Spisu treści:
- Jak żądamy produktów i usług
- Monitorowanie i ocena zamówień
- Jak zapewniamy najlepszą wartość usług i produktów
- Przeglądanie i współpraca z dostawcami i usługodawcami
Aby efektywnie prowadzić firmy i organizacje, wszystkie produkty i usługi muszą być dostępne we właściwym czasie. Każda firma ma swojego dostawcę. Gromadzą informacje o dostawcach i produktach z różnych źródeł. Nasza organizacja korzystała w przeszłości z __________ (usuniętego ze względu na poufność) do zamawiania papeterii, a ostatnio przeniosła się na _______________ (usunięty ze względu na poufność) , ponieważ uznała to za bardziej opłacalne. Porównuje się koszty produktów i uzyskuje ogólną wycenę od dostawców. Do usług wybierana jest firma, która zapewnia najlepszą ofertę wraz z jakością.
Dzwonimy do dostawców i, jeśli to możliwe, umawiamy się na wizytę u dostawcy, aby sprawdzić jakość świadczonych przez nich usług. Nasza firma przyjmuje usługi od _____________ (usunięte w celu zachowania poufności) . Generalnie wizyta ma na celu sprawdzenie, czy są one zgodne ze wszystkimi zasadami i procedurami, a także czy będzie to bezpieczniejsze i lepsze miejsce dla klienta. Sprawdzamy również oferty, aby znaleźć najlepszą jakość i obsługę.
Jak żądamy produktów i usług
Po wybraniu dostawcy kontynuujemy od nich świadczenie usług. Co miesiąc składane są zamówienia na usługi stacjonarne i codzienne na inne usługi. Przy zamawianiu usługi lub produktu upewniamy się, że bardzo jasno określamy potrzeby i specyfikacje. Zapisujemy nazwę produktu, kod jeśli jest dostępny, ilość i koszty. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy znam produkty i usługi.
Przy wyborze produktów i usług mój kierownik biura współpracuje z dostawcami i otrzymuje oferty od różnych dostawców. Dostawcy dostarczają również przykładowe produkty, które możemy sprawdzić, aby zobaczyć jakość. Po dokładnym zbadaniu kosztów i jakości mój kierownik biura decyduje, z którą firmą się wybrać i otrzymuje od niej usługi.
Jakość jest bardzo ważna przy wyborze usług i produktów. Musi spełniać oczekiwania klientów. Równie ważne jest to, w jaki sposób te usługi przyniosą korzyści pracownikom.
Kolejną ważną rzeczą, o której należy pamiętać, jest kupowanie tylko tych produktów, których potrzebujemy, mając na uwadze wymagania klientów i pracowników. Jeśli nie, pieniądze wydane na niechciane przedmioty staną się stratą. Przejrzyste planowanie pomaga zaoszczędzić budżet.
Przy wyszukiwaniu dostawców i produktów kierownik biznesowy współpracuje z różnymi dostawcami, aby uzyskać najlepszą ofertę. Pomaga to organizacji zaoszczędzić pieniądze i zachować kontrolę nad budżetem.
Współpracując z dostawcami, wszyscy dbają o profesjonalizm, terminowość płatności oraz realizację zamówień i dostaw. Dbamy o to, aby złożyć zamówienie z dużym wyprzedzeniem i dać dostawcy wystarczająco dużo czasu na dostarczenie produktów lub usług na czas.
Zamawianie, otrzymywanie i wszystko, co jest związane z dostarczaniem i odbieraniem towarów i usług, należy do tak zwanego łańcucha dostaw. Łańcuch dostaw zaczyna się od surowców użytych do wytworzenia produktu, aż do produktu dostarczonego konsumentowi, w tym wszystkim, np. Hurtownikowi, sprzedawcy detalicznemu itp. Dlatego wszyscy w tym łańcuchu są odpowiedzialni za wydajność i jakość.
Przy zamawianiu produktów dokładam wszelkich starań, aby podać jasne informacje o produktach, których potrzebuję, w tym kod, rozmiar, kolor i inne wymagane informacje. Sprawdzam, czy wszystkie zamówione pozycje są potrzebne i kto ich potrzebuje. Kolejność ustalam według potrzeb i zamawiam tylko te najważniejsze. Następnie otrzymuję autoryzację od mojego kierownika. Składam zamówienia za pomocą systemu o nazwie ____________ (usunięty w celu zachowania poufności) . Zamówienia są składane poprzez katalog dostawcy, który jest już dostępny w systemie. Po otrzymaniu zamówienia są one dokładnie sprawdzane z fakturą, aby sprawdzić, czy otrzymaliśmy wszystkie pozycje zgodnie z fakturą, a następnie paragon jest podpisywany. Również ja wtedy otrzymam zamówienie w dniu ____________ (usunięty ze względów poufności), aby powiadomił zespół ds. płatności, że otrzymaliśmy zamówienie. System generuje numer zamówienia. Następnie zapisuję numer zamówienia na fakturze i wysyłam go do działu płatności, który przekazuje płatności dostawcy.
Monitorowanie i ocena zamówień
Składane zamówienia są monitorowane, aby na bieżąco śledzić, co się dzieje. Zamówienia są monitorowane pod kątem szybkiej dostawy i jakości, aby zapobiec występowaniu problemów. Zamówienia na sprzęt ICT są realizowane za pośrednictwem naszego działu obsługi ICT, a każdy produkt od zamówienia do dostawy jest śledzony.
Zamówienia i usługi są również oceniane co miesiąc w celu sprawdzenia, czy odpowiadają wymaganej jakości i wydajności. Pomoże to również poprawić wydajność i znaleźć sposoby na poprawę wyników, ponieważ wpłynie to nie na jedną osobę, ale na zespół i organizację.
Po zakończeniu monitorowania i oceny można je wykorzystać do poprawy efektywności stosowanych procedur. Można to poprawić, wybierając odpowiednią firmę i stosując odpowiedni system składania zamówień. Zawsze mam listę pozycji, które muszę zamówić. Wysyłam również e-mail do zespołu z pytaniem o ich wymagania, a następnie zestawiam je i umieszczam w zamówieniu. Jeśli nie otrzymam zamówienia na czas, kontaktuję się z kierownikiem biura, który z kolei ściga je z dostawcą. Po otrzymaniu zamówienia odbieram towar w systemie, aby dostawca otrzymał terminową płatność.
Jak zapewniamy najlepszą wartość usług i produktów
Pracujemy razem jako zespół, aby uzyskać lepszy stosunek jakości do ceny za świadczone i otrzymywane usługi. Lepszy stosunek jakości do ceny polega na posiadaniu odpowiedniego produktu wysokiej jakości po niższej cenie. Aby to osiągnąć, będziemy musieli negocjować z dostawcami lub usługodawcami, unikamy zbędnych zakupów. W razie potrzeby składamy zamówienia masowe, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Aby to wszystko utrzymać, utrzymujemy dobre relacje z dostawcą.
Pamiętam, że współpracowałem z ____________ (usuniętym w celu zachowania poufności) 3 tygodnie przed próbą ______________ (usuniętym w celu zachowania poufności) dla klienta. _______________ (usunięty ze względu na poufność) poinformował mnie, że nie będzie mógł świadczyć usługi, ponieważ nie był pewien, czy ktoś jej wymaga. Natychmiast poinformowałem ich o stracie dla naszej organizacji, jeśli klient nie ___________ (usunięty w celu zachowania poufności) . Nasza organizacja będzie płacić pieniądze za usługę, której nikt nie miał, ponieważ są one __________ (usunięte w celu zachowania poufności) . Pani przez telefon rozmawiała ze swoim przełożonym, a potem zgodziła się postępować zgodnie z moją prośbą. To jedyny sposób, w jaki zaoszczędzono pieniądze dla organizacji.
Pracownikom naszej organizacji nie wolno przyjmować żadnych prezentów ani gościnności bez upoważnienia lub ujawnienia. Polityka stanowi, że „ ___________________ (usunięto ze względu na poufność) ”. Jeśli jakikolwiek pracownik nie będzie przestrzegał zasad i procedur organizacji, zostanie podjęty formalnych działań i może to nawet doprowadzić do zwolnienia, ponieważ będzie to poważne wykroczenie.
Zawsze otrzymujemy wiadomości od usługodawców dotyczące nowych świadczonych przez nich usług. Wysyłają nam zaktualizowane ulotki, które dajemy klientom, którzy ich potrzebują. Każda otrzymywana komunikacja jest przekazywana kaskadowo do zespołu i wszelkich innych działów, które moim zdaniem będą ich wymagać.
Składając zamówienia mam ______________ (usunięty ze względu na poufność) limit autoryzacji. Również, gdy przychodzi faktura na większą kwotę lub usługę, lub gdy trzeba złożyć zamówienie na wyższą kwotę, przeglądam ją i sprawdzam, czy jest to coś, czego naprawdę potrzebujemy i dopiero wtedy wykonuję zamówienie.
Zamawiając produkty, sprawdzam, czy dostaniemy to, na czym nam zależy. Na przykład przy zamawianiu faksu negocjowałem z moim kierownikiem i zespołem ICT kosztowną maszynę, ponieważ tańsza maszyna zużywała zbyt dużo atramentu lub taśm, co kosztowało więcej pieniędzy, podczas gdy drogie urządzenie zużywało mniej atramentu. Argumentowałem, aby raz wydawać, a potem oszczędzać, zamiast kupować tanią maszynę, na którą za każdym razem będziemy musieli wydawać pieniądze.
Zamawiając produkty i usługi, upewniam się, że przestrzegam i przestrzegam zasad i procedur organizacji. Dbam o to, aby otrzymane przeze mnie faktury były autentycznymi i oryginalnymi fakturami i nie kopiowały faktur. Zamawiam produkty tylko w firmach, z którymi mamy umowę i które mogą zamawiać.
Kiedy współpracuję z ____________ (usuniętym ze względu na poufność) w celu świadczenia usług dla klientów, gdy nie ma dostępnych ___________ (usuniętych ze względu na poufność) , radzę zespołowi, aby poprosił o ___________ (usunięty w celu zachowania poufności) . W ten sposób wykorzystujemy pieniądze, za które zapłaciliśmy, nie pozostawiając naszych usług niewykorzystanych, a tym samym nie marnując ani nie tracąc pieniędzy.
Przeglądanie i współpraca z dostawcami i usługodawcami
Wybierając dostawców materiałów piśmiennych lub usług opiekuńczych, menedżerowie i seniorzy spotykają się i w razie potrzeby umawiają wizyty u usługodawców, aby sprawdzić, czy są wystarczająco dobrzy dla klientów, a następnie uzgadniają umowę o świadczenie usług. Składając zamówienie na artykuły papiernicze, zgadzam się na produkty, które będą mieściły się w moim limicie autoryzacji i zawsze upewniam się, że zamawiam produkty wymagane, a nie niechciane. Kiedy przekracza mój limit, zasięgam rady swojego przełożonego i wyjaśniam jej, dlaczego jest to ważne, zanim wykonam zamówienie.
W kontaktach z usługodawcami zachowuję profesjonalizm. Negocjuję usługi, których potrzebujemy, abyśmy mogli jak najlepiej dla naszych klientów. Jak wyjaśniono powyżej, rozmawiałem z domami, aby zapobiec utracie pieniędzy dla naszej organizacji, która leży w moich kompetencjach.
Kiedy usługi są świadczone na rzecz klientów, wysyłam umowy, które są umową między usługodawcą, klientem i naszą organizacją. Jako organizacja upewniamy się, że wszyscy przestrzegamy postanowień zawartych w umowie. Świadczone usługi są zawsze monitorowane i przeprowadzane przeglądy, aby upewnić się, że są zgodne z umowami i prawami organizacji. Wszelkie pojawiające się problemy kierowane są do kierownictwa wyższego szczebla, a dyskusje i decyzje są podejmowane na pilnych spotkaniach.
Przeglądy są przeprowadzane okresowo w celu omówienia dostawców usług. Wszelkie pojawiające się problemy są traktowane poważnie, a otrzymane usługi są czasowo lub na stałe zawieszane, mając na uwadze dobro klientów.