Stopniowe opracowywanie dla sukcesu projektu

Stopniowe opracowywanie - krok po kroku buduj sukces projektu

Wiele osób boi się stworzenia dobrego planu projektu - uważają, że trwa to zbyt długo. Project Management Institute (PMI) dysponuje rozwiązaniem o nazwie Progressive Elaboration. To fantazyjne określenie na robienie dobrego projektu krok po kroku, dopóki nie osiągniemy wspaniałych rezultatów.

Opracowanie progresywne

Często spotykam się z zarzutem od osób, które szkolę w zarządzaniu projektami, że zdefiniowanie projektu na tyle precyzyjnie, aby zapobiec jego katastrofie, musi zająć zbyt dużo czasu. Martwią się, że będziemy planować wiecznie i nigdy nie wykonamy żadnej pracy. To jest prawdziwy problem i nazywam to paraliżem przez analizę . Ale doskonałe planowanie i projektowanie nie musi prowadzić do paraliżu na drodze analizy.

Zrozumienie trzech kluczowych punktów odblokuje ideę - i wartość - projektowania wysokiej jakości poprzez stopniowe opracowywanie.

• Precyzja to nie to samo, co szczegół.
• Zrobienie tego dobrze za pierwszym razem jest tańsze.
• Nie musimy projektować wszystkiego od razu, z góry.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej.

Precyzja to nie to samo, co szczegół

Kluczem do stopniowego opracowywania jest to, że możemy zacząć od bardzo wysokiego poziomu, mając ogólny obraz tego, czego chcemy. Następnie możemy kontynuować projekt i przejść do coraz drobniejszych szczegółów w miarę postępów. W ten sposób zaczynamy pracę wcześnie i pracujemy dalej, rozwijając nasz projekt. Zapobiega to paraliżowi poprzez analizę.

Aby to zrobić dobrze, musimy jasno powiedzieć: określenie zakresu lub projekt wysokiego poziomu mogą nie być szczegółowe, ale nadal muszą być precyzyjne. Może być krótkie i proste, ale musi być wolne od wszelkich niejasności.

Studium przypadku: ulepszenia witryny w celu zwiększenia współczynnika konwersji

W tym przypadku, typowym dla mojej pracy doradczej, patrzymy na firmę, która ma dobrą kampanię marketingowo-reklamową - wiele osób odwiedza ich strony internetowe. A badania rynkowe pokazują, że ludzie, którzy przychodzą, są na ich rynku docelowym. Mają też dobrą, stabilną linię produktów - nie trzeba tam niczego zmieniać. Ale po wejściu na stronę wielu ludzi nie kupuje. Musimy zwiększyć współczynnik konwersji, zwany także współczynnikiem zamknięcia. Co można zrobić?

Stopniowo opracujmy zakres tego projektu:

• Oświadczenie dotyczące zakresu na poziomie wykonawczym: w witrynie zostaną wprowadzone zmiany w celu zwiększenia współczynnika konwersji, czyli odsetka osób, które faktycznie kupują coś od tych, którzy odwiedzają witrynę. Po zwiększeniu tego kursu chcemy utrzymać nowy kurs. Wyłączenie zakresu: Nie będzie żadnych zmian w marketingu ani w naszej linii produktów. Te sprawdzają się dobrze.
• Pomiar na poziomie wykonawczym: obejmowałby aktualny współczynnik konwersji, badania standardowych współczynników konwersji w branży, ustalenie celów dla nowego współczynnika konwersji w określonym terminie.
• Oświadczenie dotyczące zakresu na poziomie zarządzania: zmiany w witrynie internetowej muszą zwiększać współczynnik konwersji bez zakłócania czasu pracy, produktywności lub koszyka na zakupy i zarządzania finansami. Zmiany i ich konsekwencje muszą być identyfikowalne, więc uczymy się, co zachować, co wyrzucić, a co ulepszyć.
• Podejście do zarządzania: kierownictwo wybiera określone produkty do eksperymentów. Pomyślne eksperymenty zostaną skopiowane na wszystkie odpowiednie produkty.
• Kwestie techniczne: Badamy szczegóły wymienione poniżej.
• Podejście techniczne: Projektujemy eksperymenty, testujemy różne opcje, aby je porównać i zobaczyć, co działa.

Te sześć kroków stopniowo opracowuje projekt projektu. Każdy poziom myślenia dostarcza więcej szczegółów - więcej dopracowania - w miarę postępów w projektowaniu i wdrażaniu nowych stron internetowych.

Zwróć uwagę, że istnieją co najmniej trzy różne zespoły osób - prawdopodobnie cztery, jeśli mamy zarówno technicznych ekspertów marketingowych, jak i programistów technicznych. Każdy zespół włącza się w razie potrzeby i dokłada wszelkich starań, aby osiągnąć sukces.

Więcej informacji: szczegółowe informacje marketingowe

Oto częściowa lista szczegółów technicznych marketingu (nie projektowania stron internetowych), nad którymi projekt będzie pracował, aby zwiększyć współczynnik konwersji.

• Mniej kliknięć, aby zamknąć. Badania pokazują, że im więcej kliknięć między wejściem na stronę a zawarciem umowy, tym więcej osób opuszcza witrynę. Dzięki temu strony można usprawnić, aby zwiększyć współczynnik konwersji.
• Tworzenie poczucia pilności. Jeśli produkt wygląda na to, że będzie dostępny później, ludzie często opóźniają zakup - i nigdy nie wracają. Zespół ds. Marketingu technicznego może być zmuszony do powrotu do kadry kierowniczej, aby zapytać, czy krótkoterminowa sprzedaż z rabatem jest akceptowalnym sposobem na zwiększenie stopy zamknięcia.
• Wyeliminuj zamieszanie. Szczegółowe instrukcje i dużo języka prawniczego obniżą kurs zamknięcia.
• Bezpośrednie strony docelowe. Reklamy powinny kierować bezpośrednio do stron docelowych, które są stronami sprzedaży reklamowanego produktu.
• Powitaj klientów z powrotem. Korzystając z plików cookie, loginu klienta lub obu, możemy skierować powracających klientów tam, gdzie najbardziej chcą. Możemy również zapytać kierownika o przechowywanie danych kart kredytowych, aby usprawnić przyszłe zakupy.

Jak widać, żadnego z tych pomysłów nie trzeba myśleć na początku. Poziom wykonawczy wyznacza cel, kierownictwo kieruje wskazówkami, a następnie zespoły techniczne stopniowo opracowują, w jaki sposób zmiany doprowadzą do celu.

Artyści zawsze używali progresywnego opracowania

Jest to wczesny szkic, w którym artysta oprócz renderowania pełnej sylwetki dodaje dwie naprzemienne głowy i cylinder. W „Portrecie Edouarda Maneta siedzącego na krześle” Degas rozwija swoje pomysły, nie martwiąc się o stworzenie ostatecznego dzieła.

Edgar Degas, Luwr, Paryż (domena publiczna) przez Wikimedia Commons

Tutaj, w tym szkicu wykonanym czarną kredą, koncepcja jest bardziej szczegółowo opracowana jako „Studium do portretu Edouarda Maneta”. Opracowanie postępuje.

Edgard Degas, Metropolitan Museum of New York (domena publiczna) przez Wikimedia Commons

Ten kompletny „Etching of 'Portrait of Edouard Manet, Etude”, siedzący, odwrócony w lewo, jest bogatym i mocnym wynikiem stopniowego opracowywania tematu przez Degasa.

Edgar Degas, Boston Public Library (domena publiczna), za pośrednictwem Wikimedia Commons

Zrobienie tego dobrze za pierwszym razem jest tańsze

W przypadku każdego projektu istnieją tylko trzy możliwości wyboru pod względem jakości i wyników:

• Najtańszym wyborem jest właściwe zdefiniowanie rzeczy za pierwszym razem.
• Druga opcja to źle to zrobić, a następnie naprawić w trakcie projektu.
• Trzecią opcją jest popełnienie błędu i uzyskanie złych wyników.

W sumie więc na początku lepiej być jasnym i precyzyjnym. O ile lepiej? Wyniki badań z ostatnich 40 lat wykazały, że istnieje stosunek kosztów zapobiegania błędom; koszt mocowania błąd w trakcie realizacji projektu; oraz koszt sprzątania bałaganu po zakończeniu projektu. A minimalny stosunek to 1: 10: 100. Tak więc błąd, któremu można zapobiec w dodatkowej godzinie planowania przy cenie 100 USD / godzinę, zajmie dziesięć godzin czasu projektu i 1000 USD na naprawienie w trakcie projektu, a także 100 godzin i 10000 USD, jeśli będziemy musieli przeprowadzić wycofanie po zakończeniu projektu.. A współczynniki znacznie wyższe niż 1: 10: 100 zostały znalezione, jeśli stosujemy najlepsze praktyki w zarządzaniu jakością, aby od samego początku projektować bez defektów.

Lekcja: Postępowe opracowywanie - rozwijanie większej ilości szczegółów w miarę postępu - zawsze ma sens. Niechlujna praca nigdy nie ma sensu.

Nie musimy robić tego wszystkiego od razu

Wykonujemy dobrą, przejrzystą pracę na każdym etapie. Jednocześnie nie musimy od razu definiować całego projektu ani definiować wszystkich szczegółów na początku. Zamiast tego możemy pracować etapami. Na każdym etapie jesteśmy jasni i dokładni, ale w miarę postępów stajemy się bardziej szczegółowe. Nazywa się to postępowym opracowaniem. Zrobienie tego dobrze obejmuje:

• Zaczynając od szerszego obrazu i przechodząc do szczegółów.
• Wyjaśnienie na każdym spotkaniu, opisanie wyników i potwierdzenie ich.
• Śledzenie, ile zdefiniowaliśmy, a ile jeszcze nie zdefiniowaliśmy.
• Przyprowadzanie właściwych ludzi na każde spotkanie. Wczesne spotkania częściej odbywają się z kierownictwem i menedżerami wyższego szczebla. A my, kierownicy projektów, prawdopodobnie będziemy na wszystkich spotkaniach. Starając się odkryć szczegóły procesu, przepływu pracy i interfejsu, pracujemy więcej z pracownikami. A ponieważ spotkania stają się bardziej techniczne, potrzebujemy więcej osób technicznych (takich jak programiści i inżynierowie) zaangażowanych po stronie projektu.
• Idziemy dalej, dopóki nie zostanie zdefiniowany każdy szczegół każdej funkcji produktu lub usługi, którą tworzymy lub ulepszamy. Jednak możemy napisać dużo programu lub opracować produkt, ponieważ nadal szczegółowo opisujemy inne części.

Stopniowe opracowywanie projektów, które rozwiązują problemy

Projekty rozwiązujące problemy to szczególny przypadek, w którym stopniowe opracowywanie jest szczególnie przydatne.

Problem to coś, co się pojawiło, co powstrzymuje firmę lub linię produkcyjną przed działaniem tak, jak kiedyś. Więc cel jest już jasny: spraw, aby ta cholerna rzecz działała! Zaangażowanie kadry kierowniczej jest minimalne, a menedżerowie mają niewiele do roboty poza zapewnianiem wsparcia. W rzeczywistości, skoro menedżerowie już wiedzą, czym jest ta „rzecz” i jak powinna działać, „Załatw to cholernie dobrze!”. to kompletne i precyzyjne stwierdzenie o wysokim poziomie wykonawczym.

Studium przypadku: 2006 Opóźnienie promu kosmicznego Atlantis

Dobry przykład tego typu projektu miał miejsce w 2006 r., Kiedy problemy z 10-letnim wskaźnikiem paliwa, który mierzył ilość wodoru w zbiornikach paliwa promu kosmicznego Atlantis, zaczęły pękać. Wskaźnik stał się zawodny, czasami pokazywał, że zbiornik był pusty, gdy był pełny, a problem był przerywany.

Oświadczenie dotyczące zakresu wykonawczego byłoby jasne: napraw wskaźnik paliwa, abyśmy mogli latać promem!

Jednak w miarę jak badamy problem poziom po poziomie, stosując stopniowe opracowywanie, znajdujemy cztery problemy techniczne, które coraz bardziej utrudniają rozwiązanie problemu:

• Decyzja kierownictwa: jeśli wiemy, że miernik jest uszkodzony, czy możemy go po prostu wyłączyć i polegać na innych miernikach i mimo to latać. Odbyło się wiele dyskusji na ten temat. Ostatecznie jednak zdecydowano, że podstawowa funkcja bezpieczeństwa, wyłączanie głównego silnika (MECO), nie byłaby niezawodna bez tego wskaźnika. Tak więc decyzja kierownictwa była taka, że ​​skrajnia musiała zostać naprawiona.
• Problem techniczny: problem występował sporadycznie. Dlatego żaden pomyślnie zakończony test nie był dowodem na to, że miernik działa i że prom może latać bezpiecznie. Trzeba było znaleźć konkretny problem, aby mieć pewność, że został naprawiony.
• Szczegółowa kwestia techniczna: miernik nie był prostym urządzeniem. Obejmował wiele różnych komponentów i łączników elektrycznych między nimi. Niektóre z nich zostały zakopane głęboko w okablowaniu promu. Samo zlokalizowanie wszystkich komponentów i wyczyszczenie ich złączy było dużym wyzwaniem. Nieraz inżynierowie myśleli, że naprawili problem, ale miernik nie sprawdził czystości.
• Bardzo szczegółowy problem techniczny: plany projektowe promu kosmicznego mogły nie odpowiadać dokładnie Atlantydzie w takiej postaci, w jakiej została zbudowana. Części zostały zmodernizowane i wymienione. Jeden z inżynierów poinformował, że znalezienie wszystkich części wskaźnika było misją eksploracyjną, że wciąż dowiadywali się, jak działa prom kosmiczny!

To ilustruje, jak bardzo prosta dyrektywa wykonawcza musi być opracowywana stopniowo, aż do uzyskania drobniejszych i bardziej szczegółowych poziomów, aby zapewnić sukces. Jednak to opracowanie nie musi odbywać się w ramach planowania. Po osiągnięciu każdego elementu wskaźnika paliwa można go było wyczyścić, przetestować i udokumentować. To właśnie oznacza stopniowe opracowywanie projektu, który rozwiązuje problem.

Progresywne opracowywanie to nie tylko zakres

Chociaż niniejszy artykuł skupia się na stopniowym opracowywaniu definicji zakresu i struktury podziału pracy (WBS), koncepcja stopniowego opracowywania jest szersza. W rzeczywistości można go zastosować we wszystkich dziewięciu obszarach zarządzania projektem. Oto kilka przykładów:

Stopniowe opracowywanie planu komunikacji projektu

Pierwsza wersja planu komunikacji w projekcie może być po prostu listą kontaktów członków zespołu i klientów projektu. Rozwijamy to przez:

• Zidentyfikowanie wszystkich interesariuszy projektu i dodanie ich do listy
• Decydowanie o sposobie komunikacji z każdym interesariuszem
• Decydowanie o włączeniu Głosu Klienta do projektu

Opracowanie zarządzania ryzykiem w projekcie

Formalne kroki zarządzania ryzykiem projektu stopniowo rozwijają naszą definicję ryzyka projektu - co może pójść nie tak - i naszą reakcję poprzez:

• Identyfikacja ryzyka, gdzie tworzymy naszą wstępną listę ryzyk.
• Analiza ryzyka, w której oceniamy i ustalamy priorytety ryzyka
• Planowanie reakcji na ryzyko, w którym decydujemy, co zrobić, aby zapobiec zdarzeniom ryzyka i co zrobić, jeśli się pojawią
• Monitorowanie i kontrola ryzyka, gdzie obserwujemy ryzyko, wyszukujemy nowe ryzyka i radzimy sobie z nimi na bieżąco.

Na podstawie tych przykładów widać, że progresywne opracowywanie jest standardową praktyką we wszystkich dziewięciu obszarach zarządzania projektami.

Stopniowe opracowywanie i cykle życia projektu

Stopniowe opracowywanie można zastosować w różny sposób w różnych projektach. Przy wyborze sposobu stopniowego opracowywania kluczem jest powiązanie opracowywania szczegółów z cyklem życia projektu, z którego korzystasz.

Progresywne opracowanie w klasycznym wodospadzie

W klasycznym kaskadzie, czyli cyklu życia rozwoju systemu (SDLC), całe planowanie poprzedza wykonanie. W związku z tym na etapach planowania następuje stopniowe opracowywanie zakresu.

Progresywne opracowanie z funkcją Fast Tracking

Jeśli klasyczny wodospad zostanie zmodyfikowany w celu umożliwienia szybkiego śledzenia, cały produkt zostanie podzielony na moduły. Po zakończeniu planowania dla każdego modułu rozwój tego modułu może być kontynuowany, podczas gdy inne są nadal planowane. W tym cyklu życia niektóre moduły są opracowywane szybciej niż inne.

Równoczesne zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami współbieżnymi zostało opracowane przez firmę Hewlett-Packard i jest obecnie szeroko stosowane w przemyśle motoryzacyjnym. Łącząc wszystkich różnych specjalistów na początku, cykl życia projektu (powiedzmy, wprowadzenia nowego samochodu koncepcyjnego na rynek) może zostać skrócony z pięciu lat do 18 miesięcy! W równoległym zarządzaniu projektami, progresywne opracowywanie jest wykonywane wcześnie i szybko przez zespoły wielofunkcyjne.

Tworzenie oprogramowania bez defektów

Metoda tworzenia oprogramowania bez defektów koncentruje się na precyzji, aby zapobiec przedostawaniu się błędów do kodu. Wczesne opracowanie projektu, a następnie wczesne opracowanie samego kodu, z wieloma recenzjami, pozwala spojrzeć na problem z wielu stron, tworząc oprogramowanie najwyższej jakości przy najniższych kosztach. Wkładając 80% wysiłku w dobry projekt, drastycznie ograniczono testowanie i debugowanie, które są drogie.

Model spiralny

Model spiralny był prekursorem Agile Development. Umieszcza elementy w zestawieniu, a jeśli funkcja jest opóźniona, jest przenoszona do późniejszego cyklu spirali. każda funkcja jest opracowywana, gdy pojawia się w projekcie, a następnie ponownie, w następnym cyklu, gdy pojawia się w fazie rozwoju.

JAD i RAD

JAD, wspólne tworzenie aplikacji i RAD, szybkie tworzenie aplikacji, nie są rzeczywistymi alternatywami w cyklu życia. Są to raczej techniki pozyskiwania wymagań, które wpływają na cykl życia. Umieszczenie projektantów i programistów w bliskim sąsiedztwie ich klientów, użytkowników aplikacji, przyspiesza rozwój. Częste spotkania pozwalają na szybkie i stopniowe opracowywanie. Takie podejście jest kluczowym elementem Agile Development.

Progressive Elaboration in Agile Development

Agile Development, zwane także Agile Programming, to najnowsze podejście do cyklu życia projektu i działa szczególnie dobrze z dzisiejszym kodem obiektowym i platformami programistycznymi. Programiści ściśle współpracują z klientem, często przebywając na stałe w każdym dziale klienta. Dzięki prototypowaniu i szybkiej modyfikacji aplikacji projektowanie jest łączone z rozwojem. Stopniowe opracowywanie jest procesem ciągłym przez cały czas trwania projektu.

Co myślisz o postępowym opracowaniu?

Stopniowe opracowywanie utrzymuje projekt w ruchu

A więc ostatnia lekcja jest taka: nie planujemy, nad jakim projektem pracujemy, bez względu na cykl życia i inne metodologie, które wybierzemy. Dzięki stopniowemu opracowywaniu planujemy i idziemy, i planujemy dalej.