Planuj i organizuj spotkania: dyplom nvq level 3 z biznesu i administracji

Przejrzyj ważne aspekty planowania i organizacji spotkań w tej jednostce.

Zdjęcie: Christina @ wocintechchat.com na Unsplash

Wprowadzenie do tego rozdziału

Ta jednostka jest opcjonalną jednostką Grupy B na poziomie 3 z łącznie 5 kredytami. Ta sekcja pomaga kandydatowi zrozumieć ustalenia i działania wymagane do planowania i organizowania spotkań, jak przygotować się do spotkania, jak wspierać prowadzenie spotkania i jak kontynuować spotkanie.

Dla tej jednostki dołączono również przykład osobistego oświadczenia!

1.1 Wyjaśnij rolę osoby planującej i organizującej spotkanie

Aby spotkanie przebiegało efektywnie, wymagane jest dobre planowanie i przygotowanie. Te dwa kroki zajmują dużo czasu.

Planując spotkanie, weź pod uwagę następujące kwestie:

• Zapoznaj się z podstawowymi szczegółami spotkania: typ spotkania, budżet, który można wydać, liczbę uczestników, miejsce, w którym się odbędzie i inne szczegóły.
• Dowiedz się, jaki jest cel spotkania
• Dowiedz się, jaką rolę odgrywa każda osoba z zespołu.
• Zorganizuj listę kontrolną i umieść wszystkie daty w kalendarzu, aby upewnić się, że różne spotkania lub wydarzenia nie kolidują ze sobą.
• Jeśli konieczne będzie okresowe planowanie spotkań w celu monitorowania podejmowanych działań, w elektronicznym kalendarzu można umieścić spotkanie, które powtarza się co miesiąc lub co dwa tygodnie

Organizując spotkanie, weź pod uwagę następujące kwestie:

• W pełni zrozum cel spotkania
• Dowiedz się, jakie są ograniczenia czasowe osób, które będą zaangażowane w spotkanie, aby określić najlepszy czas na zorganizowanie spotkania, aby nie kolidowało z innymi terminami.
• Wybierz miejsce łatwo dostępne dla wszystkich uczestników.
• Zaplanuj długość spotkania, biorąc pod uwagę gości i liczbę kwestii, które wymagają omówienia.
• Zaplanuj, jakie napoje zostaną zapewnione i kto będzie odpowiedzialny.
• Zbierz punkty porządku obrad i przygotuj je w odpowiednim formacie i kolejności.
• Jeśli trzeba rozdzielić obowiązki między różne osoby, zrób listę osób, które będą co robić!
• Upewnij się, że osoba prowadząca spotkanie wie, co należy osiągnąć na spotkaniu i jak długo ma ono potrwać.

1.2 Opisać różne rodzaje spotkań i ich główne cechy

Istnieją różne rodzaje spotkań. Spotkania różnią się pod względem:

• Liczba osób uczestniczących w spotkaniu
• Cel spotkania
• Wielkość organizacji
• Osoba prowadząca spotkanie
• Długość spotkania

Poniżej przedstawiono podstawowe rodzaje spotkań.

• Spotkanie stałe : jest to spotkanie, które odbywa się regularnie co tydzień lub co dwa tygodnie z kierownikiem w odniesieniu do każdego projektu, który jest w toku. Spotkania te trwają do zakończenia projektu i mają ogólny format porządku obrad i protokołów.
• Spotkanie tematyczne: spotkanie zaaranżowane w celu omówienia określonego tematu związanego z pracą lub projektem.
• Prezentacja: Spotkanie organizowane ogólnie w celu poinformowania zespołu o zmianach wprowadzonych w procesach i procedurach. W spotkaniu jest jeden lub dwóch prezenterów, a na koniec uczestnicy mają możliwość zadawania pytań.
• Konferencja: Spotkanie zorganizowane z dużym planowaniem i strukturą, moderowane przez osobę prowadzącą. Liczba uczestników zależy od celu konferencji.
• Spotkanie nadzwyczajne: Spotkanie odbyło się nagle bez wcześniejszego powiadomienia, aby zaradzić wszelkim kryzysom wewnętrznym lub zewnętrznym organizacji. Wszyscy członkowie zespołu są zobowiązani do wzięcia udziału w spotkaniu.
• Seminarium: Spotkania odbywają się głównie w celach edukacyjnych i prowadzone są przez ekspertów z określonej dziedziny.

1.3 Wyjaśnij, jak planować spotkania, które odpowiadają uzgodnionym celom i zadaniom

Spotkania należy planować z dużą uwagą i szczegółowością, ponieważ odgrywają one bardzo ważną rolę w osiąganiu celów organizacji. Przede wszystkim przygotuj listę kontrolną na spotkanie.

Lista kontrolna spotkania:

• Sprawdź, czy ustalono konkretne i realistyczne cele.
• Sprawdź, czy miejsce spotkania jest dostępne dla wszystkich.
• Sprawdź, czy daty i godziny są dogodne dla wszystkich uczestników.
• Upewnij się, że przewodniczący zna porządek obrad.
• Przygotuj plan, który pozwoli osiągnąć wszystkie cele.
• Sprawdź, czy program jest wydrukowany i gotowy, zasoby są gotowe na spotkanie, a wszystkie zaproszenia zostały wysłane.
• Sprawdź, czy przewodniczący, protokolant i prezenterowie są gotowi, a poczęstunek jest przygotowany.

Planowanie: Zaplanuj spotkanie razem z przewodniczącym i wszystkimi uczestnikami, w tym typ spotkania, jego cel, dostępny budżet, liczbę uczestników, miejsce i inne podstawowe szczegóły.

Wymagania dotyczące miejsca: Wybierając miejsce spotkania, zwróć uwagę na cel spotkania i liczbę uczestników oraz czy miejsce jest w dobrym zasięgu. Skontaktuj się z miejscem, aby sprawdzić, czy ma wszystkie udogodnienia potrzebne na spotkanie. Poinformuj również przewodniczącego i uczestników, jeśli to konieczne, i uzyskaj pomysły, jeśli to konieczne, dotyczące ich oczekiwań względem miejsca, aby uniknąć kłopotów lub niepowodzeń spotkania.

Docelowi uczestnicy i zaproszenia: Wyraźnie wymień uczestników spotkania i wyślij zaproszenia na spotkanie. Zapytaj, o czym będą rozmawiać i jak długo będą potrzebować. W ten sposób możesz obliczyć długość spotkania.

1.4 Wyjaśnij cel uzgodnienia briefu na spotkanie

Krótka informacja to krótka notatka o tym, o co chodzi w tym spotkaniu: o celu, kto weźmie udział i dlaczego.

Brief pozwala nam skupić się na celach spotkania i jego wynikach, a to pomaga w efektywnym budowaniu zespołu.

Dobry brief musi być krótki, jasny i skoncentrowany, podsumowując wszystkie myśli, które należy przekazać. Pozwoli to na jasne zrozumienie tego, co próbujesz zrobić, bez zamieszania.

Wytyczne muszą być bardzo jasne, jeśli chodzi o cele spotkania związane z biznesem.

Wielkość miejsca jest ważnym czynnikiem w przypadku spotkania.

1.5 Wyjaśnij, jak znaleźć odpowiednie miejsce na różne rodzaje spotkań

Wybierając miejsce na spotkanie czy konferencję należy pamiętać o kilku rzeczach.

• Odpowiedniość : sprawdź, czy miejsce jest wystarczająco duże, aby pomieścić wszystkich uczestników spotkania.
• Lokalizacja : upewnij się, że miejsce znajduje się w miejscu dostępnym dla wszystkich uczestników spotkania.
• Dostępność : Sprawdź, czy miejsce jest wolne w żądanym terminie, aby uniknąć rozczarowania w ostatniej chwili. Może to powodować dalsze problemy, ponieważ nie wiadomo, czy miejsce jest dostępne po dokonaniu wszystkich ustaleń i przybyciu wszystkich uczestników.
• Rozmiar : sprawdź, czy miejsce może pomieścić wszystkich uczestników i zasoby, których będą potrzebować, oraz czy jest dostępna pomoc w korzystaniu z potrzebnych zasobów.
• Wyposażenie : Sprawdź miejsce, aby zobaczyć, czy możesz tam przeprowadzić spotkanie bez żadnych problemów z wykorzystaniem zasobów.
• Koszt : Sprawdź również, czy miejsce mieści się w budżecie i czy jest opłacalne.

1.6 Opisz rodzaje zasobów potrzebnych do różnego rodzaju spotkań

Poniżej przedstawiono niektóre podstawowe zasoby wymagane do spotkania.

• Materiały do pisania: do robienia notatek ze spotkania.
• Rzutnik: do demonstrowania lub wyświetlania dokumentów lub slajdów.
• Sucha tablica: Pomaga to osobie, która demonstruje, jasno spisywać rzeczy lub pomysły dla uczestników, aby nie było wątpliwości.
• Komputer / laptop: są one używane w połączeniu z rzutnikiem do wyświetlania pokazów slajdów lub dokumentów.
• Wydruki informacyjne dla innych uczestników: Obejmują one porządki obrad i inne dokumenty, których uczestnicy mogą wymagać, aby bezproblemowo śledzić spotkanie.

1.7 Zarys głównych punktów, które powinny zostać uwzględnione w porządku obrad i dokumentach z posiedzenia

Porządek obrad jest przygotowywany przed spotkaniem i rozsyłany do wszystkich uczestników. Jest to lista tematów, które zostaną poddane dyskusji.

Program musi zawierać:

• krótki opis celów spotkania
• listę tematów do omówienia
• lista z informacją, kto zajmie się każdym tematem i jak długo.
• Godzina, data i miejsce spotkania oraz wszelkie podstawowe informacje, które uczestnicy będą musieli znać, aby przeprowadzić świadomą dyskusję na temat spotkania.

Dokumenty ze spotkania są zapisem

• obecnych
• czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania
• wszystkie omawiane tematy; nic nie powinno zostać pominięte.

1.8 Wyjaśnienie celu potrzeb i specjalnych wymagań uczestników spotkania oraz dostarczenie im informacji wymaganych na spotkaniu

Organizator spotkania będzie musiał zadbać o zaspokojenie potrzeb wszystkich uczestników. Zawsze bądź przygotowany, jeśli przydzielono ci coś konkretnego. Jeśli planujesz połączenie konferencyjne, pamiętaj, aby zrobić to z wyprzedzeniem. Możesz zostać poproszony o przyniesienie jedzenia lub napojów.

• Jeśli tylko uczestniczysz w spotkaniu, przynieś co najmniej dwa długopisy i wystarczającą ilość papieru do robienia notatek.
• Jeśli odpowiadasz za organizowanie posiłków i napojów dla uczestników, sprawdź, czy któryś z uczestników ma specjalne wymagania dietetyczne.
• Jeśli krzesło lub głośnik muszą korzystać z laptopa i projektora, upewnij się, że są ustawione i gotowe.
• Jeśli uczestnik jest niepełnosprawny fizycznie i wymaga specjalnych rozwiązań dotyczących dostępu, upewnij się, że w obiekcie są odpowiednie udogodnienia dla tej osoby.
• Zapytaj w miejscu o dacie i godzinie spotkania oraz czy miejsce będzie dostępne przez cały czas.
• Jeśli uczestnicy potrzebują adresu i wskazówek, upewnij się, że otrzymali e-mail ze szczegółami z dużym wyprzedzeniem.

Poinformuj wszystkich zewnętrznych uczestników o celu spotkania i poszczególnych zadaniach.

1.9 Opisać wymagania dotyczące zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony, które należy wziąć pod uwagę podczas organizowania spotkań

Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona to najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas prowadzenia spotkania.

• Sprawdź, czy miejsce jest bezpieczną strukturą dla rodzaju odbywającego się spotkania.
• Sprawdź, czy przewody elektryczne są prawidłowo zamocowane i nie ciągną się po podłodze.
• Upewnij się, że sprzęt, który ma być używany, taki jak laptopy i OHP, jest sprawny i przeszedł testy ICT, aby uniknąć problemów z bezpieczeństwem.
• Upewnij się, że wszelkie poufne dokumenty zabrane na spotkanie nie zostały po sobie i zostały bezpiecznie przyniesione. Upewnij się również, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do tych dokumentów.

1.10 Wyjaśnij cel i korzyści z poinformowania przewodniczącego przed spotkaniem

Przewodniczący spotkania powinien zostać poinformowany o spotkaniu, aby wiedział, czego się spodziewać na spotkaniu. Niektórzy przewodniczący mają dużo pracy w swoim harmonogramie i dlatego nie mogą poświęcić całej uwagi jednemu projektowi lub obszarowi. Osobą odpowiedzialną za odprawę przewodniczącego jest osoba odpowiedzialna za sprawne prowadzenie spotkania.

1.11 Wyjaśnij cel powitania i zapewnienia odpowiedniego poczęstunku uczestnikom

Celem powitania i zapewnienia odpowiedniego poczęstunku uczestnikom jest sprawienie, by poczuli się mile widziani i zrelaksowani oraz aby wprawili ich w dobry nastrój, aby byli uważni i uczestniczyli. Odpowiednie orzeźwienie zapobiega również zmęczeniu.

1.12 Opisz rodzaje informacji, porad i wsparcia, które mogą być potrzebne podczas spotkania

Najbardziej oczywistym rodzajem wsparcia, o które możesz zostać poproszony, jest zajęcie minut. Możesz zostać poproszony o przedstawienie porządku obrad i innych dokumentów uzupełniających. Inne rodzaje informacji i wsparcia mogą obejmować zasoby IT, takie jak projektor, laptopy, a nawet jedzenie i napoje.

1.13 Opisz typy problemów, które mogą wystąpić podczas spotkania i jak je rozwiązać

Podczas spotkania mogą pojawić się różne problemy, które mogą wynikać z osób uczestniczących w spotkaniu lub z zasobów wykorzystywanych na spotkaniu.

Problemy w ICT

Laptop lub projektor używany podczas spotkania może nie działać poprawnie z powodu konfliktu z oprogramowaniem. W większości przypadków problemem jest brak połączenia z intranetem. Takie problemy można rozwiązać tylko wtedy, gdy ma się uprawnienia administratora do wprowadzania zmian w systemie. Jeśli nie, należy zasięgnąć porady technika IT.

Problemy z uczestnikami

Oprócz tego mogą wystąpić konflikty wynikające ze spotkań. Rodzaje konfliktów w spotkaniach biznesowych mogą obejmować:

• Różnice zawodowe: wynikają z różnic w opiniach. Jeśli te różnice nie zostaną rozwiązane, mogą zepsuć relacje w pracy.
• Walka o władzę i problemy z osobowością: pojawiają się, gdy jednostki lub grupy nie lubią się nawzajem. Wywodzą się raczej z osobowości ludzi niż z konfliktów zawodowych.

Rozwiązywanie konfliktów

Oto kilka podejść i technik, których możesz użyć do rozwiązywania konfliktów.

Konflikty mogą dotyczyć:

• Nieporozumienia dotyczące obciążenia pracą
• Różnice zdań
• Nieporozumienia dotyczące przerw obiadowych, urlopu wypoczynkowego, wakacji itp.
• Różnice dotyczące różnych sposobów pracy.

Konflikty można rozwiązywać na następujące sposoby:

• Należy prowadzić rozmowy twarzą w twarz, w których ludzie wyraźnie słuchają. Są one niezbędne do szczegółowego zrozumienia problemu, a także do poznania wagi problemu
• Rotas można zmieniać lub poprawiać w celu dostosowania do potrzeb i rozwiązywania wszelkich konfliktów
• Kiedy zwykłe rozmowy twarzą w twarz nie rozwiązują konfliktów, należy zaangażować kierownictwo.
• Procedury składania skarg muszą zostać przeprowadzone, jeśli sprawa jest poważna, a osoba, której dotyczy konflikt, chce przeprowadzić procedurę zażalenia w związku z konfliktem.

1.14 Wyjaśnij, co powinno znaleźć się w protokole ze spotkania i jaki jest cel zapewnienia dokładności i zatwierdzenia protokołu

Protokół powinien zawierać wszystkie informacje dotyczące decyzji podjętych na spotkaniu oraz działań, które należy podjąć w określonym czasie. Gdy decyzje są rejestrowane, umożliwia to wszystkim zaangażowanym osobom śledzenie działań i przypomina im, co muszą zrobić. Wszelkie wątpliwości lub niejasności, które pojawiają się po spotkaniu, można wyjaśnić, odwołując się i przeglądając protokół.

Protokół musi być jasny i zwięzły. Protokół musi być przygotowany przed spotkaniem, być uważnym i czujnym podczas spotkania oraz spisać protokół po spotkaniu.

Przed spotkaniem

Protokolant nie powinien być aktywnym uczestnikiem spotkania, ponieważ wykonanie obu zadań może być trudne. Utwórz szablon do nagrywania protokołów ze spotkania i upewnij się, że zostawiłeś wolne miejsce na nagranie swoich notatek. Uwzględnij następujące informacje:

• Data i godzina spotkania
• Cel spotkania
• Nazwisko prowadzącego spotkania lub przewodniczącego
• Przypisane działania
• Podjęte decyzje
• Działania, które należy podjąć
• Wszelkie inne kwestie
• Data następnego spotkania

Przed spotkaniem zbierz jak najwięcej informacji od organizatora. Poproś o listę uczestników, a także o informacje dotyczące celu spotkania.

Zdecyduj, jak chcesz nagrywać swoje notatki. Jeśli nie czujesz się komfortowo polegając na długopisie i notatniku, spróbuj użyć magnetofonu.

Podczas spotkania

Gdy ludzie wchodzą do pokoju, zaznaczaj ich nazwiska na liście uczestników lub zapisuj je, gdy ludzie wchodzą do pokoju konferencyjnego. Jeśli pojawią się nowe osoby, których nie znasz, poproś przewodniczącego lub samą osobę o wprowadzenie ich do zespołu. Dobrze jest również przedstawić wszystkich obecnych, ponieważ goście lub niektórzy uczestnicy mogą nie wiedzieć, kto jest obecny na spotkaniu. Przedstawienia pomagają również zanotować w protokole, komu przydzielono zadanie.

Protokolant musi być bardzo uważnym słuchaczem, nie kierując umysłu na nic innego, aby dokładnie zapisać notatki. Jeśli nie rozumiesz dokładnie, jaka decyzja została podjęta lub jakie działanie zostało przypisane, poproś prowadzącego spotkanie o wyjaśnienie.

Po spotkaniu

Po spotkaniu przejrzyj notatki i dodaj wszelkie dodatkowe punkty, które zostały pominięte, wyjaśniając wszelkie wątpliwości od czasu do czasu, aby nie zgubić tego, co było omawiane na spotkaniu. Wpisz swoje notatki w szablonie utworzonym przed spotkaniem, dzięki czemu wszyscy będą mogli je łatwiej czytać i używać.

Kiedy piszesz swoje notatki:

• Numeruj strony na bieżąco, aby nie pomylić się później.
• Skoncentruj się na działaniach, a nie na dyskusji.
• Bądź obiektywny.
• Jeśli potrzebujesz odnieść się do innych dokumentów, załącz je w załączniku lub wskaż, gdzie można je znaleźć.
• Po wpisaniu protokołu poproś przewodniczącego spotkania, aby przejrzał dokument pod kątem błędów.

Dobre protokoły zapewniają, że decyzje i działania wynikające ze spotkania nie zostaną utracone ani zapomniane. Służą również jako dokumentacja do przyszłych referencji, a zatem są ważnymi dokumentami dla sprawnego funkcjonowania organizacji.

1.15 Wyjaśnij, jak rejestrować działania i kontynuować, jeśli jest to wymagane

Każde działanie omawiane na spotkaniu musi być nagrane od razu. Działania, które należy podjąć, mogą obejmować osobę lub zespół jako całość. Dlatego przed następnym spotkaniem zespołu, jeśli kontynuacja ma coś wspólnego z Tobą lub Twoim zespołem, upewnij się, że została zakończona. Jeśli jest to związane z innym zespołem lub osobą z organizacji zewnętrznej, poproś o telefon lub e-mail, aby sprawdzić, czy zadanie zostało wykonane.

1.16 Wyjaśnij cel zbierania i oceny opinii uczestników ze spotkania

Informacje zwrotne są odzwierciedleniem wyników poszczególnych osób w zespole. Każda osoba w zespole pracuje inaczej. Z naszego punktu widzenia, pewna sytuacja może wyglądać dobrze, ale musimy spojrzeć na sprawę również z punktu widzenia obserwatora. Informacje zwrotne dają szansę zrozumienia opinii innych ludzi na temat naszego sposobu pracy.

Informacje zwrotne mogą być pozytywne, negatywne lub neutralne.

Informacje zwrotne można przekazywać na wiele sposobów i ważne jest, aby zwracać uwagę na jak najwięcej z nich. Informacje zwrotne pokazują, w jaki sposób ludzie postrzegają sposób naszej pracy i jak można to ulepszyć. Nie wszystkie opinie są dokładne.

Celem zbierania i oceny informacji zwrotnych ze spotkania jest:

1. Ponieważ organizacja pracuje dla swoich klientów, obsługa klienta jest bardzo ważna dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Musimy więc słuchać opinii, aby poprawić obsługę klienta.

2. Otrzymywanie informacji zwrotnych pomaga odróżnić, co jest dobre, a co złe. Dowiadujesz się również, co jest potrzebne, a co nie, a co nie, pomagając w ten sposób poprawić swoją wydajność.

3. Żyjemy w społeczności, która ma różne kultury i przekonania. Zbieranie opinii pomaga więc usprawnić pracę z różnorodną społecznością.

4. Pracujemy z ludźmi o różnych osobowościach, relacjach i charakterach w społeczności. Otrzymywanie opinii pomaga nam wydajnie pracować w sposób, który pasuje do każdej osoby w społeczności.

5. Informacje zwrotne wskazują, czy Twój sposób pracy jest skuteczny, czy nie. Pomoże Ci również rozważyć alternatywne sposoby poprawy wydajności.

6. Dzięki informacjom zwrotnym dowiadujemy się, czy kogoś skrzywdziliśmy, nie sprawiliśmy, że poczuł się nieswojo lub kogoś nie szanowaliśmy. Możemy to zrobić nieumyślnie, więc informacje zwrotne pomagają nam zidentyfikować te błędy.

7. Informacje zwrotne pomagają nam skupić się na tym, czego wymagają uczestnicy spotkania, a nie na tym, czego my wymagamy.

Korzystanie z informacji zwrotnych od uczestników:

1. Możemy wykorzystać informacje zwrotne, aby lepiej zrozumieć potrzeby społeczności.

2. Możemy go użyć do zrozumienia zmian w społeczności.

3. Możemy go użyć do ulepszenia samego programu.

4. Informacje zwrotne pomagają rozwinąć kulturę organizacyjną, która obejmuje i stosuje to, co zostało uzyskane od innych.

1.17 Opisz, jak ustalić punkty nauczania, aby ulepszyć organizację przyszłych spotkań

Zapisuj problemy, które napotykasz na spotkaniach i omawiaj je z menedżerami. W ten sposób ludzie mogą zdecydować, jak poradzić sobie z takimi problemami w przyszłości.

Należy rozwiązać problemy, ponieważ mają one wpływ na wszystkich uczestników i gości spotkania. Jeśli nie zostaną podjęte żadne działania, nierozwiązane problemy mogą zaszkodzić sprawnemu funkcjonowaniu organizacji.