Jak przeprowadzić rozmowę grupową: proces HR, działania i pomysły

Czytaj dalej, aby poznać porady i wskazówki dotyczące przeprowadzania wywiadu grupowego.

Dylan Gillis

Co to jest wywiad grupowy?

Rozmowy grupowe mogą być zniechęcającym doświadczeniem zarówno dla osób poszukujących pracy, jak i dla pracodawców. Rozmowa grupowa ma miejsce, gdy wielu kandydatów na stanowisko jest zapraszanych na rozmowę kwalifikacyjną w środowisku grupowym.

Wywiad grupowy jest czasami mylony z rozmową panelową. Rozmowa panelowa ma miejsce, gdy za wybór wybranego kandydata odpowiada więcej niż jedna osoba. Korzystanie z panelu selektorów w rozmowie grupowej może być preferowane, jeśli liczba kandydatów na rozmowie grupowej jest od umiarkowanej do dużej. Rolą facylitatora w rozmowie grupowej jest stworzenie środowiska, w którym osoba poszukująca pracy może zareagować w sposób naturalny, pozwalając pracodawcy wybrać kandydata, który najlepiej pasuje do stanowiska.

Metody selekcji

Rekruter powinien zdecydować o metodach selekcji przed złożeniem ogłoszenia na otwarcie. Mogą to być pokazy telefoniczne, wywiady grupowe, wywiady panelowe, testy umiejętności i wywiady indywidualne. Powszechne jest stosowanie kilku rund metod selekcji - użycie wielu rozszerzy sukces w wyborze kandydata pasującego do roli.

Jeśli jest wiele zgłoszeń, telefoniczna weryfikacja kandydatów może usprawnić proces selekcji. Jest to szczególnie ważne, jeśli rola wymaga użycia telefonu, na przykład w sprzedaży, recepcji i call center. Rekruter może wykorzystać badanie telefoniczne jako narzędzie obok przesłanego CV i listu motywacyjnego do krótkiej selekcji kandydatów i zaproszenia ich na rozmowę grupową.

Korzyści

Jedną z głównych zalet rozmowy grupowej jest oszczędność czasu w porównaniu z rozmową z wieloma kandydatami jeden na jednego. Po co spotykać się z dwoma potencjalnymi kandydatami w ciągu dwóch godzin, skoro można spotkać dwudziestu? Rozmowa grupowa umożliwia poszerzenie początkowej puli kandydatów.

Umożliwia także porównywanie i ocenę kandydatów obok siebie i jest idealnym narzędziem selekcji do ról wymagających pracy zespołowej. Środowisko grupowe zapewni kandydatom możliwość interakcji między sobą, tak aby można było ocenić ich osobowość, konkurencyjność, otwartość, cechy przywódcze, umiejętności komunikacyjne oraz wiedzę na temat roli i pracodawcy.

Formularz podania o pracę można wykorzystać w celu uzyskania dalszych informacji, takich jak dostępność kandydata i jego recenzentów. Dołącz klauzulę, która umożliwia uzyskanie i wykorzystanie prywatnych informacji.

Przygotowanie

Po uznaniu wakatu wybierz miejsce, datę i godzinę rozmowy grupowej. Zaplanuj zebranie w miejscu, w którym będzie mało przerw. Umieść stanowisko na kilka tygodni przed datą. Nie zapomnij podać daty rozmowy grupowej. Dzięki temu kandydaci, którzy przeczytali ten dokument, są świadomi przebiegu rozmowy grupowej i daty rozmowy w momencie składania wniosków.

Pierwszym krokiem w procesie selekcji jest sprawdzenie kandydatów na podstawie ich zgłoszeń. Jak wspomniano wcześniej, badanie telefoniczne może bardzo pomóc. Jeśli masz dużą liczbę kandydatów, nie będziesz chciał sprawdzać wszystkich osób. Oceń kandydatów na podstawie kryteriów selekcji i sprawdzaj telefonicznie tych, których wybrałeś z ich CV i listu motywacyjnego. W trakcie rozmowy możesz zadawać pytania o ewentualne luki w ich historii zatrudnienia, zapytać o powody odejścia z poprzednich stanowisk, a także udzielić dodatkowych informacji o roli, takich jak oczekiwania i możliwości zarobkowe. Możesz dołączyć kryteria oceny do swojego przeglądu, aby pomóc określić, którzy kandydaci otrzymają zaproszenie na rozmowę grupową.

Przed rozmową grupową musisz stworzyć program. To, co umieścisz w swoim programie, będzie zależeć od dostępnych zasobów. Po przybyciu kandydatów możesz chcieć, aby wypełnili formularz zgłoszeniowy. Formularz zgłoszeniowy może zawierać kilka pytań, których wcześniej nie zadawałeś lub które chcesz potwierdzić teraz, że są na rozmowie kwalifikacyjnej, na przykład ich dostępność do roli.

Inne punkty porządku obrad mogą obejmować:

• Krótkie powitanie z omówieniem programu.
• "Kim jestem?" Daje to każdemu kandydatowi możliwość przedstawienia się selektorom. Możesz również poprosić każdego kandydata o udzielenie odpowiedzi na konkretne pytanie, które dostarczy selekcjonerom wnikliwych informacji, które pomogą w procesie eliminacji.
• Przegląd oczekiwań związanych z rolą. Jeśli masz pracownika, który aktualnie zajmuje to stanowisko, zaproś go do udziału w rozmowie kwalifikacyjnej. Mogą odpowiadać na pytania, które grupa może mieć na temat roli i pomagać w wyborze nowego członka zespołu.
• Co najmniej dwa zajęcia grupowe, które są jednocześnie zróżnicowane i uzupełniające się. Działania grupowe powinny mieć taką strukturę, aby zachęcić kandydatów do wyrażania siebie w sposób naturalny i umożliwić selekcjonerom ocenę każdego kandydata pod kątem wartości i cech, których pracodawca pragnie u pracownika. Działania powinny mieć również na celu pomoc selekcjonerom w ocenie poziomu umiejętności i wiedzy kandydatów.
• Wycieczka po środowisku pracy. Jest to szczególnie cenne, jeśli środowisko pracy obejmuje produkt konsumencki, taki jak miejsce rozrywki lub klub zdrowia, plac budowy lub fabryka. Nieformalna wycieczka prowadzona pod koniec rozmowy grupowej i wspomagana przez selekcjonerów może dostarczyć cennych informacji o kandydacie.
• Pisemne testy wielokrotnego wyboru, takie jak umiejętności czytania i pisania, liczenia, znajomości pracy, testy sytuacyjne i testy osobowości. Testy te można również przeprowadzić na innym etapie procesu rozmowy kwalifikacyjnej.
• Wniosek zawierający podsumowanie procesu rekrutacji i termin, w którym kandydaci mogą spodziewać się wiadomości od Ciebie.

Dzień przed rozmową grupową zadzwoń lub wyślij SMS-a do uczestników grupy, aby potwierdzić ich obecność. Przygotuj łatwe do odczytania identyfikatory i wydrukuj zgłoszenia uczestnika oraz wyniki wcześniejszej rozmowy kwalifikacyjnej, takie jak odpowiedzi i oceny telefoniczne.

Przeprowadzenie wywiadu grupowego

Rola moderatora

Rolą moderatora podczas rozmowy grupowej jest zapewnienie kandydatom równych szans, aby dać selekcjonerom pewność, że mogą z powodzeniem pełnić wymaganą rolę. Rolą moderatora powinno być koordynowanie rozmów grupowych w celu osiągnięcia pożądanych cech i umożliwienia kandydatom wykazania, że ​​posiadają umiejętności i wiedzę, aby odnieść sukces w tej roli.

Nie zawsze konieczne jest, aby facylitator sprawiał, że kandydaci czuli się komfortowo, chociaż może to pomóc w tworzeniu naturalnych i szczerych odpowiedzi na pytania i działania. Facylitator musi zapewnić przepływ rozmowy z jednego zadania do drugiego i dotrzymywać harmonogramu. Wyjaśnienie celu każdej czynności i udzielenie jasnych instrukcji dotyczących wymagań każdej osoby może ograniczyć liczbę powtarzających się pytań.

Selektory

Osoby wybierające podczas wywiadu grupowego powinny pochodzić z firmy. Selektory niekoniecznie muszą być kierownikami liniowymi lub dyrektorami - mogą też być członkami zespołu. Selektorom należy zapewnić informacje o rozmowie grupowej przed jej rozpoczęciem oraz wszelkie materiały, które mogą im pomóc w zapisywaniu opinii o kandydatach podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Pomocne jest również przeanalizowanie wartości firmy i kryteriów pełnienia roli, aby pomóc im w podejmowaniu decyzji. Należy zachęcać do udziału, a każdy selekcjoner powinien przedstawić się na początku sesji.

Kandydaci

Podaj kandydatom godzinę rozpoczęcia i poproś ich o wypełnienie formularza zgłoszeniowego po przyjeździe. Daj każdej osobie do noszenia plakietkę z imieniem, aby moderatorzy mogli łatwo zwracać się do kandydatów po imieniu. Na początku rozmowy zbierz wypełnione formularze zgłoszeniowe i wszelkie inne materiały, które kandydaci mogą chcieć dostarczyć, takie jak zaktualizowane życiorysy, certyfikaty lub listy recenzentów. Jeśli rozmowa kwalifikacyjna ma trwać kilka godzin, warto zapewnić kandydatom małą przerwę i możliwość odświeżenia się.

Nie należy zapominać o pierwszych wrażeniach z pracy kandydata. Jeśli masz recepcjonistkę, która spotyka się i wita kandydatów, zapytaj o opinię o kandydatach, aby dowiedzieć się, które zrobiły wrażenie i dlaczego.

Zapewnij wszystkim kandydatom możliwość wykazania się wiedzą na temat roli i umiejętności. Możesz dowiedzieć się wiele o kandydatach, angażując ich w rozmowę o ich pracy i doświadczeniach życiowych.

Podczas rozmowy zachęcaj kandydatów do zadawania pytań dotyczących roli. To dobra okazja dla selekcjonerów (zwłaszcza członków zespołu) do udziału. Najgłośniejszy kandydat, który stara się zdominować rozmowę grupową, niekoniecznie jest najlepszymi kandydatami na to stanowisko. Dokonując krótkiego wyboru, weź pod uwagę wartości firmy i podstawowe kryteria.

Kolejne kroki przy wyborze pracownika

Natychmiast po rozmowie grupowej zbierz selekcjonerów, aby omówić każdego z kandydatów, dokonać selekcji (jeśli byli jacyś imponujący kandydaci) i podsumować rozmowę kwalifikacyjną. Koordynator powinien zapewnić selekcjonerom możliwość zapoznania się z podaniami i indywidualnymi wynikami w zajęciach grupowych. Dziel się obawami i chwalami kandydatów oraz przekazuj nieocenione informacje zwrotne na temat procesu rozmowy grupowej.

Po rozmowie grupowej możesz zdecydować się na krótką selekcję kandydatów, którzy przejdą do następnego etapu procesu selekcji.

Kolejne kroki mogą obejmować:

• Testy psychometryczne
• Wywiady jeden na jeden
• Wywiady panelowe
• Testowanie w koszyku
• Testy umiejętności
• Sprawdzanie referencji.

Skontaktuj się ze wszystkimi kandydatami, aby podziękować im za poświęcony czas i cierpliwość podczas procesu selekcji. Rozmowy grupowe mogą być stresujące i mogą zniechęcać kandydatów do kontynuowania procesu, ponieważ oznacza to wyjście poza ich strefę komfortu. Kandydatom należy zawsze podziękować za wysiłek włożony w udział w rozmowie grupowej.