Etykieta poczty e-mail dla menedżerów

Wysyłanie wiadomości e-mail do pracownika z domu późną nocą powinno odbywać się tylko w skrajnych przypadkach. W większości przypadków lepiej jest spać na nim i pisać e-maile w pracy następnego dnia, kiedy masz jasny umysł.

Co jest lepsze: poczta e-mail czy komunikacja twarzą w twarz?

Menedżerowie często korzystają z poczty e-mail, aby szybko przekazywać ważne informacje swoim pracownikom. Ale menedżerowie, którzy zbytnio polegają na e-mailach, gdy powinni rozmawiać twarzą w twarz ze swoimi pracownikami, mogą wyrządzić więcej szkody niż pożytku, jeśli nie są używane rozważnie. Postępuj zgodnie z tymi prostymi wskazówkami, aby uniknąć typowych pułapek związanych z pocztą elektroniczną, które podważają Twój autorytet i zrażają Twój personel.

7 najczęściej popełnianych przez menedżerów wiadomości e-mail błędów

W większości biur e-mail jest dominującą metodą komunikacji między biurami, gdy bezpośrednie spotkania nie są możliwe. To powiedziawszy, istnieją sytuacje, w których korzystanie z komunikacji e-mailowej między kierownikiem a podwładnym jest niewłaściwe.

Oto kilka typowych błędów związanych z e-mailami, których należy unikać, jeśli chcesz zachować dobre relacje z pracownikami.

Czy chowasz się za komputerem, aby uniknąć konfliktów w pracy?

Microsoft Office

1. Nie używaj poczty e-mail jako sposobu na uniknięcie kogoś.

Nigdy nie używaj poczty e-mail do działań dyscyplinarnych, przeglądów wyników lub innych wrażliwych kwestii. Przekazywanie złych wiadomości e-mailem podważa Twoją wiarygodność jako lidera. Chcesz, aby pracownicy wiedzieli, że można na Tobie polegać, jeśli chodzi o osobiste rozwiązywanie trudnych problemów. Okaż swoim pracownikom szacunek, na jaki zasługują, nawet jeśli ich dyscyplinujesz, i spotkaj się twarzą w twarz.

Jako menedżer, jeśli otrzymasz mylącą wiadomość e-mail od swojego podwładnego, zamiast odpowiadać wysyłając kolejną wiadomość, podnieś telefon lub domofon i poproś podwładnego o wyjaśnienie swojego adresu e-mail osobiście. Jeśli wiadomości e-mail nie spełniają Twoich celów komunikacyjnych, jako menedżer odpowiadasz za zatrzymanie cyklu e-maili cyklicznych i rozpoczęcie jasnej komunikacji.

Zanim wyślesz e-mail do współpracownika dwa biurka dalej, zadaj sobie pytanie, czy bardziej odpowiednia byłaby rozmowa twarzą w twarz.

2. Nie lekceważ trwałości wiadomości e-mail.

Nie zapominaj, że wszystko, co napiszesz w e-mailu, staje się trwałym zapisem Twojej komunikacji, wraz z datą i godziną. Wszystko, co napiszesz w e-mailu, może zostać wykorzystane w sądzie do bezprawnych pozwów o zwolnienie. E-maile są znacznie łatwiejsze do odszyfrowania, wydrukowania i / lub przesłania poza biuro niż tradycyjne notatki papierowe.

Jeśli jesteś zdenerwowany, zrób sobie przerwę i uspokój się, zanim wyślesz e-mail do pracownika. Po wysłaniu gniewnego e-maila nie można go cofnąć, więc starannie dobieraj słowa.

3. Nie używaj pasywnego, agresywnego języka w e-mailach.

Jeśli czujesz, że silnie reagujesz na wiadomość e-mail, telefon lub dyskusję podczas ostatniego spotkania, poświęć kilka minut na podzielenie się swoimi uczuciami. Następnie zdecyduj, czy pisanie i wysyłanie wiadomości e-mail jest najbardziej odpowiednią odpowiedzią. (Kiedy emocje są naładowane, zwykle tak nie jest).

Kiedy musisz odpowiedzieć na trudną sytuację e-mailem, uważaj na ton, którego używasz. Traktuj swoje wiadomości e-mail jak notatki. Unikaj płomiennego, pasywno-agresywnego języka i sarkazmu za wszelką cenę, chyba że chcesz poważnie zdemoralizować swoich pracowników i stworzyć nie do pokonania bariery komunikacyjne w dalszej części drogi.

Aby uniknąć używania pasywnego, agresywnego języka w e-mailu i poprawić jego wrażliwość po wysłaniu wiadomości, jasno, w możliwie najbardziej pozytywny sposób, wyrażaj swoje uczucia już na początku wiadomości. Skuteczni menedżerowie wiedzą, że pozytywne wzmocnienie jest tak samo ważne jak konstruktywna krytyka. Ale jeśli to pozytywne wzmocnienie jest zbyt niejasne lub zagłębione w dolnej części wiadomości e-mail, pracownik może tego nie „usłyszeć”.

4. Nie dołączaj zbyt wielu osób.

Nie wciągaj innych osób w rozmowę e-mailową bez uprzedniego uzyskania pozwolenia od oryginalnych uczestników. Jeśli prowadzisz rozmowę e-mailową tam iz powrotem z innym członkiem personelu, ale gdzieś w trwającym wątku, myślisz, że może być konieczne zaangażowanie innej osoby, zanim tylko z nią porozmawiasz, poinformuj osobę, z którą się komunikujesz. wysyłasz wiadomość. Upewnij się, że wyjaśnisz, dlaczego chcesz zaprosić tę osobę włączoną do dyskusji i jasno określ, co zamierzasz powiedzieć. Na przykład możesz napisać coś takiego: „Naprawdę myślę, że Jane mogłaby nam pomóc znaleźć rozwiązania problemu X. Pracuje w dziale XYZ od 10 lat i chciałbym uzyskać jej spostrzeżenia.Czy mogę przekazać jej kopię tego wątku e-mail i zapytać jej ABC ? ”

5. Ostrożnie używaj BCC.

Funkcja BCC (ukryta kopia) powinna być używana do zachowania poufności adresów e-mail innych osób w grupowej wiadomości e-mail. Nie należy go używać do potajemnego wysyłania prywatnej rozmowy e-mail do kogoś innego bez wiedzy drugiej strony. O ile nie masz uzasadnionego powodu (np. Czyjeś bezpieczeństwo jest zagrożone, jeśli nie wyślesz wiadomości BCC), aby nie być przejrzystym co do tego, gdzie wysyłasz wiadomość, korzystanie z funkcji BCC jest trochę jak szeptanie za plecami kogoś w pracy. To niegrzeczne i nieprofesjonalne. W niektórych przypadkach przekazanie lub skopiowanie wiadomości do niezamierzonych odbiorców może wpędzić Cię w prawny bałagan.

6. Nie zapomnij być uczciwym.

Skuteczni menedżerowie zawsze starają się być uczciwi: jeśli jesteś menedżerem, któremu zależy na traktowaniu pracowników w uczciwy, empatyczny, a jednocześnie stanowczy sposób, zobaczysz, że wiadomości e-mail nie zawsze są najlepszym sposobem dotarcia do pracowników.

Lee Iacocca ma następujące rady dotyczące przekazywania opinii innym:

Jest to trafna i aktualna rada w przypadku komunikacji z pracownikami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

7. Uważaj na swój język.

Jeśli chcesz być skutecznym liderem i komunikatorem, zwróć szczególną uwagę na język, którego używasz podczas wysyłania e-maili do swoich pracowników. Jest kilka zwrotów, które mogą podważyć Twój przekaz i zmarnować czas czytelnika. Wyrażenia te znalazły się w przydatnej infografice opublikowanej na Inc.com: 21 zdań, których nigdy nie powinieneś umieszczać w wiadomości e-mail.

"Czy mogę zadać pytanie?" Po prostu śmiało zadaj pytanie. Nie poprzedzaj go pytaniem o pozwolenie. Jeśli używasz wyrażenia „Czy mogę zadać ci pytanie?” jako sposób na poruszenie delikatnego tematu, to znak, że Twoje pytanie jest zbyt osobiste, aby można było je wysłać e-mailem. Jeśli musisz zadać osobiste pytanie, zrób to osobiście; nie wysyłaj e-maili, jeśli odbiorca może mieć uzasadnione obawy dotyczące co może się stać z ich odpowiedzią, zostanie przesłana e-mailem.
"To może nie dotyczyć ciebie?" Czytelnik może się zastanawiać, dlaczego mi to wysyłasz.
"Czy to ma sens?" Jeśli nie masz pewności, że to, co napisałeś w e-mailu do pracowników, zostanie zrozumiane, jest to znak, że musisz przepisać wiadomość e-mail, dopóki nie będziesz mieć pewności, że to, co mówisz, jest jasne i bezpośrednie.