Dział kadr: wykonaj analizę pracy - wady i zalety

Typowym celem analizy pracy jest utrzymanie obecnego personelu bez powodowania przeciążenia pracą. Jednak ostatecznym celem analizy stanowiska pracy jest zdefiniowanie opisu stanowiska. Aby zatrudnić najbardziej wykwalifikowanego pracownika na dane stanowisko, potrzebny jest opis stanowiska. Po zakończeniu analizy stanowiska najlepiej zrozumiesz, jakich zadań i obowiązków wymaga stanowisko.

Może to pomóc kierownictwu w ustaleniu, czy zatrudnić pracownika na pełen etat, w niepełnym wymiarze godzin, na umowę, czy na czas określony. Znajomość wad analizy pracy również pomoże w jej przeprowadzeniu. Będziesz uzbrojony do walki, jeśli dojdzie do starć między pracownikami.

W tym artykule przyjrzymy się historii analizy pracy, różnym perspektywom analizy pracy, formalnej definicji analizy pracy, kiedy jest wykonywana, dlaczego jest wykonywana, wady jej wykonywania, jak wykonać zadanie (unikalne i metody tradycyjne) oraz linki do dalszych informacji.

Michele Jones

Michele Jones

Teoria analizy pracy została zapoczątkowana przez dwóch psychologów, Fredrick Taylor i Lillian Moller Gilbreth, na początku XX wieku (Muchinsky, 2012).

Wyobraź sobie siebie jako pracownika…

Jesteś zajęty. Masz pełny harmonogram dnia. Zawsze wiedziałeś, że ty i urzędnik rejestrujecie niektóre z tych samych informacji, więc wasze prace pokrywają się. Jednak wiesz również, że bycie zajętym sprawia, że ​​twój dzień mija szybciej, więc nigdy o tym nie wspomniałeś.

Nagle przerywa ci się. Jesteś wezwany na spotkanie i otrzymujesz instrukcje, jak ukończyć swoją część analizy pracy, co z tego, co możesz zrozumieć, jest tylko wymyślnym słowem na określenie tego, co robisz w ciągu dnia.

Ta niepewna część ciebie myśli: „Dlaczego muszą wiedzieć, co robię przez cały dzień? Skończyłem pracę, prawda? Czy próbują nauczyć się tego, co robię przez cały dzień, aby móc przekazywać obowiązki innym? Czy są w trakcie wypuszczania mnie? Może nie powinienem być do końca szczery. Może powinienem dodać więcej obowiązków do moich wymagań na stanowisko… ”

Wyobraź sobie siebie jako przedstawiciela ds. Zasobów ludzkich…

Zarząd zdecydował, że chce, abyś przeprowadzał analizy stanowisk dla wszystkich pracowników firmy. Znasz wiele sposobów wykonania tego zadania, ale wiesz również, że są z tym związane pułapki.

Obecnie do zagadnień, którymi się zajmujesz w dziale kadr, należą spory między pracownikami dotyczące tego, kto za kogo odpowiada, spory między pracownikami dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za jakie zadania oraz spory między pracownikami dotyczące tego, kto osiągnął dane osiągnięcie.

Innymi słowy, sprzeczasz się po szyję między pracownikami. Oczywiście to część pracy. Problem w tym, że te spory mają bezpośredni wpływ na to zadanie. Próba ustalenia, kto jest „prawdziwym” przełożonym, kto wykonuje jakie zadanie i kto osiągnął jakie osiągnięcie to elementy, które muszą być częścią analizy pracy.

Jedną z zalet analizy pracy jest to, że może ona ograniczać spory polityczne poprzez wyjaśnianie relacji sprawozdawczych i obszarów odpowiedzialności, więc problem ten może się w pewien sposób rozwiązać (Fisher, Schoenfeldt i Shaw, 2006).

Tak więc, chociaż istnieją zalety i ważne cele analizy pracy, zarówno pracownicy, jak i analitycy pracy mogą mieć problemy z tym zadaniem. Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy analitykiem pracy, spróbuj wyobrazić sobie drugą stronę medalu, aby zobaczyć, jakie trudności mogą się pojawić.

Michele Jones

Co to jest analiza pracy?

Analiza stanowiska pracy to procedura, w ramach której Dział Zasobów Ludzkich gromadzi, dokumentuje i analizuje informacje o zawartości stanowiska i wymaganiach. Pokazuje wyraźny związek między zadaniami zawodowymi a wiedzą, umiejętnościami i zdolnościami wymaganymi do wykonywania zadań (US Office of Personnel Management, 2007).

Aby uzyskać dokładną analizę, Dział Zasobów Ludzkich powinien polegać na przełożonych i pracownikach w celu dostarczenia kompletnej analizy stanowiska, schematu organizacyjnego działu i wszelkich innych informacji o wszelkich zmianach w dziale, które wpłynęły na to konkretne stanowisko.

Michele Jones

Kiedy dział kadr zazwyczaj oczekuje analizy pracy?

• Kiedy dochodzi do fuzji lub przejęć
• Kiedy nowe firmy przejmują stare
• Kiedy firma przeprowadza oceny wyników
• Kiedy zachodzą zmiany w firmie

Michele Jones

Departament Pracy Stanów Zjednoczonych utworzył bazę danych zawierającą 20 000 opisów stanowisk na podstawie analiz stanowisk przeprowadzonych przez działy zasobów ludzkich. Baza danych nazywa się O'NET. Wyszukiwarka jest bezpłatna i zawiera narzędzie do eksploracji kariery, które pomaga użytkownikom dowiedzieć się o nowych karierach. Zapoznaj się ze słownikiem online tytułów zawodowych (O'NET) utworzonym dziś przez Departament Pracy Stanów Zjednoczonych, aby dowiedzieć się więcej.

Michele Jones

Dlaczego przeprowadza się analizy stanowisk?

1. Aby określić, co jest potrzebne do pomyślnego wykonania pracy, poprzez zrozumienie:

• Jak praca jest wykonywana
• Gdy potrzebne są zadania w pracy
• Kogo praca dotyczy
• Jakie cechy są potrzebne do wykonywania pracy
• Jakie funkcje i obowiązki są wykonywane na bieżąco
• Jakie wymagania psychiczne i fizyczne uważa się za konieczne

2. Aby przydzielić, wyeliminować, odkryć lub wydzielić dodatkowe obowiązki i obowiązki

3. Utworzyć opis stanowiska i udokumentować atrybuty stanowiska

4. Wprowadzać ulepszenia procesów lub procedur

5. Aby poprawić wydajność pracowników

6. Efektywne zarządzanie systemami szkoleniowymi i promocyjnymi

7. Aby pomóc pracownikom zmaksymalizować ich talenty i rozwijać karierę

8. Znalezienie najlepszej jakości pracowników na każdym stanowisku

9. Ustalenie, czy osoba niepełnosprawna jest zdolna do wykonywania zadań na stanowisku ze specjalnymi udogodnieniami lub bez

10. Wspomaganie w obronie prawnej w zakresie wyboru firmy lub eliminacji obsady stanowisk; Aby uzyskać więcej informacji na temat związku analizy pracy z prawem, odwiedź witrynę internetową Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia.

11. Prawidłowe klasyfikowanie stanowisk pod kątem ich odpowiedniego tytułu i zakresu wynagrodzenia

Dlaczego analizy pracy mają wady?

• Każda osoba może być traktowana inaczej, ponieważ wykonuje inne obowiązki.
• Wielu pracowników nie lubi dostosowywać się do nowego środowiska.
• Postawy destrukcyjne mogą wystąpić, jeśli ludzie czują się zagrożeni w swojej pracy.
• Kwalifikacje psychiczne mogą być trudne do wykrycia, ponieważ nie można ich bezpośrednio zaobserwować.
• Po zakończeniu analizy można stwierdzić, że niektóre pozycje mają zostać wyeliminowane.
• Osobiste uprzedzenia ze strony analityka pracy mogą zniekształcać gromadzone dane.
• Jeśli ludzie czują się niepewnie w swojej obecnej sytuacji, mogą wypaczyć prawdę o tym, co naprawdę robią w ciągu jednego dnia.
• Analiza pracy jest bardzo czasochłonna, ponieważ wymagane są dokładne informacje.
• Jeśli pracownicy nie rozumieją, czym jest analiza pracy, mogą nie uczestniczyć w niej w pożyteczny sposób.
• Zakończenie analizy pracy może być bardzo trudne, jeśli praca często się zmienia.
• Koordynacja kompleksowej analizy pracy wymaga dużego nakładu siły roboczej i współpracy.

• Szokująca opowieść o niepowodzeniu analizy pracy

  Ta historia jest przykładem niedogodności związanej z analizą pracy. Zatrudnienie kandydata, który nie ma kwalifikacji na dane stanowisko, było skutkiem niepowodzenia tej firmy w przeprowadzeniu skutecznej analizy pracy.

Michele Jones

Jak przebiega analiza pracy?

Często Dział Zasobów Ludzkich wymyśla własny sposób przeprowadzania analizy stanowisk pracy w celu stworzenia jednolitych opisów stanowisk na podstawie ich metod. Istnieją jednak inne sposoby przeprowadzania analiz pracy.

Istnieje wiele unikalnych i tradycyjnych metod, które można zastosować w analizie pracy, aby ułatwić pracownikom wykonanie tej procedury. Sześć przykładów sposobów realizacji tego zadania zostanie zilustrowanych poniżej.

Michele Jones

1. Partycypacja pracowników

Niech każdy pracownik wypełni analizę pracy. Wszyscy pracownicy powinni być zobowiązani do wykonania analizy pracy. W przypadku jakichkolwiek pytań lub problemów z wypełnieniem analizy stanowiska pracy, każdemu pracownikowi powinien pomóc dział kadr.

Pozwoli to działowi zasobów ludzkich zobaczyć, gdzie występuje przeciążenie lub gdzie można przesunąć obowiązki. Dział może analizować informacje uzyskane od pracowników i przełożonych oraz określić, czy należy wprowadzić jakiekolwiek zmiany.

Jeśli stanowisko pracownika zostanie uznane za wyeliminowane, zazwyczaj celem firmy jest znalezienie dla niego innej roli i przekwalifikowanie go, jeśli to konieczne. Dobra firma powinna wierzyć, że utalentowane osoby przyjmą wyzwanie nowej roli i będą cieszyć się rozwojem kariery z dodatkowymi obowiązkami, które się z tym wiążą.

Michele Jones

2. System premiowy

Po zakończeniu analizy każdego stanowiska firma może zdecydować, że premia powinna zostać przyznana osobom, które zostaną uznane za kwalifikujące się. Kwalifikowalność można określić na podstawie ostatniej oceny pracy przełożonego i czasu zatrudnienia pracownika w firmie. Procentowa kwota premii powinna być taka sama dla wszystkich uprawnionych pracowników.

Ustalony harmonogram premiowy, taki jak ten, motywowałby przełożonych i pracowników do chętnie i chętnie uczestniczących w analizie pracy. Być może postrzegaliby to raczej jako szansę niż zagrożenie.

Wraz z harmonogramem premii można by ustanowić system motywacyjny, tak aby zmotywować również tych, którzy są pomijani przez premię. Zasadniczo system mógłby dać „nadzieję” pracownikom bez premii. Mogli dowiedzieć się, dlaczego nie otrzymali premii i co mogliby zrobić w przyszłości, aby poprawić wyniki na swoim stanowisku.

Michele Jones

3. Szczegóły analizy pracy

Aby uzyskać dokładną analizę stanowiska, pracownicy mogą potrzebować prowadzić dziennik swoich działań przez kilka dni, aby obserwować, jak spędzają czas w pracy. Analiza stanowiska powinna być również zatwierdzona przez każdego przełożonego.

Analiza powinna zawierać:

• Nazwa działu
• Podsumowanie stanowiska dotyczące ich ogólnych obowiązków lub głównego celu
• Szczegółowy opis wszystkich zadań związanych z wykonywaniem ich stanowiska
• Oszacowanie średniego czasu spędzonego na wykonywaniu każdego zadania w sumie w stu procentach, uporządkowanie ich według ważności
• Lista pracowników, których działalność koordynuje lub nadzoruje to stanowisko
• Lista określająca rodzaje obowiązków nadzorczych, takich jak przydzielanie pracy, zatrudnianie lub przeprowadzanie ocen wyników

Przełożony powinien krótko opisać minimalne doświadczenie, wykształcenie i wszelkie licencje wymagane na tym stanowisku.

Michele Jones

4. Dwa podejścia do analizy pracy

Dwa popularne podejścia do analizy pracy są zorientowane na zadania i zorientowane na pracownika. Metoda zadaniowa koncentruje się na zadaniach związanych z wykonywaniem pracy. Metoda zorientowana na pracownika ma na celu zbadanie ludzkich cech potrzebnych do skutecznego wykonywania pracy.

Te cechy są zwykle podzielone na cztery sekcje zwane KSAO:

• Wiedza, umiejętności
• Umiejętności
• Zdolności
• Inne (osobowość, zainteresowania i doświadczenia)

Michele Jones

5. Metody analizy pracy

Niektóre sposoby przeprowadzania analizy pracy obejmują metody tradycyjne i metody unikalne. Wiele działów kadr ma własne sposoby przeprowadzania analiz pracy. Mogą chcieć to zrobić ze względu na sposób, w jaki planują wykorzystać analizę swojej pracy.

Głównym powodem przeprowadzenia analizy stanowiska jest znalezienie odpowiedniego opisu stanowiska. Wielu specjalistów ds. Zasobów ludzkich chce, aby wszystkie ich zakresy pracy były podobne. Chcą, aby miały ten sam format i były tworzone tą samą metodą.

Unikalne sposoby analizy pracy
Próbki pracy
Analiza podstawowa
Kwestionariusze
Obserwacje - zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie
Wywiady z pracownikami lub przełożonymi
Badania krytycznych incydentów
Dzienniki pracy
Technika siatki repertuarowej
Listy kontrolne
Hierarchiczna analiza zadań

Co to jest PAQ? PAQ to narzędzie do analizy pracy, które jest wypełniane przez profesjonalnego analityka pracy i służy do pomiaru ważności elementów stanowiska, które znajdują się w testach umiejętności. Co to jest JASR? Ta metoda jest zorientowana na zadania i szybka.

Tradycyjne sposoby wykonywania analizy pracy
Wywiady osobiste
Ankiety
Oceny pracy
Wywiady telefoniczne
Przeglądy proceduralne i procesowe
Kwestionariusz analizy pozycji (PAQ)
Wywiady behawioralne
Analiza pracy z prędkością rzeczywistości (JASR)
Arkusze analizy pracy

Michele Jones

6. 6-etapowy proces analizy pracy

Wiele firm stosuje sześcioetapowy proces analizy pracy. Zazwyczaj wygląda to następująco:

1. Zbierz dane i zdecyduj, jak najlepiej je wykorzystać. Może to wiązać się z pisaniem opisów stanowisk, określaniem standardów wykonywania pracy lub prowadzeniem dalszych studiów zawodowych.
2. Wypisz zadania i kwalifikacje wymagane do pomyślnego wykonywania pracy. Przejrzyj schematy organizacyjne i schematy procesów.
3. Zidentyfikuj krytyczne zadania lub reprezentatywne zadania do głównej analizy.
4. Przeanalizuj pracę, zbierając dane o czynnościach zawodowych, warunkach pracy i umiejętnościach wymaganych do wykonywania pracy. Oceń umiejętności, określając, które kompetencje są najbardziej krytyczne.
5. Omów wnioski z pracownikiem i jego przełożonym. Po potwierdzeniu wyeliminuj zadania, które nie są powiązane z kompetencjami.
6. Dokumentuj wszystkie ustalenia i opracuj dokładny opis stanowiska ze specyfikacją stanowiska.

Michele Jones

Prawdopodobnie najtrudniejszą, ale i najważniejszą rzeczą w analizie pracy jest zaangażowanie wszystkich. W tym artykule przedstawiono wiele opcji, które pomogą Ci to osiągnąć. Najlepszym rozwiązaniem może być notatka, formalne spotkanie lub rozmowa w cztery oczy. Wyjaśnienie uczestnikom analizy pracy powodów, dla których jest ona wykonywana, może pomóc im w zrozumieniu decyzji firmy.

Demonstracja O'NET - Analiza pracy

Bibliografia

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF i Shaw, JB (2006). Zarządzanie zasobami ludzkimi (6th ed.). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psychologia stosowana w pracy. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Biuro Zarządzania Personelem Stanów Zjednoczonych. (2007). Podręcznik operacji egzaminacyjnych delegowanych: przewodnik dla urzędów egzaminacyjnych agencji federalnych. Pobrano 30 listopada 2013 ze strony