Zarządzanie projektami: monitorowanie i zarządzanie ludźmi

Obraz Gerd Altmann z Pixabay

Śledzenie i kontrola

Celem wdrożenia lub wykonania planu projektu jest osiągnięcie oczekiwanych rezultatów.

Jako menadżer projektu musisz uporać się z każdym problemem już na etapie wdrożenia, kiedy tylko się o nim dowiesz. Najlepszym sposobem rozwiązania problemu jest oczekiwanie na to, co można zrobić, a nie spoglądanie z perspektywy czasu na to, co można było zrobić, aby temu zaradzić. Musisz zidentyfikować i zrozumieć problem, jeśli chcesz znaleźć najlepsze rozwiązanie.

Zarządzanie ludźmi i kontrola to dwie krytyczne części zarządzania projektem na etapie wdrażania. Są ze sobą powiązane; problem w jednym z nich może tworzyć lub prowadzić do problemu w drugim.

Zarządzasz realizacją projektu poprzez monitorowanie, przeglądanie i ponowne planowanie. Musisz także zarządzać ludźmi i procedurami.

Monitorowanie

Monitorowanie oznacza nadzorowanie działań, które są w toku, aby upewnić się, że przebiegają zgodnie z planem i zgodnie z harmonogramem, aby osiągnąć ogólny cel wydajności. Cele określają, co ma zostać osiągnięte oraz kiedy i jak zostanie to zrobione.

Monitorujesz realizację planu projektu za pomocą narzędzi do regularnego zbierania informacji o postępach.

Ustalasz metody zarządzania zmiennymi w pożądany sposób. Metody te nazywane są mechanizmami monitorowania. Aby tak się stało, musisz opisać:

• Wymagany rodzaj informacji.
• Ilość i szczegółowość wymaganych informacji.
• Formalna i nieformalna metoda pozyskiwania informacji, taka jak obserwacja, rozmowy z ekspertami, spotkania i raporty.
• Dostarczanie informacji, niezależnie od tego, czy będzie to ustne czy pisemne, twarzą w twarz, telefonicznie, pocztą, e-mailem lub podczas wirtualnego spotkania.

Przeglądanie

Mierzysz postępy, porównując informacje o postępach z planem w odniesieniu do trzech ograniczeń jakości, harmonogramu i kosztów:

• Jakość wykonanej pracy.
• Data ukończenia.
• Koszt pracy.

Gdy masz już dobre systemy monitorowania i regularnie otrzymujesz informacje, możesz zmierzyć postęp projektu w stosunku do czasu, kosztów i jakości pracy do wykonania.

Większość pakietów oprogramowania umożliwia pomiar postępów poprzez zapamiętywanie informacji „linii bazowej”, tj. Informacji w punkcie początkowym. Po wprowadzeniu nowych danych komputer wyświetli je w porównaniu z planem podstawowym, aby można było porównać i przeanalizować postęp.

Ponowne planowanie - planuj ponownie lub w inny sposób

Musisz ponownie zaplanować, gdy proces przeglądu wykaże niespójność między planowanymi i rzeczywistymi ukończeniami w dowolnym momencie lub gdy zmienią się cele projektu.

Badasz każdy problem na etapie wykonania od strony ludzkiej i technicznej, ponieważ wpływają na siebie. Warto szybko rozwiązać problem, ponieważ nawet prosty problem może się pogorszyć i zagrozić pomyślnemu zakończeniu całego projektu.

Chcesz uniknąć podejmowania ryzykownego rozwiązania problemu, jeśli brakuje kopii zapasowej na wypadek, gdyby coś poszło nie tak, ponieważ zagrozi to realizacji projektu.

Podczas ponownego planowania zmieniłbyś główny cel projektu tylko jako ostatnią opcję. Kiedy zmienimy główny cel, możemy zostać doprowadzeni do czegoś, co nazywa się „pełzaniem zakresu”, co jest uważane za szkodliwe.

Zakres projektu to wspólne zrozumienie przez interesariuszy tego, co wchodzi w skład projektu i co definiuje jego sukces. Zakres to dobrze zdefiniowane cechy i funkcje produktu lub praca wymagana do ukończenia projektu.

Pełzanie zakresu oznacza ciągłe lub gwałtowne zmiany głównego celu w dowolnym momencie po rozpoczęciu projektu. Może się tak zdarzyć, gdy zakres nie jest zdefiniowany, udokumentowany lub kontrolowany w odpowiedni sposób.

Wszelkie zmiany zakresu należy kierować do sponsora projektu, który najpierw musi je zatwierdzić.

Proces monitorowania, przeglądu i ponownego planowania ma trwać przez cały czas trwania projektu.

Ponowne planowanie jest wymagane, gdy projekt wyraźnie nie osiąga swoich celów lub cele uległy zmianie. Jest to sytuacja, w której musisz skorzystać ze scenariuszy „co, jeśli” (zobacz moje Zasady zarządzania projektami, artykuł 2 z 3), dotyczących zadań i czynności, które nadal należy wykonać.

Zarządzanie ludźmi

Ty, jako kierownik projektu, jesteś odpowiedzialny za projekt. Przyjmujesz odpowiedzialność za codzienne prowadzenie projektu, a także za obsługę zespołu i rozwiązywanie nieporozumień.

Jeśli pojawi się problem, unikaj pokusy szukania kozła ofiarnego, ponieważ może to opóźnić znalezienie rozwiązania. Generalnie lepiej jest negocjować niż konfrontować się z problemem.

Skutecznie przewodzisz zespołowi, wyjaśniając rolę i obowiązki każdego członka zespołu, określając poziomy uprawnień i odpowiedzialności, ustalając realistyczne oczekiwania, zapewniając wsparcie członkom zespołu i podejmując decyzje, które są realistyczne.

Skutecznie motywujesz członków zespołu, angażując ich w podejmowanie decyzji, delegując zadania bez mikro-zarządzania, wyznaczając realistyczne cele osobiste dla zespołu i każdego członka zespołu oraz nagradzając wkład.

Negocjujesz, pytając o charakter konkurujących żądań, wiedząc, że żądania te są słuszne, omawiając rozwiązania z zespołem, przedstawiając zalety i wady rozwiązań alternatywnych, wyjaśniając, dlaczego i jak przyjęto procedurę postępowania w danej sytuacji oraz rozumiejąc niewątpliwie globalny cel projektu.

Łączysz się tworząc systemy komunikacji i monitorowania, zarządzając przepływem informacji w zespole, udostępniając informacje zespołowi, sponsorowi projektu i wszystkim interesariuszom, prosząc o informację zwrotną na temat całej komunikacji i angażując zespół w podejmowanie decyzji w celu zwiększenia ich motywacji do posiadać swoją pracę.

Osobisty plan działania

Zarządzanie projektami nie musi odbywać się na wielką skalę. Nie ogranicza się do dużych projektów, takich jak budowa nowej stacji kolejowej czy modernizacja już istniejącej.

Możesz wykorzystać niektóre informacje przedstawione w moich trzech artykułach o zasadach zarządzania projektami, aby opracować osobisty plan działania. Możesz na przykład zdecydować o trzech obszarach swojego życia, które Twoim zdaniem skorzystałyby na pewnej poprawie.

Zapisz swoje cele w sposób, który jest dla ciebie jasny, ustal realistyczne harmonogramy i proste, ale skuteczne procedury monitorowania i przeglądaj swoje postępy.

Bardzo chciałbym usłyszeć od Ciebie o osobistym projekcie, który zamierzasz podjąć i do którego możesz zastosować niektóre informacje zawarte w moich trzech artykułach.

Zarządzanie projektem: definiowanie celów

• Zarządzanie projektami: definiowanie celów

  Praktyka zarządzania projektami jest dobrze ugruntowana. Ma szeroki asortyment w różnych branżach. Obecnie stosuje się kilka firm i organizacji z takich dziedzin, jak marketing, finanse, rozwój produktów, usługi konsumenckie i administracja

Zarządzanie projektem: planowanie

• Zarządzanie projektami: planowanie

  Planowanie jest ważne, aby znaleźć najlepszy sposób działania, wyjaśnić, co należy zrobić, sprawdzić, co wykracza poza obszar naszej wiedzy i wiedzieć, jak delegować i wyznaczać prace innym.

Jak zostałem certyfikowanym współpracownikiem w zarządzaniu projektami

• Jak zostałem certyfikowanym współpracownikiem w zarządzaniu projektami?

  Wyróżnij się uczeniem się przez całe życie