NVQ poziom 3: tworzenie dokumentów w środowisku biznesowym

Przejrzyj zasady i procedury związane z tworzeniem wysokiej jakości dokumentów biznesowych.

Zdjęcie: Sharon McCutcheon na Unsplash

Wprowadzenie do tego rozdziału

Jest to opcjonalna jednostka Grupy B na poziomie 3 z 4 kredytami. Kandydaci będą posiadać gruntowną wiedzę i praktyczne umiejętności związane z celem tworzenia wysokiej jakości dokumentów. Będą musieli wiedzieć, jakie zasoby są dostępne w organizacji / firmie i jak z nich korzystać, przestrzegać wszystkich zasad i procedur tworzenia dokumentów, efektywnie wykorzystywać zasoby i przestrzegać specyfikacji.

1.1 Podaj przykłady różnych typów dokumentów, które mogą być opracowane dla środowiska biznesowego i wyjaśnij różne style, które można zastosować.

Istnieje wiele różnych typów dokumentów, które mogą być tworzone w środowisku biznesowym. Należą do nich: dokumenty faksowe, wizytówki, notatki, porządki obrad, protokoły, arkusze kalkulacyjne, wykresy analityczne, arkusze danych, listy, pokazy slajdów i wiele innych. Wszystkie mają różne cele i zastosowania;

Wizytówki

Służą one do przekazania klientowi informacji o tym, jak skontaktować się z firmą. Mogą to być małe karty.

Dokument faksowy

Innym rodzajem dokumentu używanego w biznesie jest dokument faksowy; Są to bardzo przydatne w biznesie i najszybsze sposoby przesyłania dokumentów. Są one w formacie papierowym, w kolorze lub w czerni i bieli.

Program

Agendy mówią ci, co się wydarzy. Pomagają ludziom się zorganizować, aby dokładnie wiedzieli, co powinni robić i co się wydarzy. Są one w formie papierowej, gdy są zabierane na spotkania i mogą być rozpowszechniane elektronicznie.

Notatki

Notatki służą do nieformalnej komunikacji z organizacją i mogą być w formacie papierowym lub elektronicznym.

Minuty

Te zawierają szczegóły tego, co miało miejsce na spotkaniu. Można je wydrukować w formie papierowej na spotkania i rozpowszechniać w formie elektronicznej.

Arkusze kalkulacyjne

Mogą być używane do różnych celów, od statystycznych po analityczne. Są one w formatach elektronicznych, można nimi zarządzać w tej samej książce lub w różnych arkuszach w zależności od potrzeb.

Wykresy analizy

Mogą to być wykresy lub diagramy, które pomagają monitorować statystyki wydajności. Są one również w formacie elektronicznym i w razie potrzeby można je wydrukować na papierze.

Arkusze danych

Arkusze te mogą być w formacie Word lub Excel. Mogą one służyć do gromadzenia określonych danych, które mają być przekazywane wewnątrz organizacji lub poza nią, a także do monitorowania statystyk i wyników.

Litery

Są to dokumenty używane do różnych rodzajów komunikacji we wszystkich działach do różnych celów. Istnieją różne rodzaje listów, formalne, nieformalne, biznesowe itp.

Pokazy slajdów

Są to dokumenty programu PowerPoint i służą do celów demonstracyjnych podczas spotkań. Są one w formacie elektronicznym i w razie potrzeby można je wydrukować.

1.2 Podaj przykłady i wyjaśnij różne formaty używane w tekście.

Podczas zapisywania dokumentu możesz ustawić nazwę pliku i miejsce, w którym chcesz go przechowywać na swoim komputerze.

Możesz również zmienić format pliku. Przy zmianie formatu zmienia się projekt, układ lub czcionki. To zupełnie inny format, ale zawartość pozostaje taka sama.

Każdy edytor tekstu ma swój własny format przechowywania. Wiele plików tekstowych wykorzystuje zwykły tekst (.txt), format RTF (.rtf), a także Microsoft Word (.doc), a teraz.docx. Ale są narzędzia do importowania i eksportowania w formacie Word .

Pliki RTF mogą być odczytywane przez każdy pakiet edytora tekstu, a ich rozmiar jest mniejszy.

PDF to kolejny przenośny format pliku, którego nie można edytować. Istnieje jednak kilka edytowalnych pól, które mają pola tekstowe umożliwiające wprowadzanie danych. Pliki PDF można konwertować do formatu Word i formatować, a następnie w razie potrzeby konwertować z powrotem do formatu PDF. Ale pliki PDF są zawsze używane w przypadku gotowych dokumentów, które nie wymagają dalszej edycji. Jeśli wysyłasz dokumenty do innych osób, które nie wymagają lub nie powinny być edytowane, najlepiej wysłać je w formacie PDF.

1.3 Jaki jest cel i korzyści tworzenia atrakcyjnych dokumentów o wysokiej jakości?

Dokumenty, które tworzysz dla swojej organizacji, są obrazem lub reprezentacją Twojej organizacji. Dlatego automatycznie tworzy wrażenie na czytelniku o standardach organizacji i jak ceni swoich klientów. Dokument dobrej jakości również dobrze wygląda na oczach czytelnika, jest łatwy do naśladowania i czytania.

Dobrej jakości dokumenty przyciągają klientów i dostawców, zwiększając tym samym zysk organizacji. Pomaga w doskonaleniu różnych dziedzin i zwiększa kreatywność w tym, co robisz, co z kolei przyciągnie klientów. Starannie opracowany dokument będzie zawierał wyjaśnienia krok po kroku, plan lub statystyki dotyczące tego, o co się prosi, i pomoże zidentyfikować, zarządzać i monitorować ryzyko. To z kolei pomoże organizacji dbać o swoich klientów i odpowiadać za nich.

Jakość Twoich dokumentów jest odzwierciedleniem Ciebie.

2.1 Wyjaśnij różne zasoby wymagane do tworzenia atrakcyjnych dokumentów wysokiej jakości.

Zasoby, które mogą być potrzebne do tworzenia atrakcyjnych dokumentów wysokiej jakości

Do produkcji

1. Wysokiej jakości użytkownik kserokopiarki i kserokopiarki zapewniający czysty i wyraźny wydruk

2. Wysokiej jakości drukarka do wysokiej jakości wydruków

3. Skaner, abyś mógł skanować dokumenty w ich oryginalnej formie.

4. Komputer do przetwarzania i obsługi wszystkich powyższych maszyn

5. Wysokiej jakości oprogramowanie tj. Microsoft Word do edycji tekstu

6. Zdolna lub wykwalifikowana maszynistka do sporządzenia dokumentu, tak aby dokument był przygotowany w wymaganym formacie i układzie

7. Prawdopodobnie okładka lub oprawa zapewniająca schludny i wykończony wygląd

Jakość

1. Obrazy, aby dokumenty wyglądały atrakcyjnie i przyjaźniej

2. Czytelna czcionka dla każdego do czytania bez żadnych trudności

3. Przyzwoity rozmiar czcionki, aby każdy mógł ją odczytać

4. Prosty układ zapewniający schludny i przyjemny wygląd.

2.2 W jaki sposób można wykorzystać różne zasoby do tworzenia atrakcyjnych dokumentów o wysokiej jakości?

Korzystając z wysokiej jakości papieru, wysokiej jakości drukarek laserowych i dobrego oprogramowania do edycji, można stworzyć wysokiej jakości i atrakcyjny dokument.

2.3 Opisać różne rodzaje technologii dostępnych do wprowadzania, formatowania i edycji tekstu oraz ich główne cechy.

Różne dostępne technologie wprowadzania, formatowania i edycji tekstu to:

• Komputer z monitorem, klawiaturą i myszą lub laptopem
• Drukarka, skaner
• Oprogramowanie do przetwarzania tekstów

Normalnym lub standardowym sposobem wprowadzania tekstu do komputera (lub w dawnych czasach była to maszyna do pisania) jest użycie klawiatury. Może to być klawiatura bezprzewodowa lub przewodowa albo touchpad, w zależności od używanego urządzenia. Na klawiaturze użytkownik naciska określony klawisz dla każdego znaku, który wymaga wprowadzenia, i jest to przesyłane do oprogramowania do edycji tekstu, które jest dostępne, zainstalowane lub używane na urządzeniu. Zwykle jest to aplikacja Microsoft Word, która jest zwykle używana do przetwarzania tekstu w większości organizacji.

Inną formą wprowadzania tekstu jest skaner. Skaner może skanować jako JPEG lub PDF, w zależności od potrzeb. W niektórych przypadkach zeskanowane dokumenty można przekonwertować na tekst i wprowadzone zmiany. Dostępne jest oprogramowanie, które to umożliwia.

Technologia dostępna do wprowadzania tekstu

Klawiatura (i mysz) służą do ręcznego wprowadzania tekstu. Może być powolny i / lub podatny na błędy w zależności od umiejętności operatora klawiatury. Są one powszechnie dostępne i zwykle dostarczane z komputerem.

Dokumenty są skanowane za pomocą skanera, a następnie można je przekształcić w tekst za pomocą oprogramowania do optycznego rozpoznawania znaków. Dokładność konwersji zależy od jakości systemu. Oryginalny dokument musi być bardzo wyraźny i napisany odpowiednią czcionką. Nie wszystkie systemy radzą sobie z grafiką na oryginale.

Technologia dostępna do formatowania i edycji tekstu

Najprostszym dostępnym edytorem tekstu jest notatnik. Można go używać tylko do podstawowej edycji. nie możesz wybrać zbyt wielu modnych czcionek lub formatów ani wstawiać znaków. Jest to zasadniczo używane do edycji i poprawiania i nie zajmuje zbyt dużo miejsca w pamięci, ponieważ jego rozmiar jest zbyt mały w porównaniu z innymi edytorami tekstu.

Jeśli potrzebujesz modnych stylów i układów, najlepszym edytorem tekstu będzie Microsoft Word. Ma wiele wbudowanych funkcji, które pozwalają na wyższy poziom edycji, korekty i ulepszania tekstu. Ma niezliczoną ilość dostępnych czcionek, układów, szablonów, funkcji, kolorów itp. Ze względu na te zalety rozmiar pliku jest stosunkowo duży w porównaniu z notatnikiem lub blokiem słów, ponieważ wszystkie te szczegóły formatowania są zapisywane wraz ze znakami.

Inne oprogramowanie (arkusz kalkulacyjny, aplikacje bazodanowe) służy do sortowania tekstu i innych danych. Są one również wykorzystywane do celów statystycznych i analitycznych.

3.1 Jakie są korzyści z uzgodnienia celu, treści, stylu i terminów tworzenia dokumentów?

Wszystkie dokumenty

• są skierowane do określonej grupy odbiorców;
• mieć spójny przekaz
• powinni mieć w dokumencie informacje, które są łatwo dostępne, jasne, dokładne i czytelne;
• Faktycznie dotrzeć do zamierzonej publiczności.
• Powinien dotrzeć do zamierzonej publiczności na czas

Kiedy piszesz dokumenty lub przygotowujesz dokumenty, zawsze musi być jakiś cel. Dokument musi również mieć określony układ lub styl, w zależności od celu, będą też terminy dotyczące dokumentu. Dlatego wszystkie te aspekty należy wziąć pod uwagę i uzgodnić z kierownikiem, organizacją lub zespołem, w zależności od polityki i procedury. To zadecyduje, czy dokument będzie dokładną repliką tego, co jest wymagane dla organizacji i pomoże Ci stworzyć taki, który nie zawiera błędów i jest zgodny z wymaganiami odbiorców, do których docierasz. Planując wszystko z dużym wyprzedzeniem, kończysz przygotowywanie dokumentu na czas przy minimalnej stracie czasu i błędach.

3.2 Opisać sposoby organizowania treści potrzebnych do dokumentów.

Zanim zaczniesz pracę nad dokumentem, musisz się dowiedzieć

• Sposób przedstawienia dokumentu
• Informacje, które mają zostać uwzględnione.
• Dla kogo jest ten dokument
• Jak długi może być dokument
• Cel dokumentu
• Jakie formaty będą potrzebne
• Opracuj wstępny szkic
• Wybierz odpowiedni język (formalny / nieformalny)

Wszystkie informacje potrzebne do przygotowania dokumentu powinny być bezpiecznie przechowywane wraz z czytelnymi nazwami plików, listą lub bazą danych zasobów. Sposób prezentacji i organizacji gotowego dokumentu będzie zależał od tego, do czego ma on służyć, formatu i treści. Dlatego należy to uzgodnić z autorem i regularnie aktualizować, aby mieć pewność, że gotowy produkt nadaje się do użytku. Podtytuły są przydatne, ponieważ ułatwiają znalezienie konkretnego punktu informacji.

3.3 Opisać sposoby integracji i rozmieszczenia tekstu i nietekstu.

Tekst i inne elementy można łatwo zintegrować z programem Microsoft Office Word. Microsoft Office Word umożliwia wstawianie obrazów, wykresów, obiektów clipart i zawijanie tekstu, a także pomaga w obejściu różnych funkcji w celu uzyskania spójnego formatu. Istnieje również wiele różnych funkcji, z których można korzystać. Istnieją również różne inne aplikacje biurowe, które pomagają w integracji i rozmieszczaniu tekstu i nietekstu, na przykład Excel i PowerPoint, pomagają w integracji tekstu i nietekstu w arkuszach kalkulacyjnych i slajdach. Niezależnie od używanej aplikacji formatowanie i inne procesy muszą zostać wykonane, pamiętając o tym, jak ma wyglądać dokument wyjściowy.

3.4 W jaki sposób sprawdziłbyś wypełnione dokumenty pod kątem dokładności, np. Pisowni i gramatyki, interpunkcji, poprawności? Dlaczego miałbyś to zrobić?

Większość edytorów tekstu ma moduły sprawdzania pisowni. Więc kiedy wpisujesz cokolwiek w komputerze, będzie to stale sprawdzać pisownię. Sprawdzanie pisowni nie jest całkowicie dokładne, a także jeśli wpiszesz inne słowo zamiast wymaganego, moduł sprawdzania pisowni go nie zidentyfikuje. Będziesz potrzebował słownika. Moduł sprawdzania pisowni nie będzie zawierał wszystkich słów, więc zawsze będziesz musiał dodać nowe słowa, gdy będziesz ich potrzebować w słowniku. Można również dodawać słowa i nazwy, których często używasz, ale nie znajdują się w słowniku, aby zapobiec ich zawsze sprawdzaniu pisowni.

Po zakończeniu sprawdzania pisowni dobrze jest również wykonać test gramatyczny, chociaż moduły sprawdzania gramatyki nie są zbyt dobre i nie wyłapią wszystkich błędów gramatycznych. Dlatego najlepiej jest przeczytać dokument samemu raz lub dwa, nawet po wykonaniu wszystkich tych kontroli, a jeśli możesz, dobrze jest go przeczytać innej doświadczonej osobie, ponieważ zawsze nie widzimy wszystkich błędów w naszym własnym pisemnym dokumencie.

Sprawdzamy dokładność i poprawność, gdyż dokumenty są obrazem organizacji i muszą być na wysokim poziomie. Pomaga również czytelnikowi w łatwym zrozumieniu tego, co próbujesz wyjaśnić lub przedstawić.

Istnieją zarówno cyfrowe, jak i fizyczne rozwiązania do przechowywania dokumentów.

3.5 Wyjaśnij, dlaczego chciałbyś przechowywać dokumenty bezpiecznie i bezpiecznie. Podaj przykłady, jak byś to zrobił.

Ważne dokumenty, bez względu na to, czy drugorzędne czy główne, muszą być bezpiecznie przechowywane zgodnie z zasadami i procedurami organizacji. Może to być pamięć cyfrowa lub fizyczna w zależności od potrzeb i biorąc pod uwagę jej poufny charakter. Pamięć cyfrowa może być serwerem, dyskiem lub pendrive'ami organizacji, które są bezpieczne. Fizyczne przechowywanie może być szafkami na dokumenty. Tak czy inaczej, są one przechowywane na przyszłość i dlatego są ważne. Należy również przestrzegać ustawy o ochronie danych.

Pliki i zapisy powinny być przechowywane w celu zapewnienia zgodności z przepisami w celu zapewnienia bezpieczeństwa wspomnianej dokumentacji / danych i jest niezbędne dla sprawnego funkcjonowania firmy. Informacje muszą być bezpiecznie przechowywane, aby nie można ich było ujawnić osobom trzecim bez odpowiednich uprawnień. Jest to ważne, ponieważ wszelkie niezabezpieczone dane mogą być rozpowszechniane w całym Internecie. Upewnij się również, że zapisujesz swoją pracę i odpowiednio ją zabezpieczasz.

Powinieneś także zawsze zapisywać zmiany w dokumencie, rysunku lub arkuszu kalkulacyjnym, nad którym pracujesz, tak często, jak to możliwe - na wypadek awarii zasilania lub awarii komputera.

Większość firm polega obecnie na danych elektronicznych, dlatego najlepiej jest mieć dobre rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych. Nasza organizacja każdego wieczoru tworzy kopie zapasowe danych na swoim serwerze i, jeśli jest to konieczne, na nośnikach zewnętrznych, aby uniknąć utraty danych w przypadku nieuniknionych awarii.

3.6 Jaki jest cel poufności i ochrony danych podczas przygotowywania dokumentów?

Ujawnienie danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Prawdopodobnie nie ma ważniejszego aspektu jakiejkolwiek działalności biznesowej niż ochrona danych i poufność. Pomaga ocalić firmę, jej wartości i zaufanie klientów.

3.7 Jaki jest cel i jakie korzyści płyną z dotrzymywania terminów?

Ważne jest, aby dotrzymywać terminów, ponieważ oszczędza to czas, pieniądze i zasoby, a my zawsze chcemy wyprzedzać naszych konkurentów.

Celem i korzyściami płynącymi z dotrzymywania terminów jest oszczędność na kwestiach finansowych, takich jak cięcie kosztów, i oszczędność cennego czasu. Jeśli terminy nie są dotrzymane, wydajesz więcej pieniędzy na pracę, która oczekuje na ukończenie, co wpływa na całkowity obrót, a tym samym drastycznie wpływa na budżet.

Niedotrzymanie terminu pośrednio wpływa również na różne inne powiązane działy. Przykładami mogą być dział finansowy, dział płac i dział księgowości, a na pewno wszystkie inne działy, które są połączone. Następnie wpływa na całkowity dochód lub zysk organizacji, co z kolei będzie miało wpływ na wynagrodzenia pracowników, podwyżki płac i premie.