Jak korzystać z oprogramowania do edycji tekstu (dyplom NVQ w biznesie i administracji i IT)

W tej części, czyli w sekcji 1, przyjrzymy się dokładnemu wprowadzaniu i łączeniu tekstu i innych informacji w dokumentach edytora tekstu.

Wprowadzaj i łącz dokładnie tekst i inne informacje w dokumentach edytora tekstu

Uwaga: w trakcie całej jednostki, we wszystkich trzech sekcjach, dodałem jak najwięcej zrzutów ekranu. Nie będziesz prezentować zrzutów ekranu, jeśli będziesz zapisywać odpowiedzi dla tego rozdziału, ale zostaniesz poproszony o wykonanie kilku zadań, aby sprawdzić swoją wiedzę i zrozumienie korzystania z edytora tekstu, a zrzuty ekranu mogą się przydać!

1.1 Określ, jakie rodzaje informacji są potrzebne w dokumentach

Dokument jest zapisem, w którym zdarzenia lub jakiekolwiek informacje są rejestrowane i rejestrowane jako dowód, aby informacje nie zostały utracone.

Przykładowy dokument

syncfusion.com

Może to być dokument pisemny lub elektroniczny i służy jako oficjalny zapis. Format, struktura i zawartość dokumentów różnią się w zależności od zapisanych informacji i celu, w jakim zostały zapisane. Niektóre przykłady dokumentów to faktury, gazety, zamówienia, specyfikacje produktów, listy, czasopisma, arkusze kalkulacyjne, licencje itp.

Każdy dokument będzie miał inny format i akceptowalne standardy, które musi spełniać, a te standardowe dokumenty mogą być tworzone na podstawie szablonu lub jeśli będziesz tworzyć określony dokument w kółko, możesz zapisać ten format jako szablon do wykorzystania w przyszłości.

Dokumenty przechowywane w formacie elektronicznym są przechowywane na komputerze i istnieje wiele aplikacji do tworzenia dokumentów. Najpopularniejszą aplikacją używaną w większości organizacji jest oprogramowanie do edycji tekstu o nazwie Microsoft Word, które jest częścią pakietu Microsoft Office. Aby stworzyć dokument, należy zidentyfikować rodzaje informacji potrzebnych do stworzenia dokumentu. Ponownie, różne rodzaje informacji różnią się w zależności od rodzaju dokumentu. Najpierw trzeba mieć jasne wyobrażenie, jaki dokument będą tworzyć iw jakim celu będą go tworzyć. Następnie muszą zidentyfikować rodzaje informacji potrzebnych do tego konkretnego dokumentu.

Wszystkie dokumenty zawierają pewną ilość tekstu, a przeważnie liczby. Aby ułatwić zrozumienie, do dokumentu można dodać cliparty, obrazy, wykresy, wykresy, tabele itp. Dokumenty elektroniczne mogą również zawierać animacje oraz małe klipy wideo i audio. Wreszcie, aby poprawić wygląd dokumentu, można dodać do dokumentu linie, obramowania, tła itp.

Przykładowa faktura

Autor: JRW78130 (Praca własna), za pośrednictwem Wikimedia

Weźmy na przykład pod uwagę, że tworzysz fakturę. Faktura będzie zawierać tekst, liczby, logo firmy ( będzie to obrazek), adres firmy, adres odbiorcy, numer faksu i telefonu, numer NIP, numer faktury, data faktury, numer referencyjny klienta, opis towarów i usług, stawka usługi, metody płatności, awizo, szczegóły dotyczące płatności itd. Dlatego wszystkie te informacje należy zebrać i zebrać w standardowym formacie, który jest zgodny ze standardami i wytycznymi organizacji. Gromadzone informacje, struktura i format, w jakim są prezentowane, zależą od rodzaju tworzonego dokumentu. Informacje można zebrać z danych dostępnych w organizacji lub, jeśli dane nie są dostępne, należy je zebrać z Internetu lub kontaktując się z odpowiednimi osobami lub organizacjami / działami.

Korzystając z obrazów i innych danych z Internetu i innych źródeł, należy upewnić się, że można z nich korzystać, sprawdzając informacje o licencji i prawach autorskich. Trzeba mieć umiejętność i umiejętności identyfikowania różnych informacji z podanej grupy informacji lub listy informacji, aby móc wybrać właściwe informacje potrzebne do stworzenia dokumentu.

1.2 Używaj odpowiednich technik, aby wprowadzać tekst i inne informacje dokładnie i skutecznie

Gdy wszystkie informacje potrzebne do stworzenia dokumentu są już dostępne lub zostały zebrane, należy zastosować najlepsze metody i techniki, aby wprowadzić te informacje do dokumentu, upewniając się, że zostały wprowadzone dokładnie i skutecznie.

Wprowadź / Usuń tekst, Zapisz pliki - Word 2003

Aby wprowadzić tekst do dokumentu, trzeba biegle posługiwać się klawiaturą. Umiejętności obsługi klawiatury to nie tylko wpisywanie alfabetu i cyfr, ale efektywne wykorzystanie wszystkich klawiszy i funkcji klawiatury. Dobrze jest nauczyć się najpopularniejszych i najczęściej używanych skrótów klawiaturowych, aby łatwo i szybko wprowadzać i formatować informacje w dokumencie. Jeśli będziesz wprowadzać dużą ilość tekstu i liczb, ważna będzie szybkość pisania, a także dokładność i wydajność.

Oprócz umiejętności obsługi klawiatury, w zależności od urządzenia używanego do tworzenia i formatowania dokumentów mogą być wymagane inne umiejętności. Niedawne użycie urządzeń z ekranem dotykowym i systemów rozpoznawania mowy będzie wymagało znajomości wszystkich technik wymaganych do obsługi, wprowadzania danych i formatowania danych na urządzeniach, których używają.

Podczas pisania dokumentów, aby precyzyjnie i sprawnie pisać lub tworzyć dokument, podczas pisania należy używać obu rąk, używając odpowiednich klawiszy na klawiaturze. Twoja postawa powinna być dobra, z prostymi plecami i oburącz przy klawiaturze.

Wiele razy widziałem ludzi używających Caps Lock do wpisywania wielkich liter, co jest dość żmudną rzeczą, ponieważ trzeba przełączać się między włączaniem i wyłączaniem Caps Locka przed i po wpisaniu dużej litery. Najlepszym i najłatwiejszym sposobem wpisania dużej litery jest użycie klawisza Shift. Shift + dowolny alfabet pozwala wpisać wielką literę tego konkretnego alfabetu.

Uwaga: przećwicz to, Shift + alfabet, uwierz mi, to łatwe, a poczujesz różnicę!

Niektóre z często używanych skrótów to Ctrl + S do zapisywania, Ctrl + C do kopiowania, Ctrl + V do wklejania, Ctrl + X do wycinania, Ctrl + Z do cofania, Ctrl + A do zaznaczania wszystkiego itd. Backspace i klawisze usuwania są często używane podczas formatowania i wpisywania tekstu. Spacja służy do tworzenia odstępów między słowami.

Oprócz umiejętności obsługi klawiatury trzeba również korzystać z różnych opcji formatowania dostępnych w samym edytorze tekstu. Istnieją różne opcje, takie jak orientacja strony, tabele, punktory i numeracja, wiele kolumn, wstawianie symboli, grafika, pole tekstowe itp., I należy jak najlepiej wykorzystać dostępne menu, aby stworzyć atrakcyjne i łatwe do zrozumienia / zrozumienia dokument. Możesz także użyć różnych czcionek i odstępów, aby informacje wyglądały schludnie i wyraźnie.

Po pomyślnym utworzeniu najważniejszą częścią dokumentu jest gramatyka i sprawdzanie pisowni. Procesory tekstu nie zawsze znajdują i korygują wszystkie błędy w dokumencie. Na przykład, jeśli wpiszesz „kapelusz” zamiast „tego”, edytor tekstu nie zawsze zaznaczy ten błąd za Ciebie. Dlatego zawsze najlepiej jest ręcznie zweryfikować dokument dwa lub trzy razy i jeśli to możliwe, możesz poprosić osobę trzecią o sprawdzenie go za Ciebie, ponieważ zapewni to dokładność i wydajność.

1.3 Wybierz i użyj odpowiednich szablonów do różnych celów

Szablony są wstępnie zaprojektowanymi dokumentami, w których przechowywany jest wzór i są łatwo dostępne do użycia. Mają już pewne szczegóły, które można dostosować lub edytować zgodnie z własnymi potrzebami. Możesz także zaprojektować i zapisać własny szablon w zależności od potrzeb i potrzeb dokumentów, które będziesz tworzyć. Pomoże Ci to w przyszłości skoncentrować się na treści dokumentu, zamiast tracić czas na jego projektowanie.

Utwórz nowy dokument na podstawie szablonu Microsoft Word 2003

Aby zebrać wszystkie informacje, korzystając z posiadanych umiejętności, należy wybrać odpowiedni szablon dokumentu, który będziesz tworzyć.

Na przykład edytor tekstu może mieć istniejące szablony dokumentów, takich jak faks, list lub strona internetowa. Jeśli więc będziesz tworzyć dowolny dokument, który pasuje do dostępnych szablonów, możesz śmiało skorzystać z dostępnego wstępnie zaprojektowanego szablonu. W innych przypadkach będziesz musiał stworzyć własny szablon dla typu dokumentu, który będziesz tworzyć.

Większość szablonów ma również wstępnie zaprojektowane czcionki, schemat kolorów, formatowanie itp., Ale zawsze możesz je zmienić, aby dopasować je do swoich potrzeb i celów.

Jeśli tworzysz kilka dokumentów tego samego typu i formatu lub jeśli będziesz tworzył dany dokument wielokrotnie w przyszłości, powinieneś zapisać formaty jako szablon, aby zachować ten standard podczas tworzenia dokumentów w przyszłości i oszczędzaj czas.

Niektóre przykłady efektywnego stosowania formatowania i wyboru szablonów do dokumentu to użycie wielu kolumn w artykułach z wiadomościami, użycie formatu A4 w orientacji pionowej dla papieru firmowego i listów, tryb poziomy dla tabel itp. Musisz tworzyć dokumenty, które są wyraźne i które będą wywrzeć wpływ na czytelnika. Dlatego zawsze korzystaj z najlepszych funkcji dostępnych w edytorze Word, aby tworzyć imponujące dokumenty.

Celem korzystania z szablonów jest stworzenie efektywnego projektu dokumentu. Projekty dokumentów to nie tylko wygląd, ale także sposób prezentacji informacji. Ważne informacje zawarte w dokumencie muszą się wyróżniać. Dlatego ważny jest staranny dobór treści, układów, kolorów, motywów, czcionek, stylów, tabel, przypisów, obrazów, wykresów itp.

Wszelkie informacje, takie jak data, adres i dane kontaktowe, numery stron można zapisać w szablonie do wykorzystania w przyszłości i uniknąć ponownego ich wpisywania.

1.4 Określić, kiedy i jak łączyć i scalać informacje z innego oprogramowania lub innych dokumentów

Tworzenie dokumentu nie zawsze polega na tworzeniu nowego i wprowadzaniu nowych informacji, które masz pod ręką. Czasami będziesz musiał łączyć i scalać informacje z innych dokumentów i oprogramowania. Na przykład, być może będziesz musiał wyciągnąć informacje z arkusza kalkulacyjnego Excela lub połączyć dokument z dokumentem PDF, a czasami utworzyłbyś kilka oddzielnych dokumentów w edytorze tekstu i być może będziesz musiał połączyć je lub połączyć w jeden pojedynczy dokument.

Na przykład, aby połączyć wiele dokumentów tekstowych w jeden dokument, musisz najpierw utworzyć pusty dokument i ustawić układ strony podobny do dokumentów, które mają zostać scalone. Możesz także otworzyć jeden z dokumentów do połączenia, kliknąć Zapisz jako i zapisać jako nowy dokument pod inną nazwą, a następnie usunąć jego zawartość, zachowując w ten sposób układ.

Kliknij Wstaw - Plik

Aby wstawić tabelę, kliknij Tabela - Wstaw - Tabela

Podczas zbierania informacji kandydat powinien przeanalizować i zdecydować, jakie informacje są wymagane oraz czy zebrane informacje są wiarygodne i dokładne.

Tabele są dobrym rozwiązaniem do dzielenia informacji na określone miejsca. Zapewnia schludny wygląd i ułatwia skanowanie i porównywanie danych w całym dokumencie. Aby wstawić tabelę do dokumentu tekstowego, musisz przejść do menu tabeli, kliknąć wstaw i kliknąć tabelę. Możesz edytować tabelę z liczbą wierszy i kolumn, kolorem wypełnienia, obramowaniem i cieniowaniem oraz innymi funkcjami zgodnie z własnymi wymaganiami.

1.7 Efektywnie przechowuj i pobieraj dokumenty i pliki szablonów, zgodnie z lokalnymi wytycznymi i konwencjami, jeśli są dostępne

Po utworzeniu dokumentu kandydat powinien mieć możliwość zapisania go w miejscu, z którego będzie można go łatwo odzyskać w celu przyszłego wykorzystania i odniesienia. Teraz dokument utworzony za pomocą dowolnego edytora tekstu można zapisać w jednym z wielu dostępnych formatów, ale nie wszystkie edytory tekstu obsługują wszystkie typy plików. Na przykład, kiedy klikniesz Plik -> Zapisz jako -> Pojawi się okno dialogowe z pytaniem o lokalizację zapisania dokumentu, a także format, w którym chcesz zapisać dokument.

Aby zapisać plik w wymaganym formacie, wybierz Plik - Zapisz jako

Jeśli dokument będzie dystrybuowany do osób lub organizacji, które nie będą używać Microsoft Word, najlepiej zapisać dokument w formacie.rtf (Rich Text Format). Najlepiej jest zapisać dokument w możliwie najprostszym formacie, aby uniknąć błędów podczas próby otwarcia dokumentu w innych edytorach tekstu. Dobry pomysł i zrozumienie problemów ze zgodnością plików będzie bardzo pomocne. Istnieją różne formaty, takie jak dokument Word, szablon dokumentu Word, format zwykłego tekstu, format RTF, format strony internetowej itp. Jeśli każdy, kto będzie miał dostęp do dokumentu, będzie używał programu Microsoft Word, najlepiej zapisać dokument w formacie format.doc.

Nazwanie dokumentu to kolejny bardzo ważny aspekt. Zawsze używaj znaczących nazw, aby łatwiej było zidentyfikować ten dokument do odzyskania w przyszłości. Kandydaci powinni mieć również dobry pomysł na zapisywanie dokumentów w różnych innych formatach, czyli w razie potrzeby zmianę formatu dokumentów na HTML lub RTF itp., Korzystając z opcji Zapisz jako w menu Plik. Musisz także wiedzieć, gdzie zapisać dokument, aby ułatwić jego odzyskanie. Upewnij się, że nazwy dokumentów nie zawierają spacji znaków specjalnych. Najlepiej jest mieć kopię zapasową wszystkich dokumentów na wypadek problemów z serwerem, przechowywaniem lub awarią sprzętu.

Należy mieć na uwadze, czy przy tworzeniu dokumentu kierowali się wszystkimi zasadami i wytycznymi organizacji. Sprawdź, czy istnieją wewnętrzne style, formaty lub szablony, a jeśli tak, postępuj zgodnie z nimi. Każda organizacja ma zasady i wytyczne dotyczące przygotowywania, strukturyzacji, nazewnictwa i przechowywania dokumentów. Są też zasady, których należy przestrzegać podczas pobierania lub udostępniania dokumentów. Zawsze pamiętaj o tym, co oszczędzasz i gdzie oszczędzasz. Najlepiej jest przechowywać powiązane dokumenty razem i stosować spójną metodę nazywania plików i folderów.

Dostępna jest również opcja „Szukaj” umożliwiająca wyszukanie dokumentu w przypadku, gdybyś zapomniał, gdzie go zapisałeś lub zapisałeś. Word wyświetla również listę ostatnich dokumentów, z których można odebrać dokument, jeśli został niedawno zapisany.

Proszę o odzew:

Mam nadzieję, że masz wiedzę i zrozumienie

• Różne rodzaje informacji potrzebnych do stworzenia dokumentu
• Techniki, których należy używać do wprowadzania informacji
• Stosowanie stylów i szablonów
• Jak łączyć lub scalać dokumenty
• Różne narzędzia do edycji
• Jak efektywnie przechowywać i odzyskiwać dokumenty.

Mam nadzieję, że ta sekcja była dla Ciebie pomocna. Skorzystaj z poniższych linków do sekcji 2 i 3.

Sekcja 2 - Tworzenie i modyfikowanie układu i struktury dokumentów edytora tekstu (oprogramowanie do edycji tekstu, pytania 2.1 do 2.4)

Sekcja 3 - Używaj narzędzi oprogramowania do edycji tekstu, aby skutecznie formatować i prezentować dokumenty w celu spełnienia wymagań (oprogramowanie do edycji tekstu, pytania 3.1 do 3.6)