie proszę, nie kopiuj niczego przesłanego tutaj i wyświetlaj to w swoim pliku. Zostało to opublikowane tutaj wyłącznie po to, aby pomóc Ci uzyskać pomysł / zrozumienie tego, czego oczekują od Ciebie śledzenie. Będziesz musiał odnosić się do własnego obszaru roboczego i organizacji i trzymać się tego podczas przygotowywania plików. Dziękuję za współpracę.

© 2012 livingsta