NVQ poziom 3: praca w środowisku biznesowym

Praca w środowisku biznesowym to grupa A, wymagająca trzech punktów, wymagana do uzyskania dyplomu National Vocational Qualification na poziomie 3 w biznesie i administracji, oferowana w Anglii, Walii i Irlandii Północnej. Moduł ten pomaga kandydatowi osiągnąć dokładne zrozumienie dynamiki interpersonalnej, bezpieczeństwa w miejscu pracy, wydajności, zrównoważonego rozwoju i bezpieczeństwa.

W tym artykule omówimy wyniki każdego modułu, wyjaśnimy, co one oznaczają i jak je osiągnąć. Pomoże Ci to zrozumieć, co kandydaci powinni pisać. W zależności od Twojej konkretnej pracy będziesz musiał zmodyfikować to, co jest tutaj napisane dla własnej pracy i organizacji, przygotowując własne portfolio.

Jak korzystać z tej strony

Ten artykuł dotyczy jednostki 303 do dyplomu NVQ poziomu 3 w biznesie i administracji, która obejmuje elementy komunikacji w miejscu pracy.

Ten przewodnik ma charakter informacyjny i ma na celu przeprowadzić Cię przez proces tworzenia własnego portfolio. Nie kopiuj tutaj bezpośrednio niczego dla swojego pliku, ponieważ plik musi być dostosowany do specyfiki Twojej pracy i organizacji. Kopiowanie języka bezpośrednio z tego artykułu jest nie tylko nieuczciwe, ale osłabi plik.

Wynik 1: Zrozum cel i korzyści płynące z szacunku i wspierania innych osób w pracy

1.1 Wyjaśnij cel wspierania innych osób w pracy

Praca zespołowa przyczynia się do ogólnego sukcesu organizacji. Jako osoba indywidualna powinieneś rozważyć, w jaki sposób Twoje działania pomagają lub utrudniają osiągnięcie celów zespołu. Podobnie, Twój zespół odgrywa rolę w ramach działu lub ogólnych celów firmy. Osoby w zespole muszą się wzajemnie wspierać i postrzegać swoją pracę jako własną.

Praca zespołowa ma wiele zalet:

• Może być bardziej satysfakcjonująca niż praca indywidualna, ponieważ sukces jest dzielony i wzmacniany przez grupę.
• Kiedy członkowie zespołu wspierają się nawzajem, sprawy przebiegają szybciej.
• Jeśli zmagasz się z indywidualnym zadaniem, możesz poprosić o pomoc współpracownika i odwrotnie.
• Poczucie wspólnej odpowiedzialności zachęci ludzi do poważnego traktowania swoich zadań, aby nie zawieść współpracowników.

1.2 Wyjaśnij cel pomagania innym ludziom w efektywnej i wydajnej pracy

Pomaganie innym ludziom w pracy poprawia produktywność, relacje w biurze i morale. Ponadto miejsca pracy wspierające i oparte na współpracy są bardziej wydajne, ponieważ wspólna praca przyspiesza rozwiązywanie problemów i zapewnia dotrzymanie terminów.

Współpraca z innymi osobami pomaga:

• Komunikuj się skuteczniej i naucz się szanować innych.
• Dziel się celami pracy, zadaniami, priorytetami i obowiązkami.
• Pracuj w sposób, który najlepiej wykorzystuje Twoje szczególne umiejętności, umożliwiając członkom zespołu wyspecjalizowanie się w ich osobistych mocnych stronach.
• Szybciej i efektywniej rozwiązuj problemy.
• Wykonuj pracę na czas iw ramach budżetu.
• Otrzymuj i przekazuj informacje zwrotne, pomagając wszystkim członkom zespołu w ulepszaniu.

Ten element wymaga również zrozumienia celu współpracy z innymi organizacjami, takimi jak inna firma lub inny dział w Twojej firmie. Współpraca z innymi organizacjami pomaga:

• Zrozumieć różne etyki i wartości pracy oraz jak dostosować się do różnych oczekiwań.
• Naucz się nowych strategii rozwiązywania problemów podobnych do twojego.
• Uzyskaj dostęp do nowych usług lub technologii.
• Dziel się informacjami i szukaj porady.

1.3 Wyjaśnij, co oznacza różnorodność i dlaczego należy ją cenić

Docenianie różnorodności w środowisku biznesowym oznacza szanowanie współpracowników bez względu na ich rasę, płeć, pochodzenie, zwyczaje, przekonania, seksualność, wygląd fizyczny, zdolności umysłowe lub fizyczne itd.

W dzisiejszym świecie pracy wszyscy musimy pracować z ludźmi, którzy różnią się od nas pochodzeniem lub przekonaniami. Nie tylko powinieneś tolerować takie różnice, ale powinieneś rozumieć, w jaki sposób wzbogacają one organizację.

Różnorodne miejsca pracy:

• Przedstaw ludziom różne systemy wartości, etykę pracy i typy osobowości oraz naucz się nowych sposobów rozwiązywania problemów.
• Zawierają różnorodne poglądy i opinie, zmuszając każdego do udoskonalania i modyfikowania własnego stanowiska z uwzględnieniem punktów widzenia innych.
• Znajdź kreatywne rozwiązania problemów, biorąc pod uwagę różne punkty widzenia.

1.4 Zarys korzyści różnorodności dla organizacji

Sukces organizacji zależy od jej zdolności do przyjęcia różnorodności i uświadomienia sobie korzyści.

Korzyści z różnorodności w miejscu pracy:

• Otrzymujesz różnorodne rozwiązania problemów związanych z obsługą, zaopatrzeniem i alokacją zasobów.
• Pracownicy z różnych środowisk mają różnorodne talenty, doświadczenia i perspektywy.

Badania pokazują, że różnorodność jest nie tylko dobra z punktu widzenia relacji międzyludzkich, ale może przynieść prawdziwą wartość dla firm i wpłynąć na wynik finansowy.

1.5 Wyjaśnij, jak traktować innych ludzi w sposób wrażliwy na ich potrzeby

Ten jest dość prosty: traktuj innych tak, jak chciałbyś być traktowany, gdybyś był w ich sytuacji. Dobre traktowanie współpracowników oznacza:

• Bycie empatycznym i odnoszenie się do tego, jak ktoś się czuje.
• Słuchając uważnie i uważnie.
• Pytanie, czego ludzie potrzebują i próba zaspokojenia tych potrzeb.

Spróbuj wyobrazić sobie siebie na miejscu innej osoby i wyobraź sobie, jak byś się czuł, gdybyś nią był. Robiąc to, zwykle możesz dowiedzieć się, jak ta osoba chciałaby być traktowana. W razie wątpliwości bądź tak uprzejmy i uprzejmy, jak to tylko możliwe.

Jednak niezależnie od tego, co zrobisz, niektórzy ludzie będą irytujący, frustrujący lub złośliwi i będziesz musiał nauczyć się, jak sobie z nimi radzić. Rozważ następujące:

• Zanim kogoś osądzisz, spróbuj dać mu korzyść w postaci wątpliwości. Możesz być osobą winną lub może mieć coś, co dzieje się w ich życiu osobistym, co powoduje, że działają w pracy.
• Spróbuj częściej z nimi rozmawiać i zobacz, jak reagują. Być może będziesz musiał lepiej się poznać.
• Jeśli wszystko inne zawiedzie, przyjmij postawę powściągliwej tolerancji i nadal okazuj osobie szacunek, jaki chciałbyś otrzymać.

1.6 Wyjaśnij, jak traktować innych ludzi w sposób, który szanuje ich umiejętności, pochodzenie, wartości, zwyczaje i przekonania

Aby funkcjonować w pracy i życiu osobistym, musisz stale brać pod uwagę opinie i uczucia ludzi.

Aby to osiągnąć, musisz:

• Zrozum poglądy innych ludzi i skąd pochodzą. Zadawaj im pytania o to, dlaczego widzą rzeczy tak, jak robią.
• Bądź wrażliwy i dyplomatyczny. Pomyśl, zanim coś powiesz, i zadaj sobie pytanie, czy to, co powiesz, mogłoby kogoś urazić.
• Traktuj wszystkich z godnością i szacunkiem.
• Weź pod uwagę pochodzenie społeczne i kulturowe innych, zarówno po to, aby lepiej ich zrozumieć, jak i być bardziej taktownym.
• Podczas nieporozumień słuchaj innych.

Różni ludzie będą mieć różne wartości i priorytety, a Ty musisz uważać na to, jak Twój język i zachowanie w miejscu pracy szanują tę różnorodność.

1.7 Opisz, w jaki sposób można uczyć się od innych w pracy

Uczenie się od innych jest bardzo ważne w biznesie. Każdy ma swoje mocne i słabe strony, umiejętności i talenty. Różni ludzie stosują różne strategie rozwiązywania trudnych problemów. Powinieneś wykorzystać każdą okazję, aby uczyć się od współpracowników, aby doskonalić swoje umiejętności i uczyć się nowych.

Oto kilka sposobów, w jakie możesz uczyć się od innych w pracy:

• Zwróć uwagę na to, jak Twoi koledzy zachowują się i reagują w trudnych sytuacjach.
• Poproś o demonstrację, jeśli chcesz się nauczyć, jak coś zrobić.
• Poproś o wskazówki, gdy masz problemy lub nie jesteś pewien, jak iść do przodu.
• Spróbuj poznać w pracy nowych ludzi, których możesz nauczyć nowych umiejętności.
• Poproś kolegów o opinie na temat swojej pracy i poproś ich o porady zawodowe.
• Sieć zarówno w biurze, jak i poza nim.
• Buduj pozytywne relacje z kolegami i przełożonymi.
• Wykorzystaj ludzi o wysokich osiągnięciach jako źródła inspiracji.

Wynik 2: Zrozum, jak zachować bezpieczeństwo i poufność w pracy oraz radzić sobie z obawami

2.1 Przedstaw cel i korzyści z zachowania bezpieczeństwa i poufności w pracy

• Bezpieczeństwo informacji i danych oznacza ochronę materiałów cyfrowych i poufnych dokumentów przed nieuprawnionym dostępem. Systemy komputerowe, w których przechowywane są dane, powinny być chronione. Bezpieczeństwo informacji obejmuje zarówno prawne wymogi dotyczące prywatności, jak i standardy biznesowe.
• Sieci są chronione zarówno przez technologię, jak i przez ludzi, którzy z nich korzystają. Dowiedz się, jakie informacje w Twoim miejscu pracy są poufne i kto może mieć do nich dostęp. Nigdy nie podawaj informacji osobom, które nie powinny mieć dostępu.

• Dane związane z rekrutacją, wynagradzaniem i zarządzaniem pracownikami są wysoce wrażliwe i poufne. W niepowołanych rękach takie informacje mogą zostać wykorzystane do popełnienia oszustwa lub kradzieży tożsamości.
• Poufność jest cechą profesjonalizmu. Pracownikom nie wolno ujawniać informacji o organizacji lub współpracownikach bez upoważnienia.

2.2 Zarys wymagań dotyczących bezpieczeństwa i poufności w organizacji

Poufność i bezpieczeństwo informacji to ważne funkcje każdej organizacji. Wycieki informacji mogą prowadzić do problemów prawnych lub utraty dochodów.

Wymagania dotyczące bezpieczeństwa i poufności to:

• Wszystkie informacje powinny być w ich prawdziwej i oryginalnej formie i nie powinny być w żaden sposób przerabiane ani nieuczciwie modyfikowane.
• Organizacja powinna być przygotowana do zapewnienia dostępu do systemów, które przechowują, przetwarzają i dostarczają informacje właściwym osobom we właściwym czasie.

Wszystkie firmy powinny mieć własne zasady i procedury dotyczące bezpieczeństwa i poufności, a wszyscy pracownicy muszą przestrzegać tych zasad i procedur. Ustawa o ochronie danych, ustawa o prawach człowieka i ustawy o prawach konsumenta obejmują kwestie poufności i informacji w miejscu pracy.

2.3 Zarys wymagań prawnych dotyczących bezpieczeństwa i poufności, zgodnie z wymaganiami

Każda organizacja powinna uważać na sposób obchodzenia się ze swoimi danymi.

Dane wpływające i wychodzące z firmy mogą mieć jedną z następujących form:

• E-maile
• Listy i poczta
• Pliki papierowe
• Dokumentacja kursu
• Rozmowy werbalne
• Karty pamięci i dyski
• Pliki komputerowe
• Odmówić i śmieci

Poniższe materiały można uznać za materiały wrażliwe, ponieważ zawierają dane osobowe osoby:

• Życiorys i życiorysy
• Informacje finansowe klientów i pracowników
• Informacje o zdrowiu
• Dane osobowe uzyskane w drodze ustnej rozmowy
• Nazwanie usługobiorców podczas szkolenia

Powinieneś znać protokół swojej organizacji dotyczący postępowania z materiałami wrażliwymi. Kilka ogólnych wskazówek:

• W przypadku pracowników tymczasowych biur, klientów i gości, co jest niezbędne dla ich działalności, i upewnij się, że pracownicy tymczasowi znają politykę firmy dotyczącą poufności.
• Pomyśl, zanim wyniesiesz z biura informacje, w tym komputery, karty pamięci i dokumenty papierowe.
• Jeśli konieczne jest ujawnienie informacji, ujawnij tylko to, co jest absolutnie konieczne i nic więcej.
• Zapewnij bezpieczne usuwanie danych i dokumentów.
• Poinformuj personel wyższego szczebla, jeśli masz jakiekolwiek obawy dotyczące bezpieczeństwa lub poufności

Poniższe przepisy dotyczą ochrony danych i poufności:

• Ustawa o ochronie danych 1998
• Ustawa o prawach człowieka z 1998 r
• Wspólne prawo poufności

2.4 Opis procedur postępowania w przypadku wątpliwości dotyczących bezpieczeństwa i poufności w organizacji

Każdy pracownik powinien zapoznać się z zasadami i przepisami obowiązującymi w jego organizacji. Jeśli stwierdzisz, że w Twoim biurze dzieje się coś, co może stanowić zagrożenie lub naruszenie, musisz zgłosić się do odpowiedniego działu lub przełożonego.

Procedury postępowania w przypadku obaw dotyczących bezpieczeństwa i poufności w organizacji są następujące:

• Zidentyfikuj potencjalne problemy.
• Zidentyfikuj potencjalne straty wynikające z problemu.
• Określ możliwe środki zapobiegawcze.

Wynik 3: Zrozum, jak oceniać, zarządzać i monitorować ryzyko w miejscu pracy

3.1 Opis źródeł ryzyka w organizacji, w tym zdrowia i bezpieczeństwa

Źródła ryzyka obejmują:

• Wypadki
• Poślizgnięcia i upadki
• Pożar, w tym problemy elektryczne
• Podnoszenie ciężarów
• Włamanie i kradzież
• Ujawnianie prywatnych i zastrzeżonych danych komputerowych
• Nieautoryzowane korzystanie z Internetu

Miej świadomość tych zagrożeń i wiedz, komu w Twojej organizacji należy zgłaszać.

3.2 Wyjaśnij, jak oceniać i monitorować ryzyko w organizacji

• Identyfikuj i oceniaj potencjalne ryzyka, upewniając się, że istnieją sprawdzone zasady i procedury umożliwiające skuteczne zarządzanie nimi.
• Biorąc pod uwagę, że wypadki mogą i będą się zdarzać, przygotuj plan radzenia sobie z nimi, unikając w ten sposób poważniejszych problemów.

3.3 Opisać sposoby minimalizacji ryzyka w organizacji

Wypadki i inne problemy mogą i będą się zdarzać. Dzięki elastycznym strukturom i zastosowanym kontrolom możesz zminimalizować ryzyko większej katastrofy. Bądź na bieżąco z procedurami bezpieczeństwa i konserwacją biura, co może zminimalizować ryzyko wypadków przy pracy.

Wynik 4: Zrozum cel ograniczenia ilości odpadów w środowisku biznesowym oraz procedury, których należy przestrzegać

4.1 Opisz cel i korzyści z ograniczania ilości odpadów w miejscu pracy do minimum

Ogranicz ilość odpadów do minimum w miejscu pracy.

• Wydajnie wykorzystuj czas.
• Rozsądnie rozprowadzaj materiały biurowe i zniechęcaj do kradzieży.
• Oszczędzaj energię, wyłączając światła, komputery i inne urządzenia, gdy nie są używane.
• Przetwarzaj papier i inne odpady nadające się do recyklingu.

Podjęcie tych kroków pozwoli utrzymać porządek w miejscach pracy i zaoszczędzi organizacjom pieniądze.

4.2 Opisać główne przyczyny powstawania marnotrawstwa w środowisku biznesowym

• Wychodząc z pokoju lub biura upewnij się, że światła są wyłączone.
• Minimalizuj marnotrawstwo papieru i nadmierne zużycie jednorazowych materiałów biurowych. Wydrukuj dokumenty tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i spróbuj przejść na cyfrową pracę bez papieru.

4.3 Opisać sposoby minimalizowania ilości odpadów, w tym wykorzystanie technologii i innych procedur

• Utrzymuj faksy, drukarki i kserokopiarki w dobrym stanie, aby papier i czas nie poszły na marne, jeśli się zepsują. Zamów papier dobrej jakości o gramaturze zalecanej do urządzeń biurowych.
• Zmień ustawienia faksu i kopiarki, aby nie drukowały strony potwierdzenia ani innego obcego papieru.
• Poproś pracowników o okresowe zamiatanie biurek w poszukiwaniu nadmiarowych długopisów, lepkich etykiet i innych materiałów eksploatacyjnych.
• Zamawiaj tylko ograniczoną ilość materiałów eksploatacyjnych na krótki okres.
• Poradzić pracownikom, aby nie zabierali materiałów do domu.
• Nie rób zbyt wielu kopii.
• Zorganizuj zapasy i usuń przestarzałe.

4.4 Wyjaśnij cel i zalety recyklingu

Recykling to proces, w którym odpady są ponownie wykorzystywane w towary nadające się do użytku.

• Biura powinny mieć wdrożony program recyklingu, w ramach którego papier, plastik, szkło i metal można poddać recyklingowi zamiast wyrzucać, a pracowników należy zachęcać do recyklingu jak największej ilości śmieci.
• Jeśli to możliwe, biura powinny kupować materiały biurowe - takie jak papier - wykonane z materiałów pochodzących z recyklingu pokonsumpcyjnego.
• W miarę możliwości ponownie używaj lub wykorzystuj materiały biurowe, na przykład przez ponowne wykorzystanie wydrukowanych dokumentów jako zeszytu.

Recykling:

• Zmniejsza ilość odpadów stałych, chroniąc w ten sposób zasoby naturalne, takie jak drzewa.
• Pomaga zmniejszyć globalne ocieplenie i zanieczyszczenie.
• Zmniejsza wielkość składowisk.
• Pomaga zaoszczędzić pieniądze.

4.5 Opis procedur organizacyjnych dotyczących recyklingu materiałów i ich celu

Recykling w Twojej organizacji jest ważny zarówno w celu zmniejszenia wpływu na środowisko, jak i dawania dobrego przykładu pracownikom. Każde biuro będzie miało własne procedury i zasady dotyczące recyklingu, które powinny być dostępne za pośrednictwem kierownika biura, podręcznika pracownika lub znaków w całym biurze.

4.6 Opisać sposoby minimalizowania ilości odpadów poprzez regularną konserwację sprzętu

• Wszystkie maszyny mają okres, w którym muszą być serwisowane i certyfikowane do użytku. Kiedy te kontrole są wykonywane regularnie, maszyny działają dłużej, oszczędzając pieniądze dla organizacji.
• Dobrze utrzymane maszyny również zużywają mniej energii.

Wynik 5: Zrozum procedury dotyczące usuwania materiałów niebezpiecznych

5.1 Wyjaśnić cel procedur recyklingu i usuwania materiałów niebezpiecznych

• Jeśli pracujesz w placówce medycznej lub naukowej lub w środowisku przemysłowym, możesz często mieć kontakt z niebezpiecznymi odpadami.
• Jeśli nie pracujesz w takim miejscu, nadal możesz mieć do czynienia z materiałami, które mogą zranić lub zainfekować Ciebie lub Twoich współpracowników. Na przykład procedury udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach powinny obejmować protokół bezpiecznego obchodzenia się z krwią lub wymiocinami.

Dokładna procedura będzie się różnić w zależności od biura i będzie zależeć od rodzajów ryzyka, z którymi najprawdopodobniej się spotkasz.

5.2 Opisać procedury recyklingu i usuwania materiałów niebezpiecznych dla organizacji

• Zapoznaj się z odpowiednimi pojemnikami na wszelkiego rodzaju niebezpieczne odpady, takie jak igły, bandaże lub odpady chemiczne.
• W niektórych sytuacjach może być konieczne zgłoszenie sytuacji awaryjnej do wyznaczonej osoby lub skontaktowanie się ze służbami ratunkowymi.

Wynik 6: Zrozumienie sposobów wspierania zrównoważonego rozwoju w organizacji

6.1 Wyjaśnij korzyści dla organizacji wynikające z poprawy wydajności i minimalizacji strat w czasie

Dobre praktyki środowiskowe mogą obniżyć koszty firmy poprzez ograniczenie zużycia nowych materiałów, energii, wody i opakowań.

• Aby oszczędzać energię, na noc wyłączaj maszyny i światła.
• Jeśli to możliwe, przełączaj się na energooszczędne urządzenia i żarówki. Poszukaj maszyn z etykietą Energy Star.
• Oszczędzaj wodę, inwestując w wodooszczędną instalację wodno-kanalizacyjną, usuwając wycieki i zachęcając pracowników do oszczędzania wody.
• Jeśli pakujesz produkty, zminimalizuj ilość używanego papieru i styropianu.

6.2 Opisać sposoby ciągłego doskonalenia metod pracy i wykorzystania technologii w celu osiągnięcia maksymalnej wydajności i minimalnej ilości odpadów

• Jeśli to możliwe, przejdź z papieru do komunikacji cyfrowej, takiej jak e-mail lub SMS-y.
• W przypadku dokumentów rozważ użycie pamięci w chmurze zamiast drukowania rzeczy do plików. Będzie to zależeć od zasad Twojego biura dotyczących przechowywania w chmurze i bezpieczeństwa cyfrowego (nie wszystkie poufne dokumenty można przechowywać na dowolnej platformie przechowywania w chmurze).
• Wydrukuj tylko ostateczną wersję dokumentu i edytuj tekst w edytorze tekstu.

6.3 Zarys sposobów wyboru źródeł materiałów i sprzętu, które zapewniają najlepszy stosunek jakości do ceny

Wydajność i trwałość pomagają zmniejszyć zużycie energii, wydatki na części zamienne i naprawy, oszczędzając w ten sposób pieniądze organizacji.