Jak efektywnie zajmować minuty

Protokoły podczas spotkania.

Livingsta's Photography

Również czasami, gdy dyskusje odbiegają od tematu głównego i kierują się na inną, podobną do głównej, przewodniczący może zapomnieć o podjęciu decyzji w tym punkcie na skutek odchyleń od innych kwestii. W takich przypadkach ścisła współpraca z przewodniczącym może pomóc protokołowi przypomnieć przewodniczącemu, że przed przejściem do następnego punktu należy podjąć decyzję w tej sprawie.

Jeśli masz wątpliwości, czy coś nagrać, czy nie, zawsze potwierdź to przewodniczącym. Pozwoli to uniknąć nagrywania niepotrzebnych spraw i oszczędza czas i wysiłek.

Przed i po spotkaniu

Jeszcze przed rozpoczęciem spotkania protokolant może porozmawiać z przewodniczącym o przebiegu spotkania, tematach, które będą omawiane, jak będzie przebiegać dyskusja i co koniecznie należy odnotować.

Po spotkaniu, podczas spisywania protokołu, jeśli protokolant ma jakiekolwiek trudności z jakimikolwiek istotnymi dla dyskusji, powinien porozmawiać z przewodniczącym o wyjaśnieniu sprawy, ponieważ wahanie się przed zrobieniem tego zakończy się niedokładnymi informacjami w minuty.

Jak skutecznie słuchać

Słuchanie jest bardzo ważną umiejętnością i wiąże się z praktyką. Obecnie większość ludzi po prostu słyszy lub po prostu słucha, ale nie słucha aktywnie ani skutecznie. Istnieje duża różnica między słyszeniem, słuchaniem i aktywnym słuchaniem. Ostatnio wiele badałem na temat tych umiejętności i technik, a nawet napisałem centrum na temat aktywnego słuchania. Pomaga człowiekowi we wszystkich dziedzinach życia, czy to osobistym, czy zawodowym, a także pomaga poprawić osobowość.

Czym więc jest efektywne słuchanie?

Livingsta

Zajmując minuty, słuchasz prelegentów aktywnie chłonąc wszystkie informacje dotyczące dyskusji z zainteresowaniem i wagą, a następnie odtwarzasz je w formie dokumentu zwanego protokołem, który pomaga osobom, które nie były na spotkaniu, w uzyskaniu informacji o czym zostało omówione na spotkaniu. Służy to również jako dokument prawny dla organizacji i pomaga w przyszłych odniesieniach, a także jest trwałym zapisem wszystkiego, co wydarzyło się podczas spotkania.

Umiejętność słuchania wymaga czasu, ale na pewno rozwija się wraz z praktyką. Większość ludzi dobrze mówi, ale nie słucha. Również parafrazowanie tego, co usłyszałeś, w odpowiedni sposób, wymaga dużej kreatywności. Umiejętność słuchania można ćwiczyć słuchając wykładów, debat i innych podobnych materiałów, które wymagają skupienia. Tutaj omówimy, jak skutecznie słuchać podczas spotkania, gdy dochodzi do dyskusji, kłótni i nieporozumień.

Wskazówki dotyczące skutecznego słuchania

Aby skutecznie słuchać:

Najpierw trzeba zrozumieć, że proces słuchania nie polega tylko na odbieraniu komunikatów, ale zależy również od innych elementów, takich jak myślenie, skupienie i aktywna reakcja.
Trzeba się skoncentrować na mówcy i nie pozwolić, by jego umysł błądził. Musisz być uważny i zrelaksowany
Rób notatki jednocześnie, gdy słyszysz, ponieważ pomoże ci to skoncentrować się na dyskusji.
Wsłuchaj się w każde słowo mówcy i wyobraź sobie sytuację lub logikę w dyskusji
Skoncentruj się, nawet jeśli dyskusja jest nudna, ponieważ to Ty musisz podać dokładne informacje w protokole.
Nie przerywaj, gdy trwa dyskusja lub gdy ktoś mówi. Zamiast tego poczekaj, aż dyskusja się zakończy lub mówca skończy, a następnie zadaj pytania w celu wyjaśnienia
Budowanie słownictwa sprawia, że jesteś lepszym słuchaczem, w przeciwnym razie możesz słuchać słów, których nie rozumiesz
Zawsze notuj nowe słowa, których nie rozumiesz i wyjaśniaj je przewodniczącemu
Zrozumienie kwestii omawianych przed spotkaniem pomoże ci efektywnie słuchać i całkowicie zaangażować się w proces słuchania.
Przygotuj się z długopisem i kartką, zanim mówca zacznie mówić.
Musisz nauczyć się dostosowywać się do sytuacji w sali konferencyjnej pod względem fizjologicznym i psychologicznym oraz do czynników fizycznych panujących w sali, ponieważ niektóre z nich mogą mieć negatywny wpływ, a inne pozytywny.
Akcenty mówców mogą czasem utrudniać efektywne słuchanie, ale trzeba doskonalić ich umiejętności pokonywania wszystkich tych barier, aby stać się efektywnym słuchaczem.
Żadne dwa spotkania nie będą takie same, żadne dwie dyskusje nie będą takie same i żadne dwóch mówców nie będzie mówić w ten sam sposób, dlatego musisz nauczyć się dostosowywać do sytuacji.
Zawsze skupiaj się na kluczowych / ważnych punktach
Słuchaj tak, jakbyś miał później ponownie przedstawić te informacje innej publiczności (i tak zrobisz to w formie minut), to pomoże ci się skoncentrować i skutecznie słuchać każdego słowa, które wypowiada mówca
Na spotkaniach, na których omawiane są drażliwe kwestie, pamiętaj również, aby obserwować mowę ciała mówcy, zamiast poważnie pisać notatki.
Nie pozwól, aby cokolwiek lub ktokolwiek w pobliżu Cię rozpraszał i nie zwracaj uwagi na osoby wchodzące lub wychodzące z pokoju, gdy mówiący.
Używaj odpowiednich sposobów robienia notatek w zależności od rodzaju omawianych spraw, a to pomoże ci zaangażować się w ćwiczenie słuchowe.
Nie zapisuj wszystkiego, ale tylko główne punkty
Nie kręć się ani nie baw się niczym w dłoniach, nie rysuj ani nie obserwuj zegara. Nie pomaga to w słuchaniu i może wpływać również na ludzi wokół ciebie.
Na koniec wyobraź sobie, jak chciałbyś, aby słuchacze słuchali, gdybyś był mówcą i był tego samego rodzaju słuchaczem, co pomoże ci być skutecznym słuchaczem

Jak robić notatki podczas dyskusji

Robienie notatek jest ważnym zadaniem lub częścią procesu robienia minut. Podczas robienia notatek nie rejestruje się słów użytych w dyskusji, ale zapisuje dyskusje, które miały miejsce na spotkaniu.

Cytat z internetu

To bardzo ważne i dość trudne zadanie w zależności od charakteru spotkania i tego, co było omawiane. Zależy to również od tego, jak dobrze przebiegło spotkanie, jak członkowie współpracują, jak przewodniczący pomaga i podsumowuje, a co najważniejsze, jak dobrze jesteś przygotowany do spotkania. Wszelkie dokumenty związane ze spotkaniem, które zostały rozesłane lub rozesłane przed spotkaniem, należy przejrzeć, aby zapoznać się z tematem dyskusji.

Wskazówki dotyczące sporządzania notatek do dyskusji

Podczas dyskusji postępuj zgodnie z poniższą procedurą i wskazówkami dotyczącymi robienia notatek:

Przede wszystkim należy dokładnie zrozumieć, czym są minuty, dlaczego są one brane i jakie są ich znaczenie. Pomoże ci to śledzić dyskusję i zanotować ważne i niezbędne informacje w trakcie dyskusji. Jak wspomniano powyżej, jeśli dokumenty są dostępne, zawsze upewnij się, że zebrałeś podstawowe informacje o tym, co będzie omawiane. To znacznie uprości zadanie sporządzania notatek.
W sytuacjach, w których dyskusje lub rozmowy są długie i skomplikowane, zawsze skupiaj się na ważnych aspektach dyskusji, takich jak to, na czym skupia się dyskusja, jaka jest decyzja, jeśli jest dostępna, dlaczego ta decyzja została podjęta, kto ma decyzji oraz kiedy / w jakich ramach czasowych decyzja musi zostać podjęta.
Upewnij się, że na początku zawarłeś podsumowanie dyskusji, zanim zaczniesz pisać dyskusję, ponieważ da to ogólny zarys i pomysł na dyskusję osobom, które nie mogły w niej uczestniczyć. Również jeśli osoby te będą musiały uczestniczyć w przyszłym spotkaniu, ta minuta dostarczy im wszystkich niezbędnych informacji, których będą potrzebować.
Zapisz ważne poglądy i opinie wszystkich obecnych ludzi.
Upewnij się, że aktywnie i skutecznie słuchasz, śledząc dyskusję, nie pozwalając sobie na błądzenie ani myślenie o czymkolwiek innym. W ten sposób nie przegapisz niczego ważnego.
Wybierz najlepszą i prostą metodę, która pomoże Ci w robieniu notatek.
Zapisując punkty akcji, zawsze najlepiej jest robić to w sposób łatwiejszy do obejrzenia, wyraźnie z nazwiskami osób, które muszą to zrobić, i harmonogramem.
Użyj nagłówków, ponieważ ułatwi to późniejsze śledzenie notatek i możesz mieć różne sekcje spotkania pod różnymi nagłówkami. Zostaw trochę miejsca pod każdą sekcją, aby łatwiej było dodawać notatki poniżej, jeśli ktoś wpadnie na nowe punkty lub pomysły w trakcie spotkania.
Jeśli znasz krótką rękę, najlepiej pisać notatki, używając krótkiej ręki, a także używaj skrótów, gdy tylko jest to możliwe.
Poćwicz używanie punktorów, ponieważ sprawi to, że protokół będzie bardziej czytelny, będzie wyglądał schludnie i prostszy podczas przygotowywania protokołu.
Zawsze wyjaśniaj niejasne punkty lub dyskusje ze swoim przewodniczącym.
Nie zapomnij mieć jednego lub dwóch zapasowych długopisów i ołówków.

Cel wyjaśnienia kwestii, co do których nie masz pewności

Wyjaśnienie to proces, w ramach którego rozwiązujesz wątpliwości z mówcą i sprawdzasz, czy rozumiesz dyskusję. Aby protokół był dokładny, należy wyjaśnić wszystkie punkty, których nie rozumieją w trakcie spotkania

Celem wyjaśnienia kwestii, których nie jesteś pewien, są:

Mówi prelegentowi, że skutecznie słuchasz i próbujesz zrozumieć przekaz
Upewnij się, że zrozumiałeś właściwe informacje
Pomaga przejrzeć zrozumienie
Zachęca mówcę do otwartej rozmowy
Pomaga bezbłędnie pisać minuty
Pozwala uniknąć nieporozumień i błędnych interpretacji
Poprawia umiejętności interpersonalne

Przeczytać o roli spotkań, dlaczego odbywają się spotkania, wymogach prawnych i organizacyjnych, które mogą mieć zastosowanie do sporządzania protokołów, dlaczego protokoły są sporządzane i jakie płyną z nich korzyści, dlaczego protokoły muszą być dokładne i różne dokumenty używane procesu zbierania minut, przed i po spotkaniu, zapoznaj się z tym artykułem: Protokoły.