NVQ: wyjaśnij procedury przechowywania i odzyskiwania informacji

Dowiedz się o celu i procedurach związanych z przechowywaniem i odzyskiwaniem informacji w administracji biznesowej.

Zdjęcie: Simon Abrams na Unsplash

Ten artykuł jest przeznaczony dla kandydatów przygotowujących się do uzyskania dyplomu NVQ Level 2 lub 3 w biznesie i administracji. To jest jednostka poziomu 2 z łącznie 3 kredytami. Ta jednostka zajmuje się przechowywaniem i odzyskiwaniem informacji dla firmy lub organizacji zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i poufności. Omawiam pierwszą część wyniku uczenia się, która pomoże zrozumieć procesy i procedury przechowywania i wyszukiwania informacji.

Omówimy pokrótce:

• Cel przechowywania i wyszukiwania wymaganych informacji.
• Różne typy systemów informatycznych i ich cechy.
• Cel wymagań prawnych i organizacyjnych dotyczących bezpieczeństwa i poufności informacji.
• Celem potwierdzenia informacji, które mają być przechowywane i odzyskiwane.
• Sposoby sprawdzania dokładności informacji i dlaczego.
• Jak przekazywać informacje w uzgodnionym formacie i harmonogramie.
• Rodzaje informacji, które mogą zostać usunięte.
• Problemy, które mogą wystąpić w przypadku systemów informatycznych i sposoby radzenia sobie z nimi.

Ten artykuł jest źródłem informacji dla osób pracujących nad uzyskaniem dyplomów NVQ Level 2 lub 3 w biznesie i administracji.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Co to jest informacja?

Informacje można zdefiniować jako fakty, które zostały dostarczone przez kogoś lub dowiedział się o kimś lub czymś, lub fakty zebrane w wyniku badań lub w inny sposób. Można go również zdefiniować jako wiadomość przekazywaną w jakiś sposób. Informacje można rejestrować i przekazywać i jest to bardzo ważne, ponieważ pomaga w uzyskaniu wyników i podejmowaniu decyzji. Musi być dokładna i przygotowana w odpowiednim czasie. Musi być konkretny i trzymać się konieczności lub celu (być odpowiedni), mieć znaczenie i sens, co pomoże w uzyskaniu zrozumienia.

Informacje mogą mieć postać fizyczną lub elektroniczną i należy nimi efektywnie zarządzać. Zarządzanie informacjami jest obowiązkiem organizacji, jeśli są one gromadzone, zarządzane, przechowywane, udostępniane, zabezpieczane, odzyskiwane i dostarczane.

1.1 Wyjaśnij cel przechowywania i odzyskiwania wymaganych informacji

Przechowywanie informacji to proces, w którym informacje są zdeponowane lub przechowywane w magazynie (szafki, dysk twardy, pendrive, itp.), A pobieranie informacji to proces uzyskiwania przechowywanych zasobów informacji odpowiednich do potrzeb.

Głównym celem przechowywania wszelkich informacji jest ich łatwe wyszukiwanie w przyszłości, gdy zajdzie taka potrzeba. Jest to również część praktyki biznesowej firmy. Przechowywanie dokumentów musi odbywać się zgodnie z odpowiednią procedurą, aby łatwiej było je znaleźć. W zależności od rodzaju informacji, informacje mogą być przechowywane w ognioodpornych szafach na wydruki lub na twardych dyskach lub innych elektronicznych urządzeniach do przechowywania kopii programowych.

W zależności od charakteru firmy, organizacji lub działalności będą musiały być przechowywane różne rodzaje informacji. Mogą to być tajemnice związane z firmą, wysoce poufne pliki związane z firmą lub pracownikami lub klientami / klientami. Tak więc pliki muszą być przechowywane zgodnie ze wszystkimi procedurami poufności i chronione zgodnie z przepisami o ochronie danych, ponieważ są to informacje niezbędne do świadczenia wysokiej jakości usług, a także do sprawnego funkcjonowania firmy.

Celem wyszukiwania informacji jest zapewnienie wysokiej jakości usług właściwej osobie we właściwym czasie, z wszystkimi wymaganymi informacjami pod ręką. Tylko wtedy, gdy dane są przechowywane w sposób proceduralny, można je łatwo odzyskać. Informacje mogą być pobierane do celów marketingowych, do komunikacji, do celów monitorowania, do ankiet i innych badań, które organizacja lub firma może przeprowadzić. Informacje będą również pobierane w sytuacjach, w których może być konieczne udostępnienie informacji firmom partnerskim, policji lub urzędowi skarbowemu.

Przechowywanie i odzyskiwanie danych odgrywa ważną rolę w poprawie wydajności firmy i może się to odbywać w trybie offline lub online oraz w różnych formatach.

1.2 Opisać różne systemy informacyjne i ich główne cechy

Systemy informacyjne to zbiór sprzętu i oprogramowania, sieci, danych i procedur, których ludzie i organizacje używają do procedury przechowywania i wyszukiwania informacji. Zajmuje się gromadzeniem danych, tworzeniem danych, przetwarzaniem danych, dystrybucją danych i odzyskiwaniem danych. Pomaga poprawić wydajność i efektywność organizacji.

Wcześniejszy system informacyjny miał tylko trzy typy.

• System przetwarzania transakcji: ten system jest odpowiedzialny za przetwarzanie codziennych transakcji biznesowych. Rodzaje transakcji różnią się w zależności od organizacji. Pomaga w utrzymywaniu, dodawaniu, zmienianiu i usuwaniu danych. Niektóre przykłady to składanie zamówień, fakturowanie, wpłaty czekowe, systemy płacowe, systemy rezerwacji, kontrola zapasów itp. System ten jest używany przez pracowników pierwszej linii.
• System informacji zarządczej: ten system pomaga w wykonywaniu zadań wymaganych do rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Są to systemy poziomu zarządzania i pomagają w sprawnym funkcjonowaniu organizacji. Pomaga w generowaniu raportów niezbędnych do prowadzenia i monitorowania poziomów wydajności i wydajności, danych do księgowości i innych transakcji. Niektóre przykłady to systemy zarządzania sprzedażą, budżetowanie, personel, kontrola zapasów itp. Informacje te muszą być bardzo dokładne i istotne.
• Systemy wspomagania decyzji: ten system pomaga w podejmowaniu długoterminowych decyzji i jest używany do wspomagania menedżerów. System ten korzysta z zasobów wewnętrznych i zewnętrznych i służy do analizy istniejących informacji i projekcji efektów. Pomagają w zestawieniach raportów, prognozach, wykresach itp. Niektóre przykłady to systemy logistyczne, modele arkuszy kalkulacyjnych itp.

Ostatnio dodano kilka innych systemów informatycznych i tak jest

• Executive Information System: ten system pomaga w przepływie informacji, raportowaniu i analizie danych dla organizacji. Jest używany przez kadrę zarządzającą i menedżerów wyższego szczebla do przewidywania przyszłości firmy, a system ten przedstawia dane zarówno z zasobów zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Pomaga w tworzeniu raportów podsumowujących i prognoz.
• Hurtownia danych: ten system pomaga w elektronicznym przechowywaniu informacji, a także pomaga w analizie, odzyskiwaniu, udostępnianiu i zarządzaniu danymi.
• Office Automation: Ten system jest komputerowym systemem informacyjnym i pomaga tworzyć, modyfikować i łączyć informacje w formacie cyfrowym. Zostały one opracowane w celu zwiększenia wydajności pracowników biurowych, asystentów administracyjnych, menedżerów, specjalistów, sekretarek i każdego, kto używa komputera do przechowywania i pobierania informacji i danych.

1.3 Wyjaśnij cel prawnych i organizacyjnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i poufności informacji

Wszelkie informacje przechowywane w organizacji muszą być zgodne z procedurami bezpieczeństwa i poufności. Bezpieczeństwo i poufność informacji to proces, w którym dane są chronione przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zniszczeniem, wykorzystaniem lub modyfikacją. Dotyczy to zarówno danych fizycznych, jak i elektronicznych. Wszystkie organizacje przechowują duże ilości poufnych informacji o swoich pracownikach, klientach, statusie firmy, produktach, ankietach, finansach itp. Dlatego podczas przetwarzania tych informacji należy zachować ostrożność, aby przestrzegać procedur bezpieczeństwa i poufności, ponieważ jeśli informacje trafią do w niewłaściwe ręce może to prowadzić do poważnych negatywnych konsekwencji. Wpłynie również na etykę i funkcjonowanie organizacji oraz doprowadzi do podjęcia działań prawnych.

Również podczas przekazywania informacji innym organizacjom lub osobom należy przestrzegać procedur poufności i ochrony danych. Informacje poufne, takie jak data urodzenia, dane karty kredytowej i debetowej, wyznanie, pochodzenie etniczne, stan finansowy itp., Mogą być przekazywane tylko osobom posiadającym autorytet lub na które właściciel wyraził zgodę, a także musi przestrzegać przepisów o poufności i przepisy prawne.

Ważne jest, aby upewnić się, że zapisane dane są dokładne i aktualne.

Domena publiczna, za pośrednictwem Pixabay

1.4 Wyjaśnij cel potwierdzania informacji, które mają być przechowywane i odzyskiwane

Organizacje, firmy i firmy przechowują duże ilości informacji, ale przechowywanie błędnych informacji nie ma sensu. Dlatego przed przechowywaniem informacji należy zachować ostrożność na etapie gromadzenia lub gromadzenia danych. Należy zadbać o to, aby dane były prawidłowe i aktualne. Dotyczy to również pobierania danych. Jak wspomniano wcześniej, pobieranie danych ma określony cel i nie ma sensu odzyskiwać danych, które są nieaktualne. Dlatego systemy muszą być stale aktualizowane poprzez okresowe sprawdzanie przestarzałych zapisów w danym przedziale czasu.

Zatem celem potwierdzania informacji, które mają być przechowywane lub odzyskiwane, jest unikanie niedokładnych informacji, unikanie błędnych informacji, zapobieganie błędom, a także unikanie niepotrzebnych kosztów i problemów, które mogą powstać w wyniku błędnych informacji. Niewłaściwe informacje mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Na przykład nieaktualny adres klienta może prowadzić do tego, że wszelkie wiadomości wysyłane do klienta trafiają w ręce niewłaściwej lub niebezpiecznej osoby, co może mieć katastrofalne skutki dla firmy i klienta

1.5 Opisać sposoby sprawdzania dokładności informacji

Informacje zawsze muszą być sprawdzane pod kątem dokładności, ponieważ niedokładne informacje mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Informacje mogą odnosić się do wszystkiego, co dotyczy organizacji. W przypadku klientów może to być ich adres, numer telefonu czy zaległe płatności, w przypadku pracowników może to być ich wycena, wynagrodzenie, znowu adres i numery telefonów, a dla firmy mogą to być finanse firmy, zyski, dane pracowników i klientów oraz różne inne informacje.

Można ustawić alerty dotyczące informacji o klientach i pracownikach, aby upewnić się, że skontaktują się z nimi w celu aktualizacji systemu. Używanie dobrego oprogramowania do celów bazy danych pomoże w dokładnym utrzymaniu informacji. Audyty zewnętrzne i wewnętrzne to kolejny sposób na zapewnienie aktualności informacji.

1.6 Wyjaśnij cel sprawdzania dokładności informacji

Wszystkie firmy i organizacje muszą sprawdzić, czy przechowywane przez nie informacje są dokładne. Na przykład przychodzące i wychodzące pieniądze muszą być prawidłowo rejestrowane, w przeciwnym razie będzie wyglądać tak, jakby firma nie osiągnęła dużych zysków i może wpłynąć na ceny akcji firmy, wpłynąć na pracowników, ponieważ firma może nie być w stanie płacą pracownikom i będą musieli zmniejszyć zatrudnienie, pożyczkodawcy nie zgodzą się pożyczać pieniędzy itp.

Nieprawidłowe informacje mogą mieć poważne negatywne skutki i mogą wpłynąć na stan finansowy i wartości firmy. Dokładność informacji pomoże kierownictwu planować przyszłość i wyznaczać cele. Będą również mogli z wyprzedzeniem zaplanować niedociągnięcia.

1.7 Wyjaśnij cel dostarczania informacji w uzgodnionym formacie i w terminach

Informacje na żądanie muszą być w uzgodnionym formacie i muszą być przedstawione lub dostarczone w uzgodnionych ramach czasowych. Każda organizacja będzie miała standardowy format biznesowy dla wszystkich dokumentów, którymi się zajmuje. Również w kontaktach z innymi firmami zostaną uzgodnione formaty, na których należy przedstawić informacje. Jeśli informacje nie zostaną dostarczone w uzgodnionym formacie, będą wymagały ponownego sformatowania, które wykorzysta dodatkowy czas, a także spowoduje złą reputację organizacji.

Bardzo podobnie, jeśli informacje nie zostaną dostarczone w odpowiednim formacie, ich ponowne sformatowanie może zająć trochę czasu, uniemożliwiając firmie dotrzymywanie terminów. Jeśli informacje nie zostaną dostarczone w uzgodnionych ramach czasowych i nadejdą po terminie, nie będą one wykorzystywane później, ponieważ czas już minął, lub nie będzie czasu na interpretację informacji, jeśli było to wymagane. Nie pomoże to w sprawnym funkcjonowaniu organizacji. W związku z tym, jako część zasad i procedur organizacji, informacje muszą być dostarczane na czas w uzgodnionym formacie.

1.8 Opisz rodzaje informacji, które mogą zostać usunięte

Firma może gromadzić / zbierać informacje w trakcie prowadzenia działalności. Na przykład, jeśli firma ma zapisy klientów lub klientów, nowi klienci będą pojawiać się przez cały czas, a baza danych będzie zawierać coraz więcej informacji w miarę rozwoju firmy i ostatecznie będzie miała stare, nieużywane dane, nieistotne dane, -datowane dane itp., które zajmują tylko niechcianą przestrzeń dyskową. Każda firma będzie miała politykę określającą, jak długo dane muszą być przechowywane w jej bazie danych lub jak długo pliki fizyczne muszą być przechowywane w szafkach biurowych. Po tym czasie niechciane informacje mogą zostać usunięte, a niechciane pliki fizyczne mogą zostać zniszczone zgodnie z procedurami bezpieczeństwa i poufności. Usuwanie (pliki elektroniczne) i niszczenie (pliki fizyczne) to procesy używane do usuwania informacji.Powinien istnieć okresowy przegląd zapisanych informacji, a zautomatyzowane systemy powinny być stosowane do oznaczania zapisów do przeglądu, a następnie w razie potrzeby usuwane.

Gdy dane są udostępniane między firmami lub organizacjami partnerskimi, należy uzgodnić, jak długo dane będą przechowywane w ich bazie danych, a następnie usunięte po tym okresie. Wszystkie przestarzałe i niedokładne informacje należy bezpiecznie usunąć, aby uniknąć błędów i szkodliwych skutków.

Opisz problemy, które mogą wystąpić w systemach informatycznych i jak sobie z nimi radzić, gdy jest to konieczne

Systemy informacyjne są ważnymi zasobami organizacji. Istnieje wiele problemów, które mogą powodować problemy z systemami informatycznymi. Informacje elektroniczne mogą zostać zaatakowane przez wirusy lub hakerów. Fizyczne informacje o plikach mogą zostać uszkodzone w wyniku pożaru lub powodzi. Poufność mogą zostać naruszone przez osoby, które nie mają uprawnień dostępu do informacji. Brak komunikacji może również prowadzić do niewłaściwego wykorzystania lub niewłaściwego przechowywania informacji.

Wirus komputerowy może zainfekować programy i wszystkie informacje w komputerze lub w sieci. Aby zapobiec atakom wirusów i hakerom, należy używać odpowiedniego oprogramowania zabezpieczającego (antywirusowego) i zapór ogniowych, a systemy muszą być stale monitorowane. Należy w miarę możliwości unikać wymiany informacji przez Internet, aw razie potrzeby należy przestrzegać bezpiecznych wiadomości e-mail i procedur komunikacji. E-maile z nieznanych, podejrzanych lub niewiarygodnych źródeł należy usuwać. Nigdy nie należy otwierać podejrzanych załączników do wiadomości e-mail. Należy zachować ostrożność podczas pobierania plików z Internetu, pobieraj tylko z wiarygodnych źródeł. Aktualizuj oprogramowanie antywirusowe, aby rozpoznawało nowe wirusy i radziło sobie z nimi.

Informacje powinny być również chronione hasłem, aby niewłaściwe / nieautoryzowane osoby nie miały dostępu do tych informacji. W przypadkach, gdy dane muszą zostać skopiowane na zewnętrzne urządzenia przenośne, najlepiej je zaszyfrować. Należy uważać, aby nie udostępniać informacji osobom, które nie mają uprawnień dostępu do informacji. Zawsze najlepiej mieć kopię zapasową wszystkich danych, dzięki czemu w przypadku jakichkolwiek problemów z systemami firma będzie miała kopię zapasową do pracy i nie straci wszystkich cennych informacji. W przypadku informacji fizycznych najlepiej przechowywać je w szafach ognioodpornych oraz w miejscach bezpiecznych, mniej narażonych na klęski żywiołowe.

Informacje muszą być chronione przed korupcją, a dostęp do nich musi być kontrolowany. Należy dołożyć starań, aby chronić informacje przed nieuprawnionym wyszukiwaniem poprzez wprowadzenie autoryzowanych procedur wyszukiwania.

Powodzenia z Twoimi studiami

Ten artykuł został napisany z ogólną ideą dotyczącą przechowywania i wyszukiwania informacji. Zapisując swoje zadanie, pamiętaj o przygotowaniu odpowiedzi dotyczących firmy lub organizacji, dla której pracujesz. Ten artykuł został przesłany tutaj, aby dać Ci przegląd tego, czego będzie się od ciebie oczekiwać w twoich dokumentach.

Powodzenia i mam nadzieję, że to pomoże!

Pytania i Odpowiedzi

Pytanie: W jaki sposób informacje są dokładnie rejestrowane i bezpiecznie przechowywane zgodnie z wymaganiami systemowymi?

Odpowiedź: Zapoznaj się z tą sekcją w moim artykule: 1.5 Opisz sposoby sprawdzania dokładności informacji.

Pytanie: Jak można wyjaśnić, w jaki sposób informacje są dokładnie rejestrowane i bezpiecznie przechowywane, zgodnie z wymaganiami systemowymi?

Odpowiedź: Na Twoje pytanie udzielono odpowiedzi w punktach 1.3 i 1.6. Patrz poniżej:

„1.3 Wyjaśnij cel prawnych i organizacyjnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i poufności informacji

Wszelkie informacje przechowywane w organizacji muszą być zgodne z procedurami bezpieczeństwa i poufności. Bezpieczeństwo i poufność informacji to proces, w którym dane są chronione przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zniszczeniem, wykorzystaniem lub modyfikacją. Dotyczy to zarówno danych fizycznych, jak i elektronicznych. Wszystkie organizacje przechowują dużą ilość poufnych informacji o swoich pracownikach, klientach, statusie firmy, produktach, ankietach, finansach itp. Podczas przetwarzania tych informacji należy zachować ostrożność, aby przestrzegać procedur bezpieczeństwa i poufności, ponieważ jeśli informacje dostaną się do w niewłaściwe ręce, może to doprowadzić do poważnych, negatywnych konsekwencji. Wpłynie również na etykę i funkcjonowanie organizacji oraz doprowadzi do postępowania prawnego.

Przekazując informacje innym organizacjom lub osobom, należy przestrzegać procedur poufności i ochrony danych. Poufne informacje, takie jak data urodzenia, dane karty kredytowej i debetowej, wyznanie, pochodzenie etniczne, stan finansowy itp., Mogą być przekazywane tylko osobom posiadającym autorytet lub na które właściciel wyraził zgodę, a także musi przestrzegać przepisy i regulacje dotyczące poufności ”.

„1.6 Wyjaśnij cel sprawdzania dokładności informacji

Wszystkie firmy i organizacje muszą sprawdzić, czy przechowywane przez nie informacje są dokładne. Na przykład przychodzące i wychodzące pieniądze muszą być prawidłowo zarejestrowane, w przeciwnym razie będzie wyglądać tak, jakby firma nie osiągnęła dużych zysków. Może to wpłynąć na ceny akcji firmy i pracowników, ponieważ firma może nie być w stanie zapłacić pracownikom i będzie musiała zmniejszyć liczbę pracowników, a pożyczkodawcy nie zgodzą się pożyczać pieniędzy itp.

Nieprawidłowe informacje mogą mieć poważne negatywne skutki i mogą wpłynąć na stan finansowy i wartości firmy. Dokładność informacji pomoże kierownictwu planować przyszłość i wyznaczać cele. Będą też mogli z wyprzedzeniem zaplanować niedociągnięcia ”.

Pytanie: Dlaczego firma musi powiązać swój harmonogram rozwoju systemu ze skalą czasową wymaganych informacji?

Odpowiedź: Bez harmonogramu rozwoju powiązanego ze skalą czasową firma nie będzie w stanie sporządzić planu ani mieć pojęcia, jak zamierza ukończyć projekt. Bez względu na wielkość lub zakres projektu, harmonogram jest zawsze kluczowym elementem zarządzania projektem. Informuje to firmę i zespół, kiedy należy wykonać każde działanie, co zostało już zakończone oraz w jakiej kolejności należy je zakończyć. W ten sposób wizja projektu, jaką ma firma, zostaje przekształcona w plan czasowy.