Spisu treści:
Spotkania odbywają się często w każdej organizacji i odgrywają bardzo ważną rolę w podejmowaniu decyzji o lepszych wynikach. Zdaję sobie sprawę, że aby spotkanie przebiegło pomyślnie i przebiegło pomyślnie, potrzebne jest odpowiednie planowanie i organizacja. Planując spotkanie, biorę pod uwagę cel spotkania, rodzaj spotkania, liczbę uczestników, miejsce itp. Sprawdzam, czy są jacyś goście, którzy prosili o przybycie na spotkanie. Jeśli tak, skontaktuję się z nimi, aby sprawdzić, czy daty są dogodne.
Po zaplanowaniu organizuję spotkanie. Dbam o to, aby termin spotkania nie kolidował z innymi terminami spotkań osób zaangażowanych. Wybieram miejsce, które może pomieścić uczestników spotkania. Podaję uczestnikom czas i przybliżony czas trwania spotkania. Dbam o to, żeby poczęstunek też był zorganizowany. Organizując poczęstunek, przyglądam się wymaganiom żywieniowym uczestników, jeśli ktoś je ma. Zapewnienie poczęstunku jest bardzo ważne, ponieważ dzięki temu uczestnicy czują się mile widziani, a także nie są zmęczeni, zwłaszcza jeśli dla niektórych był to męczący, długi dzień.
Rodzaje spotkań
W naszej organizacji mamy różne rodzaje spotkań, w zależności od potrzeb i liczby uczestników. Mamy spotkania zespołowe, które odbywają się raz na dwa tygodnie lub raz w miesiącu w zależności od potrzeb. Uczestnikami są na ogół członkowie mojego zespołu i wszyscy goście, jeśli o to poprosili. Mamy wspólne spotkania zespołu, które są połączonymi spotkaniami dla ____________________________ (usuniętego ze względu na poufność) zespołu uczestniczącego wraz z innymi gośćmi. Czasami wzywamy na spotkania alarmowe, gdy są pilne kwestie do omówienia. Istnieje również indywidualne spotkanie, podczas którego omawiane są kwestie poufne, a także wyniki poszczególnych osób. Prezentacje odbywają się w przypadku zmian w systemach lub wprowadzania nowych polityk i procedur, o których należy poinformować dział.
Planując spotkania, dbam o to, aby było to uzasadnione, a miejsce spotkania było łatwo dostępne dla wszystkich uczestników. Przygotowuję porządek obrad i prowadzę go przez przewodniczącą, aby upewnić się, że zna tematy, które będą omawiane. Poinformuję ją o tym, o czym będzie spotkanie, kto weźmie udział, kto nie weźmie udziału, w czym gość będzie uczestniczył, gdzie odbędzie się spotkanie i jak długo będzie trwać, i zaczynajmy. Ważne jest, aby ją o tym poinformować, aby była gotowa i wiedziała, co wcześniej przygotować. Przesyłam kopię agendy wszystkim uczestnikom, a także zaproszenia na spotkania w programie Outlook. Podaję adres, pod którym odbędzie się spotkanie. Jeśli ktoś odrzuci zaproszenie na spotkanie, będzie musiał uzasadnić dlaczego i uzyskać zgodę kierownika oraz przesłać przeprosiny za spotkanie.Upewniam się również, czy spotkanie może się odbyć z osobami, które nie będą w nim uczestniczyć.
Rezerwacja i konfiguracja
Rezerwując miejsca lub sale na spotkania, szukam miejsc, które mogą pomieścić wszystkich uczestników i które mają wszystkie udogodnienia wymagane do spotkania. Uzgadniam z miejscem lub sprawdzam, czy obiekt jest bezpieczny pod względem konstrukcji, a wszystkie przewody elektryczne są uszczelnione i czy są zgodne z procedurami BHP. Jeśli są uczestnicy niepełnosprawni, upewniam się, że mają wszystkie potrzebne udogodnienia w miejscu spotkania. Dbam również o to, aby miejsce to było łatwo dostępne i wygodne dla wszystkich uczestników. Jeśli miejsce zostało zarezerwowane z dużym wyprzedzeniem, dzwonię do nich, aby upewnić się, że sala jest dostępna na spotkanie, aby uniknąć rozczarowań w ostatniej chwili. Wszelkie płatności, które należy uiścić za miejsce, są uzgadniane przez kierownika budżetu.Budżet na poczęstunek jest współdzielony przez wszystkich pracowników zespołu.
Przed spotkaniem mam wszystkie zasoby, takie jak notatniki, długopisy i sprzęt, taki jak OHP, laptop, projektory, przedłużacze i kable Ethernet itp. Niezbędne do spotkania. Krzesła i stoły są ustawione zgodnie z wymaganiami. Drukuję kilka kopii agend, a także protokoły z poprzednich spotkań, aby sprawdzić, czy wszystkie działania zostały wykonane. Jeśli jakieś materiały informacyjne wymagają wydrukowania i dystrybucji, mam je pod ręką dla uczestników. Konfiguruję laptopy i projektory, jeśli są potrzebne na spotkanie. Wszelkie poufne dokumenty, które są zabierane na spotkanie, przechowuję w bezpiecznym miejscu, aby nie dostały się w niepowołane ręce i aby mogły je przeglądać tylko upoważnione osoby.
Terminarz
Porządek obrad zawiera datę, tytuł i miejsce, nazwę spotkania, przeprosiny, nazwiska gości oraz listę spraw, które należy omówić. Jeśli są konkretne tematy, które będą omawiane przez daną osobę, jest to również wymienione w porządku obrad. Porządek obrad i protokoły nazywane są dokumentami ze spotkań i zawierają wszystkie szczegóły wszystkich ważnych spraw, które zostały omówione na spotkaniu.
Podczas spotkania
Wszyscy obecni na spotkaniu są mile widziani i otrzymują poczęstunek. Rozdaję programy i wszelkie materiały informacyjne, które wymagają dystrybucji. Jeśli ktoś ma jakiekolwiek pytania na jakiś temat, udzielam mu jasnych informacji, a jeśli nie jest tego świadomy, korzystam z rad i wskazówek moich kolegów lub menedżerów.
Podczas spotkań jestem proszony o pomoc w sporządzaniu protokołów i ustawianiu sprzętu IT. Przyjmuję również kopie porządku obrad i poprzednich protokołów.
Mam świadomość, że będę musiał być przygotowany na wszelkie problemy, które mogą się pojawić podczas spotkania. Jeśli pojawią się problemy ze sprzętem IT, postaram się rozwiązać problemy w ramach moich uprawnień administracyjnych. Ale jeśli ma to coś wspólnego z czymkolwiek, kontaktuję się z działem obsługi IT w celu uzyskania pomocy. Wśród uczestników mogą pojawić się problemy związane z problemami zawodowymi i osobowościowymi. Rozwiązuje się je poprzez bezpośrednie rozmowy, zmianę rotacji w razie potrzeby, przeprowadzanie procedur składania skarg itp.
Nagrywając protokół ze spotkania, nagrywam wszystko, co jest ważne, ponieważ służy jako punkt odniesienia w przyszłości i pomaga w rozwoju organizacji. Protokoły zapisuję jasno i krótko. Jestem bardzo uważny, aby nie przegapić żadnych informacji. Zabieram ze sobą szablon ze szczegółami wszystkich punktów, które zostaną omówione na spotkaniu. Będzie zawierać datę, godzinę, tytuł spotkania. Zawiera również szczegóły dotyczące tego, co zostało omówione, podjęte decyzje i działania, które należy podjąć. Data następnego spotkania, jeśli zdecydowano, również zostanie zapisana. Gdy spotkanie się zaczyna, jeśli pojawiają się nowi uczestnicy i goście, przedstawiamy się sobie. Zachowuję czujność podczas pisania protokołów i numeruję strony podczas pisania, aby później nie pomylić się.
Po spotkaniu
Na koniec spotkania odbieram wszystkie dokumenty, które należy odebrać. Odłączam i pakuję wszelkie używane urządzenia IT. Wszystkie przestawione krzesła i stoły są odkładane na swoje pierwotne miejsca, aby uniknąć przeszkód w kolejnym spotkaniu. Po spotkaniu przeglądam notatki, opracowuję je i piszę czystą kopię, zanim zapomnę, o czym była mowa. Następnie wysyłam gotowe protokoły do przewodniczącego pocztą elektroniczną lub w formie drukowanej i proszę, aby przejrzeli je przed wysłaniem do uczestników. Krzesło je przegląda i wprowadza potrzebne zmiany. Poprawiam je, sporządzam czystą kopię i wysyłam do uczestników.
Po spotkaniu śledzę działania, które należy wykonać. Dzwonię do osób lub wysyłam e-maile, aby upewnić się, że działania zostały zakończone w wyznaczonym czasie.
Kolejną ważną rzeczą jest zbieranie informacji zwrotnych od uczestników. Pomaga mi wysłuchać opinii ludzi i dokonać niezbędnych ulepszeń. Bardzo spokojnie słucham opinii i zastanawiam się nad nimi. Może być pozytywny, neutralny lub negatywny. Nie pozwalam, aby negatywne opinie wpłynęły na mnie. Zamiast tego używam go do poprawy wyników moich i zespołów. Podczas pracy zespołowej nie liczy się pomysł ani perspektywa danej osoby; liczy się pogląd całego zespołu. Wszelkie ogólne informacje zwrotne są omawiane i przekazywane całemu zespołowi, aby poprawić wydajność zespołu.
Wszystkie kwestie na spotkaniach są notowane i omawiane na spotkaniach menedżerów, a oni decydują, co można zrobić, aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości.