Przygotowanie jako klucz do sukcesu

Pixabay

Przygotowanie może wydawać się nudne i czasochłonne, gdy wszystko, co naprawdę chcesz zrobić, to zanurzyć się w projekcie i poczuć, że coś osiągnąłeś. Zwłaszcza, gdy terminy są napięte. Ale uncja środków zapobiegawczych może złagodzić funt interwencji. Poświęcenie trochę czasu na początku projektu, na zorganizowanie się i nakreślenie planu, może zaoszczędzić mnóstwo czasu straconego później na ponowną pracę lub pomocników, którzy kręcą kciukami, ponieważ nie wiesz, jaką pracę dać im dalej. Ponadto poświęcenie czasu na przestrzeganie odpowiednich procedur może zapobiec późniejszemu pojawieniu się problemów, które powodują stratę czasu, kiepską prezentację firmy klientom oraz niepotrzebny stres i niepokój współpracowników.

Skok od pracownika do menedżera

W miarę postępów w korporacyjnej drabinie odpowiedzialności możemy przejść od roli pszczoły robotniczej do roli kierownictwa, nawet jeśli nasze stanowisko nie zawiera tego słowa. Zadaniem pszczoły robotnicy jest wykonywanie poleceń i zaznaczanie rzeczy z przysłowiowej listy rzeczy do zrobienia tak szybko, jak to tylko możliwe. Ale kiedy przechodzisz do roli kierowniczej, głęboko zakorzeniona idea „muszę to zrobić” może w rzeczywistości utrudniać twoją zdolność do zarządzania.

Menedżerowie muszą cofnąć się o krok od zgiełku i nauczyć się spędzać czas na przygotowywaniu, delegowaniu zadań i komunikowaniu się. Z punktu widzenia pszczoły robotnicy te rzeczy wydają się bardzo nieuchwytne i mogą sprawić, że poczujesz się, jakbyś nic nie „zrobił”. Ale ignorowanie tych wymagań dotyczących roli może oznaczać, że ci, którymi zarządzasz, tak naprawdę nic nie robią, ponieważ nie masz czasu, aby powiedzieć im, co należy zrobić, lub nie poświęciłeś wystarczająco dużo czasu, aby upewnić się, że rozumieją, o co prosisz dla. Ważne jest również, aby menedżerowie wzięli pod uwagę potrzeby każdego pracownika i dostosowali swój styl komunikacji i instrukcji do potrzeb tego pracownika, aby zmaksymalizować ich potencjał.

Wiedza to potęga

Jedną z najlepszych metod przygotowania się do przyszłych wydarzeń jest udokumentowanie tych już obecnych. Wiedza to potęga. Poświęcenie teraz trochę czasu na udokumentowanie krok po kroku tego, co właśnie zrobiłeś, aby rozwiązać problem lub skonfigurować funkcję, oznacza, że następnym razem, gdy trzeba będzie zrobić to samo, możesz przekazać to zadanie komuś innemu, ponieważ wszyscy należy wskazać im artykuł, w którym krok po kroku opisano, co mają zrobić. Poświęcenie godziny teraz na udokumentowanie procesu, który zostanie powtórzony, pozwoli Ci zaoszczędzić dwie godziny w ciągu 3 miesięcy i ponownie w ciągu 6 miesięcy i za każdym razem, gdy nie musisz ponownie wymyślać procesu, a następnie to zrobić lub naucz go kogoś innego. Nie wymyślaj na nowo koła, dokumentuj wynalazek, a następnie pozwól, aby zrobił go ktoś inny.

Planowanie projektów w celu utrzymania koncentracji

Patrzenie na zakres całego projektu może być zniechęcające, a nawet przytłaczające. Kiedy projekt jest podzielony na małe części i określone zadania, łatwo jest skupić się na każdym małym zadaniu i efektywnie przechodzić od jednego do drugiego. Zaplanowanie projektu oraz określenie zadań i terminów to kluczowy krok w przygotowaniu do przyszłych prac. Tego procesu można się nauczyć. Możesz nauczyć się organizować siebie i swoją pracę, dzięki czemu wykonasz więcej pracy w krótszym czasie i mniejszym stresie. Kiedy stajesz przed nowym projektem, pierwszą rzeczą do zidentyfikowania jest termin. Następnie podziel projekt na kluczowe tematyczne fragmenty pracy. To będą twoje kamienie milowe. Oszacuj terminy dla każdego kamienia milowego, aby dotrzymać ostatecznego terminu. Jeśli używasz Planner, organizatora w stylu Kanban,te kamienie milowe staną się Twoimi kolumnami lub zasobnikami. Następnie weź każdy kamień milowy i podziel go dalej na zadania niezbędne do osiągnięcia tego kamienia milowego. Zorganizuj te zadania po kolei i voila, masz plan projektu, który pozwoli Ci zachować koncentrację.

Przygotowanie codzienne i cotygodniowe

Być może Twoja praca nie jest oparta na projektach lub obejmuje wiele projektów. Codzienne i cotygodniowe przygotowania stają się wtedy kluczem do utrzymania koncentracji i osiągania celów. Na początku każdego dnia nie wskakuj tylko do pierwszego e-maila, który zobaczysz, i nie zacznij odpowiadać. Rozpocznij każdy dzień przygotowaniami.

Prowadź listę zadań, w tym kalendarz
Przejrzyj istniejące zadania
Przejrzyj wszystkie nowe komunikaty i dodaj elementy do listy zadań. Jeśli dotyczą konkretnej daty, na przykład spotkania, dodaj odwołanie do tych zadań do kalendarza.
Nadaj priorytet liście zadań
Korzystając z kalendarza i listy zadań, zidentyfikuj zadania, które zamierzasz wykonać do końca dnia
Teraz zacznij działać.

W każdy poniedziałek przejrzyj listę zadań i kalendarz, aby dowiedzieć się, jak będzie wyglądał Twój tydzień. Zablokuj wszelkie niezbędne duże fragmenty czasu na spotkania lub duże zadania.

Kluczowe punkty

Przygotowanie jest niezbędne, a nie opcjonalne
Bycie przygotowanym zwiększa wydajność, oszczędzając czas i pieniądze
Brak przygotowania zagraża satysfakcji klienta
Brak przygotowania zwiększa stres pracowników, niepokój, absencję i wypalenie.
Przygotuj się poprzez zarządzanie listami zadań i dokumentowanie procesów.