Dyplom NVQ: oprogramowanie do edycji tekstu w biznesie i administracji lub IT

deli-stationery.org

Po zidentyfikowaniu informacji wymaganych w dokumencie, zastosowaniu wszystkich stylów i formatowania oraz uzyskaniu żądanego stylu i układu, należy sfinalizować dokument do prezentacji lub drukowania i dystrybucji. Musisz wiedzieć, jak korzystać z różnych dostępnych technik i narzędzi, aby sfinalizować dokument do prezentacji

Przygotowanie do dyplomu na poziomie 2 lub 3

Informacje zawarte w niniejszym dokumencie są napisane w oparciu o moduł oprogramowania do przetwarzania tekstu dla kandydatów, którzy przygotowują się do uzyskania dyplomu na poziomie 2 lub 3 w dziedzinie biznesu i administracji lub informatyki. Oczekuje się, że kandydaci będą posiadać umiejętności przetwarzania tekstu na poziomie średnio zaawansowanym, jeśli są użytkownikami IT.

Ocena większości części tego działu ( obejmująca wszystkie sekcje ) odbywa się poprzez przydzielanie zadań, obserwację i przesłuchanie oraz przeglądanie wcześniej utworzonych przez kandydata dokumentów.

W tej sekcji przyjrzymy się, jak użyć edytora tekstu lub programu do formatowania dokumentu do prezentacji, drukowania lub dystrybucji. Musisz upewnić się, że dokument wygląda na zrozumiały, ma sensowną treść i jest zgodny ze standardami określonymi przez organizację. Przed zakończeniem sprawdź także formatowanie, pisownię, gramatykę i inne układy.

Użyj narzędzi oprogramowania do edycji tekstu, aby efektywnie formatować i prezentować dokumenty, aby spełnić wymagania

Dodałem zrzuty ekranu i jak najwięcej instrukcji, aby ułatwić zrozumienie. Zrzuty ekranu pochodzą z programu Microsoft Word 2003.

3.1 Określić, jak powinien być sformatowany dokument, aby pomóc w zrozumieniu

Dokument powinien być czytelny i mieć zrozumiały wygląd, schludny układ, format, strukturę i style. Aby to osiągnąć, należy sformatować dokument w taki sposób, aby był i wyglądał na znaczący, a formatowanie jest jedną z podstawowych rzeczy, których potrzebuje dokument. Dobre formatowanie daje jasny zarys każdemu, kto przegląda dokument.

Format, akapit, punktory, ustawienia strony, drukowanie, podgląd wydruku: Word 2003

Najlepsze praktyki dotyczące formatowania

Podczas formatowania upewnij się, że ustawiłeś marginesy na żądany standard, użyj prawidłowych pozycji tabulatorów, użyj nagłówków i stopek oraz przypisów tam, gdzie to konieczne. Stosuj style wszędzie tam, gdzie to możliwe, takie jak styl nagłówka, styl akapitu, style znakowe, i sprawdź, czy odstępy między wierszami i akapitami są dopuszczalne. Tekst należy wyjustować zgodnie z potrzebami i standardami dokumentu.

Wybierz odpowiednią czcionkę, rozmiary i kolor czcionki. Na przykład nie używaj stylowych i ciekawie wyglądających czcionek w profesjonalnym dokumencie. Tam, gdzie to konieczne, najlepiej używać pogrubionych czcionek, kursywy, podkreślenia ( jeśli to konieczne ). Możesz wyróżnić ważny tekst, użyć punktorów i numeracji, aby wyraźnie wymienić punkty, aby ułatwić ich czytanie.

W miarę możliwości używaj tabel, wykresów i wykresów wraz z grafiką, aby wyjaśnić koncepcje, porównać dane i precyzyjnie przedstawić określone informacje. Obramowanie, cieniowanie i tło nie są konieczne, ale mogą one poprawić wygląd dokumentu i zachęcić do czytania.

Wyrównaj tekst w zależności od typu dokumentu. Na przykład artykuły prasowe są umieszczane w kolumnach, a nie w akapitach.

Innym ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, czy używasz szablonu, czy utworzyłeś własny szablon, czy też tworzysz dokument od podstaw, musisz zaprojektować dokument w określonym celu.

Na przykład faktura powinna wyglądać jak faktura z odpowiednim układem, normami i informacjami, list powinien wyglądać jak list z informacjami umieszczonymi w odpowiednim formacie i standardzie, artykuł lub czasopismo musi być zgodne ze standardami czasopisma i tak dalej.

3.2 Wybierz i użyj odpowiednich technik formatowania znaków i akapitów

Właśnie przyjrzeliśmy się, dlaczego formatowanie jest ważne i jakie czynniki należy wziąć pod uwagę lub zapamiętać podczas formatowania dokumentu. Kiedy już znasz cel dokumentu, jego układ i strukturę, wyobraźnię wizualną ostatecznego wyglądu dokumentu i jakiego rodzaju formatowania dokument wymaga, będziesz musiał skorzystać z odpowiednich technik, które są dostępne do formatowania znaki i akapity dokumentu.

Tekst podpowiedzi dotyczący odstępów między wierszami

Aby zmienić ustawienia czcionki, zaznacz tekst, dla którego chcesz zmienić ustawienia, kliknij Format - Czcionka

1/5

Formatowanie znaków

Znaki można formatować, zmieniając rozmiar znaków ( rozmiar czcionki ), zmieniając typ znaku ( styl czcionki ), dodając kolory do znaków w celu ulepszenia dokumentu, używając prostych narzędzi, takich jak pogrubienie, kursywa i podkreślenie, aby podkreślić ważne części lub obszary dokumentu ( aby ułatwić czytanie podsumowania ), istnieje również opcja podświetlenia, aby podkreślić określony obszar lub słowa lub części dokumentu, które wymagają większej uwagi itp.

Oprócz tego, gdy używasz indeksów dolnych i górnych ( częściej są one używane w obszarach, w których występują formuły lub inne obliczenia matematyczne ), musisz skorzystać z narzędzia z indeksem dolnym i górnym na pasku narzędzi formatowania. Istnieją również symbole, których możesz użyć w obszarach, w których chcesz wstawić symbol.

Idź do Wstaw -> Symbol -> Wybierz symbol, który chcesz wyświetlić.

Klawisze skrótu

Nauka klawiszy skrótów do tych prostych narzędzi może się przydać. Nie musisz ciągle klikać na pasku narzędzi, aby zastosować formatowanie, ale możesz je zastosować szybciej, naciskając klawisze na klawiaturze.

Na przykład masz zaznaczony obszar tekstu lub znaków, które muszą być pogrubione. Wszystko, co musisz zrobić, to zaznaczyć wymagany tekst i nacisnąć Ctrl + B. Ctrl + B to klawisz skrótu do pogrubienia.

Podobnie Ctrl + I dla kursywy, Ctrl + U dla podkreślenia itp.

Te też są łatwe do zapamiętania. Na przykład Ctrl + pierwsza litera akcji, na przykład Ctrl + B dla pogrubienia, gdzie B oznacza pogrubienie, Ctrl + I to kursywa, gdzie ja oznacza kursywę itd. Jest też menu Format, które ma więcej opcji aby zastosować formatowanie do czcionek i akapitów.

Formatowanie akapitów

Kolejnym aspektem formatowania po formatowaniu znaków jest formatowanie akapitów. Tekst w akapicie musi zostać wyrównany i masz na to trzy opcje; wyrównaj do lewej, wyrównaj do prawej i do środka.

Przeważnie dokumenty są wyrównane do lewej, ponieważ ułatwia to czytanie. Gdziekolwiek istnieje lista pozycji, sformatuj ją za pomocą punktorów lub numeracji, ponieważ zapewni to schludny i standardowy wygląd dokumentu. W przypadku dokumentów online, wypunktowanie i numeracja pomogą oprogramowaniu technologii wspomagającej rozpoznać je jako listę.

Akapity i odstępy między wierszami: Word 2003

Odstępy między wierszami

Kolejne formatowanie to odstępy między wierszami, które są bardzo ważne. Istnieją standardy dla różnych dokumentów. Domyślnie w programie Word 2003 odstępy między wierszami wynoszą od 1 do 1,5. Jeśli chcesz zmienić odstępy między wierszami, możesz to zrobić za pomocą narzędzia Odstępy między wierszami na pasku narzędzi formatowania.

Krawędzie i cieniowanie stron i tabel można zastosować za pomocą opcji obramowania i cieniowania w menu Format.

Kontrola wdów / sierot

Livingsta

Kontrola wdów i sierot dla akapitów

Dalej jest kontrola wdów i sierot, którą należy ustawić na akapity. Na przykład, jeśli mamy akapit z zaledwie trzema liniami, jeśli ostatni wiersz akapitu jest podzielony na następną stronę ( wdowę ), nie będzie on dobrze wyglądał, a także utrudnia czytanie. Również posiadanie tylko jednego słowa w ostatnim wierszu akapitu ( osieroconego ) może sprawić, że dokument będzie wyglądał dziwnie. Aby tego uniknąć, możesz użyć kontrolki wdowa / osierocona w obszarze formatowania akapitu.

Tabulatory i wcięcia

Tabulatory i wcięcia to kolejny zestaw narzędzi używanych do formatowania akapitów.

Istnieją cztery rodzaje wcięć; Wcięcie z lewej, Wcięcie z prawej, Wcięcie pierwszego wiersza i Wcięcie wysunięte. Wcięcia z lewej i prawej strony określają miejsce na akapit między marginesami spacji. Wcięcie pierwszego wiersza służy do wcięcia pierwszego wiersza akapitu, a wiszące wcięcie pomaga wcinać wiersze występujące po pierwszym wierszu akapitu, szczególnie w przypadku punktowania lub numerowania.

Karty służą do kontrolowania sposobu umieszczania tekstu w dokumencie. Wyrównują tekst wzdłuż różnych lokalizacji zakładek. Możesz ustawić zakładki w oknie dialogowym Tabulatory.

Oprócz tego upewnij się, że w całym dokumencie masz poprawną pisownię, gramatykę i interpunkcję. Sprawdź nawet drobne błędy, na przykład sprawdź, czy wszystkie zdania zaczynają się wielką literą i kończą kropką. Błędy mogą odbijać się na standardach organizacji i mieć poważny wpływ.

Skróty klawiaturowe dla popularnych symboli

Dobrze jest również znać skróty klawiaturowe do symboli, których używasz dość często. Na przykład

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

Proste formatowanie może mieć ogromny wpływ na ogólną prezentację i charakter dokumentu.

3.3 Wybierz i użyj odpowiednich stron i układów sekcji do prezentacji i drukowania dokumentów

Teraz, gdy dokument jest gotowy z całym niezbędnym i odpowiednim formatowaniem i stylami, musisz wiedzieć, jak wybierać strony i sekcje do prezentacji lub drukowania. W zależności od typu dokumentów będziesz musiał dodać kolumny do całości lub części dokumentu. Może być konieczne wstawienie podziałów stron i podziałów kolumn w niektórych miejscach w dokumencie. Będziesz musiał zwracać uwagę na rozmiar marginesów, numery stron, a także, co najważniejsze, uwzględniać nagłówki, stopki i przypisy w zależności od dokumentu i jego wymagań.

Aby ustawić marginesy i orientację strony, kliknij opcję Plik - Ustawienia strony

1/11

Marginesy

Wszystkie dokumenty mają standardowe rozmiary marginesów, a samo słowo ma domyślne ustawienie. Jeśli chcesz zmienić ustawienia, będziesz musiał przejść do

Plik -> Ustawienia strony -> Marginesy -> Tutaj będziesz musiał ustawić rozmiar marginesu dla twojego dokumentu. Możesz także zmienić orientację dla różnych stron, ponieważ w niektórych przypadkach tabele lub wykresy lub inne reprezentacje statystyczne będą musiały zostać udokumentowane w układzie poziomym.

Kolumny

Aby dodać kolumny do dokumentu, kliknij

Format -> Kolumny -> Wybierz liczbę kolumn, a także wybierz, czy cały dokument, czy od tego momentu i kliknij OK.

Możesz także ustawić szerokość kolumn ręcznie. Aby zastosować kolumny do określonej sekcji w dokumencie, wybierz tę konkretną sekcję, a następnie zastosuj kolumny. Podziały kolumn można dodać, aby podzielić kolumnę w określonym miejscu i przenieść tekst do następnej kolumny.

Sprawdź, czy obrazy i inne grafiki są wyrównane we właściwych miejscach, a także upewnij się, że są wyrównane z tekstem w dokumencie.

Podziały stron, nagłówki i stopki

Podziały stron można dodawać do obszarów, w których tekst lub zawartość dokumentu ma się podzielić i przejść do następnej strony.

Wstaw nagłówek i stopkę w przypadku tekstów, które mają pojawiać się na górze i na dole wszystkich stron w dokumencie. Niektóre dokumenty mogą wymagać przypisów w celach informacyjnych. W takich przypadkach wstaw stopki do dokumentów. Numery stron są ważną częścią dokumentu, który ma wiele stron.

Jak korzystanie z dokumentu prowadzi do układu

Konfigurując układ dokumentu, należy zdecydować o formacie i układzie, w zależności od tego, jak dokument będzie używany.

Na przykład, jeśli dokument zostanie wydrukowany, należy go sformatować, aby można go było wydrukować na papierze o standardowym rozmiarze. Jeśli dokument ma zostać opublikowany w artykułach, układ i formatowanie muszą być zgodne z tym. Dokumenty, które zostaną opublikowane na stronie internetowej, muszą być odpowiednio sformatowane jako różne ekrany, zmienią rozmiar i rozdzielczość dokumentu, dlatego do publikowania w Internecie zalecane są proste formaty i układy.

Należy również wziąć pod uwagę rozmiar dokumentu i obrazy w dokumencie, ponieważ jeśli rozmiar jest zbyt duży, załadowanie strony internetowej zajmie trochę czasu. Dlatego należy zachować ostrożność, aby zmienić rozmiar obrazów bez dużej utraty jakości.

Druk

Jeśli chcesz wydrukować dokument, możesz wydrukować dokument na różne sposoby. W zależności od potrzeb można wydrukować wybór stron lub część strony, czyli tylko zaznaczony tekst lub cały dokument. Możesz drukować dokumenty jednostronne lub dwustronne. Okno dialogowe drukowania zawiera wszystkie opcje i ustawienia, które należy zrobić lub można zrobić przed wydrukowaniem dokumentu. Również dokumenty, które mają zostać wydrukowane, nie powinny mieć animowanego lub migoczącego tekstu, ponieważ nie zostanie to prawidłowo wydrukowane na dokumencie.

Szybka lista kontrolna

Kilka punktów do zapamiętania:

• Sprawdź, czy wszędzie tam, gdzie to konieczne, zastosowano wyróżnienia, pogrubienie, kursywa, podkreślenie, punktory i numerację
• Sprawdź, czy komentarze i ujawnianie formatowania zostały wyłączone
• Korzystaj ze stylów formatowania
• Sprawdź, czy obrazy są podpisane i oznaczone.
• Sprawdź, czy tabele są odpowiednio wyrównane oraz poprawnie sformatowane i opatrzone etykietami
• Sprawdź, czy linki lub adresy URL działają.
• Przyjrzyj się dokumentowi w podglądzie wydruku, aby sprawdzić, czy wygląda zadowalająco.
• Zapisz dokument pod nazwą pliku, która ma znaczenie, a nazwa pliku nie zawiera spacji ani znaków specjalnych.
• Sprawdź właściwości dokumentu, takie jak autor, tytuł, język itp., A także sprawdź spis treści.

Zawsze przed drukowaniem należy się upewnić, czy drukowanie jest konieczne, ponieważ oszczędność papieru może chronić środowisko.

Drukowanie, listy i podstawowe formatowanie: Word 2003

3.4 Opisać wszelkie problemy z jakością dokumentów

Większość problemów związanych z jakością jest następująca:

• Nieprawidłowe formatowanie dokumentu podczas drukowania - jeśli sformatujesz dokument i nie zastosujesz odpowiedniego formatowania lub stylów w prawidłowy sposób, dokument może wyglądać słabo z zagubionymi danymi i niskiej jakości z tekstem, obrazami, obiektami i znakami miejsce.
• Problemy z wyrównaniem i rozmieszczeniem tabel, wykresów i wykresów - Podczas umieszczania tabel i ustawiania właściwości należy upewnić się, że wprowadzono niezbędne ustawienia dotyczące tego, jak ma wyglądać tabela i jak chcesz formatować zawartość tabeli. W przeciwnym razie wydruk lub dokument wynikowy nie będą miały jakości. To samo dotyczy wykresów i wykresów, które umieszczasz w dokumentach
• Linki lub adresy URL nie działają - Kiedy osadzasz lub dodajesz linki lub adresy URL do dokumentu, upewnij się, że wprowadziłeś go w odpowiednim formacie i że łącze jest w dobrym stanie. Link może służyć jako odniesienie lub pomoc, a jeśli nie działa, sprawia, że ​​dokument wygląda na niekompletny i może frustrować użytkownika

• Błędy ortograficzne, interpunkcyjne i gramatyczne, słabe formatowanie i użycie stylów - te błędy, jeśli nie zostaną naprawione, mogą mieć wpływ na jakość organizacji i jej pracowników.
• Zawartość dokumentu jest niewystarczająca lub niezgodna ze standardami - Zawsze upewnij się, że korzystasz z wysokiej jakości i standardowych informacji w dokumencie, aby czytelnik był zadowolony z tego, czego oczekiwał.
• Błędne informacje w dokumencie i niska jakość treści - Dane w dokumencie muszą być wolne od błędów, a wszystkie informacje muszą być aktualne i aktualne. Słaba jakość i błędne informacje w dokumencie nie przyciągną czytelników, a także oznaczą dokument jako bezwartościowy.
• Zbyt wiele pogrubień i wyróżnień, przez co dokument wygląda nieprofesjonalnie - Używaj pogrubienia i wyróżnień w tekście tylko wtedy, gdy jest to konieczne i konieczne. Zbyt dużo wyróżnień i pogrubionego tekstu może być trudne do odczytania i może sprawić, że dokument będzie wyglądał na zagracony

• Kolory nie są takie same na dokumencie oryginalnym i wydrukowanym - to problem, z którym boryka się większość z nas podczas drukowania dokumentów. Jeśli kolory nie są dobre, należy sprawdzić ustawienia drukarki i użyć wysokiej jakości atramentu i kompatybilnego atramentu przeznaczonego dla tej konkretnej drukarki i papieru. Jakość papieru może również wpływać na kolory.
• Obrazy są rozmyte lub zniekształcone, jakość obrazów jest niska, rozmiar obrazu inny, wyrównanie jest zniekształcone - te błędy są spowodowane ustawieniami formatowania i stylu oraz wyrównania w dokumencie. Jeśli wszystkie ustawienia są wolne od błędów, a podczas tworzenia i formatowania dokumentu przestrzegane są prawidłowe procedury, można uniknąć tego typu błędów.
• Czas - błędy w dokumencie podczas tworzenia dokumentu powodują, że trzeba przejść przez wszystkie ustawienia, formatowanie i inne problemy w dokumencie, pochłaniając tym samym dużo czasu. Aby więc zaoszczędzić czas, należy dołożyć wszelkich starań i tworzyć wysokiej jakości dokumenty, przeglądając każdą część i krok podczas tworzenia samego dokumentu.

3.5 Sprawdź, czy dokumenty odpowiadają potrzebom, korzystając z narzędzi informatycznych i dokonując niezbędnych poprawek

Przed wydrukowaniem lub dystrybucją dokumentu należy dokładnie sprawdzić, czy spełnia on potrzeby odbiorców i organizacji lub w jakimkolwiek celu został stworzony. Widzieliśmy już, jakie kroki należy podjąć i czego należy unikać, aby dokument wyglądał dobrze z zawartością wysokiej jakości. Musisz użyć narzędzi dostępnych w używanym oprogramowaniu do edycji tekstu, aby upewnić się, że dokument spełnia potrzeby i wymagania.

Sprawdzanie pisowni i gramatyki

Livingsta

Sprawdzanie pisowni i gramatyki - jest to bardzo przydatne narzędzie, jednak edytor tekstu może nie zawsze podkreślać wszystkie błędy, dlatego zaleca się ręczne sprawdzanie pisowni i sprawdzanie gramatyki.

Sprawdź, czy nie użyto wielkich liter, znaków interpunkcyjnych, gramatyki i innych powiązanych błędów. Sprawdź kilka razy pod kątem błędów i poproś inne osoby o korektę, ponieważ wiele błędów jest trudnych do zauważenia przez osobę, która utworzyła dokument. Możesz odłożyć dokument na kilka dni, a następnie sprawdzić, czy nie ma błędów, gdy jesteś w innym nastroju. Pomoże Ci to łatwo zidentyfikować błędy.

Istnieje również wiele słów, które brzmią podobnie, ale mają różną pisownię i znaczenie. Musisz być bardzo ostrożny, ponieważ czytelnicy nie zrozumieją wtedy, o co ci chodzi. Zawsze używaj poprawnej pisowni. Błędy mogą prowadzić do nieporozumień i mieć ogromny wpływ na organizację i jej działalność. Głośne przeczytanie dokumentu ujawni również błędy, których nie zidentyfikowałeś podczas czytania tylko wizualnie.

Liczby i obliczenia - sprawdź, czy liczby użyte w dokumencie mają prawidłową liczbę miejsc dziesiętnych i czy liczby są dokładne. Sprawdź, czy obliczenia są poprawne i wolne od błędów, ponieważ błędne dane mogą wprowadzać w błąd i mieć katastrofalne skutki. Dokument, który tworzysz, może być jednym z najważniejszych dokumentów związanych z głównymi informacjami biznesowymi firmy, dlatego zawsze należy zachować ostrożność

Język i słownik - używany język powinien być językiem profesjonalnym. Należy unikać slangu i swobodnego języka. Niektóre słowa są pisane inaczej w angielskim amerykańskim i brytyjskim, dlatego bardzo pomocne będzie skonfigurowanie ustawień języka i słownika.

Dokładność i spójność - musisz przeczytać cały dokument, aby sprawdzić, czy podane informacje są wystarczające, czy są jasne i czy wymagają poprawy. Pomoże to czytelnikowi zrozumieć, jaką wiadomość próbujesz przekazać.

Czcionka i rozmiar czcionki - używane czcionki i rozmiary czcionek muszą być standardowe. Upewnij się, że nie używasz stylowych lub modnych czcionek w profesjonalnych dokumentach. Rozmiar nie powinien być ani za mały, ani za duży, ale powinien być standardowy. Kolory czcionek również muszą być standardowe.

Dzielenie wyrazów - w listach zawsze używaj punktorów i liczb zamiast myślników. Spowoduje to staranne sformatowanie dokumentu za pomocą odpowiednich wcięć i tabulatorów. Użycie punktorów i cyfr informuje również oprogramowanie wspomagające, że jest to lista.

Układ strony i marginesy - należy przestrzegać standardowych wartości i orientacji marginesów i układów. Sprawdź, czy nagłówki, stopki i przypisy nie zawierają błędów i są prawidłowo wyrównane.

Podziały wierszy, stron, łamów kolumn i akapitów - są to przydatne narzędzia do estetycznego formatowania dokumentu. Używaj tych narzędzi wszędzie tam, gdzie jest to konieczne, aby uniknąć wdów i sierot.

Tabele, obrazy, inna grafika - upewnij się, że wszystkie ustawienia tych obiektów są poprawne i że są prawidłowo wyrównane z innymi znakami i tekstem w dokumencie. Podczas dodawania obrazów i grafik w dokumentach należy sprawdzić ustawienia tekstu w obrazach i obiektach oraz wokół nich.

Układ wydruku - Po sprawdzeniu i poprawieniu wszystkiego spójrz na dokument w formie układu wydruku. To pokaże ci dokładnie, jak dokument będzie wyglądał podczas drukowania. W oknie dialogowym drukowania można również wprowadzić ustawienia układu wydruku, papieru do drukowania itp. Jeśli dokument nie wygląda zadowalająco, będziesz musiał wrócić i zmienić ustawienia, aż dokument stanie się wolny od błędów i zostanie poprawnie sformatowany.

3.6 Odpowiednio reagować na problemy i dokumenty związane z jakością, tak aby wyniki odpowiadały potrzebom

Po wykonaniu wszystkich kontroli i poczuciu, że dokument jest gotowy do wydrukowania, rozpowszechnienia lub opublikowania, możesz to zrobić. Czasami zdarzają się sytuacje, w których publiczność lub użytkownik czułby, że lepszy byłby inny styl, struktura lub układ. W takich sytuacjach możesz otrzymywać zapytania i informacje zwrotne z pytaniami, czy można to poprawić lub zmienić.

Uczenie się na podstawie opinii

Zawsze przyjmuj opinie w pozytywny sposób i ucz się z nich. Trzeba pamiętać, że to oni tworzą dokument dla publiczności i ma on podobać się publiczności, a nie Tobie, dlatego wszystkie te czynniki należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia dokumentu.

Kiedy pojawiają się problemy z jakością, wysłuchaj ich i postępuj zgodnie z nimi. Musisz działać właściwie i odpowiednio reagować na problemy. Użytkownik lub odbiorcy mogą po prostu chcieć innej struktury lub stylu tylko dlatego, że uważają go za łatwy w użyciu lub czytaniu. Mogą potrzebować różnych rozmiarów obrazu, ponieważ czasami duże obrazy lub ich orientacja mogą rozpraszać.

Jeśli chodzi o liczby, ze względu na dokładność niektórzy użytkownicy mogą zażądać więcej niż dwóch miejsc po przecinku. Czasami mogą wystąpić drobne błędy w obliczeniach. Dowiadujesz się więc o swoich odbiorcach, gdy otrzymujesz opinie i wiesz, jak uniknąć tych błędów w przyszłości dla tych odbiorców lub wiesz, jaki układ zastosować dla różnych odbiorców.

Kiedy dokumenty się nie otwierają

Innym częstym problemem, z którym wszyscy spotykamy się w codziennej działalności biznesowej, są nieudane otwieranie dokumentów. Ma to związek z problemami ze zgodnością lub konfliktem z oprogramowaniem, w którym dokument został utworzony lub jest otwierany. W takich sytuacjach najlepiej jest skontaktować się z odbiorcą, omówić z nim oprogramowanie, którego używa, zapytać o pojawiające się błędy i rozwiązać problem.

Możesz przekonwertować dokument na inny kompatybilny format i wysłać go ponownie lub, jeśli odbiorca jest w stanie to zrobić, możesz przeprowadzić go przez ten proces. Powtarzam tutaj ten punkt; staraj się zapisywać dokumenty zawsze w możliwie najprostszym formacie.

Raczej wyjaśniaj niż argumentuj

Zachowaj spokój i postępuj zgodnie z zapytaniem. Może się zdarzyć, że użyjesz określonego stylu, struktury, formatu lub orientacji z określonego powodu lub celu. Możesz to wyjaśnić użytkownikowi ( nie kłócić się ) i zobaczyć, czy rozumieją fakt i są skłonni to zaakceptować. Wszystko to ostatecznie stworzy dokument, który będzie zgodny ze standardami i spełnił wszystkie wymagania jakościowe.

Zawsze pamiętaj, jakość jest ważna, ponieważ zapewnia zdolność firmy!

Podsumowanie tego urządzenia

Mam nadzieję, że dobrze znasz i rozumiesz

• Jak używać edytora tekstu lub oprogramowania do formatowania dokumentu do prezentacji, drukowania lub dystrybucji.
• Jak upewnić się, że dokument wygląda sensownie, ma sensowną treść i jest zgodny ze standardami wyznaczonymi przez organizację.
• Sprawdzanie formatowania, sprawdzania pisowni, sprawdzania gramatyki i innych układów przed zakończeniem.

Mam nadzieję, że było to dla ciebie przydatne. Jeśli chcesz przejrzeć poprzednie sekcje tego działu, skorzystaj z poniższych linków:

Sekcja 1 - Dokładne wprowadzanie i łączenie tekstu i innych informacji w dokumentach edytora tekstu (oprogramowanie do edycji tekstu, pytania od 1.1 do 1.7)

Sekcja 2 - Tworzenie i modyfikowanie układu i struktury dokumentów edytora tekstu (oprogramowanie do edycji tekstu, pytania 2.1 do 2.4)

Nie wahaj się zostawić swoich komentarzy i opinii. Jeśli masz jakieś pytania, nie wahaj się zapytać. Wszystkiego najlepszego!

Podziel się swoją opinią