Jak podróżować w interesach: praktyczne wskazówki

Marco Nürnberger, CC BY 2.0, via flickr

Podróżowanie do pracy to jedna z głównych zalet mojej pracy. Jednak gdy właśnie miałem wyruszyć w pierwszą podróż służbową wiedziałem, że nawet najmniejsze sprawy wymagają zadbania, aby nie odwracać uwagi od celu podróży służbowej.

Niestety stwierdziłem, że większość rad, które otrzymałem wtedy od znajomych, rodziny lub źródeł internetowych, nie była w rzeczywistości zbyt pomocna ani trafna.

Stało się tak, ponieważ potrzebowałem praktycznej porady, jak załatwić moją dziewiczą podróż biznesową przed starszymi kolegami, z którymi będę podróżować. Nie potrzebowałem wprowadzenia do najnowszych narzędzi do księgowania wydatków ani opisu różnych programów lojalnościowych oferowanych przez hotele.

Poza tym, podobnie jak wielu innych, faktycznie podróżowałem wcześniej na wakacje i dlatego miałem nadzieję dowiedzieć się, jakie są różne niuanse związane z podróżami służbowymi. Chociaż przypomnienia o zabraniu ze sobą adaptera podróżnego lub rezerwacji bezpośrednich lotów w celu zaoszczędzenia czasu mają absolutny sens, to były rzeczy, które już znałem, więc nie dostarczyły mi nowych informacji na temat tego, jak podróżować mądrze w biznesie.

Patrząc wstecz na podróże służbowe, które odbyłem od tamtej pory przez lata, przyjąłem kilka podstawowych praktyk, o których chciałbym, żeby ktoś mi powiedział na samym początku.

Podróżować bez zbędnego bagażu

Podróżowanie tylko z bagażem podręcznym pozwala pominąć niekończące się czekanie na bagaż

jaimekop, CC BY-ND 4.0, przez flickr

Podczas długiej podróży nawet słoma waży ciężko. Podróżowanie wyłącznie z bagażem podręcznym pozwala skrócić czas między wysiadaniem a taksówką do następnego miejsca docelowego. Oszczędność czasu może być absolutnie kluczowa, jeśli masz napięty harmonogram. Jest to szczególnie ważne, jeśli weźmiesz pod uwagę, że badanie przeprowadzone w 2014 r. W Wielkiej Brytanii wykazało, że średni czas oczekiwania na odebranie bagażu wynosi od 15 do 30 minut.

Oprócz oszczędności czasu, światła podróżne mogą również pomóc w uniknięciu niezręcznych sytuacji. Jeśli podróżujesz ze starszymi kolegami, to konieczność wyjaśnienia wszystkim, że nadal czekasz na przybycie bagażu rejestrowanego, może być trochę krępująca. Jeśli jedziesz prosto na spotkanie z lotniska, dotarcie do celu z ogromnym bagażem może również unieść kilka brwi.

Dotyczy to również osób podróżujących przez dłuższy czas. Kiedy muszę podróżować przez kilka miesięcy, wolałbym raczej spakować niezbędne artykuły podróżne na pięć dni i odwiedzić pralnię w weekendy, jeśli zajdzie taka potrzeba, zamiast nosić ze sobą kilka tygodni świeżych ubrań na całym świecie. Ponadto minimalistyczne podróżowanie pomaga mi skupić się na tym, co jest absolutną koniecznością, a co dobrym, co jest moim zdaniem ważnym sposobem myślenia podczas podróży służbowych.

Praca offline

Anna i Michał, CC BY-SA 4.0, via flickr

Czas spędzony w transporcie, niezależnie od tego, czy jest to samolot, pociąg czy taksówka, może być dość długi. Szacuję, że tygodniowa podróż wymagałaby dla mnie przeważnie 12–15 godzin tranzytu. Najlepsze w transporcie jest to, że zwykle niewiele rzeczy rozprasza. Utkniesz na swoim miejscu prawie przez cały czas, a jeśli jesteś w samolocie, e-maile i rozmowy telefoniczne również nie powodują żadnych zakłóceń. Chociaż wykorzystanie tego czasu na zasypianie jest całkowicie rozsądne, od tego czasu nauczyłem się, jak wykorzystać te kieszenie, aby również wykonać trochę pracy.

Przed podróżą zapisz niedokończone prace, które nie wymagają wyszukiwania online, na lokalnym dysku laptopa, abyś mógł je dokończyć później podczas lotu. Możesz także wydrukować raporty lub prezentacje, które będą powoli analizowane podczas podróży. Inną rzeczą, którą lubię robić podczas transportu, jest przygotowywanie w pełni napisanych wiadomości e-mail i zapisywanie ich w folderze roboczym. Kiedy będę mógł ponownie połączyć się online, wysłanie go zajmuje mi kilka sekund.

Szczerze mówiąc, to wspaniałe uczucie, kiedy wiesz, że Twój czas w samolocie został spędzony w znaczący sposób i że przez resztę dnia będzie ci łatwiej.

Przynieś gotówkę razem z kartą kredytową

Philip Brewer, CC BY 4.0, via flickr

Obserwując szybki wzrost płatności bezgotówkowych w ostatnim czasie, początkowo kusiło mnie, aby wyruszyć w podróż służbową uzbrojony tylko w kartę kredytową. Jednak szybko odkryłem, że płatności bezgotówkowe są stosowane w różnym stopniu w różnych częściach świata. Z biegiem czasu nauczyłem się trzymać małą torebkę zawierającą kilkaset dolarów obcych walut. Od tamtej pory ta torba kilkakrotnie przyszła mi na ratunek podczas moich podróży, na przykład gdy sprzedawca przyjmował tylko gotówkę lub gdy moja karta kredytowa z jakiegoś powodu nie działała.

W przypadku większych wydatków, takich jak rezerwacje hotelowe, bardziej sensowne byłoby płacenie kartą kredytową. W związku z tym stwierdziłem, że wygodniej jest żądać zapłaty we własnej walucie krajowej, gdy tylko jest to możliwe, ponieważ ułatwia to rozliczenie wydatków w mojej firmie. Na przykład dla kogoś, kto mieszka w USA, prawdopodobnie lepiej będzie złożyć dokumentację dotyczącą wydatków na hotel w Australii z paragonem denominowanym w dolarach amerykańskich zamiast w dolarach australijskich, ponieważ ten ostatni może oznaczać konieczność zmagania się z problemami dotyczącymi kursu wymiany.

Ostatnie słowo

Tych kilka wskazówek zaoszczędziłoby mi dużo czasu i żalu, gdybym znał je od samego początku. Jednak nie jest to w żaden sposób wyczerpująca lista, więc jeśli masz własne anegdoty na temat tego, co zadziałało podczas podróży do pracy, podziel się nimi w komentarzach poniżej!

© 2019 Stan Churley