Jak używać wykresu pert do zarządzania projektami

Co to jest PERT?

PERT, czyli technika oceny i przeglądu projektu, to metoda szczegółowego planowania projektu, która obejmuje te dwa elementy:

• Średnia PERT: dokładna technika szacowania czasu i kosztów przy użyciu uśredniania statystycznego.
• Wykres PERT: wykres, który umożliwia szczegółowe planowanie wszystkich działań projektu.

PERT został opracowany przez NASA, ale nie jest to fizyka jądrowa. Matematyka jest prosta - dodawanie i odejmowanie - i tak czy inaczej wykonuje ją dowolny program do zarządzania projektami. Logika też jest prosta.

• Szacujemy czas dla każdego zadania biorąc pod uwagę optymistyczne, prawdopodobne i pesymistyczne szacunki.
• Tworzymy kalendarz planowania, który obejmuje wszystkie czynności związane z pracą, a także uwzględnia zależności między działaniami, to znaczy, które czynności należy wykonać, zanim będzie można wykonać inne.

Przyjrzyjmy się każdemu z tych dwóch elementów techniki PERT: estymacji PERT i wykresowi PERT. Na koniec porozmawiamy o tym, jak przekształcić wykres PERT w rzeczywisty harmonogram projektu, zwany wykresem Gantta.

Spis treści

• Oszacowanie PERT

  Oblicz realistyczny szacunek czasu, jaki zajmie wykonanie każdego zadania

• Wykres PERT

  Przedstawiamy klasyczny wykres PERT

• Terminy na wykresie PERT

  Glosariusz PERT

• Od wykresu PERT do świata rzeczywistego

  Weźmy nasze zadania i umieśćmy je w kalendarzu!

• Korzystanie z PERT w Twoim projekcie

  Oszacowanie i harmonogram PERT obniża koszty i ułatwia pracę

Estymatory optymistyczne i pesymistyczne

Niektóre estymatory są optymistyczne, inne pesymistyczne. Użyj PERT, aby uzyskać realistyczne oszacowanie od jednego z nich!

Sid Kemp

Oszacowanie PERT

Kiedy pytasz kogoś, „jak długo zajmie wykonanie tej pracy?” zwykle otrzymujesz odpowiedź z uprzedzeniem. Niektórzy ludzie są konsekwentnie pesymistyczni, wyobrażają sobie - lub mówią ci - praca potrwa dłużej niż prawdopodobnie będzie. W ten sposób wyglądają dobrze, gdy zrobią to wcześniej. Inni są konsekwentnie optymistyczni, wyobrażając sobie, że nurkują i wykonują swoją pracę pełną świeżej energii i nie mają żadnych problemów. Ich szacunki są nierealistycznie niskie, ponieważ przez cały czas nikt nie ma dobrej energii i szczęścia.

Żeby było trudniej, ludzie nie wiedzą, że to robią. Na ogół jest to nieświadomy nawyk.

Jak zatem możemy uzyskać realistyczne oszacowanie? Robimy to, zadając trzy pytania dotyczące każdej pracy do wykonania, a następnie wykonując specjalne obliczenia zwane średnią PERT.

Co szacujemy?

Chcemy oszacować czas, jaki zajmie ukończenie każdej małej części naszego projektu. Szacowanie i planowanie PERT powinno odbywać się na poziomie szczegółowym, z wykorzystaniem Listy działań, która jest tworzona na podstawie struktury podziału pracy. PERT nie jest częścią wczesnej oceny przed utworzeniem WBS. Jest to część szczegółowego oszacowania, polegającego na planie zakresu projektu, w którym WBS jest sporządzony na poziomie szczegółowym, a także na kompletnej liście działań. Szacujemy nakład pracy (ilość pracy) potrzebny do wykonania każdego zadania oraz liczbę osób przydzielonych do zadania.

Najlepiej, jeśli każdy pracownik utworzy własną listę czynności i oszacowanie PERT. Jako kierownik projektu możesz tego nauczyć każdą osobę w zespole. Lub, jeśli już go znają, mogą pracować w parach, zadając sobie nawzajem pytania szacunkowe PERT, a także sprawdzając nawzajem swoją pracę.

Trzy pytania PERT

Zamiast pytać „Ile czasu zajmie wykonanie tej pracy”, zadaj trzy pytania:

• Jeśli praca przebiega naprawdę sprawnie, bez problemów, jak długo to potrwa? (Optymistyczna odpowiedź)
• Jeśli robisz to, gdy jesteś zmęczony i napotkasz problemy, jak długo to potrwa? (Odpowiedź pesymistyczna)
• Biorąc pod uwagę te odpowiedzi, jak długo to prawdopodobnie potrwa? (Prawdopodobna odpowiedź)

Zadawaj pytania w tej kolejności, uzyskując prawdopodobną odpowiedź na końcu. W ten sposób ludzie, którzy zawsze są na ogół optymistyczni lub pesymistyczni, dostosują się i udzielą realistycznej odpowiedzi, która jest w rzeczywistości całkiem realistyczna. Przy odrobinie praktyki każdy może być w tym naprawdę dobry.

Wszystkie trzy szacunki wprowadzamy w arkuszu kalkulacyjnym pod nagłówkami „Pesymistyczne”, „Prawdopodobne” i „Optymistyczne”, jak pokazano w tabeli 1.

Obliczanie średniej PERT

Użycie trzech liczb jako szacunków dla każdego szczegółowego elementu doprowadziłoby planistę do szaleństwa! Zapobiegamy temu, rozkładając te trzy szacunki na jedną liczbę, średnią PERT. Logika jest taka, że ​​prawdopodobny czas jest bardziej prawdopodobny niż pesymistyczny lub optymistyczny, ale wszystkie trzy liczby mają znaczenie. Używając O, L i P dla Optymistyczny, Prawdopodobny i Pesymistyczny, oto nasze równanie: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Szacowany czas. Prawdopodobnie jest mnożone przez cztery, ponieważ mówimy, że jest cztery razy bardziej prawdopodobne, że rzeczywisty czas będzie odpowiadał czasowi prawdopodobnemu, niż czasowi optymistycznemu lub pesymistycznemu.

Skąd do cholery pochodzi 6? (Wszyscy o to pytają, kiedy uczę tego na zajęciach). To proste: mamy w sumie sześć punktów danych: 4 prawdopodobieństwa, 1 optymistyczny i 1 pesymistyczny. Aby uzyskać średnią, dzielimy sumę przez całkowitą liczbę punktów danych. (Zobacz pasek boczny o wielu typach średnich, a wszystko będzie miało sens).

Średnia PERT jest pokazana w prawej kolumnie Tabeli # 1.

Wiele typów średnich

Niektórzy uważają, że istnieje tylko jeden sposób obliczenia średniej: sumujemy wszystkie pozycje i dzielimy przez całkowitą liczbę pozycji. W statystykach jest to właściwie jeden z trzech powszechnych typów średnich i nazywa się to średnią . Istnieje również mediana i tryb . Nawet osoby zaznajomione ze statystykami mogą pomyśleć, że istnieją tylko trzy rodzaje średnich. Ale w rzeczywistości jest ich co najmniej tuzin więcej.

Na przykład w ocenianych sportach olimpijskich wynik końcowy jest obliczany w następujący sposób: wyeliminuj najwyższą i najniższą ocenę, a następnie weź średnią średnią z pozostałych wyników. Eliminuje to uprzedzenia sędziów z własnego kraju i głównego rywala. To jest szczególny rodzaj średniej.

Średnia PERT, według której prawdopodobny wynik jest czterokrotnie bardziej prawdopodobny niż czas optymistyczny lub czas pesymistyczny, to kolejny typ średniej centrowania. Opiera się na prostym pomyśle, że prawdopodobne zdarzenie jest rzeczywiście bardziej prawdopodobne niż zdarzenia ekstremalne. Czterokrotnie bardziej prawdopodobne wybrano na podstawie teorii statystycznej, pracując z krzywą normalną i odchyleniem standardowym.

Tabela 1: Obliczanie średniego czasu PERT dla zadania

Dla każdego zadania pracownik podaje 3 szacunki: optymistyczne, prawdopodobne i pesymistyczne. Arkusz kalkulacyjny oblicza średnią PERT jako (optymistyczna + 4xLikely + pesymistyczna) / 6. W tym przypadku (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Zadanie	Optymistyczny	Prawdopodobne	Pesymistyczny	Średnia PERT
Instalowanie Framistat	3	6	18	7.5

Czy używasz PERT?

Rysunek 1: Węzeł wykresu PERT

To jest format pojedynczego węzła na wykresie PERT. Każde działanie otrzymuje jeden węzeł. W dawnych czasach kierownicy projektów używali ich do tworzenia harmonogramu projektu - ręcznie!

Sid Kemp

Wykres PERT

Co dziwne, wykres PERT prawie nigdy nie jest już widziany, mimo że jest centralnym elementem każdego szczegółowego harmonogramu projektu.

W tej sekcji przedstawiono kilka terminów, które prawdopodobnie są dla Ciebie nowe. Możesz go przeczytać, a następnie przeczytać następną sekcję, Warunki na wykresie PERT, a następnie wrócić i ponownie przeczytać tę sekcję. Daj sobie z tym trochę czasu i wszystko nabierze sensu. Warto również zapoznać się z Rysunkiem nr 2: Uproszczony wykres PERT

Wykres PERT został opracowany jako narzędzie obliczeniowe. W latach siedemdziesiątych kierownicy projektów wpisywali wszystkie nazwy każdego działania i szacunki czasu PERT. Każde zadanie na liście działań projektu otrzyma pole zwane węzłem na wykresie PERT. Przykładowy węzeł pokazano na rysunku 1, a następnie rysowali strzałki wskazujące na zależności, na przykład gdy jedno zadanie nie mogło się rozpocząć, dopóki nie zakończyło się inne. Następnie wykonaliby przejście do przodu, zsumowali czas dla wszystkich zadań idących do przodu, aby obliczyć harmonogram wczesnego rozpoczęcia, w tym daty wczesnego i późnego rozpoczęcia. Jeśli postępujemy zgodnie z harmonogramem Early Start, każde zadanie projektowe zaczynamy tak szybko, jak to możliwe. Następnie kierownik projektu dodałby zrobić przepustkę wstecz , dodając to wszystko wstecz, od końca projektu i obliczając ostatnią datę zakończenia każdego zadania (data późnego zakończenia) i ostatnią datę rozpoczęcia każdego zadania (data późnego rozpoczęcia).

Jeśli na przykład Zadanie 2 nie może rozpocząć się, dopóki Zadanie 1 nie zostanie wykonane, Zadanie 2 zależy od Zadania 1. Powiedz, że Zadanie 1 to „Wyślij Framistat”, a Zadanie 2 to „Zainstaluj Framistat”. Oczywiście nie możemy zainstalować Framistata, dopóki nie zostanie on wysłany i dostarczony. Zadanie 1 rozpoczyna się pierwszego dnia i trwa 4 dni. Data wczesnego rozpoczęcia zadania 1 to dzień 1, a czas trwania 4, więc wcześniejsze zakończenie to dzień 4. Zadanie 2 może rozpocząć się dzień później, w dniu 5. Przejście do przodu pozwala nam obliczyć czas wykonania każdego zadania w tym sposób, określając daty wczesnego rozpoczęcia i wczesnego zakończenia. Przejście wstecz rozpoczyna się od zakończenia projektu i odejmuje czas trwania od późnego zakończenia, aby obliczyć datę późnego rozpoczęcia dla każdego zadania.

W przypadku niektórych zadań data wczesnego rozpoczęcia i data późnego rozpoczęcia są różne. Te zadania mają zmiennoprzecinkowe. Mówiąc prostym językiem, oznacza to, że możesz rozpocząć zadanie w określonym dniu lub pozwolić mu płynąć przez określoną liczbę dni i rozpocząć je w dowolnym momencie aż do późnej daty rozpoczęcia. To nie będzie miało znaczenia, bo projekt i tak zostanie wykonany tego samego dnia.

Inne zadania mają zerową liczbę zmiennoprzecinkową. Data ich wczesnego rozpoczęcia jest taka sama, jak data późnego rozpoczęcia. Jeśli jedno z tych zadań rozpocznie się dzień później, zakończy się dzień później, a inne opóźni. To potrwa aż do końca projektu, a projekt zostanie dostarczony dzień później. Zadania, które mają zerową wartość zmiennoprzecinkową, znajdują się na ścieżce krytycznej. Oznacza to, że chcemy mieć pewność, że każde z tych zadań zostanie wykonane na czas. Nie ma pływaka: opóźnienie rozpoczęcia dowolnego zadania na ścieżce krytycznej opóźni realizację projektu.

Wykres PERT jest obliczany bez odniesienia do prawdziwego kalendarza. Dzień 1 to pierwsza data projektu, a data ostatnia jest określana przez to, ile czasu zajmie wykonanie wszystkich zadań we właściwej kolejności.

Mając wszystkie te informacje, mogliby zbudować wykres Gantta, który jest łatwym do przeglądania kalendarzem opartym na wykresie PERT.

Teraz korzystamy z oprogramowania do zarządzania projektami. Podajemy daty rozpoczęcia i zakończenia projektu, a następnie szacowany czas PERT dla każdego zadania. Wchodzimy w słodkie programy graficzne, aby tworzyć łącza lub zależności między zadaniami. Klikamy przycisk obliczania, a na wykresie Gantta pojawia się kalendarz projektu w pełnym kolorze z kamieniami milowymi. Nie cieszysz się, że masz komputer?

Jeśli to nie miało dla Ciebie sensu, zapoznaj się z poniższą listą Warunków Harmonogramu PERT.

Możesz przeglądać wykresy PERT w dowolnym oprogramowaniu do zarządzania projektami, ale nikt tego nie robi, ponieważ są trudne do odczytania. I nikt nigdy nie drukuje - z wyjątkiem gigantycznej tapety. Pamiętaj, że każde zadanie projektowe ma swoje własne pudełko, tak jak na rysunku 1. I nawet mały projekt może mieć dziesiątki zadań. Duże projekty mają dziesiątki tysięcy zadań - lub więcej.

Jeśli nikt już nie używa wykresu PERT, po co się o nich dowiedzieć? Są dwa bardzo dobre powody. Po pierwsze, wszystkie terminy na wykresie PERT są niezbędne do dobrego zarządzania projektem. Musisz wiedzieć, jak pracować z analizą ścieżki krytycznej i kontrolować harmonogram, w przeciwnym razie projekt zostanie dostarczony z opóźnieniem. Po drugie, możesz po prostu chcieć uzyskać certyfikat specjalisty ds. Zarządzania projektami, a PERT z pewnością będzie na teście!

Rysunek # 2: Uproszczony wykres PERT

Ten uproszczony wykres PERT przedstawia zadania 1 - 5, z których każde nie może się rozpocząć, dopóki poprzednie zadanie nie zostanie ukończone, na ścieżce krytycznej, oraz zadanie 6, które należy wykonać po zadaniu 1 i przed zadaniem 5, z wartością zmiennoprzecinkową

Sid Kemp

Warunki na wykresie PERT

Wykres PERT wymaga własnego słownika. No to ruszamy!

• Daty na wykresie PERT rozpoczynają się od dnia 1, pierwszego dnia projektu, a kończą w dniu zakończenia projektu, który jest obliczany, gdy wykonujemy przejście do przodu. Wykres PERT nie znajduje się w kalendarzu świata rzeczywistego. To przychodzi później, po zakończeniu analizy PERT.
• Zależność między dwoma zadaniami mówi, że te dwa zadania są połączone. Najczęstszym rodzajem zależności jest od początku do końca. Oznacza to, że zadanie A musi zostać zakończone, zanim będziemy mogli rozpocząć zadanie B. Na przykład, musimy zrobić zakupy i przynieść do domu jedzenie, zanim będziemy mogli ugotować obiad. Istnieją inne typy zależności, na przykład gdy zadania muszą rozpoczynać się w tym samym czasie lub kończyć w tym samym czasie. Ale 90% wszystkich zależności jest od początku do końca, tworząc łańcuch zadań potrzebnych do ukończenia projektu. Zależności są również nazywane linkami.
• Wczesne rozpoczęcie to najwcześniejsza data, w której dane zadanie może się rozpocząć. Pierwsze zadanie w projekcie ma wcześniejszą datę rozpoczęcia. Ale zadanie, które jest powiązane z tym zadaniem, nie może się rozpocząć, dopóki nie zostanie wykonane pierwsze zadanie, i tak dalej.
• Czas trwania to liczba dni (lub godzin) potrzebnych do wykonania zadania.

• Wczesne zakończenie to najwcześniejsza data, kiedy zadanie może zostać ukończone. W przypadku każdego zadania wczesne zakończenie = wczesne rozpoczęcie + czas trwania.
• Forward Pass to obliczenie wykonywane na każdym zadaniu, określające jego wczesną datę rozpoczęcia i datę wcześniejszego zakończenia. Przepustka do przodu określa również całkowity czas trwania projektu i datę zakończenia projektu.
• Całkowity czas trwania projektu to czas, jaki zajmie cały projekt, wszystkie zadania, od początku do końca, obliczony na podstawie przebiegu do przodu. Jest równa długości ścieżki krytycznej.
• Data zakończenia projektu to numer dnia, w którym projekt się zakończy. Projekt zawsze zaczyna się pierwszego dnia. Tak więc projekt trwający 50 dni zakończy się w dniu 50, to jest jego data zakończenia.
• Backward Pass to drugie obliczenie dla każdego zadania w projekcie, rozpoczynające się w dniu zakończenia projektu i cofające się do pierwszego zadania. Oblicza datę późnego zakończenia i datę późnego rozpoczęcia każdego zadania.
• Data późnego zakończenia to ostatnia data, kiedy zadanie może zakończyć się bez opóźniania projektu.
• Data późnego rozpoczęcia to ostatnia data, kiedy zadanie może rozpocząć się bez opóźniania projektu.
• Wartość zmiennoprzecinkowa to liczba dni, przez które możemy pozostawić zadanie na swobodne wykonywanie go bez uruchamiania go po dacie wczesnego rozpoczęcia. Można to obliczyć na dwa sposoby. Float = Late Start Date - Early Start Date, a także Float = Late Finish Date - Early Finish Date.
• Ścieżka krytyczna to wszystkie zadania, które mają zero wartości zmiennoprzecinkowych, to znaczy zadania, które mają tę samą datę wczesnego i późnego rozpoczęcia. Oczywiście ich data wcześniejszego zakończenia jest taka sama, jak data ich zakończenia. Każde z tych zadań musi rozpocząć się i zakończyć na czas, aby projekt zakończył się na czas.

Od wykresu PERT do świata rzeczywistego

Na wykresie PERT projekt rozpoczyna się pierwszego dnia i kończy się w dniu zakończenia projektu, który obliczyliśmy, budując wykres PERT w przejściu do przodu. Ale kiedy jest dzień pierwszy? A kiedy projekt zostanie ukończony? Odpowiedzią na to jest umieszczenie wykresu PERT w kalendarzu świata rzeczywistego. To trudniejsze niż się wydaje. Nawet po utworzeniu wykresu PERT, stworzenie rzeczywistego harmonogramu pracy lub wykresu Gantta dla naszego projektu wymaga uwzględnienia następujących rzeczy:

• Kalendarz pracy obejmujący weekendy i święta, kiedy nie jest wykonywana żadna praca.
• Rozwiązywanie konfliktów zasobów. Co się stanie, jeśli jeden pracownik o określonej umiejętności zostanie przydzielony do dwóch zadań jednocześnie? A co, jeśli jedno miejsce pracy lub urządzenie, takie jak sala konferencyjna lub buldożer, jest potrzebne do dwóch różnych zadań jednocześnie? Te konflikty muszą zostać rozwiązane, a to może wydłużyć harmonogram.
• Poziomowanie zasobów. Jeśli firma przydziela określoną liczbę pracowników do całego projektu, może to nie odpowiadać projektowi zgodnie z planem na wykresie PERT. Wykres PERT może pokazać, że w jednym tygodniu potrzebujemy tylko 10 osób, aw następnym 50. Nie możemy płacić 40 osobom, aby siedział i nic nie robił przez pierwszy tydzień. Poziomowanie zasobów dostosowuje zadania, więc cały czas wykorzystujemy wszystkie osoby, które mamy do dyspozycji, ale może też wydłużyć projekt.
• Wybór daty rozpoczęcia lub daty zakończenia. Kierownictwo następnie wybiera, że ​​projekt rozpocznie się w określonym terminie. Albo wybiera, że ​​zakończy się w określonym dniu, a zatem musi rozpocząć się w określonym terminie. Na datę tę często wpływają względy praktyczne, takie jak dostępność środków na projekt w nowym roku podatkowym. Ma to konsekwencje dla czasu trwania projektu. Dwumiesięczny projekt rozpoczynający się 15 września najprawdopodobniej zakończy się 15 listopada. Ten sam projekt rozpoczęty 15 listopada prawdopodobnie nie zakończy się do 15 stycznia, ponieważ musimy wziąć pod uwagę Święto Dziękczynienia, Boże Narodzenie i Nowy Rok w USA.

Kiedy umieścimy projekt w kalendarzu świata rzeczywistego, nazywamy go wykresem Gantta. Wykres Gantta to narzędzie do zarządzania i raportowania, które poprowadzi projekt do sukcesu.

Korzystanie z PERT w Twoim projekcie

Kiedy prowadzę zajęcia z zarządzania projektami, stwierdzam, że każdy, kto studiował zarządzanie projektami, nauczył się PERT, ale prawie nikt nigdy z niego nie korzystał. To zrozumiałe - stworzenie trzech szacunków czasowych dla każdego zadania i przemyślenie tego wszystkiego wydaje się dużym kłopotem. To wydaje się mieć sens, aby po prostu zrobić szybkie listę i skok do zrobienia i dostać się do pracy.

Może się tak wydawać, ale wcale tak nie jest. W rzeczywistości oszacowanie i planowanie PERT zajmuje bardzo mało czasu i jest całkowicie opłacalne. W rzeczywistości szacowanie i planowanie PERT może zaoszczędzić wiele czasu i kłopotów przy każdym projekcie.

Kiedy uczę zespół projektowy, aby faktycznie dokonywał szacunków PERT, myślą, że będzie to kłopotliwe, ale w końcu im się to podoba. Kluczowe jest to, że wyobrażają sobie, jak wykonują pracę, napotykają problemy i rozwiązują je. Poważnie patrzą na to, co jest optymistyczne, realistyczne i pesymistyczne. W rezultacie są podekscytowani, że mogą usiąść i wykonać pracę. Wiedzą też, co ich czeka. Często widzą problemy i robią notatki, aby wcześnie je rozwiązać, przeprowadzić trochę badań i sprawdzić wszystko z wyprzedzeniem.

Istnieją dwa wyniki tworzenia wykresu PERT przez zespół. Po pierwsze, kierownictwo ma bardzo realny, niezawodny plan pracy i harmonogram projektu. Po drugie, każdy członek zespołu jest jasny, gotowy do pracy i podekscytowany pracą. Na początku pracy zespół działa jak dobrze naoliwiona maszyna. Przewidywano problemy, a zespół pracował, zanim problemy spowodowały opóźnienie. Zespół często stwierdza, że ​​pracuje przed terminem, a wszyscy - zespół, menedżerowie i klient - są zadowoleni z pracy i wyników.